Resumo das funções
- Entrega e desempenho do projeto
- Procedimentos
- Monitoramento e relatórios
- Envolvimento das partes interessadas
- Garantia da Qualidade
- Gestão do conhecimento e inovação
- Gestão de pessoal
Entrega e desempenho do projeto
- Desenvolver, completar e atualizar plano(s) de implementação
- Implementar o plano aprovado (incluindo o estabelecimento de marcos) dentro das tolerâncias estabelecidas pelo Conselho do Projeto.
- Incorporar dimensões de sustentabilidade, incluindo inclusão social e de género, aspectos ambientais e económicos na vida útil do projecto.
- Gerenciar a produção dos resultados necessários, assumindo a responsabilidade pelo progresso geral e pelo uso de recursos e iniciando ações corretivas quando necessário.
- Garantir que a qualidade dos pacotes de trabalho e resultados esteja em conformidade com os requisitos de qualidade definidos no Plano de Implementação.
- Entrar em contato com quaisquer fornecedores externos ou gerentes de contas
- Gerenciar aceitação e entrega de pacotes de trabalho
- Monitore o progresso do projeto garantindo que os pacotes de trabalho estejam sendo executados corretamente
- Controlar alterações em projetos e pacotes de trabalho
- Aceitar bens, serviços ou trabalhos entregues por fornecedores.
- Liderar funções de gerenciamento de contratos, incluindo avaliação de desempenho de fornecedores.
- Identificar e antecipar em tempo hábil riscos e problemas potenciais e aconselhar medidas de mitigação à alta administração/Conselho do Projeto para que o máximo benefício para o(s) parceiro(s) e outras partes interessadas seja alcançado
- Identificar e reportar ao supervisor potenciais oportunidades de negócios para o UNOPS
Procedimentos
- Cumprir todas as políticas organizacionais e especificamente o Manual de Gerenciamento de Projetos
- Preparar/adaptar todos os planos relevantes para aprovação pelo Conselho do Projeto.
- Gerenciar as obrigações de relatórios definidas no(s) Acordo(s) Jurídico(s) e no Plano de Implementação
- Elaborar as definições de requisitos para processos de aquisição. Aprovar requisições e solicitações de pagamentos não relacionados a pedidos de compra; Avaliar as submissões recebidas, se nomeadas para a equipe de avaliação.
- Garantir que a manutenção dos arquivos do projeto e as lições aprendidas sejam registradas
- Garantir o desenvolvimento e implementação de diretrizes e mecanismos de controle de gestão financeira do projeto, em conformidade com as regras e regulamentos do UNOPS.
- Gerenciar orçamentos, fluxo de caixa e obrigações para garantir que as entregas sejam cumpridas e os pagamentos aos contratados e ao pessoal sejam recebidos dentro do prazo.
- Compreender e gerenciar despesas gerais do UNOPS, encargos alocáveis e encargos corporativos relacionados à medida que se aplicam ao projeto
- Compreender as estruturas únicas da ONU e orçamentar adequadamente o pessoal
- Gerenciar despesas em relação ao orçamento (com base em relatórios financeiros precisos)
- Onde o Gestor de Projecto não tiver delegação como responsável, ele/ela mantém essas responsabilidades e irá monitorar e instruir/solicitar a outros que cumpram os compromissos e desembolsos relevantes.
- Para fins de encerramento do projeto, forneça uma entrega formal do projeto ao gerente de encerramento
- Apoiar atividades de auditoria do projeto, incluindo planejamento, preparação e coordenação durante as auditorias e acompanhamento de observações/recomendações de auditoria
Monitoramento e relatórios
- Preparar e emitir relatórios regulares de projetos e/ou financeiros de acordo com os requisitos do Parceiro e do UNOPS para relatórios.
- Revisar regularmente o status do projeto, avaliando critérios de desempenho (escopo, custo, cronograma e qualidade).
- Manter diários e relatórios de progresso conforme exigido pelos procedimentos padrão da organização.
- Fornece supervisão e análise de rotina dos dados de entrega no sistema de painel.
- Garantir que todos os membros da equipe do projeto acompanhem e atualizem regularmente os marcos e metas durante a vida útil dos projetos
Envolvimento das partes interessadas
- Desenvolver perfis de partes interessadas e facilitar a formulação de estratégias de envolvimento das partes interessadas
- Estabelecer relações de trabalho sólidas com o Conselho do Projeto (Executivos, Usuários Sênior e Fornecedores Sênior), clientes e principais partes interessadas
- Possibilitar a formulação de planos de comunicação do projeto. Coordenar as comunicações internas do projeto. Monitorar a eficácia das comunicações do projeto
- Coordenar o envolvimento e a comunicação das partes interessadas, garantindo o gerenciamento eficaz do tempo e da interdependência das comunicações. Garantir que as partes interessadas estejam cientes das atividades do projeto, do progresso, das exceções e estejam em posição de aceitar os resultados da transferência
Garantia de Qualidade
- Trabalhar com as partes interessadas internas para garantir que os projetos cumpram os requisitos de auditoria
- Trabalhar com a equipe de aquisições/compras para garantir uma interface eficaz com os sistemas de qualidade dos fornecedores
- Coordenar revisões de qualidade de documentos e entregáveis do projeto
- Fornecer controle de qualidade para resultados de gerenciamento (documentos de projeto, relatórios, etc.)
Gestão do conhecimento e inovação
- Incentivar a realização de atividades rotineiras e eficazes de capacitação, a fim de desenvolver a capacidade sustentável e de longo prazo do pessoal.
- Interagir ativamente com outros gerentes de projeto e com a comunidade mais ampla de PM para compartilhar estudos de caso, lições aprendidas e melhores práticas
- Contribuir para a supervisão dos procedimentos de lições aprendidas, garantindo que as lições aprendidas sejam partilhadas de forma oportuna e apropriada. Participar das Comunidades de Prática relevantes
- Pesquisa e registro de lições aprendidas ao longo da vida do projeto.
- Fornecer feedback aos Grupos de Prática sobre políticas, apoiando orientações com o objetivo de melhoria contínua das políticas do UNOPS
Gestão de Pessoal, se aplicável
- Liderar e motivar a equipe de gerenciamento de projetos
- Garantir que as expectativas comportamentais dos membros da equipe sejam estabelecidas
- Garantir que as avaliações de desempenho sejam conduzidas de forma justa, precisa e oportuna
- Selecionar, recrutar e formar a equipe conforme necessário e ter em conta os objetivos de paridade de gênero e diversidade.
- Garantir a segurança de todo o pessoal do projeto e cumprir os padrões do UNDSS
- Criar, promover e servir de modelo para uma cultura de respeito e tolerância zero em relação à discriminação, ao abuso de autoridade, ao assédio, ao assédio sexual e à exploração e abuso sexual. Garantir a responsabilização pelas ações e desempenhar funções de acordo com mecanismos de proteção e planos de ação, conforme esperado pelas políticas, padrões e compromissos do UNOPS.
O Gerente de Projetos impacta diretamente na obtenção dos resultados do projeto, aderindo aos métodos e estratégias de gerenciamento de projetos, reduzindo riscos, cortando custos e melhorando as taxas de sucesso. Isto, consequentemente, reforça a visibilidade e a imagem do UNOPS como um prestador de serviços eficaz em serviços e gestão de projectos e fortalece a sua posição competitiva como parceiro de eleição no desenvolvimento sustentável e serviços de projectos.
** Texto en español
Resumen de las funciones:
- Entrega de proyectos y rendimiento
- Procedimientos
- Monitoreo e informes
- Participación de las partes interesadas
- Garantía de calidad
- Gestión del conocimiento y la innovación
- Gestión del personal
Entrega de proyectos y rendimiento
- Desarrollar, completar y actualizar el plan o planes de ejecución.
- Ejecutar el plan aprobado (incluida la fijación de etapas) dentro de los márgenes de tolerancia establecidos por la Junta del Proyecto.
- Incorporar las dimensiones de sostenibilidad, incluida la inclusión social y de género, y los aspectos medioambientales y económicos en la vida del proyecto.
- Gestionar la producción de los resultados requeridos, responsabilizándose del progreso general y del uso de los recursos e iniciando acciones correctivas cuando sea necesario.
- Garantizar que la calidad de los paquetes de trabajo y de los resultados se ajusta a los requisitos de calidad definidos en el Plan de Ejecución.
- Establecer enlaces con cualquier proveedor externo o gestor de cuentas.
- Gestionar la aceptación y entrega de los paquetes de trabajo.
- Supervisar el progreso del proyecto asegurándose de que los paquetes de trabajo se ejecutan correctamente.
- Controlar los cambios en los proyectos y paquetes de trabajo
- Aceptar los bienes, servicios o trabajos entregados por los proveedores.
- Dirigir las funciones de gestión de contratos, incluida la evaluación del rendimiento de los proveedores.
- Identificar y anticipar a tiempo los posibles riesgos y problemas y aconsejar medidas de mitigación a la alta dirección/Junta del Proyecto, de modo que se consiga el máximo beneficio para los socios y otras partes interesadas.
- Identificar y comunicar al supervisor las posibles oportunidades de negocio para UNOPS.
Procedimientos
- Cumplir todas las políticas de la organización y, en concreto, el Manual de Gestión de Proyectos.
- Preparar/adaptar todos los planes pertinentes para su aprobación por la Junta del Proyecto.
- Gestionar las obligaciones de información definidas en el Acuerdo o Acuerdos Legales y en el Plan de Ejecución.
- Elaborar definiciones de los requisitos para los procesos de adquisición. Aprobar las requisiciones y solicitudes de pago no relacionadas con órdenes de compra; Evaluar las propuestas recibidas, si se le nombra miembro del equipo de evaluación.
- Garantizar el mantenimiento de los archivos del proyecto y el registro de las lecciones aprendidas.
- Garantizar el desarrollo y la implementación de las directrices de gestión financiera del proyecto y los mecanismos de control, de conformidad con las normas y reglamentos de UNOPS.
- Gestionar los presupuestos, el flujo de caja y las obligaciones para garantizar el cumplimiento de los entregables y la recepción puntual de los pagos a los contratistas y al personal.
- Comprender y gestionar los gastos generales de UNOPS, los cargos asignables y los cargos corporativos relacionados que se aplican al proyecto.
- Comprender las estructuras exclusivas de las Naciones Unidas y presupuestar adecuadamente al personal.
- Gestionar los gastos en relación con el presupuesto (basándose en informes financieros precisos)
- Cuando no se deleguen responsabilidades en el Director de Proyecto, éste conservará dichas responsabilidades y supervisará y dará instrucciones/solicitará a otros el cumplimiento de los compromisos y desembolsos pertinentes.
- A efectos del cierre del proyecto, hará un traspaso formal del proyecto al gestor encargado del cierre.
- Apoyar las actividades de auditoría del proyecto, incluida la planificación, preparación y coordinación durante las auditorías y el seguimiento de las observaciones/recomendaciones de auditoría.
Monitoreo y informes
- Preparar y emitir informes periódicos sobre el proyecto y/o financieros de conformidad con los requisitos de presentación de informes de los socios y de UNOPS.
- Revisar periódicamente el estado del proyecto, evaluando los criterios de rendimiento (alcance, costo, calendario y calidad).
- Mantener diarios y reportes de progreso de acuerdo con los procedimientos estándar de la organización.
- Realizar la supervisión rutinaria y el análisis de los datos de entrega en el sistema de cuadros de control.
- Garantizar que todos los miembros del equipo del proyecto realicen un seguimiento regular y actualicen los logros y objetivos durante la vida de los proyectos.
Participación de las partes interesadas
- Desarrollar perfiles de las partes interesadas y facilitar la formulación de estrategias de participación de las partes interesadas.
- Establecer relaciones de trabajo sólidas con la Junta del Proyecto (Ejecutivos, Usuarios Senior y Proveedores Senior), clientes y partes interesadas clave.
- Facilitar la formulación de planes de comunicación del proyecto. Coordinar las comunicaciones internas del proyecto. Supervisar la eficacia de las comunicaciones del proyecto.
- Coordinar la participación y la comunicación de las partes interesadas, garantizando una gestión eficaz de los plazos y la interdependencia de las comunicaciones. Garantizar que las partes interesadas conozcan las actividades del proyecto, los avances, las excepciones y estén en condiciones de aceptar los resultados del traspaso.
Garantía de calidad
- Trabajar con las partes interesadas internas para garantizar que los proyectos cumplen los requisitos de auditoría.
- Trabajar con el equipo de compras para garantizar una interfaz eficaz con los sistemas de calidad de los proveedores.
- Coordinar las revisiones de calidad de los documentos y entregables de los proyectos.
- Controlar la calidad de los entregables de gestión (documentos de proyecto, informes, etc.).
Gestão del conocimiento y la innovación
- Fomentar actividades rutinarias y eficaces de desarrollo de capacidades con el fin de desarrollar una capacidad del personal sostenible y a largo plazo.
- Interactuar activamente con otros gerentes de proyecto y con la comunidad de gestión de proyectos en general para compartir estudios de casos, lecciones aprendidas y mejores prácticas.
- Contribuir a la supervisión de los procedimientos de lecciones aprendidas, garantizando que las lecciones aprendidas se compartan de manera oportuna y adecuada. Participar en las Comunidades de Práctica pertinentes.
- Investigar y registrar las lecciones aprendidas a lo largo de la vida del proyecto.
- Proporcionar información a los Grupos de Práctica sobre políticas y directrices de apoyo con el objetivo de mejorar continuamente las políticas de UNOPS.
Gestão del personal, si se aplica
- Dirigir y motivar al equipo de gestión del proyecto
- Garantizar que se establecen las expectativas de comportamiento de los miembros del equipo.
- Garantizar que las evaluaciones del rendimiento se llevan a cabo de manera justa, precisa y oportuna.
- Seleccionar, contratar y formar al personal según sea necesario y tener en cuenta los objetivos de paridad de género y diversidad.
- Garantizar la seguridad de todo el personal del proyecto y cumplir las normas del UNDSS
- Crear, promover y modelar una cultura de respeto y tolerancia cero frente a la discriminación, el abuso de autoridad, el asedio, el acoso sexual y la explotación y el abuso sexuales. Garantizar la responsabilidad de las acciones y desempeñar las funciones de acuerdo con los mecanismos de protección y los planes de acción, tal y como se espera de las políticas, normas y compromisos de UNOPS.
El Gerente de Proyecto tiene un impacto directo en la consecución de los resultados del proyecto mediante la adhesión a los métodos y estrategias de gestión de proyectos, la reducción de riesgos, la reducción de costes y la mejora de las tasas de éxito. En consecuencia, esto refuerza la visibilidad y la imagen de UNOPS como proveedor eficaz de servicios en el ámbito de los servicios y la gestión de proyectos y fortalece su posición competitiva como socio de elección en materia de desarrollo y servicios sostenibles.