France : Chargé.e de l’Administration du Personnel International – Paris

Acted

Depuis trente ans, l’ONG internationale Acted œuvre sur le dernier kilomètre de l’action humanitaire pour sauver des vies. Acted soutient actuellement 20 millions de personnes dans 43 pays pour répondre à leurs besoins dans des zones difficiles d’accès, et poursuit un triple mandat humanitaire, environnemental et d’acteur du développement. Acted s’appuie sur une connaissance fine des territoires et des contextes locaux pour développer et mettre en œuvre des actions sur le long terme, avec un large éventail de partenaires locaux et internationaux, afin de construire ensemble un monde “3ZÉRO” : Zéro Exclusion, Zéro Carbone, Zéro Pauvreté

Acted France (HQ)

Le siège d’Acted s’est installé à Paris en 2000 dans le but de coordonner les interventions de l’organisation à l’échelle mondiale. Aujourd’hui le siège est composé de 110 personnes dans les départements RH, Finance, Programmes, Audit, Sécurité, Logistique & Systèmes et Communication. Ces départements apportent leur soutien aux 42 Directions Pays. Le siège fait aussi office de point de convergence pour la Direction d’Acted, à savoir la Directrice Générale, le Directeur du Développement et les quinze membres du Conseil d’Administration.

Rôle et responsabilités principales

Intégré.e au sein du pôle administration du personnel (ADP) du département RH  et sous la Responsabilité de la Responsable de l’Administration du Personnel, le/la Chargé.e d’ADP est en charge de :

• la bonne tenue des dossiers du personnel
• la préparation et la saisie des éléments variables de paye
• la consolidation des outils et tableaux de bord permettant la gestion des ressources humaines du personnel international et national
• l’appui aux salariés internationaux et siège dans leurs diverses demandes

Il/elle garantit le respect du cadre légal du pays, l’application du cadre administratif défini par le siège et des règles spécifiques de la mission, dans le souci constant de la défense des intérêts de l’association et de la bonne utilisation des ressources.

Principales Responsabilités :

Tenue et suivi administratif des dossiers du personnel international et siège

• Préparation des contrats de travail, avenants et attestations ;
• Tenue des dossiers du personnel (papiers et électroniques) ;
• Etablissement des DPAE, planification des visites médicales ;
• Suivi des mouvements de personnel auprès des différents organismes d’assurances (constitution des dossiers d’assurance, suivi des affiliations, radiation des salariés sortants) ;
• Préparation des notes de frais.

PAIE

• Consolidation et enregistrement des éléments variables de paye ;
• Collecte et enregistrement des éléments du temps de travail des salariés ;
• Assurer et gérer le planning mensuel de la paie.

Relations Assurances

• Vérification des dossiers assurances (MSH et/ou CFE + REUNICA ) requis pour les affiliations de chaque salariés (quand stagiaire dans le département) , constitutions des dossiers (quand pas de stagiaire) ;
• Soutien sur les demandes de remboursement de frais médicaux.

Tutorat d’un stagiaire

Consolidation et mise à jour des outils et tableaux de bords RH

Appui aux salariés sur les questions relatives à l’administration du personnel et sur les audits liés aux RH

Participation active aux projets du département (mémos divers, guide accueil, déploiement nouveaux logiciels)