France: Chargé.e de la Mobilité Interne – Paris (Siège)

Acted

Depuis trente ans, l’ONG internationale Acted œuvre sur le dernier kilomètre de l’action humanitaire pour sauver des vies. Acted soutient actuellement 20 millions de personnes dans 43 pays pour répondre à leurs besoins dans des zones difficiles d’accès, et poursuit un triple mandat humanitaire, environnemental et d’acteur du développement. Acted s’appuie sur une connaissance fine des territoires et des contextes locaux pour développer et mettre en œuvre des actions sur le long terme, avec un large éventail de partenaires locaux et internationaux, afin de construire ensemble un monde “3ZÉRO” : Zéro Exclusion, Zéro Carbone, Zéro Pauvreté

Acted France (HQ)

Le siège d’Acted s’est installé à Paris en 2000 dans le but de coordonner les interventions de l’organisation à l’échelle mondiale. Aujourd’hui le siège est composé de 110 personnes dans les départements RH, Finance, Programmes, Audit, Sécurité, Logistique & Systèmes et Communication. Ces départements apportent leur soutien aux 42 Directions Pays. Le siège fait aussi office de point de convergence pour la Direction d’Acted, à savoir la Directrice Générale, le Directeur du Développement et les quinze membres du Conseil d’Administration.

Rôle et responsabilités principales

Le/la chargé(e) de mobilité interne assiste la/le directrice des ressources humaines & le/la chargé(e) de la mobilité interne sénior ou responsable de la mobilité interne sur les aspects relatifs à la gestion de carrière des staff expatriés et siège et notamment le suivi des fins de mission, des évaluations et sera en charge de la mise à jour des outils de suivi & process internes existants. En outre, il/elle participe à la fluidité et transmission des informations entre les différents pôles de la direction RH et pourra apporter un appui transversal sur des dossiers spécifiques.

Le/la chargé(e) de la mobilité interne assistera la/le DRH & la/le chargé(e) de la mobilité interne sénior ou responsable de la mobilité interne sur les aspects relatifs à la gestion des mobilités et notamment :

1. Suivi de carrière du personnel

Le/la chargé(e) de la mobilité interne sera en charge du suivi du personnel sous contrat réparti entre le/la chargé(e) de la mobilité interne et la/le responsable de la mobilité interne ou le/la chargé(e) de la mobilité interne senior et notamment

• Suivi des mobilités (affectation, changement de position, de pays, extensions etc.)
• Suivi des fins de missions
• Suivi des évaluations
• Réponse aux prises de références pour les anciens staff Acted
• Suivis réguliers des employés Acted siège et terrain (debrief une à deux fois par contrat par staff)
• Suivi des stagiaires HQ, le/la chargé(e) de la mobilité interne s’assure notamment de la réception des évaluations à mi stage ainsi que des Debriefs
• Suivi administratif pour les employés Acted (demandes d’avenants, extensions de contrats, fin anticipée etc.)
• Appels ponctuels avec les staffs suivis en cas de besoin/demande
• Soutien à la Direction RH et aux missions en cas d’organisations de missions REACT pour les employés terrain

2. Tenue des outils et process

Sous la supervision du DRH & de le/la chargé(e) de la mobilité senior ou responsable de la mobilité interne, le/la chargée de mobilité interne sera chargé(e) de la mise à jour des outils de suivi & process internes existants et notamment :

• Mise à jour quotidienne des informations du personnel collectées relatives aux 43 pays (extensions, fin de missions, évaluations et souhaits de mobilité etc.)
• Collecte et consolidation des retours mensuels des pays
• Préparation de l’envoi mensuel aux 43 pays, et des mails intermédiaires
• Préparation des réunions mensuelles avec les départements fonctionnels
• Tenue du fichier de suivi des stagiaires et mise à jour quotidienne
• Mise à jour régulière du fichier de roster des potentiels staffs nationaux
• Organisation des entretiens de mobilité et le cas échéant préparation des offres et intégrations administratives
• Collecte et consolidation des retours des staff en fonction de leurs réponses aux sondages envoyés
• Rangement des dossiers du personnel en fonction des diverses mobilités/fins de mission
• Mise à jour régulière du fichier de suivi global des REACTs internationales et nationales

3. Communication interne & externe

Le/la chargé(e) de la mobilité interne participera à la fluidité et transmission des informations :

• Entre les pôles du département (administration du personnel, recrutement & Hub)
• En appui à la DRH pour la remontée d’informations urgentes et prioritaires des pays (notamment en ce qui concerne d’éventuels potentiels risques psychosociaux)
• Communication quotidienne avec l’équipe recrutement et les départements fonctionnels afin d’assurer une cohérence entre les plans de recrutement et des mobilités
• Reprise de contact avec les anciens employés Acted ouverts à une mobilité en fonction des ouvertures de poste en cours
• Communication régulière avec l’organisation sœur d’Acted, IMPACT Initiatives en cas de besoin de prise de références, offres etc.

4. Appui transversal

Selon les besoins identifiés par la direction des ressources humaines, le/la chargé(e) de la mobilité interne ou responsable de la mobilité interne pourra être amené à :

• Apporter un appui opérationnel et un soutien sur des dossiers spécifiques
• Soutenir la/le DRH dans les activités quotidiennes et/ou sur des chantiers de développement transversal (élaboration du wiki RH, amélioration des outils de suivi, formulaire et critères d’évaluation de performance, développement d’outils d’automatisation de certaines tâches)
• Aider à l’identification des potentiels staff national et à l’élaboration d’un roster
• Être référent(e) RH auprès des stagiaires siège
• Missions supports terrains ad hoc en fonction des besoins
• Soutenir ponctuellement la/le responsable recrutement en cas de congés de le/la responsable de la mobilité interne ou chargé(e) senior de la mobilité interne pour le document de suivi global des postes sur les 43 missions et sa mise à jour hebdomadaire/quotidienne
• Soutenir le/la DRH sur des tâches ad hoc en cas d’absence de le/la responsable de la mobilité interne ou chargé(e) senior de la mobilité interne
• Soutenir mensuellement à l’équipe Administration du Personnel pour le suivi administratif des contrats, extensions, radiations, nouveaux entrants et sortants