Gestionnaire de projet et des opérations / Project and Operations Manager

En anglais ci-dessous

Organisation : Musée du Montréal juif
Titre du poste : Gestionnaire de projet et des opérations
Lieu de travail : Montréal, QC (travail hybride)
Date de début : Fin mars/début avril 2024
Rémunération : 47 500,00 $ – 55 000,00 $ (selon l’expérience)
Engagement : Temps plein
Date limite : Lundi 4 mars, 9h00 (heure de l’Est)

Le Musée du Montréal juif – un lieu innovant qui permet de découvrir la diversité de la vie et du patrimoine juifs de Montréal par le biais de nouvelles expériences artistiques et culturelles – est à la recherche d’un gestionnaire de projets et d’opérations qui jouera un rôle central dans les activités quotidiennes du Musée, en mettant principalement au point des visites guidées éducatives et la location de salles, et qui appuiera le projet de rénovation à venir de notre nouvel édifice dans le Mile-End. Sous la responsabilité du directeur général, le gestionnaire des projets et des opérations assurera également la liaison et travaillera avec la directrice artistique, les conservateurs et le personnel chargé de la programmation sur l’exploitation des espaces et des salles du musée, et servira de point de contact initial pour un portefeuille de partenariats de programmation et de locations de salles. Le gestionnaire de projets et d’opérations contribuera également à l’élaboration de propositions de subventions et de collectes de fonds en rapport avec les principales activités de son poste. De plus amples détails sur le rôle par domaine de compétence peuvent être trouvés ci-dessous :

Gestion des visites guidées

• Superviser et gérer la plateforme de réservation publique pour les visites guidées à pied et gastronomiques du musée, ainsi que les demandes de renseignements connexes des clients pour les visites du musée.
• Coordonner les réservations de groupes privés et de groupes scolaires pour les visites, les ateliers et les autres services spéciaux du Musée.
• Établir le calendrier des visites du musée pour les offres destinées au public, et coordonner les horaires du personnel avec le coordinateur de la recherche et le coordinateur de la programmation culturelle et des événements.
• Cogérer les calendriers des bénévoles et du personnel à temps partiel (guides, éducateurs, réception, personnel chargé des événements).
• Jouer un rôle clé dans l’embauche, la formation et la gestion du personnel d’accueil et des autres employés à temps partiel, notamment en agissant comme principal point de contact pour les guides touristiques.
• Veiller à ce que tous les processus liés aux services aux visiteurs, y compris la réception, ainsi que les communications en ligne et par téléphone, soient élaborés, tenus à jour et gérés de manière cohérente, y compris les processus d’ouverture et de fermeture, les contrôles de caisse, la sécurité et les informations de base destinées aux touristes et aux visiteurs.
• Initier et soutenir les études de marché et les efforts de développement commercial pour les expériences existantes et nouvelles des visiteurs, aux côtés du directeur général et du coordinateur de la recherche.
• Aider à coordonner les efforts de communication et les relations avec les médias autour des annonces de tournées, aux côtés du responsable de la programmation artistique et de la communication et du directeur général.

Gestion du bâtiment

• Mettre à jour et réviser les manuels opérationnels du bâtiment, ainsi que les protocoles de partenariat, en gardant toute la documentation à jour et pertinente, et en communiquant les changements au personnel.
• Travailler avec le personnel opérationnel pour synchroniser la formation et les horaires des bénévoles, du personnel, des événements et des locations.
• Cogérer avec le gestionnaire principal de la programmation et de la communauté et le coordinateur de bureau l’entretien de l’espace et les inventaires de fournitures, en veillant à ce que les installations et l’équipement soient correctement entretenus et gérés.
• Assurer la liaison avec les membres du personnel du musée pour la planification et l’opérationnalisation du nouvel espace, notamment en procédant à des évaluations des besoins et en mettant à jour ou en élaborant de nouveaux processus opérationnels pour la réception, la boutique, les événements, la galerie et l’espace alimentaire du musée.
• Soutien opérationnel sur le portefeuille d’événements spéciaux (par exemple, événements de collecte de fonds/événements du conseil d’administration).
• Gestion et coordination de la sécurité pour les événements, les locations et autres programmations.

Location d’espace

• Mettre à jour et réviser les protocoles pour les locations et les événements en partenariat, en gardant toute la documentation à jour et pertinente.
• Superviser les demandes de location, en agissant comme premier point de contact et en communiquant avec le gestionnaire principal de la programmation et de la communauté, la directrice artistique et le directeur général afin d’examiner et de faciliter les locations et les partenariats.
• Générer et gérer les contrats de location, les factures et le suivi des paiements.
• Superviser le processus des événements de location du début à la fin (discussion initiale, évaluation des besoins, dotation en personnel, mise en place, présence sur place pour l’événement si nécessaire, nettoyage, etc.)
• Initier, entretenir et développer les relations avec les partenaires de location réguliers.

Projet de rénovation et de construction

• Assurer la liaison avec la direction du musée et contribuer à la planification et aux discussions logistiques concernant un projet de rénovation à grande échelle du bâtiment du musée.
• Gérer les appels d’offres et les processus de soumission pour les concepteurs, les entrepreneurs et les fournisseurs.
• Assurer le rôle de contact principal et de liaison avec le gestionnaire du projet de construction.
• Aider à élaborer et à harmoniser les calendriers entre le musée et les différents entrepreneurs externes.
• Coordonner avec l’architecte et l’entrepreneur général les plans de travail et les calendriers de construction, et gérer le processus d’autorisation avec la ville (si nécessaire).
• Cogérer le budget de construction avec le directeur général et en collaboration avec l’entrepreneur général et la direction du musée.
• Aider à coordonner les efforts de communication et les relations avec les médias autour des annonces de nouveaux espaces, aux côtés du gestionnaire de la programmation artistique et de la communication et du directeur général.
• Fournir des mises à jour et des rapports réguliers au personnel concernant les calendriers de rénovation et de construction et l’état d’avancement du projet.
• Répondre aux besoins du projet au fur et à mesure qu’ils apparaissent.

Rédaction et recherche de subventions (en rapport avec les domaines ci-dessus).

• Participer aux réunions de stratégie de subvention aux côtés de l’équipe, le cas échéant.
• Effectuer des recherches de fonds et de subventions en rapport avec les trois domaines de travail susmentionnés (Projet de rénovation et de construction; Opérations de visite guides ; Opérations du bâtiment)
• Participer à la rédaction et à la gestion des demandes de subventions pour le financement des projets, y compris la communication et les rapports avec les organismes subventionnaires si nécessaire.

La/le candidat(e) idéal(e) pour ce poste est une personne soucieuse des opérations, des détails et de l’organisation, qui aime travailler en étroite collaboration avec une grande diversité de personnes, résoudre des problèmes en commun, mettre en place des systèmes et relier les différents éléments de l’organisation entre eux. Le/la candidat(e) doit être diplomate, adaptable et s’épanouir dans des environnements dynamiques et changeants. Elle/iel/il doit être enthousiaste à l’idée de rassembler de nombreux groupes et personnalités pour créer un espace muséal culturel et éducatif prospère, et contribuer à l’avenir du musée et de sa communauté diversifiée et en pleine croissance. Les candidats doivent idéalement avoir :

• La capacité à travailler en français et en anglais, à naviguer dans les interactions avec les membres de la communauté et les clients du monde entier dans les deux langues.
• 2 à 3 ans d’expérience dans la gestion de personnes et de projets, idéalement au sein d’une organisation à but non lucratif, culturelle ou communautaire tournée vers le public. Une expérience dans un rôle orienté vers le service à la clientèle est un atout.
• Une expérience dans l’un des domaines suivants est considérée comme un atout : administration d’un musée, administration d’un organisme à but non lucratif, gestion du tourisme et/ou de l’hôtellerie, gestion d’une galerie d’art, gestion d’un commerce de détail, d’un restaurant ou d’un café.
• Expérience préalable ou reproductible de la gestion de lieux, d’espaces artistiques et/ou de projets multiformes et complexes, la certification en gestion de projet étant considérée comme un atout.
• Expérience ou capacité avérée à naviguer dans des documents complexes et à rédiger des propositions claires à l’intention de parties externes.
• Expérience de la création et du maintien de diagrammes de Gantt ou de chemins critiques, ou de l’utilisation d’un logiciel de gestion de projet.
• Expérience de la création/gestion de budgets et de la tenue de bons registres des fonds dépensés et reçus.
• Solides compétences en matière de gestion de projet, de gestion du temps, de délégation et de prise de décision, ainsi que des compétences exceptionnelles en matière d’organisation et de multitâche.
• La capacité à travailler en bonne intelligence avec les autres et à nouer de solides relations de travail avec diverses personnalités et partenaires externes, notamment des entrepreneurs, des membres de la communauté et des bénévoles, tout en travaillant en étroite collaboration avec des superviseurs et une équipe du musée soudée.
• Désir de créer / améliorer des systèmes qui optimisent le travail pour l’ensemble de l’organisation.
• Expérience de la suite Microsoft (en particulier Excel), de la suite Google et de la téléconférence vidéo.
• Curiosité, ouverture d’esprit et intérêt pour l’apprentissage de la culture, du patrimoine et de la communauté juive de Montréal, les connaissances ou l’expérience préalables étant un atout.

Veuillez noter que ce poste exige une certaine activité physique, notamment le transport de fournitures à l’étage et le déplacement d’équipement pesant jusqu’à 10 livres.

Le Musée du Montréal juif s’engage à être un espace inclusif et encourage les candidatures de tous, y compris, mais sans s’y limiter, les femmes, les peuples autochtones, les minorités visibles, les personnes handicapées et les personnes de toutes les identités sexuelles et de genre.

Pour postuler au poste de gestionnaire de projets et d’opérations, veuillez envoyer une lettre de motivation décrivant votre expérience pertinente, vos compétences linguistiques et votre date d’entrée en fonction la plus proche, ainsi qu’un CV à jour, avant le lundi 4 mars à 9h00 (HNE) à [email protected], avec pour objet “Votre nom – Candidature au poste de gestionnaire de projets et d’opérations”.

En raison de contraintes de temps et de la taille de notre équipe, seules les personnes retenues pour un entretien seront contactées. Merci de votre compréhension et de l’intérêt que vous portez à l’équipe du Musée du Montréal juif.

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Organization: Museum of Jewish Montreal
Position Title: Project and Operations Manager
Location: Montreal, QC (hybrid)
Start date: Late March/Early April 2024
Compensation: $47,500.00-$55,000.00 (based on experience)
Commitment: Full-time
Application Deadline: Monday March 4, 9am EST

The Museum of Jewish Montreal – an innovative place to connect with Montreal’s diverse Jewish life and heritage through new arts and cultural experiences – is seeking a Project and Operations Manager to play a central role in our Museum’s daily operations with a focus on our educational walking tours and venue rentals, as well as to support the upcoming renovation project at our new building in the Mile End. Reporting to the Executive Director, the Project and Operations Manager will also liaise and work with the Artistic Director, curatorial staff, and programming staff on Museum space and venue operations, and act as the initial contact point for a portfolio of programming partnerships and venue rentals. The Project and Operations Manager will also contribute to grant and fundraising proposals that relate to the main activities in their role. Further details on the role by area of purview may be found below:

Tour Operations

• Oversee and manage public booking platform for the Museum’s walking and food tours, and related customer inquiries for Museum tours
• Coordinate private group and school group bookings of tours, workshops, and other special Museum services
• Set Museum tours schedule for public-facing offerings, and coordinate with Research Coordinator and Cultural Programming and Events Coordinator on staffing schedules
• Co-manage volunteers and part-time staff (guides, educators, front desk, event staff) shift calendars
• Play a key role in hiring, training and management of front-desk and other part-time staff including acting as the main point of contact for tour guides
• Ensure that all processes related to visitor services, including the front desk, as well as online and phone communications are developed, kept up-to-date, and consistently managed, including opening and closing processes, cash controls, security, and basic information for tourists and visitors
• Initiate and support market research and business development efforts for existing and new visitor experiences, , alongside Executive Director and Research Coordinator
• Help coordinate communications efforts and media relations around tour announcements, alongside the Arts Programming and Communications Manager and Executive Director

Building Operations

• Update and review building operational manuals, and partnership protocols, keeping all documentation up-to-date and relevant, and communicating changes to staff
• Work with operational staff to synchronize training and schedules for volunteers, staffing, events, and rentals
• Co-manage with Senior Programming and Community Manager and Office Coordinator space maintenance and supply inventories, ensuring that facilities and equipment are properly maintained and managed
• Liaise with Museum staff members in the planning and operationalizing of the new space, including conducting needs assessments, and updating or building new operational processes for the Museum’s front desk, boutique, events, gallery, and food space
• Operational support on portfolio of special events (e.g. fundraising events/board events)
• Managing and coordinating security for events, rentals, and other programming 

Venue Rental

• Update and review protocols for rentals and partnered events, keeping all documentation up-to-date and relevant
• Oversee requests for rentals, acting as first point of contact and communicating with Senior Programming and Community Manager, Artistic Director, and Executive Director to review and facilitate rentals and partnerships
• Generate and manage rental agreements, invoices, and payment follow-up
• Oversee the process of rental events from start to finish (initial discussion, needs assessment, staffing, set-up, on-site presence for event when needed, clean up, etc)
• Initiate, maintain, and grow relationships with regular rental partners

Renovation & Construction Project

• Liaise with Museum leadership and contribute to planning and logistical discussions regarding a large-scale renovation project of the Museum building
• Manage RFP and submissions process for designers, contractors, and vendors
• Act as the main contact and liaison with the construction project manager
• Help craft and harmonize schedules between Museum and various external contractors
• Coordinate with architect and GC on construction workplans and timelines, and manage the permitting process with the city (as necessary)
• Co-manage construction budget with Executive Director and in collaboration with GC and Museum leadership
• Help coordinate communications efforts and media relations around new space announcements, alongside the Arts Programming and Communications Manager and Executive Director
• Provide regular updates and reports to staff regarding renovation and construction timelines and project status
• Respond to project needs as they emerge

Grant Writing & Research (related to above areas)

• Attend grant strategy meetings alongside team as needed
• Perform fund raising and grant research which relates to the above three areas of work (Renovations & Construction Project; Tour Operations; Building Operations)
• Participate in grant writing and management of grant applications for project funding, including communication and reporting with granting bodies when necessary

The ideal candidate for this role is an operationally-minded, detail-oriented, and organized individual who loves working closely with a diversity of people, collaborative problem-solving, building systems, and connecting dots between various organizational elements. The candidate should be diplomatic, adaptable and thrive in dynamic and changing environments. The candidate should be excited about the prospect of bringing many groups and personalities together to create a thriving cultural and educational Museum space, and to contribute to the future of the Museum and its diverse and growing community. Applicants should ideally have:

• Ability to work in French and English, navigating interactions with community members and customers from around the world in both languages.
• 2-3 years experience managing people and projects, ideally with a public-facing not-for-profit, cultural, or community organization. Experience in a customer service oriented role is an asset.
• Experience in any of the following areas is considered an asset: museum administration, non-profit administration, tourism and/or hospitality management, art gallery management, retail, restaurant, or café management.
• Prior or replicable experience with managing venues, art spaces, and/or multi-faceted and complex projects, with project management certification seen as an asset.
• Experience managing renovations, large installations, or other building projects in Québec is an asset, but not required.
• Experience or proven capacity to navigate complex documents and to draft clearly-written proposals to external parties.
• Experience with creating and maintaining Gantt charts or critical paths, or in using project management software.
• Experience with creating/managing budgets and keeping good records of funds spent and received.
• Strong project management, time management, delegation, and decision-making skills, along with exceptional organizational and multitasking skills.
• Ability to work well with others and form strong working relationships with a variety of personalities and external partners, including contractors, community members, and volunteers, while also working closely with supervisors and a tight-knit Museum team.
• Desire to create / improve systems that optimize work for the entire organization.
• Experience with Microsoft Suite (especially Excel), Google Suite, and video teleconferencing.
• Curiosity, openness, and interest in learning about Montreal’s Jewish culture, heritage, and community, with prior knowledge or experience an asset.

Please note, this position requires some physical activity such as carrying supplies upstairs and moving equipment weighing up to 10 lbs.

The Museum of Jewish Montreal is committed to ensuring that we are an inclusive space and encourage applications from everyone, including but not limited to women, Indigenous peoples, visible minorities, people with disabilities, and persons of all sexual and gender identities.

To apply for the Project and Operations Manager position, please submit a cover letter outlining your relevant experience, language abilities, and earliest start date, alongside a current CV by Monday, March 4 at 9am EST to [email protected], with the subject line “Your Name – Project and Operations Manager Application.”

Due to time constraints and the size of our staff, only those chosen for an interview will be contacted. Thank you for your understanding, and for your interest in joining the Museum of Jewish Montreal’s team.