Human Resources und Office Manager*in (m/w/d)

Werde Teil unseres Teams!

Es macht dir Spaß, in einem bunt gemischten, internationalen Team zu arbeiten und dabei mit all deinen Kolleg*innen zu interagieren? Du bist strukturiert und hältst dich stets auf dem Laufenden über aktuelle HR-Themen und arbeitsrechtliche Änderungen? Dann sollten wir uns kennenlernen! TMG Research ist aktuell auf der Suche nach einem*r

Human Resources und Office Manager*in (m/w/d) (80-100%)
als Elternzeitvertretung

zur Unterstützung unseres Teams am Standort Berlin.  

Wer wir sind

TMG Research fördert gerechte und nachhaltige Entwicklung durch Aktionsforschung und Politikdialoge. Unsere Programme sind rechtebasiert und fokussieren sich auf die Bereiche Land Governance, der Transformation von Ernährungssystemen in Stadt und Land sowie der Anpassung an den Klimawandel. Unsere Arbeit erstreckt sich dabei auf die Europäische Union und Afrika mit Schwerpunkten unserer Arbeit in Benin, Kenia, Madagaskar, Malawi und Südafrika.

Wir erforschen, wie lokale Innovationen und globale Politik miteinander zusammenwirken, um systemischen Wandel voranzutreiben. Dabei streben wir danach, dass internationale Vereinbarungen sowohl durch lokale Transformationsprozesse inspiriert werden, als auch Möglichkeiten zur Gestaltung lokaler Transformationsprozesse eröffnen. Wissenschaft mit der Gesellschaft bedeutet für uns, dass wir unsere Forschungsprojekte gemeinsam mit Vertreter:innen der Zivilgesellschaft, politischen Entscheidungsträger:innen, Wissenschaftler:innen und dem privaten Sektor entwickeln, umsetzen und evaluieren.

Diese Aufgaben erwarten Dich im Personalbereich:

• Beratung der Geschäftsführung in arbeitsrechtlichen Angelegenheiten und Vorbereitung von Entscheidungsvorlagen
• Ansprechpartner*in für das gesamte Team in allen Personalfragen und Unterstützung bei Personalentwicklungsmaßnahmen in Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
• Bewerbermanagement einschließlich Prüfung und Veröffentlichung von Stellenausschreibungen, Organisation und Führen von Vorstellungsgesprächen etc.
• Betreuung des gesamten Mitarbeiterzyklus von Recruiting über Onboarding bis hin zum Offboarding
• Verwaltung und Pflege der analogen/digitalen Personalakten
• Vertragsmanagement und Verfassen sämtlicher personalbezogener Dokumente unter Berücksichtigung der arbeits- und tarifrechtlichen Bestimmungen (TVöD Bund)
• Vor- und Nachbereitung der monatlichen Gehaltsabrechnung in Anwendung der Regelungen des TVöD Bund, Zusammenarbeit mit dem externen Lohnbüro
• Ansprechpartner*in für sämtliche externen HR-bezogenen Anfragen, Verwaltung der HR-Postfachs
• Verantwortliche*r Ansprechpartner*in für Themen der Arbeitssicherheit/Arbeitsmedizin
• Erstellung und Überarbeitung von Richtlinien in Zusammenarbeit mit der externen Rechtsberatung und dem Director of Operations

Im Office Management kümmerst du dich insbesondere um:

• Führung der Teamassistenz
• Ansprechpartner*in im Unternehmen für datenschutzrechtliche Fragen, Beratung der Geschäftsführung / des Senior Managements zu datenschutzrechtlichen Fragestellungen, Zusammenarbeit mit dem/r Datenschutzbeauftragten
• Kommunikation mit dem IT-Dienstleister und Zusammenarbeit mit diesem zur Bearbeitung von IT-Anfragen, Beschaffung von Hard- und Software, Lizenzverwaltung etc.
• Ansprechpartner*in für die Büroverwaltung, insbesondere Hausverwaltung und Dienstleister
• Führung von Bestands- und Inventarlisten sowie Inventarverwaltung

Was Du mitbringen solltest

Hard Skills

• Erfolgreich abgeschlossenes Hochschulstudium oder abgeschlossene Berufsausbildung in einem relevanten Bereich, einschlägige und mehrjährige Berufserfahrung in einer generalistischen HR-Tätigkeit
• Erweiterte Kenntnisse im Tarif-, Arbeits- und Sozialversicherungsrecht, insbesondere in TVöD (Bund), TzBfG, BGB, ArbZG, SGB, KSchG, MuSchG (BRKG-Kenntnisse sind ebenfalls von Vorteil)
• Erste Erfahrungen im Office Management
• Kenntnisse im Umgang und der Pflege einer digitalen Personalsoftware (bspw. HRWorks), DATEV-Kenntnisse sind von Vorteil
• Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (beide min. C1), gerne auch weitere Fremdsprachenkenntnisse
• Sicherer Umgang mit MS-Office (Microsoft 365, insbesondere Excel)

Soft Skills

• Effiziente Arbeitsweise sowie Fähigkeit der Priorisierung der Tätigkeiten in einem breiten Aufgabenfeld, ein hohes Maß an Eigenständigkeit und Eigeninitiative sowie Organisationstalent
• Zuverlässigkeit, Diskretion sowie strukturierte und gewissenhafte Arbeitsweise mit einem Auge fürs Detail und einem hohen Qualitätsanspruch
• Interesse daran, neue Entwicklungen/Änderungen im Arbeitsrecht/TVöD etc. zu verfolgen und bei Bedarf die notwendigen Recherchetätigkeiten durchzuführen
• In deiner Kommunikation bist du empathisch, wertschätzend und verbindlich und verstehst es, verschiedene Interessen in Einklang zu bringen und in einem interkulturellen Kontext mit deinen Kolleg*innen auf Augenhöhe zu kommunizieren
• Bei Herausforderungen bist du lösungsorientiert, mit viel Energie und Umsetzungsstärke

Du erfüllst nicht alle Anforderungen? Wir freuen uns trotzdem auf deine Bewerbung!

Unsere Benefits

• Ein lebendiges, dynamisches Arbeitsumfeld in einem vielfältigen, internationalen Team
• Flexible Arbeitszeiten, mind. ein fester Teamtag im Büro pro Woche
• Vergütung sowie Jahressonderzahlung nach TVöD (Bund) bis zu E10 TVöD möglich, je nach beruflicher Qualifikation
• 30 Tage Jahresurlaub gemäß TVöD (Bund) bei einer Fünftagewoche
• Herausragende Verbindungen zu nationalen wie internationalen Organisationen im Bereich der nachhaltigen Entwicklung
• Berufliche Weiterbildungsmöglichkeiten
• Regelmäßige Social Events

Die Stelle soll zum nächstmöglichen Zeitpunkt besetzt werden und ist zunächst im Rahmen der Elternzeitvertretung auf ein Jahr befristet. Bevorzugter Arbeitsort ist Berlin.  

Unser Bewerbungsverfahren

Bitte reiche deine aussagekräftigen und vollständigen Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf und Arbeitszeugnisse) als PDF-Dokument (max. 5 MB) online über unser Bewerbungsportal ein.  Klicke dafür auf den APPLY NOW Button!

Für Rückfragen zur ausgeschriebenen Position oder zum Bewerbungsprozess wende dich gern an Vanessa Venne (hr@tmg-thinktank.com). 

TMG ist ein Arbeitgeber, der die Chancengleichheit und Gleichberechtigung fördert und ein respektvolles Arbeitsumfeld ohne Diskriminierung und Einschüchterung bietet. Wir behandeln alle Bewerber*innen unabhängig von ethnischer und sozialer Herkunft, Nationalität, Religion/Weltanschauung, Alter, Migrationshintergrund, Behinderung, sexueller Orientierung und Identität gleich. Menschen mit Behinderungen und Menschen mit Migrationshintergrund werden besonders ermutigt, sich zu bewerben.