United Nations – UN-Secretariat

Junior Professional Officer Program (JPO) Chiffre Nr. 2024-1-02

TERMS OF REFERENCE

I. General Information

Title: JPO in Inter-Agency Coordination    

Sector of Assignment: Programme Coordination and Inter-Agency Coordination

Organization/Office: Substantive Unit / Resident Coordinator System (RCS)

Country and Duty Station: Suva, Fiji

Duration of assignment: 2 years with possibility of extension for another year. The extension of appointment is subject to yearly review concerning priorities, availability of funds, and satisfactory performance

Please note that for participants of the JPO-Programme two years work experience are mandatory! Relevant work experience can be counted. In order to assess the eligibility of the candidates, we review the relevant experience acquired after obtaining the first university degree (usually bachelor’s degree).

II. Supervision

Title of Supervisor:

Team Leader, Senior Development Coordination Officer and Strategic Planner

Content and methodology of supervision:

Establishment of a Work Plan: During the first month of the assignment, the Junior Professional Officer (JPO) will work jointly with his/her direct supervisor to finalize an agreed upon work plan. The final work plan will be discussed and mutually agreed to by the JPO and his/her supervisor.

Evaluation:

The United Nations Performance Evaluation System (e-performance) will serve as a primary platform to evaluate of the JPO’s performance.

III. Duties, Responsibilities and Output Expectations

• Foster UN development system joined-up cooperation at country level in service of Small Island Development States (SIDS) challenges and needs within the framework of the Pacific sub-regional priorities.
• Identify opportunities and provide strategic advice to the UN RC, UNCT and national authorities to address complex issues in support of the implementation of SIDS and SDGs international frameworks, regional institutions, and initiatives and country-level needs.
• Provide strategic planning and coordination development support to the UNST and UN RC for UN Country -level programming and partnership building for a One UN Approach in support of national priorities.
• Within the framework UN’s programming frameworks (regional and sub-regional) identify entry points for UN policy and/or programming in support of national development strategies, Agenda 2030/SDGs, SAMOA Pathway and other international frameworks.
• Ensure an updated country level analysis and support the planning, implementation and monitoring of the UN country-level programming (Country Framework and Country Implementation Plan) in response to development challenges, national priorities and aligned to the MSDF.
• Maintain an effective dialogue and coordination mechanism with the designated leading Ministry and other national counterparts to facilitate a strengthened and positioned UN in relevant national development processes leading to the identification of new areas of collaboration and ample stakeholder participation.
• Identify opportunities for country engagement in support of key national strategic priorities through international/intergovernmental forums and/or processes such as Financing for Development (FfD), High-Level Political Forum on the SDGs (HLPF), and Universal Periodic Review (UPR), among others.
• Encourage the design and support the formulation of joint programmes or joint programming initiatives as well as support the implementation, monitoring and reporting of existing ones to ensure a coherent UN approach.
• Support the UN RC and UNST to increase national partnership and financing for development opportunities in support of the UN Cooperation Framework and Country Implementation Plan and joint programming initiatives.
• Provide strategic guidance and support the development and implementation of a locally tailored partnership and financing strategy as well as ensure the integration of national needs in sub-regional mobilization efforts in support of SDG acceleration and financing opportunities for SIDS.
• Facilitate strategic engagements with and assist in the development of – partnership between the government, UN system and International Financial Institutions (IFIs) and other financers on key Financing for Development issues including issues of Debt, Access to Concessional Financing, Climate and Blue Financing and Social Impact investments.
• Support the coordination of sub-regional development partner coordination mechanisms efforts at country level and identify synergies leading to the development initiatives from both traditional and non-traditional partners (South-South and triangular cooperation and other alternative financing options).
• Provide support to strengthening the UN’s advocacy and communications and knowledge management at country level.
• Support a comprehensive UN coordination for disaster risk management and humanitarian response.
• Fosters UN operational coherence at country level. Within the framework of the Sub-Regional Business Operations Strategy (BOS), identify opportunities for cost-effectives of UN operations in country and provides support to follow-up initiatives to the Operations Management Team.
• Coordinate the preparations for UN missions to country, including provision of guidance to UN agencies, external consultants, government officials and other parties.
• On the day to day management, support appropriate admin, finance and logistic processes of the coordination related aspects of the UN Office as per UN Regulations and Rules.
• Provide effective and efficient coordination support to the Fiji and Pacific Joint UN Country Team (resident and non-resident agencies) in undertaking their work according to mandates.
• Assist the RCO Team Leader in administrative tasks related to the management of the RCO, such as preparing and following up on team meeting, drafting correspondences, developing presentations, maintaining updated email lists, updating calendar of events etc and undertake any other activities assigned by the Head of RCO  and Team Leader.

 IV. Qualifications and Experience

Education:

Master’s degree in Public Policy, Development Economics, International Development, Political Science, Social Science, Law, International Relations, Communications, Public Administration or other relevant fields.

Praktikum:

Mindestens 2 Jahre einschlägige Berufserfahrung in den Bereichen Geschäftsbetrieb, internationale Beziehungen, NGO- oder UN-Arbeit, Entwicklungskoordination, geberfinanzierte Projekte, Datenmanagement und -analyse oder andere relevante Kenntnisse sind erforderlich.

Sprachen:

Englisch und Französisch sind die Arbeitssprachen des UN-Sekretariats. Für diese Position sind fließende Englischkenntnisse erforderlich. Kenntnisse der Landessprache von Fidschi und anderen pazifischen Ländern sind von Vorteil.

Weitere Fähigkeiten:

• Erfahrung mit Entwicklungskoordination im regionalen Kontext; innerhalb des Pazifiks oder einer anderen SIDS-Region von Vorteil wäre.
• Ausgezeichnete kommunikative und analytische Fähigkeiten (schriftlich, mündlich, zwischenmenschlich und interkulturell).
• Erfahrung mit Datenmanagement und nachgewiesene Analysekompetenz.
• Erfahrung mit dem Aufbau und der Verwaltung von Stakeholder-Beziehungen.
• Einschlägige Erfahrungen innerhalb des UN-Systems oder einer internationalen Organisation sind wünschenswert.
• Ein Verständnis der pazifischen Entwicklungsarchitektur ist wünschenswert.
• Nachgewiesene Erfahrung im Umgang mit Office-IT-Anwendungen, inkl. MS-Office-Paketen.
• Fähigkeit, selbstständig zu arbeiten und enge Fristen einzuhalten.
• Nachgewiesene Fähigkeit, übertragene Aufgaben zu übernehmen und unter Druck zu arbeiten.
• Ein Teamplayer mit ausgezeichneter zwischenmenschlicher Kompetenz

UN-Kompetenzen:

PROFESSIONALITÄT: Zeigt Stolz auf die Arbeit und auf die Errungenschaften; Demonstriert fachliche Kompetenz und Beherrschung der Materie; Ist gewissenhaft und effizient bei der Erfüllung von Verpflichtungen, der Einhaltung von Fristen und der Erzielung von Ergebnissen; Ist eher beruflich als persönlich motiviert; Zeigt Beharrlichkeit, wenn man mit schwierigen Problemen oder Herausforderungen konfrontiert wird; Bleibt in stressigen Situationen ruhig.

KOMMUNIKATION: Spricht und schreibt klar und effektiv; Hört anderen zu, interpretiert Nachrichten von anderen richtig und reagiert angemessen; Stellt Fragen zur Klärung und zeigt Interesse an einer wechselseitigen Kommunikation; Passt Sprache, Ton, Stil und Format an das Publikum an; Zeigt Offenheit beim Austausch von Informationen und hält Menschen auf dem Laufenden.

TEAMWORK: Arbeitet mit Kollegen zusammen, um Unternehmensziele zu erreichen; Bittet um Input, indem er die Ideen und das Fachwissen anderer wirklich wertschätzt; bereit ist, von anderen zu lernen; Stellt die Team-Agenda vor die persönliche Agenda; Unterstützt und handelt in Übereinstimmung mit endgültigen Gruppenentscheidungen, auch wenn diese Entscheidungen möglicherweise nicht vollständig die eigene Position widerspiegeln; Teilt die Anerkennung für Teamleistungen und übernimmt die Mitverantwortung für Teammängel.

PLANEN & ORGANISIEREN: Entwickelt klare Ziele, die mit den vereinbarten Strategien übereinstimmen; Identifiziert vorrangige Aktivitäten und Aufgaben; passt die Prioritäten nach Bedarf an; Weist eine angemessene Menge an Zeit und Ressourcen für die Erledigung der Arbeit zu; Sieht Risiken voraus und berücksichtigt Eventualitäten bei der Planung; Überwacht und passt Pläne und Maßnahmen bei Bedarf an; Nutzt die Zeit effizient.

Vielfalt in der Belegschaft

Die Vereinten Nationen sind davon überzeugt, dass eine integrative Kultur die besten Talente anzieht, und ermutigen alle qualifizierten Bewerber, unabhängig von Geschlecht, Behinderung, sexueller Orientierung, kulturellem oder religiösem Hintergrund, sich zu bewerben.

V. Lernelemente

Nach Beendigung des Auftrags hat/kann das JPO…

• Entwickeln Sie ein umfassendes Verständnis der Organisationen des UN-Systems und der interinstitutionellen Mechanismen, einschließlich der Vertrautheit mit den UN-Reformprozessen.
• Schärfung seiner/ihrer Fähigkeit, eine breite Palette von schriftlichen und visuellen Produkten für ein UN- und öffentliches Publikum vorzubereiten, einschließlich Sitzungszusammenfassungen, Gesprächsthemen, offizieller Korrespondenz, Beiträge zu offiziellen Berichten und Inhalte für Websites und andere Social-Media-Vehikel.
• Seien Sie mit der strategischen Planung, Entscheidungsfindung und Koordination auf den höchsten Ebenen der Organisationen des UN-Systems vertraut, und zwar aus programmatischer, administrativer und operativer Perspektive.
• Pflegen Sie ein Netzwerk von Kontakten zwischen den verschiedenen Einrichtungen des UN-Systems und Medienpartnern im gesamten Pazifik.
• Fortgeschrittene Fähigkeiten in der Pflege von Wissens- und Informationsmanagement-Tools.

VI. Hintergrundinformationen

Organisations-Einstellung

Der residierende Koordinator der Vereinten Nationen (RC) leitet das Gemeinsame Länderteam der Vereinten Nationen für den Pazifik und die Programmplanung der Vereinten Nationen, wie sie in der Pazifikstrategie der Vereinten Nationen dargelegt ist, zur Unterstützung der nationalen Prioritäten. Das RC verfügt über ein Team, das sich aus nationalen und internationalen Mitarbeitern zusammensetzt und das RC Office (RCO) bildet, und hat seinen Sitz in Suva (Fidschi). Das RC beaufsichtigt 10 pazifische kleine Inselentwicklungsländer (Pacific SIDS oder PSIDS), nämlich die Föderierten Staaten von Mikronesien, Fidschi, Kiribati, Marshallinseln, Nauru, Palau, Salomonen, Tonga, Tuvalu und Vanuatu. Sechsundzwanzig ansässige und nicht ansässige UN-Einrichtungen sind Unterzeichner des UNPS und Mitglieder des Pazifischen Gemeinsamen UN-Länderteams.

Das RCO erfüllt zehn zentrale Koordinationsfunktionen, nämlich strategische Analyse und Planung; Aufsicht über den Programmzyklus der UN-Länder; Vertretung und Unterstützung des UN-Sekretariats und der UN-Agenturen (einschließlich gebietsfremder Organisationen); Unterstützung der nationalen Koordinierungssysteme und -prozesse; Entwicklung und Verwaltung gemeinsamer operativer Unterstützungsdienste; Krisenmanagement, Vorsorge und Reaktion; externe Kommunikation und Interessenvertretung; Menschenrechte und Entwicklung; gemeinsame Mobilisierung von Ressourcen und gemeinsame Mittelverwaltung; und die allgemeine Aufsicht und Koordinierung der UNCT.

Diese Position wird als Teil des Multi-Country Resident Coordinator Officer mit Sitz in Fidschi die Länder abdecken, die auf das Mandat des Resident Coordinators ausgerichtet sind.

Die Stelle wird in Fidschi (Suva) angesiedelt sein und unter der Aufsicht des RCO-Teamleiters und in enger Zusammenarbeit mit dem Kommunikationsanalysten und den Koordinationsspezialisten arbeiten.

Länder-Einstellung

Fidschi, eines der größeren Länder des Südpazifiks, hat ein relativ hohes Maß an menschlicher Entwicklung und ist eines der am weitesten entwickelten Wirtschaftsgebiete in der Region. Fidschi wurde 1970 unabhängig. Die multiethnische Bevölkerung, die etwa 900.000 Menschen zählt, wächst aufgrund einer moderat niedrigen Geburtenrate und einer hohen Auswanderungsrate nur langsam. Die Wirtschaft stützt sich in erster Linie auf die Zuckerproduktion und den Tourismus, wird aber immer vielfältiger, wobei das verarbeitende Gewerbe heute ein wichtiger Beschäftigungssektor ist. Die Währungseinheit ist der Fidschi-Dollar.

Fiji comprises of approximately 330 islands, approximately third of which are inhabited. Fiji covers about 1.3 million square kilometers of the South Pacific Ocean. The two major islands are Viti Levu and Vanua Levu. The capital city is Suva and is located on the South-Eastern side of the main island of Viti Levu. Fiji’s population is made up of a mixture of native Melanesian and Polynesian islanders, and a blend of Indian, European, Chinese, Rotuman and Rabi islanders making it a rich and vibrant mix of cultures, sights, sounds and exotic island delicacies. English is spoken widely on the Island and it is the common language of communication although the native indigenous Fijian language is spoken by many as is the Hindi language.

Fiji enjoys a mild and stable climate most of the year, due to the large expanses of open water that surround its islands. The wet season extends from November to April, but rain falls throughout the year. Tropical cyclones can blow up between November and April, although they are rarely dangerous. Fiji enjoys year-round tropical temperatures of between 25-29 degrees with generally high humidity, making it a perfect location for sun-lovers.

Suva, the capital of Fiji, has a population of approximately 141,000, and it is a multiracial and multicultural city. Suva is the largest city in the whole of the region but remains easy-going and friendly. It has reasonably modern facilities including two large hospitals, sporting facilities, restaurants, and supermarkets. Modest accommodation is readily available in Suva, but availability of small apartments is limited; an open mind and flexibility come in handy when looking for housing in Suva. The public transport is quite good: local busses run every day of the week, and taxis are affordable. Public transport is available also for exploring and visiting other parts of the country, which provides plenty of opportunities for outdoor activities and tropical nature.

Fiji along with many other Pacific islands is known for being one of the friendliest nations in the world. It is a unique country and UNRCO is a unique human rights operation. It provides for an interesting and enriching environment, but also requires a mature level of cultural awareness, as well as more stamina and commitment than elsewhere to make life comfortable and affordable. Therefore, flexibility and the ability and willingness to live and work in harsh and potentially hazardous conditions, involving physical hardship and little comfort, are essential.

Bitte senden Sie Ihre JPO-Bewerbung direkt an das Büro Führungskräfte zu Internationalen Organisationen (BFIO) unter Angabe der Chiffre Nr. 2024-1-02 auf dem Bewerbungsbogen

Alle Informationen finden Sie unter www.bfio.de