CONTEXTE
Au sein de MSF Belgique (OCB – Operationnal center Brussels), la mission du département Finance est de fournir, par le biais de la collaboration et du partenariat, une expertise qui promeut et assure la durabilité de MSF.
Au sein du département financier, l’unité Field Resources Risk & Internal Control est un élément clé de la stratégie du département Finance visant à soutenir la viabilité de MSF. En effet, nous sommes chargés d’aider tous les départements à améliorer la gestion des risques liés aux ressources, de garantir l’efficacité et l’efficience du contrôle interne et de l’utilisation des ressources ainsi que d’assurer la conformité avec les normes, les lois, les règlements et les contrats de MSF. Il s’agit d’une unité qui participe activement à la création, à la diffusion et au développement Field Resources Risk & Internal Control à différents niveaux de l’organisation (siège et terrain). Cette unité est notamment chargée de développer des outils et de mettre en œuvre des processus pour atteindre cet objectif.
En tant qu’Internal Control Specialist, votre rôle ne se limite pas au contrôle mais couvre également la promotion ainsi que l’implémentation d’actions et de bonnes pratiques visant à améliorer les performances et l’efficacité de MSF OCB. L’unité est responsable de la prévention des risques liés à la gestion des ressources. En investissant dans la formation et les outils, elle permet aux membres du personnel de MSF de prévenir les risques, de mieux les anticiper et de mettre en place des mesures d’atténuation lorsque le risque survient.
Vous travaillerez sous la supervision du référent Field Ressources Risk (& Internal Control).
RESPONSABILITES
Soutien au contrôle interne sur le terrain
- Identifier et former, pour chaque département, un point focal de contrôle interne chargé d’identifier les procédures standards mises en œuvre au niveau des pays d’intervention :
- Contribuer à la conception des procédures de contrôle interne des pays d’intervention en collaboration avec le point focal technique de chaque département et l’unité d’audit interne
- Conseiller et confronter les points focaux techniques sur l’adéquation des procédures de contrôle en ajoutant ou en adaptant leurs contrôles internes afin de couvrir tous les risques identifiés et les lacunes des processus
- Identifier les contrôles internes standards qui doivent être intégrés dans l’outil WeCheck, avec les points focaux techniques
- Définir la formulation, les modalités et la fréquence des contrôles internes standards avec les points focaux techniques
- Veiller à ce que chaque contrôle interne fasse l’objet d’une procédure écrite mise à la disposition du personnel du projet par les points focaux techniques
- Conseiller et stimuler les points focaux techniques dans l’examen des lignes directrices, des processus et des procédures liés aux contrôles internes et aux risques identifiés grâce à l’outil et au feedback du FRRIC régional
- Produire du matériel de formation et d’information pour sensibiliser à la nécessité du contrôle interne
- Organiser des sessions d’information sur le contrôle interne et animer des formations sur l’outil WeCheck lors des cours de formation et des événements de MSF OCB
- Informer le nouveau personnel sur le processus de contrôle interne et l’utilisation de l’outil. Soutenir l’implémentation de WeCheck au niveau de la mission par des visites sur place ou un suivi à distance
- S’assurer que les agents régionaux de la gestion des risques sont formés et capables de soutenir efficacement les missions dans leur gestion des processus de contrôle interne, la mise en œuvre et l’utilisation correcte de WeCheck
Gestion de l’outil WeCheck
- Diriger la stratégie de WeCheck (définition des besoins, participation aux tests, matériel de communication et de formation, etc.)
- Assurer le suivi et la révision des fonctionnalités de WeCheck, en liaison avec les utilisateurs des projets, l’unité FASU (Finance Application Support Unit) et le département informatique
- Expliquer et soutenir l’unité FASU (Finance Application Support Unit) pour formaliser les changements et adaptations techniques à effectuer par le département informatique en charge du développement de WeCheck
- S’assurer auprès de l’unité FASU qu’un planning des objectifs est défini et respecté
- Participer aux tests et valider les résultats
- Adapter, changer, amender les contrôles internes standards dans WeCheck sur base du feedback des points focaux techniques
- Assurer le support quotidien des utilisateurs de WeCheck. Coordonner la première ligne de soutien en termes d’accès à WeCheck, de problèmes techniques, d’adaptation au contexte et de clarification/liaison des procédures avec le point focal technique
- Superviser et gérer le personnel ou le stagiaire affecté au soutien temporaire du Internal Control Specialist pour la maintenance et l’amélioration de WeCheck
Rapport sur le contrôle interne
- Définir les besoins en matière de rapports sur la couverture et les résultats du contrôle interne pour la direction générale (DG), les chefs de département, les cellules, le RST, les missions et les projets, l’audit interne
- Définir les besoins de rapport pour l’outil d’analyse conçu par l’unité FASU (lien entre WeCheck et power BI)
- Analyser et formaliser le rapport sur les résultats du contrôle interne, identifier les risques, formuler et communiquer des recommandations pour atténuer ces risques
- Communiquer les rapports aux parties prenantes identifiées : au niveau de la DG, des départements techniques et de l’audit interne (IA)
- Sur demande, soutenir la coordination, la Country Support Team (CST) ou le projet en cours dans la présentation des résultats de WeCheck et définir un plan d’action relatif aux risques spécifiques identifiés
Soutien à la lutte contre la corruption et aux ressources en matière de risques
- Fournir un soutien dans les affaires de corruption et agir en tant que remplaçant lorsque le référent est en congé ou en visite dans les pays d’intervention
- Conseiller sur les cas de corruption directement liés aux questions de contrôle interne (soutenir les enquêtes si nécessaire)
- Apporter un soutien spécifique au projet sur le terrain (visites sur le terrain, comblement des lacunes, observation, formation sur place)
- Aide à la due diligence des fournisseurs et à la vérification de leurs antécédents
- Communications intersectorielles et harmonisation des outils pour une meilleure mutualisation des ressources
- Travailler avec les auditeurs internes sur des questions spécifiques liées aux risques et communiquer les résultats/risques des contrôles internes pour les visites d’audit interne
Expériences / Formation
PREREQUIS
Education & Expérience
- Formation supérieure et/ou équivalente avec au moins une année d’expérience professionnelle dans le domaine de l’audit interne, de la gestion des risques ou des fonctions liées au contrôle
- Expérience professionnelle en gestion du personnel, en gestion de projet et en formation
- Une expérience préalable au sein de MSF ou d’une organisation humanitaire internationale est un atout
- Une bonne connaissance des procédures et processus de MSF sur le terrain est un atout
Compétences
- Compétences analytiques
- Bonne connaissance des outils et politiques de MSF
- Informatique : Maîtrise d’Excel, des connaissances de base en codage sont un atout
- Capacité à travailler dans une culture complexe et dans un environnement confiné
- Qualités de négociation, flexibilité, patience et diplomatie
- Sens de la communication et de l’écoute
- Capacité à prendre des initiatives
- Esprit d’équipe
- Intérêt et motivation pour travailler dans le secteur humanitaire et avec MSF
Langues
- Excellente maîtrise orale et écrite en Français et Anglais
Autre
- Disponibilité et capacité à se déplacer dans n’importe quel contexte d’intervention (10%)
Salaire
CONDITIONS
- Date de début : 1er avril 2024
- Localisation*: Bruxelles (Belgique)
*D’autres lieux pourraient être discutés à titre exceptionnel. Le résultat final dépend des contraintes légales locales (résidence, permis de travail, etc.). Dans ce cas, le contrat local et la grille salariale standard s’appliqueront.
- Mobilité : 10% des visites dans les projets
- Type de contrat : Contrat à durée indéterminée – Temps plein – Travail à domicile possible, maximum 50% par semaine
- Salaire en fonction de la grille salariale MSF-OCB HQ
- Chèques repas – Assurance hospitalisation (DKV) – Plan pension – 100% remboursement des frais de transports en commun
- Adhésion aux valeurs managériales de l’organisation : Respect, Transparence, Responsabilisation, Intégrité, Confiance, Autonomisation
- Adhésion aux engagements pour un comportement responsable
Comment postuler
Date limite pour postuler : 4 mars 2024
Comment postuler ?
CV et lettre de motivation à envoyer à l’adresse Recruit.HQ.finance@brussels.msf.org avec « Internal Control Specialist » en objet.
Seules les personnes dont la candidature sera retenue seront contactées.
MSF valorise la diversité et s’engage à créer un environnement de travail inclusif. Nous accueillons les candidatures de tous les candidats qualifiés, quels que soient leur invalidité, leur identité de genre, leur statut matrimonial ou civil, leur race, leur couleur ou leurs origines ethniques et nationales, leur religion ou leurs convictions ou leur orientation sexuelle.
MSF se soucie de la protection de vos données. En soumettant votre candidature, vous acceptez que MSF utilise vos données personnelles. Pour plus d’informations, consultez notre avis de confidentialité destinée aux candidats.