Tätigkeitsbereich
Die Gruppe “Bauen in der Internationalen Zusammenarbeit” unterstützt innerhalb der GIZ Vorhaben bei der Konzeptionierung, Planung und Durchführung von Baumaßnahmen. Das Aufgabengebiet ist vielseitig und reicht von kleineren baulichen Maßnahmen der funktionalen und sozialen Infrastruktur bis hin zu technisch anspruchsvollen Gebäuden und großvolumigen Bauvorhaben an fragilen Standorten. Bei der Umsetzung bewegt sich die GIZ im Spannungsfeld zwischen den lokalen Gegebenheiten und technischen Standards vor Ort sowie dem hohen Qualitäts- und Compliance-Anspruch des Bundes. Als Ergänzung von Beratungsleistungen sind Baumaßnahmen ein wesentlicher Bestandteil der weltweiten Entwicklungszusammenarbeit.
Ihre Aufgaben
- Unterstützung der Gruppenleitung bei der Planung, Koordination und Organisation von Aufgaben
- Terminmanagement sowie Reisemanagement und -abrechnung für die Führungskraft, wenn notwendig auch Beschaffung von Visa sowie Unterstützung der Mitarbeiter*innen in diesem Bereich
- Administrative Unterstützung, Planung, Organisation und Umsetzung von Meetings, Workshops und Veranstaltungen
- Unterstützung bei der Beschaffung von Büromaterialien, IT- Hardware, Büromöbeln etc. und deren Inventarisierung
- Unterstützung beim HR-Management und Onboarding neuer Mitarbeiter*innen und Praktikant*innen
- Erstellung von Protokollen und Präsentationen
- Büroplanung und Unterstützung bei der Raumkostenverrechnung
- Informationsmanagement und Kommunikation
Ihr Profil
- Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen
- Mehrjährige Erfahrungen im Bereich Office-Management sowie Kenntnisse im Bereich
Veranstaltungsmanagement - Mehrjährige Erfahrungen in der effizienten Gestaltung von Arbeitsabläufen und hohes
Organisationsgeschick - Sehr gute Microsoft Office-Anwendungskenntnisse, Erfahrungen mit SAP und Dokumentenmanagementsystem
- Sehr gute organisatorische und kommunikative Fähigkeiten, interkulturelle Sensibilität sowie Teamfähigkeit
- Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise mit hoher Dienstleistungsorientierung, hohes Verantwortungsbewusstsein, hohe Sorgfalt und Diskretion
- Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse
Hinweise
Der Arbeitsplatz ist für eine Besetzung in Vollzeit oder durch Teilzeitkräfte geeignet.
Eine Besetzung ist mit Teilzeit 70% der tarifvertraglich vereinbarten Arbeitszeit vorgesehen.
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