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Grants Coordinator

IRC - International Rescue Committee

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The International Rescue Committee (IRC) responds to the world’s worst humanitarian crises, helping to restore health, safety, education, economic wellbeing, and power to people devastated by conflict and disaster. Founded in 1933 at the call of Albert Einstein, the IRC is one of the world’s largest international humanitarian non-governmental organizations (INGO), at work in more than 50 countries and more than 25 U.S. cities helping people to survive, reclaim control of their future and strengthen their communities. A force for humanity, IRC employees deliver lasting impact by restoring safety, dignity and hope to millions. If you’re a solutions-driven, passionate change-maker, come join us in positively impacting the lives of millions of people world-wide for a better future.
The IRC opened its offices in Burundi in 1996 and initially focused on life saving interventions and provision of immediate assistance to refugees and IDPs. IRC Burundi now focuses on post-conflict oriented interventions in order to support the country’s transition to lasting peace and stability.   
IRC Burundi has had a vibrant post-conflict program encompassing prevention and response to Gender Based Violence, Child Protection, Social Cohesion, Protection and Rule od Law, Economic Recovery and Development (ERD) as well as Environmental Health. Clients are  vulnerable and marginalized populations, including refugees, IDPs, repatriates and othe vulnerable categories such aswomen, children, and youth. IRC works with the Burundian Government, local and international partners to increase the protection, economic empowerment and social cohesion of these groups. The IRC has its main office in Bujumbura, serving not only as headquarters but also the base for programs in Bujumbura Rural. Field offices are located in Gitega, Muyinga and Ruyigi.
The Grants Coordinator is a key position supporting the IRC Burundi country program to achieve high quality programming and service delivery. The main objectives of this position are to support and coordinate program design, proposal development, grants management (including compliance requirements and reporting), internal and external communication. 
The current IRC Burundi portfolio is currently composed of 7 grants and contracts from a variety of private, bilateral and multilateral donors.  The Grants Unit, composed of the Grants Coordinator, two Managers and two Officers  is responsible for ensuring business development, grants and contracts management, sub-awards, and donor communications. The Grants Coordinator leads the team and more specifically coordinates the development of new project proposals in accordance with the Country Program’s Strategic Action Plan (SAP). This includes assessing opportunities for funding (proactive and reactive), analyzing organizational capacity to take on projects, and leading the overall proposal development process.
The Grants Coordinator will directly and/or technically supervise the Grants team. S/he will work closely with Technical Program Coordinators, M&E staff, and Field Coordinators as well as with in-country support units and relevant HQ regional colleagues (including Technical Advisors, the Regional Program Support Team and the Senior Proposal Development Advisor) in the delivery of their functions. This position reports to the Deputy Director for Programs and will be based in Bujumbura with regular travel to project sites.
Key Responsibilities
Business development
•Research and maintain information on donor strategies and funding opportunities on the national level, in conjunction with the program coordinators, and in coordination with the regional Head of Business Development and Director, Awards Management.
•Collaborate with the CD, DDP, and regional Head of Business Development in maintaining regular engagement with key donors at country level and pre-positioning for major funding opportunities
•Periodically refresh the country program Resource Mobilization Strategy to ensure continued relevance to the country’s Strategic Action Plan (SAP) and to the donor and partner environment.
•With Leadership from the DDP, coordinate the development of proposals for submission to donors in coordination with sector leads and the finance and operations teams, ensuring full partner participation in program design when relevant; contribute to budget development/management in coordination with Finance through budget review to ensure that budget aligns to the proposed intervention and the correct costs are included.
•Assist the DDP in aligning new proposals to the country’s Strategic Action Plan (SAP).
•Collaborate closely with the IRC’s Awards Management Unit’s global Business Development and Regional Program & Awards Support Teams to ensure proposals meet internal and donor standards
•Coordinate communications with current donors including responding to information requests, income tracking, contract amendments  from donors or other IRC departments  in consultation with the DDP and the Country Director
•Participate in Go/No-Go discussions to promote program approaches and design that are consistent with Burundi’s Strategic Action Plan (SAP)
•Carry out regular visits to programme sites, to be knowledgeable about the programme as the basis for the informed development of proposals and discussions / contact with donors. 
Grants Management
•Review and advise on all partner agreements (including logframe, budget, spending and workplan); ensure  review of partner agreements and provide recommendations and concerns to the senior management and regional support team.
•Ensure that grants are implemented in compliance with IRC and relevant donor regulations, as well as maintenance of updated grant files and organization of regular project cycle meetings; coordinate modifications to any agreements or projects (i.e. extensions, indicator changes, budget realignments), as necessary.
•Support program teams on budget realignements in internal and donor formats
•Supports Project Cycle Meetings (PCMs) and the country program in maintaining adequate standards and relevant systems for enhanced coordination between the various units, resulting in improved service delivery.
•Manage all reporting deadlines, develop calendars for report development and coordinate report compilation and review.
•Coordinate with donors on grants management, project progress, monitoring and evaluation.
•Act as focal point for communications with Regional Program Support Team (RPST) around grants administration and compliance functions, including maintaining submissions on IRC’s online opportunity management tracking system.
•Manage archiving of all grant files and institutional memory of grants and programs.
•Support finance and project managers to monitor restricted funding expenditure, including the timely identification of problems e.g. ineligible expenditure, enabling timely corrective action, such as amendments and extension requests, to be taken. 
Visibility and Communications
•Coordinate the development of a communication and visibility strategy; oversee preparation of materials such as brochures and newsletters.
•Assist in the coordination of country program visits by government officials, donor representatives and other special visitors through collaboration with senior leadership, preparation of briefing materials  and post-visit visibility. 
•Oversee Annual Report development, editing and ensure completion and distribution.
•Assure internal IRC visibility of programs and key events (ex. IRC Updates, website, social media sites, etc.).
Capacity Building
•Build capacity of grants and programs staff in IRC’s Project Cycle Management (PCM) principles, tools and approaches and ensure that these new skills are utilized on the job.
•Provide training and induction to programme staff and partners on the essential core skills around award management, proposal / report development, donor requirements, IRC’s internal procedures. 
•Provide training and support to programme and other staff on the effective management of donor funds to ensure compliance. 
•Participate in recruiting, training and mentorship of communications and development of Grants and Partnerships staff.
•Support the programme team to develop and maintain a comprehensive, up to date and user-friendly filing system for awards and other documents, maintaining a complete and clear audit trail of proposals, agreements, donor reports, donor visits and feedback, etc.
Human Resources
•Ensure that staff have regular performance evaluations and receive ongoing feedback.
•Promote constructive, collegial teamwork between programming staff and operational support staff.
Requirements
•University degree in international affairs or related subject; masters degree preferred.
•Knowledge of main donor regulations and priorities, including UNHCR, Unicef, UNDP, EU DG INTPA, ECHO, and other European donors.
•Superior writing and editing skills in French and English. At least 5 years of previous experience preparing donor reports and proposals for USG, UNHCR and European donors with experience submitting proposals as part of a consortium (as lead agency or sub).
•Proven skills on Excel and budgets: designing , compiling, realigning donors and internal budget.
•Detail oriented, organized, and able to manage competing urgent requests and priorities.
•Demonstrated experience in donor liaison.
•Demonstrated supervisory skills.
•Good communicator with strong organizational, time management and analytical skills; attention to detail.
•Works well in and promotes teamwork, comfortable in a multi-cultural environment, flexible and able to handle pressure well.
•Fluency in French and English, spoken and written, is essential.
•Qualified female & Nationals with the required profile and experience are encouraged to apply.
Work Environment  
The position is based in the capital city of Bujumbura. The security situation in Burundi is generally calm. 

L’IRC a ouvert ses bureaux au Burundi en 1996 et s’est d’abord concentré sur les interventions vitales et la fourniture d’une assistance immédiate aux réfugiés et aux personnes déplacées. L’ IRC Burundi se concentre désormais sur les interventions post- conflit afin de soutenir la transition du pays vers une paix et une stabilité durables.
IRC Burundi a eu un programme post-conflit dynamique englobant la prévention et la réponse à la violence basée sur le genre, la protection de l’enfance, la cohésion sociale, la protection et l’état de droit, la relance économique et le développement (ERD) ainsi que la santé environnementale. Les clients sont des populations vulnérables et marginalisées, notamment des réfugiés, des déplacés internes, des rapatriés et d’ autres catégories vulnérables telles que les femmes , les enfants et les jeunes. IRC travaille avec le gouvernement burundais, des partenaires locaux et internationaux pour accroître la protection, l’ autonomisation économique et la cohésion sociale de ces groupes. L’IRC a son bureau principal à Bujumbura, servant non seulement de siège mais aussi de base pour les programmes à Bujumbura Rural et la Mairie de Bujumbura. Les bureaux de terrain sont implantés  à Gitega , Muyinga et Ruyigi .
Le coordinateur des subventions et partenariat est un poste clé qui soutient le programme de pays de l’IRC Burundi pour atteindre une programmation et une prestation de services de haute qualité. Les principaux objectifs de ce poste sont de soutenir et de coordonner la conception du programme, l’élaboration de propositions, la gestion des subventions (y compris les exigences de conformité et les rapports), la communication interne et externe.
Le portefeuille actuel de l’IRC Burundi est actuellement composé de 7 subventions et contrats de divers bailleurs de fonds privés, bilatéraux et multilatéraux. L’Unité des subventions et des partenariats, composée du coordinateur des subventions, de deux  Managers  et de deux Officiers, est chargée d’assurer le développement des affaires, la gestion des subventions et des contrats, la gestion des sous-subventions et des partenariats et la communication avec les bailleurs de fonds. Le coordinateur des subventions et partenariat dirige l’équipe et coordonne plus particulièrement l’élaboration de nouvelles propositions de projets conformément au plan d’action stratégique (PAS) du programme de pays. Cela comprend l’évaluation des opportunités de financement (proactive et réactive), l’analyse de la capacité organisationnelle à entreprendre des projets et la direction du processus global d’élaboration de la proposition.
Le coordinateur des subventions et partenariat supervisera directement et/ou techniquement l’équipe des subventions et des partenariats. Il / elle travaillera en étroite collaboration avec les coordonnateurs techniques du programme, le personnel de suivi et d’évaluation et les coordonnateurs de terrain ainsi qu’avec les unités d’appui dans les pays et les collègues régionaux du siège concernés (y compris les conseillers techniques, l’ équipe d’appui au programme régional et le conseiller principal en élaboration de propositions) dans l’accomplissement  de leurs fonctions. Ce poste relève du directeur adjoint des programmes et sera basé à Bujumbura avec des déplacements réguliers sur les sites du projet.
Principales responsabilités
Développement des projets
•Rechercher et tenir à jour des informations sur les stratégies des donateurs et les possibilités de financement au niveau national, en collaboration avec les coordinateurs de programme et en collaboration avec le responsable régional du “Business Development” et le directeur de la ” Gestion des subventions “.
•Collaborer avec le CD, le DDP et le Responsable régional du développement des projets pour maintenir un engagement régulier avec les principaux donateurs au niveau national et se prépositionner pour les principales opportunités de financement.
•Réactualiser périodiquement la stratégie de mobilisation des fonds du programme national afin de s’assurer de sa pertinence par rapport au plan d’action stratégique (PAS) du pays et à l’environnement des donateurs et des partenaires.
•Avec le leadership du DDP, coordonner l’élaboration de propositions à soumettre aux bailleurs de fonds en coordination avec les responsables sectoriels et les équipes des finances et des opérations , en assurant la pleine participation des partenaires à la conception du programme, le cas échéant ; contribuer à l’élaboration/à la gestion du budget en coordination avec les Finances par le biais d’un examen du budget pour s’assurer que le budget s’aligne sur l’intervention proposée et que les coûts corrects sont inclus.
•Aider le DDP à aligner les nouvelles propositions sur le plan d’action stratégique (PAS) du pays.
•Collabore étroitement avec les équipes mondiales de développement commercial & Récompenses de soutien aux programmes régionaux de l’unité de gestion des récompenses de l’IRC pour s’assurer que les propositions répondent aux normes internes et aux normes des bailleurs de fonds
•Coordonner les communications avec les bailleurs de fonds actuels, y compris la réponse aux demandes d’informations, le suivi des revenus, les modifications de contrat des bailleurs de fonds ou d’autres départements de l’IRC en consultation avec le DDP et le directeur  pays
•Participer aux discussions Go / No-Go pour promouvoir des approches et une conception de programme conformes au Plan d’action stratégique (PAS) du Burundi
•Effectuer des visites régulières sur les sites du programme , pour se familiariser avec le programme en tant que base pour l’élaboration éclairée de propositions et de discussions / contacts avec les bailleurs de fonds.
Gestion des subventions
•Examiner et conseiller sur tous les accords avec les partenaires (y compris le cadre logique , le budget, les dépenses et le plan de travail ); assurer l’examen NY/Londres des accords de partenariat et fournir des recommandations et des préoccupations à l’éauipe de  direction et au soutien régional.
•Veiller à ce que les subventions soient mises en œuvre conformément à l’IRC et aux réglementations pertinentes des bailleurs de fonds, y compris la tenue à jour des dossiers de subventions et l’organisation de réunions régulières du cycle de programme ; coordonner les modifications apportées à tout accord ou projet ( c. -à-d . prolongations, changements d’indicateurs, réalignements budgétaires), au besoin.
•Soutenir les équipes de programme sur les réalignements budgétaires dans les formats internes et bailleurs de fonds
•Donne du support pendant les réunions du cycle de projet (PCM) et aider le programme de pays à maintenir des normes adéquates et des systèmes pertinents pour une meilleure coordination entre les différentes unités et une meilleure prestation de services.
•Gérer toutes les échéances de rapport, élaborer des calendriers pour l’élaboration des rapports et coordonner la compilation et l’examen des rapports.
•Coordonner avec les bailleurs de fonds la gestion des subventions, l’avancement du projet, le suivi et l’évaluation.
•Agir en tant que point focal pour les communications avec les fonctions d’administration et de conformité des subventions du siège, y compris le maintien des soumissions sur le système de suivi de la gestion des opportunités en ligne de l’IRC.
•Gérer l’archivage de tous les dossiers de subventions et la mémoire institutionnelle des subventions et des programmes.
•Soutenir les responsables des finances et des projets pour surveiller les dépenses de financement restreintes, y compris l’identification en temps opportun des problèmes, par exemple les dépenses inéligibles, permettant de prendre des mesures correctives en temps opportun, telles que des modifications et des demandes de prolongation.
Visibilité et communication
•Coordonner le développement d’une stratégie de communication et de visibilité; superviser la préparation de documents tels que des brochures et des bulletins d’information.
•Aider à la coordination des visites du programme de pays par des représentants du Gouvernement, des représentants des bailleurs de fonds et d’autres visiteurs spéciaux grâce à la collaboration avec l’équipe de direction, la préparation de documents d’information et la visibilité après la visite.
•Superviser le développement du rapport annuel, l’édition et assurer l’achèvement et la distribution.
•Assurer la visibilité interne de l’IRC sur les programmes et les événements clés (par exemple, les mises à jour de l’IRC, le site Web, les sites de médias sociaux, etc.).
Renforcement des capacités
•Renforcer les capacités du personnel des subventions et partenariat  et des programmes en matière de principes, d’outils et d’approches de gestion du cycle de projet (PCM) de l’IRC et veiller à ce que ces nouvelles compétences soient utilisées au travail.
•Fournir une formation et une initiation au personnel du programme et aux partenaires sur les compétences de base essentielles concernant la gestion des subventions, l’élaboration de propositions / rapports, les exigences des bailleurs de fonds, les procédures internes de l’IRC.
•Fournir une formation et un soutien au programme et aux autres membres du personnel sur la gestion efficace des fonds des bailleurs pour assurer la conformité.
•Participer au recrutement, à la formation et au mentorat du personnel des communications et du développement.
•Soutenir l’ équipe du programme pour développer et maintenir un système de classement complet, à jour et convivial pour les récompenses et autres documents, en maintenant une piste d’audit complète et claire des propositions, des accords, des rapports des bailleurs de fonds, des visites et des commentaires des bailleurs de fonds, etc.
Ressources humaines
•Veiller à ce que le personnel bénéficie d’évaluation de performance régulières et reçoive une rétroaction continue.
•Promouvoir un travail d’équipe constructif et collégial entre le personnel de programmation et le personnel de soutien opérationnel.
Conditions
•Diplôme universitaire en affaires internationales ou dans un domaine connexe ; maîtrise préférée.
•Connaissance des principales réglementations et priorités des bailleurs de fonds, notamment le HCR, l’Unicef , la Commission européenne du PNUD, EU DG INTPA, ECHO et d’autres bailleurs de fonds européens.
• Superior writing and editing skills in French and English. At least 5 years of previous experience in preparing donor reports and proposals for the US Government, UNHCR and European donors with experience in submitting proposals as part of a consortium (as lead agency or sub-agency).
• Proven skills in Excel and budgets: design, compilation, realignment of donors and internal budget.
• Detail oriented, organized and able to manage urgent competing demands and priorities.
• Demonstrated experience in liaising with donors.
• Demonstrated supervisory skills.
• Good communicator with strong organizational, time management and analytical skills; attention to detail.
• Works well and promotes teamwork, comfortable in a multicultural environment, flexible and able to handle pressure well.
• Fluency in spoken and written French and English is essential.
• Qualified women and nationals with the required profile and experience are encouraged to apply.
Work environment
The position is based in the capital Bujumbura. The security situation in Burundi is generally calm.
#li-6

Standard of Professional Conduct:The IRC and the IRC workers must adhere to the values and principles outlined in the IRC Way – our Code of Conduct. These are Integrity, Service, Accountability, and Equality.


Commitment to Gender, Equality, Diversity, and Inclusion: The IRC is committed to creating a diverse, inclusive, respectful, and safe work environment where all persons are treated fairly, with dignity and respect. The IRC expressly prohibits and will not tolerate discrimination, harassment, retaliation, or bullying of the IRC persons in any work setting. We aim to increase the representation of women, people that are from country and communities we serve, and people who identify as races and ethnicities that are under-represented in global power structures.

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