Human Resources (HR) Manager / Gestionnaire des Ressources Humaines (RH)

SCOPE OF WORK

USAID Harena Activity

Position Title: Human Resources (HR) Manager

Period of Performance: 2024 – 2029 (End of Project)

Place of Performance: Antananarivo, Madagascar

BACKGROUND

The five-year (2024-2029) USAID Madagascar HARENA Activity will use a multisectoral systems approach to reduce threats to biodiversity and forests, improve conservation, and build resilience to climate change; develop sustainable, economic opportunities for the poor; and improve environmental governance. Working across local economic and social systems, the Activity will address the root causes of poverty and food insecurity that drive communities in Madagascar to rely on areas of high biodiversity for their basic needs. To do so, the Activity will work through three key areas of interventions: 1) natural resource and protected area (PA) management, and biodiversity and forest conservation (nature); 2) improved, climate-resilient livelihoods and private sector engagement for enhanced human wellbeing and socioeconomic outcomes (wealth); and 3) natural resource/PA governance (power). Focused in three geographic zones with high biodiversity value and high land-based climate change mitigation potential, HARENA will implement five strategic approaches to achieve key results:

• Strategic Approach 1: Improve sustainable management of natural resources with a focus on biodiversity, land, forests, and protected areas (PA);
• Strategic Approach 2: Promote sustainable and climate-resilient, market-led diversified agriculture-based livelihoods, including complementary natural resource products (such as tree crops) to improve livelihoods and ecosystems services;
• Strategic Approach 3: Improve national, regional, and local-level governance, advocacy, and anti-corruption efforts around natural resource, land, and water management;
• Strategic Approach 4: Increase local resilience to prepare for and adapt to climate change and other shocks; and
• Strategic Approach 5: Strengthen land use management through spatial planning at the communal level and secure land rights through the effective implementation of the land tenure policy.

POSITION DESCRIPTION

The Human Resources (HR) Manager supports the project team in all activities related to Human Resources according to DAI’s policies and procedures and USAID requirements. S/he supports DAI recruitment, staffing, and the onboarding process. Furthermore, the HR Manager maintains employee records and ensures all personnel files are complete and up to date. S/he provides guidance and support to employees on HR-related matters, including benefits, leave management, and performance evaluations.

KEY DUTIES AND RESPONSIBILITIES

• Identify qualified candidates, invite and encourage prospective candidates for employment. Screen candidate in collaboration with the hiring unit, short-list the ideal candidates; participate in interview, and make hiring recommendations; inform short-listed candidates for test/interviews and the final result; notify applicants of results of selection process and prepare job offers; check references and suitability of applicants before making the offer; discuss recruitment policies with superiors to ensure effectiveness of selection techniques and recruitment programs; ensure transparent and bias free recruitment process.
• Ensure recruitment is compliant with the DAI policies and procedures as well as USAID requirements and Malagasy laws.
• Proactively ensure gender equity and social inclusion in recruitment processes and find creative ways to ensure that the HARENA team of professionals is diverse and inclusive.
• Provide applicants and new hires with information about the job including hours and pay, tasks, responsibilities and working conditions.
• Plan and deliver training sessions with regards to human resources, including travel to regional offices for training if necessary.
• Conducting orientation sessions for new employees to familiarize them with the DAI’s policies, procedures, and culture.
• Establish calendar and process for completing annual and probationary employee performance evaluations. Train supervisors charged with conducting evaluations of staff members in their units and monitor compliance with the process. Track and notify managers when annual appraisals are due – managing any resulting staffing change requests and contract amendments – ensuring that policies and procedures are followed according to the Personnel & Policy Manual.
• Establish and maintain a database of all employee contracts with dates of contract start, termination and dates and information on starting salary and increases; coordinate and supervise preparation of employment agreements for all the Project´s staff.
• Assist in updating personnel and policy manual, review and/or advice on policy change, dissemination, and implementation of new policies from HO or management.
• Ensure all documentation is provided to departing staff including exit orientation, return of all project properties to relevant departments; assist in drafting termination letters (when needed) and orient departing employees on benefits they are entitled to.
• Enter HR data into Technical & Administrative Information System (TAMIS) and generate required reports.
• Ensure accurate recording of office personnel and pay records, including, but not limited to, leave taken and available, and advise the Finance and Operations Director of the status of such issues on a monthly basis.
• Supervise/Manage maintenance of all staff timesheets, prepare monthly timesheet report to finance including leaves taken, changes in status, increases or transfers for the payroll.
• Establish and maintain system for personnel files (Antananarivo, Eastern Zone, Western Zone, and Northern Zone offices).
• Establish and maintain a complete set of Organizational Charts, update and distribute them regularly to key staff within the project.
• Organize team building activities with the staff to promote teamwork, and other types of activities that promote a cordial and results-oriented work environment.
• Support a strong team spirit and “one team” ethos of the HARENA team in Antananarivo, Northern Zone, Eastern Zone, and Western Zone offices and uphold DAI’s diversity, inclusion, and accessibility principles
• Manage all closeout related duties for Human Resources throughout final project closedown.
• Understand DAI and USAID rules, regulations, processes, and systems for compliant project implementation
• Ensure safeguarding of staff and a strict zero tolerance policy towards corruption and unethical behavior
• Uphold DAI ethics and values in all aspects of the job
• Perform other related duties as required.

REPORTING:

The HR Manager will report to the Finance and Operations Director.

QUALIFICATIONS

• Bachelor’s Degree in HR, business administration, or related field.
• At least 9 years of progressive professional experience in HR and related functions.
• Experience leading HR departments and supervising relevant staff.
• Professional knowledge of and experience managing HR processes, procedures, and documentation.
• Familiarity with USAID rules and regulations regarding human resources, compensation, and recruitment is required.
• Ability to address HR challenges and project staff needs.
• Excellent communications and personnel management skills and ability to relate to people at all levels of an organization.
• Well organized and self-directed with strong technical skills, analytical ability, good judgement, and operational focus.
• Professional-level oral and written fluency in English, French and Malagasy is required.

ABOUT DAI

DAI is a global development company with corporate offices in the United States, the United Kingdom, EU, Nigeria, Pakistan, and Palestine and project operations worldwide. We tackle fundamental social and economic development problems caused by inefficient markets, ineffective governance, and instability. DAI works on the frontlines of global development. Transforming ideas into action—action into impact. We are committed to shaping a more livable world.

DAI and its employees are committed to confronting racism and holding ourselves accountable for positive change within the company and in the communities, cultures, and countries in which we live and work. DAI is committed to attracting and retaining the best employees from all races and backgrounds in our continued effort to become a better development partner.

DAI upholds the highest ethical standards. We are committed to the prevention of sexual exploitation, abuse, and harassment as well as other ethical breaches. All of our positions are therefore subject to stringent vetting and reference checks.

TERMES DE RÉFÉRENCE

USAID HARENA

Titre du Poste : Gestionnaire des Ressources Humaines

Période d’exécution : 2024 – 2029 (Fin du Projet)

Lieu d’Exécution : Antananarivo, Madagascar

CONTEXTE

Le projet HARENA de l’USAID à Madagascar d’une durée de cinq ans (2024-2029) utilisera une approche systémique et multisectorielle pour réduire les menaces sur la biodiversité et les forêts, améliorer la conservation et renforcer la résilience au changement climatique ; développer des opportunités économiques durables pour les pauvres ; et améliorer la gouvernance environnementale. En travaillant à travers les systèmes économiques et sociaux locaux, l’Activité s’attaquera aux causes profondes de la pauvreté et de l’insécurité alimentaire qui poussent les communautés à Madagascar à dépendre des zones de haute biodiversité pour leurs besoins de base. Pour ce faire, l’Activité agira à travers trois domaines clés d’interventions : 1) gestion des ressources naturelles et des aires protégées (AP), conservation de la biodiversité et des forêts (nature) ; 2) moyens de subsistance améliorés et résilients au climat et engagement du secteur privé pour améliorer le bien-être humain et les résultats socio-économiques (richesse) ; et 3) gouvernance des ressources naturelles et des aires protégées (pouvoir). Ciblée dans trois zones géographiques à haute valeur de biodiversité et à fort potentiel d’atténuation du changement climatique terrestre, HARENA mettra en œuvre cinq approches stratégiques pour atteindre des résultats clés :

• Approche Stratégique 1 : Améliorer la gestion durable des ressources naturelles avec un accent sur la biodiversité, les terres, les forêts et les aires protégées (AP) ;
• Approche Stratégique 2 : Promouvoir des moyens de subsistance diversifiés basés sur l’agriculture durables et résilients au climat, y compris des produits de ressources naturelles complémentaires (tels que les cultures d’arbres) pour améliorer les moyens de subsistance et les services écosystémiques ;
• Approche Stratégique 3 : Améliorer la gouvernance, le plaidoyer et les efforts anti-corruption au niveau national, régional et local autour de la gestion des ressources naturelles, des terres et de l’eau ;
• Approche Stratégique 4 : Augmenter la résilience locale pour se préparer et s’adapter au changement climatique et à d’autres chocs ; et
• Approche Stratégique 5 : Renforcer la gestion de l’utilisation des terres à travers la planification spatiale au niveau communal et sécuriser les droits fonciers par la mise en œuvre efficace de la politique de tenure foncière.

DESCRIPTION DU POSTE

Le Gestionnaire des Ressources Humaines (RH) soutient l’équipe du projet dans toutes les activités liées aux Ressources Humaines conformément aux politiques et procédures de DAI et aux exigences de l’USAID. Il/Elle soutient le recrutement de DAI, le personnel et le processus d’intégration. De plus, le Gestionnaire RH maintient les dossiers des employés et assure que tous les dossiers du personnel sont complets et à jour. Il/Elle fournit des conseils et un soutien aux employés sur les questions liées aux RH, y compris les avantages, la gestion des congés et les évaluations de performance.

PRINCIPALES TÂCHES ET RESPONSABILITÉS

• Identifier les candidats qualifiés, inviter et encourager les candidats potentiels à postuler. Sélectionner les candidats en collaboration avec l’unité de recrutement, établir une liste des candidats présélectionnés idéaux ; participer aux entretiens et faire des recommandations d’embauche ; informer les candidats présélectionnés pour les tests/entretiens et le résultat final ; notifier aux candidats les résultats du processus de sélection et préparer les offres d’emploi ; vérifier les références et l’aptitude des candidats avant de faire l’offre ; discuter des politiques de recrutement avec les supérieurs pour assurer l’efficacité des techniques de sélection et des programmes de recrutement ; garantir un processus de recrutement transparent et exempt de biais.
• Assurer que le recrutement est conforme aux politiques et procédures de DAI ainsi qu’aux exigences de l’USAID et aux lois malgaches.
• Assurer proactivement l’équité de genre et l’inclusion sociale dans les processus de recrutement et trouver des moyens créatifs pour garantir que l’équipe de HARENA soit diversifiée et inclusive.
• Fournir aux candidats et aux nouveaux employés des informations sur le poste, y compris les heures et la rémunération, les tâches, les responsabilités et les conditions de travail.
• Planifier et dispenser des sessions de formation en matière de ressources humaines, y compris voyager vers les bureaux régionaux pour la formation si nécessaire.
• Conduire des sessions d’orientation pour les nouveaux employés pour les familiariser avec les politiques, procédures et la culture de DAI.
• Établir un calendrier et un processus pour compléter les évaluations de performance annuelles et probatoires des employés. Former les superviseurs chargés de réaliser les évaluations du personnel dans leurs unités et surveiller la conformité avec le processus. Suivre et notifier aux gestionnaires quand les évaluations annuelles sont dues – gérant toute demande de changement de personnel et modifications de contrat – en s’assurant que les politiques et procédures sont suivies selon le Manuel de Politique et de Personnel de DAI.
• Établir et maintenir une base de données de tous les contrats des employés avec les dates de début, de fin de contrat et les informations sur le salaire de départ et les augmentations ; coordonner et superviser la préparation des accords d’emploi pour tout le personnel du projet.
• Aider à la mise à jour du manuel de personnel et de politique, revoir et/ou conseiller sur le changement de politique, la diffusion et la mise en œuvre de nouvelles politiques du siège ou de la direction.
• Assurer que toute la documentation est fournie au personnel partant, y compris l’orientation de sortie, le retour de toutes les propriétés du projet aux départements concernés ; aider à rédiger les lettres de licenciement (si nécessaire) et orienter les employés partants sur les avantages auxquels ils ont droit.
• Saisir les données RH dans le Système d’Information Technique et Administrative de DAI (TAMIS) et générer les rapports requis.
• Assurer un enregistrement précis des dossiers du personnel et des registres de paie, y compris, mais sans s’y limiter, les congés pris et disponibles, et informer le Directeur de Finance et des Opérations de l’état de ces questions sur une base mensuelle.
• Superviser/Gérer le maintien de toutes les feuilles de temps du personnel, préparer le rapport mensuel des feuilles de temps pour la finance incluant les congés pris, les changements de statut, les augmentations ou les transferts pour la paie.
• Établir et maintenir un système pour les dossiers du personnel (bureaux d’Antananarivo, Zone Est, Zone Ouest et Zone Nord).
• Établir et maintenir un ensemble complet de Diagrammes Organisationnels, les mettre à jour et les distribuer régulièrement au personnel clé du projet.
• Organiser des activités de renforcement d’équipe avec le personnel pour promouvoir le travail d’équipe et d’autres types d’activités qui favorisent un environnement de travail cordial et axé sur les résultats.
• Soutenir un esprit d’équipe fort et l’éthos “une seule équipe” de l’équipe HARENA parmi les bureaux d’Antananarivo, Zone Nord, Zone Est et Zone Ouest et respecter les principes de diversité, d’inclusion et d’accessibilité de DAI.
• Gérer toutes les tâches liées à la clôture des Ressources Humaines tout au long de la fermeture finale du projet.
• Comprendre les règles, régulations, processus et systèmes de DAI et de l’USAID pour une mise en œuvre conforme du projet.
• Assurer la protection du personnel et une politique de tolérance zéro stricte envers la corruption et le comportement contraire à l’éthique.
• Respecter l’éthique et les valeurs de DAI dans tous les aspects du travail.
• Effectuer d’autres tâches connexes selon les besoins.

RAPPORT

Le Responsable des Ressources Humaines sera sous la responsabilité du Directeur des finances et des opérations.

QUALIFICATIONS

• Diplôme de Licence en RH, administration des affaires ou domaine similaire.
• Au moins 9 ans d’expérience professionnelle progressive dans les RH et fonctions associées.
• Expérience de la direction de départements RH et de la supervision du personnel pertinent.
• Connaissance professionnelle et expérience de la gestion des processus, procédures et documentation RH.
• La familiarité avec les règles et régulations de l’USAID concernant les ressources humaines, la rémunération et le recrutement est requise.
• Capacité à répondre aux défis RH et aux besoins du personnel du projet.
• Excellentes compétences en communication et en gestion du personnel, et capacité à se rapporter avec les personnes à tous les niveaux d’une organisation.
• Bien organisé et autonome avec de compétences techniques solides, une capacité d’analyse, un bon jugement et une focalisation opérationnelle.
• Maîtrise professionnelle de l’anglais, du français et du malgache à l’oral et à l’écrit est requise.

À PROPOS DE DAI :

DAI est une entreprise de développement mondial avec des bureaux corporatifs aux États-Unis, au Royaume-Uni, dans l’UE, au Nigeria, au Pakistan et en Palestine et des opérations de projet dans le monde entier. Nous abordons les problèmes fondamentaux de développement social et économique causés par des marchés inefficaces, une gouvernance inefficace et l’instabilité. DAI travaille en première ligne du développement mondial. Transformer les idées en action—action en impact. Nous sommes engagés à façonner un monde plus vivable.

DAI et ses employés sont engagés à confronter le racisme et à nous tenir responsables du changement positif au sein de l’entreprise et dans les communautés, cultures et pays dans lesquels nous vivons et travaillons. DAI s’engage à attirer et à retenir les meilleurs employés de toutes races et origines dans notre effort continu pour devenir un meilleur partenaire de développement.

DAI respecte les normes éthiques les plus élevées. Nous nous engageons à prévenir l’exploitation sexuelle, les abus et le harcèlement ainsi que d’autres violations éthiques. Tous nos postes sont donc soumis à des vérifications et des références rigoureuses.