Creada en 1951, la OIM – Organización Internacional para las Migraciones es la organización intergubernamental líder en el ámbito de la migración y trabaja en estrecha colaboración con asociados gubernamentales, intergubernamentales y no gubernamentales. La OIM está dedicada a promover la migración humana y ordenada para el beneficio de todos. Esto se hace mediante la prestación de servicios y asesoría a los gobiernos y los migrantes.

La OIM está consagrada a un entorno diverso e inclusivo. Se alientan especialmente las candidaturas de mujeres cualificadas y de candidatos LGBTIQ+ (que identifiquen como personas lesbianas, gais, bisexuales, transgénero, intersexuales, queer o de cualquier otra identidad asociada con una orientación sexual, identidad de género, expresión de género o características sexuales diversas).

Bajo la supervisión general de la Oficial de Compras e Inventarios y la supervisión directa de la Oficial Nacional de Compras e Inventarios, será responsable de apoyar a la Unidad de Compras en los procesos de atención de quejas y reclamos relacionadas con proveedores, de aquellos programas a los que se le asigne atender. Adicionalmente participará en la ejecución de las compras de acuerdo con los diversos requerimientos solicitados por los Programas y Unidades de Apoyo.

1. Recibir y consolidar todos las requisiciones de solicitud de adquisiciones; verificar que tengan toda la información requerida y cumplan con la Matriz de autorización de compra y otras instrucciones de la oficina y obtener cualquier información adicional necesaria.
2. Preparar documentos de licitación, solicitar ofertas y cotizaciones según corresponda; preparando un resumen del análisis de ofertas y compártalo con la unidad solicitante.
3. Una vez aprobada la compra, confirmar los términos del acuerdo con los proveedores seleccionados, preparar la documentación pertinente (orden de compra, contrato, etc.) y coordinar las autorizaciones requeridas.
4. Supervisar el estado de las solicitudes abiertas y hacer un seguimiento de la entrega oportuna de bienes y servicios; en el momento de la entrega, coordinar con la unidad receptora para obtener acreditación satisfactoria.
5. Revisar las facturas de los proveedores, preparar las solicitudes de pago y coordinar con Financiera el pago oportuno a los proveedores de servicios.
6. Mantener registros físicos y electrónicos de toda la documentación a lo largo del ciclo de adquisiciones de conformidad con las instrucciones y procedimientos de la OIM; Recolectar y presentar información del sistema y apoyar la preparación de informes periódicos.
7. Realizar estudios de mercado para identificar posibles nuevos proveedores/proveedores de servicios; participar en su evaluación de calidad, precios y servicios de acuerdo con los mejores intereses de la organización.
8. Realizar un seguimiento de cualquier acuerdo contractual e informar a las partes interesadas para la renovación oportuna; supervisar los suministros y servicios de oficina y preparar solicitudes cuando sea necesario y coordinar con la Unidad de Finanzas el pago de las facturas de servicios públicos.
9. Proporcionar información técnica a todo el personal de la oficina sobre las instrucciones y procedimientos relacionados con las adquisiciones.
10. Apoyar la organización de reuniones, talleres y capacitaciones.
11. Realizar otras tareas que se le asignen.

     Educación

• Profesional, equivalente o superior administración de empresas, contabilidad, logística, gestión de la cadena de suministro o un campo relacionado de una institución académica acreditada con dos (02) años de experiencia profesional relevante
• Bachiller, con mínimo cuatro (04) años de experiencia relevante, experiencia en compras de bienes, servicios u obras. La certificación en Compras, Logística o Gestión de la Cadena de Suministro es una ventaja.

Experiencia

• Experiencia en adquisiciones
• Experiencia en negociación de precios con proveedores
• Experiencia en gestión de contratos (elaboración, establecimiento de condiciones y seguimiento)
• Experiencia en la cadena logística desde la planificación de la compra hasta su entrega en el sitio designado y debido procesamiento de pago.
• Conocimiento básico del sistema de OIM- Wave en el tema de adquisiciones
• Experiencia en procesos de gestión de activos;
• Experiencia en manejo de inventarios de bienes
• Conocimiento del mercado local colombiano y regulaciones básicas relativas a adquisiciones de bienes y servicios.

Aptitudes

• Alto nivel de alfabetización informática.
• Conocimiento básico del sistema de OIM- Wave en el tema de adquisiciones (PR, PO, negotiations)
• Capacidad para trabajar con instituciones nacionales e internacionales; así como un ambiente cultural diverso.
• Capacidad para preparar informes claros y concisos;
• Excelentes habilidades de comunicación y negociación.

Idiomas

Requerido:

• Todos los candidatos deberán desenvolverse con fluidez en español (oral y escrito).
• Deseable contar con un nivel de inglés básico A1 (oral y escrito) – Consulte el siguiente enlace para obtener más detalles sobre este requisito, United Nations Language Framework.

Competencias Requeridas 

Competencias (Banda/Nivel 1), Para más información sobre las competencias consulte el siguiente link Marco de competencias de la OIM.

Valores: Todos los miembros del personal de la OIM deben observar y demostrar los siguientes valores:

• Inclusión y respeto a la diversidad: Respeta y promueve las diferencias individuales y culturales. Fomenta la diversidad y la inclusión.
• Integridad y transparencia: Respeta estrictas normas éticas y actúa de manera coherente con los principios, reglas y normas de conduta institucionales.
• Profesionalidad: Demuestra capacidad para trabajar de manera serena, competente y comprometida y afronta con buen juicio los retos diarios.
• Coraje: Da muestras de voluntad para posicionarse en relación con cuestiones de importancia.
• Empatía: Demuestra capacidad para ponerse en el lugar de los demás, hace que las personas de su entorno se sientan seguras, respetadas y tratadas con justicia.

Competencias Básicas: Indicadores de competencias – Nivel 1

• Trabajo en equipo: Desarrolla y promueve una colaboración eficaz en todas las instancias para lograr objetivos compartidos y optimizar los resultados.
• Logro de resultados: Produce y logra resultados de calidad de manera oportuna y orientada a la prestación de servicios. Encamina sus esfuerzos a la acción y está comprometido con el logro de los resultados acordados.
• Gestión e intercambio de conocimientos: Busca continuamente oportunidades para aprender, compartir conocimientos e innovar.
• Rendición de cuentas: Hace suya la consecución de las prioridades de la Organización y asume la responsabilidad de las acciones propias y del trabajo delegado.
• Comunicación: Alienta y facilita una comunicación clara y abierta. Explica asuntos complejos de manera informativa, inspiradora y motivante.

Notas

1. La OIM sólo acepta solicitudes debidamente completadas y enviadas a través del sistema de contratación en línea de la OIM. La herramienta en línea también permite a los candidatos realizar un seguimiento del estado de su solicitud.
2. Este puesto está sujeto a contratación local. Sólo aquellos que tengan un permiso de residencia y trabajo válido para Colombia, serán elegibles para ser considerados.
3. La vacunación contra el COVID-19 será obligatoria para el personal contratado por la OIM. Como parte de la entrada médica obligatoria en el momento de la autorización de servicio, se solicitará a los candidatos que presenten pruebas de vacunación completa.
4. La OIM no cobra ningún tipo de honorarios en ninguna de las etapas de su proceso de contratación (solicitud, entrevista, tramitación y capacitación). De igual modo, la Organización tampoco solicita ninguna información relacionada con cuentas bancarias.
5. Si desea conocer una referencia salarial de la OIM Colombia, puede revisar el siguiente link Referencia Salarial OIM Colombia.
6. Todos los candidatos internos deben adjuntar en la opción anexos los dos últimos SES / PAS.

Level of Education: Bachelor Degree

Work Hours: 8

Experience in Months: No requirements