Logistci Officer

Requisition ID: req50913

Job Title: Logistci Officer

Sector: Supply Chain

Employment Category: Regular

Employment Type: Full-Time

Open to Expatriates: No

Location: Hadjer Hadid, Chad

Work Arrangement:

Job Description

Update 

Contexte

L’International Rescue Committee (IRC) est une organisation humanitaire apolitique, à but non lucratif et non religieux qui fournit une assistance aux réfugiés à travers le monde entier. L’IRC met en œuvre des programmes pour promouvoir les solutions durables chez les personnes déplacées, les réfugiés et les populations hôtes à travers des projets de santé publique, d’assainissement, d’abris, de réhabilitation et d’éducation. L’IRC intervient auprès des réfugiés depuis 1933 et est présent dans 40 pays en Europe, en Afrique, en Asie, ainsi qu’aux Etats Unis, dans le cadre d’un programme d’appui à la réinstallation. L’IRC est une organisation engagée dans la liberté, la dignité humaine et l’autonomie. Cet engagement se traduit par une assistance de qualité à la réinstallation, une aide globale d’urgence, la réhabilitation et le plaidoyer pour les réfugiés.

L’IRC a commencé ses opérations au Tchad en 2004 pour répondre à la crise humanitaire causée par l’afflux de réfugiés du Darfour vers l’Est du Tchad, avec une intervention dans le camp de réfugiés d’Ouré Cassoni situé à 50 Kms d’Amdjarass dans la région du BET.

Depuis Août 2008, IRC assure la gestion des projets santé des camps de réfugiés de Bredjing et Treguine situé à 7 km de Hadjer Hadid dans la région du Ouaddaï. L’assistance aux réfugiés soudanais s’est maintenant étendue à la gestion de dix camps dans l’Est et d’un camp dans l’Ouest avec l’assistance aux réfugiés et aux communautés locales en matière de santé, de nutrition, d’eau, d’hygiène et assainissement.

En 2012, pour répondre à la sécheresse et à l’insécurité alimentaire, l’IRC a étendu sa couverture géographique dans la région du Guéra. L’IRC travaille actuellement dans trois districts de santé, Mongo, Mangalmé et Melfi, et fournit des services de prévention et de traitement de la malnutrition à la population locale.

En mai 2016, IRC a ouvert un bureau dans la région du Lac pour répondre à la crise de Boko Haram. L’IRC met en œuvre des projets d’assistance en matière de santé, de nutrition ainsi que la protection et la réponse aux Violences Basées sur le Genre.

L’IRC Tchad s’engage dans son plan d’action stratégique à continuer à fournir des services humanitaires essentiels en santé, nutrition et protection/VBG tout en améliorant le bien-être économique et en renforçant la résilience des bénéficiaires en particulier des femmes et des filles. L’IRC Tchad continuera à travailler avec et à soutenir étroitement les acteurs étatiques / ministères de tutelle des domaines clés afin que les actions de l’IRC s’intègrent dans les politiques nationales pour assurer une meilleure appropriation des actions entreprises.

Pour le besoin de ses services, IRC cherche à recruter en interne et externe Logistic Officer qui sera affecté à Goz-Beida.

CADRE DE TRAVAIL

Le Logistic Officer doit s’assurer que tout approvisionnement est fait en respectant les procédures et politiques d’approvisionnement de l’organisation et des donateurs, et que la gestion des assets soit faite suivant les SOPs.

RESPONSABILITES SPECIFIQUES

Approvisionnements

• Respecter le code de conduite signé dans le cadre de l’exercice de son rôle d’acheteur ;
• S’assurer que la demande d’achat reçue est passée dans le système en ligne, bien remplie, approuvée en bonne et due forme, conformément à la SOP de demande d’achat ;
• Interroger les règles bailleurs avant de décider quelle procédure utilisée ;
• Créer et traiter une demande de devis (request for quotation ou RFQ) avec une description détaillée de tous les paramètres d’achat selon les SOP établi ;
• S’assurer que les échantillons soient demandés quand les spécificités techniques ne sont pas claires ;
• Rechercher et négocier de façon continuelle, les prix pour obtenir le meilleur rapport qualité/prix auprès des fournisseurs et contrôler la conformité qualitative et quantitative des marchandises proposées par les fournisseurs ;
• Traiter avec les fournisseurs fiables et reconnus qui sont en règle avec l’administration tchadienne afin de protéger les intérêts d’IRC. Eviter systématiquement de traiter avec les commissionnaires et autres intermédiaires ;
• Soumettre l’analyse des offres (BID) au comité de sélection avant d’émettre le bon de commande ou contrat à la signature pour le personnel habilité suivant la matrice d’autorisation de signature ;
• Partager les copies des bons de commande et contrats signés avec les gestionnaires de stocks et suivre avec eux le respect des engagements par le fournisseur du délai de livraison et la qualité ;
• Préparer toute la documentation des approvisionnements et suivre les paiements du fournisseur dans les délais prescrits du lead time et s’assurer que les fournisseurs sont payés à temps ;
• Faire les copies de tous les documents d’achats et les archiver de manière à assurer le suivi et à faciliter les recherches en cas de besoin ;
• S’assurer par une sensibilisation que les fournisseurs ont une connaissance des procédures d’IRC.

Gestion des biens et équipements

• Enregistrer systématiquement dans la base de données du site tous les Assets et leur étiquetage en collaboration avec le manager asset/stock ;
• Assurer le suivi des mouvements des Assets IRC au niveau du site et faire la mise à jour de la base de données des assets à chaque mouvement d’asset suivant les procédures IRC et établir une fiche d’affectation à chaque attribution d’un asset ;
• Réaliser l’inventaire physique trimestrielle des assets avec l’appui du Supply Chain manager ;
• Saisir et mettre à jour quotidiennement les transactions pour toutes les activités sortantes et entrantes dans le système INTEGRA (réception des produits jusqu’à la distribution) ;
• Effectuer le processus de réception et d’inspection des produits dans le système intégra ;
• Effectuer les transferts des stocks entre entrepôts, emplacements ou projets ;
• Recevoir les articles de donation (CIK) dans l’inventaire ;
• Réaliser le journal de décompte et enregistrer les résultats des inventaires (spot check, cyclique et annuel) ;
• Poster toutes les listes de distributions pour impacter les budgets des projets et faire un archivage systématique sur Box de tous les documents de réception et distribution des produits de stock ;
• S’assurer d’utiliser les bonnes dimensions financières dans les journaux de comptabilisation des écarts ;
• Appuyer la finance dans la clôture de la comptabilité mensuelle liées à la gestion des stocks.

Rapportage

• Faire l’état des engagements internes et externes (commitements) et le PRTS chaque fin de semaine et le partager avec le Supply Chain Manager
• Vérifier chaque matin son tableau de bord dans le système en ligne (BVA) pour évaluer le statut de traitement des achats en cours

Divers : Accomplir toutes autres tâches liées sa fonction ou sollicitées par son superviseur. Pour le besoin de ses services, IRC cherche à recruter en interne et externe Logistic Officer qui sera affecté à Goz-Beida.

Qualifications

Education :

• Avoir un Brevet de Technicien Supérieur (BTS) en gestion, en administration ou en Logistique.
  

Expériences :

• Au moins deux (02) ans d’expérience professionnelle dans un poste similaire, de préférence dans une ONG.

Compétences :

• Bonne capacité de négociation
• Connaissance des procédures et pratiques génériques ;
• Maitrise de l’outil informatique et capacité rédactionnelle ;
• Être doté d’un sens de l’organisation, d’un esprit d’équipe et d’une capacité à former les autres.

Connaissance des langues :

• Avoir une bonne connaissance du français parlé et écrit ; et l’Arabe (langue locale dominante du milieu) est nécessaire ;
• Avoir une connaissance de l’anglais est un atout.

Communication de travail :

• Faire preuve d’une grande capacité de travail en équipe et de la communication avec des interlocuteurs divers ; preuve de tact et d’un sens de la discrétion.

Certificats ou Licences : N/A

IRC WAY:

Maintenir une approche positive et proactive envers le travail et la communauté bénéficiaire ;

Respecter tous les règlements d’IRC ;

Promouvoir les valeurs de l’IRC (IRC Way) par un comportement crédible envers les collègues, les partenaires et clients.

Dans sa politique de promotion des femmes au travail, IRC accorde une grande importance au leadership féminin à travers un cadre approprié géré par les Staffs Femmes d’IRC et des avantages alléchants qui leur sont attribués. Il s’agit entre autres :

Les cadres d’échanges et de concertation créés pour améliorer les conditions de la femme au travail et dans son milieu social (Women at Work Group) ;

Le renforcement des capacités à travers le programme de formation COMPASS de 6 mois et dans lequel la priorité est accordée aux Femmes ;

Le soutien et l’appui de toute l’Organisation à travers sa politique en faveur de la réduction des inégalités de Genre ;

Le programme de Mentorat Féminin visant à aider le personnel féminin national à évoluer dans sa carrière et à atteindre son plein potentiel au sein de l’organisation, à tirer parti des opportunités professionnelles.

–Normes de conduite professionnelle : L’IRC et les travailleurs de l’IRC doivent adhérer aux valeurs et principes énoncés dans IRC Way – Standards for Professional Conduct. Il s’agit de l’intégrité, du service, de la responsabilité et de l’égalité et, conformément à ces valeurs, l’IRC applique et fait respecter les politiques relatives à la protection des bénéficiaires contre l’exploitation et les abus, à la protection des enfants, à la lutte contre le harcèlement sur le lieu de travail, à l’intégrité fiscale et à la lutte contre les représailles.

–Égalité des sexes : L’IRC s’est engagé à réduire l’écart entre les sexes dans les postes de direction. Nous offrons des avantages qui permettent aux femmes de participer à la vie active, notamment un congé parental, des protocoles de sécurité tenant compte des spécificités des hommes et des femmes et d’autres avantages et allocations de soutien.

L’IRC est un employeur soucieux de l’égalité des chances. L’IRC examine tous les candidats sur la base du mérite, sans considération de race, de sexe, de couleur, d’origine nationale, de religion, d’orientation sexuelle, d’âge, d’état civil, de statut d’ancien combattant ou de handicap.