Gestionnaire des subventions et de la communication – RDC

A propos du poste :

Il s’agit d’un poste de remplacement de 12 mois avec des conditions non accompagnées, basé à Goma, en RDC. Il s’agit d’un poste de grade 3 avec un salaire proportionnel de 39 128 € à 43 476 €.

Vous rendrez compte au coordinateur de la qualité et du développement du programme (PQDC). Vous superviserez le responsable de la communication et du plaidoyer et travaillerez en étroite collaboration avec le directeur de programme, le Desk Officer du siège, les coordinateurs de zone, les conseillers, le coordinateur du suivi et de l’évaluation, le contrôleur financier national, l’auditeur interne et de conformité, le coordinateur des partenariats et les gestionnaires de programme. Le rôle comprendra des déplacements fréquents dans les zones de programme (30 %).

Nous aimerions que vous commenciez en mai 2024.

Préoccupation en RDC :

Concern Worldwide a commencé à travailler en RDC en 1994. Depuis lors, nous sommes devenus l’une des principales organisations humanitaires opérant en RDC, avec des programmes allant des interventions d’urgence à la résilience, en passant par des programmes de développement à plus long terme. Il s’agit d’une opportunité passionnante de soutenir le développement des programmes existants et nouveaux pour la RDC et de s’assurer qu’ils sont mis en œuvre avec la plus haute qualité.

En RDC, Concern met en œuvre des programmes dans deux provinces : Nord-Kivu et Tanganyika. Financés par BHA, FCDO, ECHO, Irish Aid et BMZ, les programmes couvrent une série de secteurs, notamment : WASH, moyens de subsistance, transferts cash, abris, genre et protection.

Votre objectif :

• Vous superviserez les processus de gestion des subventions, en étroite collaboration avec les gestionnaires de programme et les coordinateurs de zone, afin de produire des rapports de haute qualité à l’intention des donateurs et de garantir le respect des exigences des donateurs, ainsi que de renforcer les capacités de l’équipe de programme en matière de rédaction de propositions et de rapports.
• Vous contribuerez à l’élaboration de propositions de financement, en vérifiant qu’elles sont conformes aux lignes directrices des donateurs et des appels d’offres.
• Vous soutiendrez le développement des relations avec les donateurs et de l’information. Vous assurerez la visibilité et la communication de Concern avec les communautés, les donateurs et les autres parties prenantes. Vous soutiendrez le plaidoyer externe avec le responsable de la communication et du plaidoyer, le PQDC et le DP.
• En collaboration avec le PQDC et le DP, vous veillerez à ce que les objectifs du plan stratégique national et les questions transversales soient pris en compte dans les propositions et au cours de la mise en œuvre du programme.

Vous serez chargé(e) de :

Gestion des subventions et conformité

• Assurer la conformité des subventions pour tous les programmes de la RDC, en étroite coordination et en fournissant un soutien direct aux PM, AC, PQDC et PD. Assurer la liaison avec le CFC pour garantir la conformité financière de toutes les subventions.
• Soutenir le PQDC dans l’organisation et la facilitation des réunions de gestion des subventions à différents stades de la subvention (lancement, intérim et clôture) ; assurer la documentation et l’archivage complets de ces processus, y compris les processus cruciaux de clôture de la subvention tels que la cession des actifs.
• Soutenir le DP et le PQDC dans l’organisation des réunions d’examen du programme (mensuelles et semestrielles) et des plans d’action qui en découlent.
• Veiller à ce que les équipes soient au courant des principales questions de conformité des donateurs en organisant des ateliers sur le démarrage des subventions, en partageant des informations sur les audits, en organisant des formations sur les procédures et les exigences des donateurs, etc.
• Développer et maintenir des outils de gestion des subventions, tels que des outils de suivi des financements et des subventions, des modèles de rapports et des calendriers, et s’assurer que l’équipe est au courant de ces échéances.
• Gérer le calendrier des rapports en veillant à ce qu’ils soient présentés dans les délais et avec précision. Il s’agira notamment d’éditer les rapports et de s’assurer qu’ils sont soumis dans les formats appropriés et qu’ils sont de grande qualité.
• Assurer la liaison avec le Desk Officer, le PQDC et le CFC pour classer les documents contractuels relatifs aux subventions, qu’elles soient actives ou archivées.
• Assurer la liaison entre le personnel des finances et le personnel du programme afin de veiller à ce que tous les produits livrables soient achevés dans la période de subvention et que toutes les révisions budgétaires soient effectuées conformément aux règlements des bailleurs de fonds.
• Coordonner les rapports des donateurs avec les équipes du programme et/ou les partenaires du consortium ; veiller à ce que les rapports soient de haute qualité, conformes aux normes, et qu’ils soient examinés et soumis dans les délais.
• Assurer une communication opportune avec les donateurs et les partenaires sur leurs demandes de rapports, y compris la coordination avec d’autres équipes pour assurer une communication réactive et proactive avec les donateurs/partenaires.
• Assurer une communication opportune avec les donateurs/partenaires sur tout changement prévu ou imprévu pendant la durée de vie d’un projet.
• Coordonner la rédaction et la compilation des rapports mensuels et annuels du programme ainsi que des rapports gouvernementaux selon les dates convenues avec PQDC/Directeur du programme/Dublin.
• Mener des initiatives de développement des capacités sur la qualité des rapports et les exigences des donateurs, ainsi que sur la collecte de données médiatiques et qualitatives telles que des études de cas, des photos, le tout en conformité avec les exigences de Concern en matière de consentement.

Développement du programme

• Sous la direction du PQDC et du PD, effectuer des recherches sur les donateurs potentiels afin de comprendre leurs missions, leurs politiques, leurs stratégies, leurs procédures et leurs priorités. Veiller à ce que ces recherches soient incluses et prises en compte dans la stratégie de financement.
• Faire la suivi de la réserve de financement du programme national, en veillant à ce que les nouvelles propositions ciblent les principales lacunes et les besoins de financement dans toute la mesure du possible.
• Formuler des recommandations, en collaboration avec le coordinateur du PQDC et du suivi et de l’évaluation, sur les enquêtes et les évaluations nécessaires pour soutenir l’élaboration de propositions axées sur les bénéficiaires, pertinentes et de grande qualité.
• Soutenir le PD et le PQDC dans l’élaboration de notes conceptuelles et de propositions, en travaillant en étroite collaboration avec l’équipe du programme, en coordonnant et en examinant les contributions et la rédaction des propositions.
• Veiller à ce que les propositions de projet et les notes conceptuelles soient soumises dans les délais impartis et accompagnées des annexes requises.
• Préparer la partie programme des budgets des donateurs en collaboration avec les PM, les AC, les conseillers et le CFC.

Gestion de la connaissance, de la communication, de la défense des intérêts et de l’information

• S’assurer que le système de gestion des subventions de Concern et Sharepoint sont à jour pour tous les programmes Concern en RDC.
• Collecter et transmettre les données aux groupes sectoriels et aux autres organes de coordination, le cas échéant.
• Assurer le contrôle des versions des documents et l’archivage des rapports finaux et des propositions, des documents d’apprentissage, des rapports d’enquête et des données.
• Diriger l’amélioration de la communication de Concern DRC par la production et la diffusion de produits de communication de haute qualité (y compris des études de cas, des fiches d’information et des bulletins d’information).
• Soutenir l’élaboration des documents de synthèse en rapport avec les priorités en matière de plaidoyer.
• Promouvoir une culture de l’apprentissage partagé dans tous les sites du programme et avec les collègues de la région.
• Superviser toutes les tâches du responsable de la communication et du plaidoyer.

Mise en œuvre de la stratégie de financement

Contribuer à la stratégie de collecte de fonds du pays par le biais de

• Fournir et mettre à jour régulièrement une analyse du profil actuel des donateurs et des parties prenantes dans le pays.
• Coordonner avec le Desk Officer le suivi des opportunités de financement conformément aux priorités stratégiques et à la stratégie de financement du pays.
• Communiquer avec le Desk Officer et les équipes de collecte de fonds à Dublin, Londres et New York afin d’identifier les opportunités de financement et de diffusion de l’information.
• Contribuer à la liaison avec les donateurs en supervisant la production de documents et d’exemples de réussite des programmes actuels susceptibles de les intéresser ou d’être liés à leur stratégie.
• Maintenir une sensibilisation et s’engager dans des opportunités de mise en réseau afin d’apprendre et de s’engager dans de nouvelles opportunités et priorités pour le pays, en rapport avec le travail des OING.

Autres

On attend également de vous que vous.. :

• Promouvoir activement une participation et une consultation significatives des communautés à tous les stades du cycle du projet (planification, mise en œuvre, suivi et évaluation), conformément aux engagements pris par Concern dans le cadre des normes humanitaires fondamentales (CHS).
• Respecter et promouvoir activement les politiques et procédures de Concern (P4, Safe Guarding, finances, logistique, RH, gestion de la sécurité, etc.)
• Entreprendre d’autres tâches connexes qui peuvent être raisonnablement assignées par votre supérieur hiérarchique.

Vos compétences et votre expérience sont les suivantes

Essentiel :

• Au moins deux ans d’expérience à l’étranger au sein d’une ONG, d’une agence des Nations unies ou d’un donateur.
• Au moins deux ans d’expérience dans la gestion des subventions, l’établissement de rapports et la conformité, ainsi que dans l’élaboration de propositions de subventions.
• Expérience du travail dans un environnement dynamique, soumis à une forte pression et axé sur les résultats
• Réussite avérée dans l’élaboration de propositions pour un éventail de donateurs institutionnels.
• Bonne capacité d’organisation, de hiérarchisation des priorités et de planification/expérience
• Bonne compréhension de l’élaboration du budget et des rapports financiers
• Bonne compréhension des donateurs et de leurs exigences, et bonnes compétences en matière de mise en réseau.
• Expérience de la facilitation, du renforcement des capacités et de la création de partenariats par le biais de formations formelles et informelles
  • Bonne compréhension des outils de suivi et d’évaluation, des cadres logiques et des plans de suivi et d’évaluation ; un très grand souci du détail est essentiel.
• Expérience en matière de communication externe (fiches d’information, exemples de réussite, articles de presse, articles de blog, etc.)
  • Confiance en soi, forte capacité de communication et de réseautage
• Bon esprit d’équipe et capacité à s’adapter à différentes cultures
• Maîtrise du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit
• Volonté de voyager fréquemment

Souhaitable :

• Un master en sciences sociales, en droits de l’homme, en études humanitaires ou de développement ou dans un autre domaine universitaire pertinent.
  • Expérience spécifique du financement du gouvernement américain, des donateurs des Nations unies, de l’UE/ECHO
  • Expérience du travail en consortium
  • Connaissance des normes de qualité telles que SPHERE, HAP, Croix-Rouge, CHS, etc.
  • Expérience dans l’organisation de formations sur les réglementations des donateurs et les normes du code de conduite en matière de qualité
  • Expérience de travail dans un environnement peu sûr et instable
  • Sensibilité culturelle et politique
  • Capacité à prendre des initiatives et à travailler de manière autonome
  • Excellentes compétences rédactionnelles