Grants Specialist

Titre du poste : Grants Specialist

Supervisé par : Head of Programme

Répondant à : Head of Programme

Basé à : Bangui avec des déplacements sur le terrain

Couverture géographique : République Centrafricaine (RCA)

Période considérée : 12 mois (potentiellement renouvelable)

Type de contrat : Contrat de travail international ou national

Salaires et avantages : Non Management G niveau 2, poste non accompagné si international

Introduction

1. Contexte

DRC est présent en Afrique de l’Ouest depuis 1998. Le bureau régional de DRC pour l’Afrique de l’Ouest, l’Afrique du Nord et l’Amérique latine est basé à Dakar, au Sénégal, et couvre douze pays en dehors du Sénégal. DRC a ouvert en RCA 2013 et comprend actuellement un bureau de coordination à Bangui, un bureau de zone dans le Nord-Ouest couvrant Batangafo, Paoua et Bocaranga. DRC RCA met en œuvre plusieurs projets dans ses zones opérationnelles avec de fortes composantes de protection (y compris le suivi de la protection, les VBG, la cohésion sociale, la protection des enfants, la documentation civile, le soutien psychosocial, la protection à base communautaire), la sécurité alimentaire, le relèvement économique, Abris/AME et Wash avec une approche d’intégration de la protection. DRC RCA développe également des partenariats avec plusieurs organisations de la société civile locale pour la mise en œuvre de projets et le renforcement de leurs capacités. Nous recherchons un professionnel de l’humanitaire expérimenté ayant d’excellentes connaissances en matière de Grant pour assurer la gestion du cycle de subventions de DRC en RCA.

2. Objectif du poste

Basé à Bangui, bureau pays de DRC en RCA, le/la Grants Specialist soutiendra le développement et la revue de la qualité des propositions de projet, des modifications de projets et des rapports bailleurs produits par la mission et l’animation des réunions de suivi de performance des projets. Il/elle fournit aux équipes programme et support des conseils sur le respect des échéances et règles internes DRC et des règles bailleurs et les appuiera pour l’amélioration du suivi du cycle de projet. Il/elle contribuera également à la création de produits de communication et aidera à l’organisation d’événements internes et externes au programme. Le/la Grants Specialist travaillera avec le département des programmes et aura des interactions avec les services support, les bureaux base dans le pays, le bureau régional et le siège.

3. Responsabilités

Les responsabilités listées ne sont pas exhaustives et pourraient être réajustées en fonction des besoins opérationnels identifiés sur le moment dans la mesure où ils restent cohérents avec les responsabilités générales du poste.

Sous la direction du responsable des programmes (HoP), et en collaboration avec l’ensemble des coordinateurs/spécialistes sectoriels et membres des équipes programmes, le/la Grants Specialist aura les activités et les tâches suivantes :

• Assurer la revue et/ou à l’élaboration et la soumission en temps voulu de notes conceptuelles, de propositions de projet, et d’amendements, en coordination avec les équipes programme et conformément aux priorités définies avec le HoP.
• Soutenir l’identification des opportunités de projets et effectuer le suivi et l’analyse des stratégies des bailleurs.
• Assurer le suivi du cycle des projets et initier les réunions y afférentes avec les parties prenantes
• Assurer le suivi régulier des engagements bailleurs, soumettre les demandes de paiements et mettre à jour le portail Grant
• S’assurer de l’archivage de tous les dossiers Projets
• Contribuer à l’élaboration et/ou à la révision des rapports programmatiques ou contractuels en fonction des priorités et besoins de l’équipe programme.
• Appuyer le HoP et les équipes sectorielles pour s’assurer que les éléments contractuels des projets (en particulier les taux de mise en œuvre, délais de rapportage…) sont respectés.
• Maintenir une compréhension large et approfondie des politiques, des règlements et procédures des bailleurs de fonds et établir ces connaissances parmi les programmes et les membres de l’équipe opérationnelle.
• Travailler avec les chefs de projet, les coordinateurs/spécialistes techniques et le personnel du suivi & évaluation afin d’améliorer le suivi des projets : organiser les évènements (réunions) clé du cycle de gestion de projet et contribuer à l’harmonisation et l’utilisation systématique des outils de suivi de projet.
• Appuyer les chefs de projet dans le suivi contractuel des partenaires, en conformité avec les exigences internes de DRC et les exigences bailleur.
• Agir en tant que point focal de la communication afin de mettre en évidence les succès de DRC RCA à l’intérieur et à l’extérieur de la RCA.

Propositions:

• Soutenir le Directeur du pays et la responsable des programmes dans la recherche active des possibilités de financement au niveau national, en lien avec le bureau régional de DRC et le siège.
• Coordonner l’élaboration de propositions pour de nouveaux projets en travaillant avec le personnel du programme et en assurant un examen approprié au niveau de la région et du siège.
• Elaborer et faire le suivi des rétroplannings d’élaboration des propositions de projet.
• Assurer la liaison avec les bureaux de Copenhague et de Dakar afin de s’assurer que les propositions respectent les normes internes et sont conformes aux exigences des bailleurs.
• Organiser et participer à toutes les réunions internes de cadrage de la stratégie d’intervention de projet en amont de l’élaboration des nouvelles propositions.

Rapports :

• Contrôler la qualité de tous les rapports narratifs avant de les soumettre au bailleur.
• Veiller à ce que les rapports (narratifs, financiers et logistiques) soient soumis à temps aux bailleurs ; que les rapports narratifs soient cohérents et précis (rapports mensuels, trimestriels, intermédiaires ou finaux).
• Fournir la révision finale pour tous les rapports narratifs en anglais.
• Faire la vérification et le suivi de tous les rapports des partenaires dans les cadres de consortium pilotés par DRC.

Conformité aux règles des bailleurs de fonds :

• Examiner les accords /contrats des bailleurs et coordonner leur validation avec les autres départements de DRC.
• Veiller à ce que les subventions soient mises en œuvre conformément aux procédures de DRC et aux exigences bailleurs.
• Accompagner et former les équipes sur les exigences bailleurs.
• Maintenir et mettre à jour les protals Grant (Sur Dynamics) tous les fichiers de subvention (copies électroniques) liés aux propositions et rapports bailleurs, en lien avec le chargé de subventions du département Finances.
• Veiller, en lien avec le chargé de subventions du département Finances à ce que les procédures et processus administratifs liés aux partenariats et aux sous-accords soient systématiquement mis en œuvre tout au long du programme, y compris les évaluations préalables de conformité (vetting), les accords de subvention, les décaissements et les rapports.

Suivi du cycle de gestion de projet et des partenaires :

• Organiser les réunions d’ouverture et de clôture des subventions, ainsi que les réunions de suivi des subventions mensuelles /trimestrielles/annuelles, qui incluent la représentation de chaque unité (finance, programmes, logistique) ainsi que les partenaires le cas échéant, et assurer un suivi approprié des problèmes soulevés et points d’actions décidés.
• En lien avec les coordinateurs/spécialistes sectoriels, le bureau régional et le siège, aider à l’harmonisation (toolbox) et l’utilisation systématique d’outils de gestion de projet tels que le rapport mensuel d’activité, le BFU (suivi budgétaire), le tableau de suivi des indicateurs de projet, les bases de données (BDD), contribuant à la mise en œuvre réussie des programmes et à l’alerte précoce en cas d’obstacles ou de défis pour prise de décision.
• En collaboration avec le chargé des subventions du département finances, appuyer les chefs de projet dans le suivi contractuel des partenaires, en conformité avec les exigences internes de DRC et les exigences bailleur.
• Appuyer dans la conduite des réunions mensuelles de Gestion des projets

Communication interne et externe :

• Partager avec tout le personnel de DRC toute la documentation (propositions de subvention, rapports, budget, etc.) liée à leurs programmes spécifiques.
• Agir en tant que point focal de communication Grant pour DRC RCA. En relation avec le responsable des programmes (HOP) et avec l’appui du Spécialiste Communication et Partenariat, être en mesure de fournir des articles informatifs et variés concernant la situation politique et socioéconomique actuelle dans le pays.
• Participer aux réunions des bailleurs ou à d’autres réunions pertinentes sur demande du HOP.
• Sous la coordination du Spécialiste Communication et Partenariat, rédiger et/ou réviser les produits de communication sur la base des informations fournies par les équipes, conformément aux priorités définies avec le SMT et aux directives de communication de DRC et des bailleurs.

4. Qualifications requises

Compétences essentielles

• Un Master en développement international/études du développement, relations internationales, économie, sciences politiques/affaires publiques, administration ou gestion des entreprises, ou dans un autre domaine pertinent est requis ;
• Au moins 3 ans d’expérience dans la gestion des subventions et proposition / développement ;
• Excellentes compétences en matière de communication, de relations interpersonnelles et d’influence, avec une capacité bien développée à motiver et à persuader à des niveaux élevés ;
• Avoir une forte autonomie dans le travail
• Forte maîtrise de l’écriture et de l’édition avec une attention particulière aux détails ;
• Bonne connaissance des principaux bailleurs (USAID/BHA, ECHO, EU, etc.)
• Maîtrise parfaite de la langue française ;
• Maîtrise (écrite et parlée) de la langue anglaise ;
• D’excellentes compétences informatiques (MS Office, Internet) et une maîtrise avancée d’Excel sont requises ;
• Capacité à travailler en équipe dans un environnement multiculturel et cosmopolite ;
• Proactivité, avec une approche coopérative et collaborative ;
• De bonnes capacités organisationnelles sont requises ;
• Capacité à gérer les priorités multiples et concurrentes, respecter des délais exigeants et travailler sous pression dans des environnements de sécurité instables
• Flexibilité pour s’adapter aux exigences changeantes

Compétences souhaitées

• Une précédente expérience avec DRC serait un atout

5. Compétences et qualités exigées

À ce poste, vous devez démontrer les cinq compétences essentielles du DRC, à savoir :

• Viser l’excellence : vous vous concentrez sur l’obtention de résultats tout en garantissant un processus efficace. Vous vous efforcez de produire un travail précis, approfondi et professionnel avec une utilisation optimale du temps et des efforts.
• Collaborer : vous coopérez avec et impliquez les parties concernées, recherchant activement leur opinion et partageant des informations clés avec elles. Vous soutenez et faites confiance aux autres, tout en encourageant les commentaires.
• Prendre les rênes : Vous prenez la responsabilité et donnez la priorité à votre travail en fonction de la vision et des objectifs généraux de DRC. Vous prenez l’initiative face à un défi ou une opportunité et vous recherchez des solutions innovantes.
• Communiquer : vous écrivez et parlez efficacement et honnêtement tout en adaptant votre style et votre ton à la situation. Vous écoutez activement les autres et les impliquez dans le dialogue.
• Faire preuve d’intégrité : Vous respectez et promouvez les normes les plus strictes en matière de conduite éthique et professionnelle en relation avec les valeurs et le code de conduite de DRC, y compris la protection contre l’exploitation sexuelle, les abus et le harcèlement.

6. Réglementation générale

• L’employé.e doit suivre les instructions du DRC en matière de sécurité, de confidentialité et de directives éthiques, y compris le Code de conduite et le Cadre de responsabilité humanitaire
• L’employé.e ne doit exercer aucune autre activité rémunérée pendant la durée de son contrat avec le DRC sans recevoir l’autorisation préalable pour le faire
• L’employé.e ne doit s’engager dans aucune activité qui pourrait nuire au DRC ou à la mise en œuvre de tout projet pendant la durée du contrat avec le DRC
• L’employé.e ne doit pas donner d’interviews aux médias ou publier des photos ou d’autres documents liés au projet sans autorisation préalable
• L’employé.e doit retourner tout l’équipement emprunté pour le projet au DRC après la fin de la période du contrat ou sur demande