Logistics Coordinator en RCA

A propos du rôle

Il s’agit d’un poste de remplacement d’un an, non accompagné, basé à Bangui, avec de fréquents déplacements sur les lieux des projets, avec un salaire de grade 4 de 44.133 à 49.038 euros.

Vous relèverez du directeur des opérations (OD) et assurerez la gestion hiérarchique d’une équipe logistique de 13 personnes basées à Bangui. Vous travaillerez en étroite collaboration avec la directrice des programmes (PD), le contrôleur financier pays (CFC), les coordinateurs de zone (Ombella-M’Poko, et Ouaka & Basse-Kotto), les responsables des bases et de la logistique sur les bases (Bossembélé, Mobaye, Kouango, Grimari), les responsables de programmes et le conseiller en logistique à Dublin,; vous aurez des interactions fréquentes avec les fournisseurs, les services gouvernementaux et d’autres responsables de la logistique au sein d’autres ONGI et du cluster de la logistique.

Nous souhaitons que vous commenciez au plus tard en mai 2024.

Votre rôle: En tant que membre de l’équipe de gestion pays, vous dirigerez la gestion opérationnelle quotidienne de toutes les opérations logistiques du pays (achats, transport/flotte, entrepôts et actifs) et contribuerez à la gestion de la sécurité dans le pays concerné, sous la direction hiérarchique du directeur des opérations. Pour soutenir les équipes de terrain et veiller à ce que les systèmes logistiques soient adaptés au programme et au contexte, vous effectuerez de fréquentes visites de soutien dans les zones du programme et dans de nouvelles zones si nécessaire. Vous travaillerez dans le respect des politiques et procédures opérationnelles de Concern.

Vous serez responsable pour:

Opérations logistiques

Achats :

– Avec le soutien et les conseils du OD, diriger les opérations logistiques de Concern RCA de manière efficace, opportune et efficiente afin de répondre aux objectifs du programme et conformément aux exigences et directives des manuels logistiques de Concern.

– En soutien à l’équipe de direction pays, évaluer et revoir régulièrement les systèmes et procédures de passation de marchés pour s’assurer qu’ils sont adaptés au contexte de la RCA et aux exigences de conformité.

– Veiller à ce que tous les programmes disposent de plans de passation de marchés actualisés et complets.

– Diriger la révision et la mise à jour des plans de passation de marchés en tant que principal outil de coordination/planification entre la passation de marchés et les programmes.

– Mettre en place des systèmes et des contrôles pour garantir la qualité et le rapport qualité-prix des achats d’équipements, de biens et de matériels.

– Assurer la livraison en temps voulu des biens et services des programmes et le transport du personnel.

– Superviser le processus de dédouanement des marchandises importées et veiller à ce que tous les documents nécessaires soient produits pour faciliter le processus.

– Superviser le processus du système de suivi des demandes de fournitures (réviser et consolider), s’assurer qu’il est complété et partagé avec les intéressé·es, tous les titulaires de budget et le personnel logistique sur une base hebdomadaire.

– Établir et suivre les accords-cadres pour les catégories d’articles stratégiques contribuant à l’amélioration de l’efficacité des achats en RCA.

– Établir, développer et gérer les relations avec les fournisseurs locaux et les parties prenantes concernées, le cas échéant, afin de permettre une bonne mise en réseau et une bonne information sur la situation du marché pour l’efficacité des achats de Concern RCA.

– Tenir à jour une base de données des fournisseurs locaux (y compris la liste des fournisseurs préférés) et une liste des prix des biens et services les plus demandés.

Transport :

– Veiller à ce que tous les aspects du programme bénéficient d’un soutien efficace et opportun en matière de transport.

– Veiller à ce que les fiches de contrôle des véhicules et les documents de contrôle des carburants soient remplis en temps utile et avec précision, avec un rapport et un rapprochement mensuels.

– Analyser régulièrement les informations relatives aux transports afin d’informer l’équipe de direction de la situation du parc automobile et de porter toute préoccupation à son attention.

– Réviser les contrats de transport pour s’assurer qu’ils sont conformes aux préoccupations et aux exigences légales avant de les soumettre à l’approbation du CD/OD.

– S’assurer qu’un plan de maintenance des véhicules existe pour tous les véhicules de Concern (motos, 4×4, etc.) et que tous les véhicules et conducteurs sont conformes aux réglementations nationales en matière de transport.

Entreposage / Stock :

– Superviser toutes les installations d’entreposage conformément aux normes et procédures de Concern, en s’assurant que tous les articles sont empilés correctement et peuvent être facilement comptés. Veillez à ce que les entrepôts soient maintenus propres et sécurisés, et que tous les articles endommagés soient signalés et traités conformément aux procédures logistiques existantes de Concern.

– Conseiller et soutenir les équipes de terrain et de programme dans la planification et la gestion des stocks afin de garantir la réalisation des objectifs du programme.

– Superviser le processus du système de suivi des stocks (réviser et consolider), s’assurer qu’il est complété et partagé avec les intéressé.es, tous les titulaires de budget et le personnel logistique sur une base mensuelle.

– Conseiller les équipes de programme et de terrain sur les systèmes de distribution lorsque cela est nécessaire.

Gestion des actifs :

– Tenir à jour un registre centralisé des immobilisations pour la RCA en coordination avec le responsable IT et procéder à des évaluations semestrielles et annuelles ;

– Donner des conseils sur la cession et le remplacement des actifs, le cas échéant.

Gestion de la sécurité

– Aider le directeur des opérations à assurer une gestion efficace de la sécurité, ce qui peut inclure la participation à l’examen du plan de gestion de la sécurité (PGS) de la RCA et des PSO spécifiques, la participation aux réunions de coordination de la sécurité si nécessaire à la demande du OD, et la contribution à l’établissement de procédures claires pour la sécurité du personnel, des biens, des équipements et des locaux de la RCA.

– Diriger le SFG pour le bureau de Bangui, veiller à ce que les procès-verbaux des réunions soient communiqués à temps au OD et que les incidents de sécurité à Bangui soient dûment et rapidement signalés sur le SIRT (Security Incident Reporting Tool) et classés si nécessaire.

Rapports, documentation et gestion du budget :

– Surveiller la mise en œuvre des processus de contrôle et de compte rendu dans les domaines des fonctions logistiques (achats, stocks, actifs et transport) afin de garantir la responsabilité envers les donateurs et les autres parties prenantes concernées.

– Centraliser et consolider les rapports mensuels sur le transport et les stocks pour la RCA (et assurer la visibilité de l’état des stocks conformément aux procédures logistiques existantes de Concern) pour examen par le OD.

– Centraliser et consolider le rapport trimestriel des dons en nature et le partager avec le contrôleur financier du pays après approbation par le OD.

– Veiller à ce que les documents liés à la logistique (processus d’appel d’offres, documents d’achat, contrats d’achat et accords-cadres, contrats de transport, fiches de stock, etc.) soient correctement archivés pour faciliter les contrôles, les révisions et les audits.

– Préparer la trésorerie mensuelle du département logistique de Bangui et la soumettre au OD pour consolidation.

– Gérer les budgets approuvés spécifiques à la fonction logistique selon les limites de la délégation de pouvoir.

Gestion du personnel et renforcement des capacités :

– Contribuer à l’examen périodique des capacités logistiques afin de s’assurer que la RCA maintient sa capacité à répondre aux urgences de la manière la plus efficace et la plus rapide possible.

– Gérer et soutenir efficacement le personnel qui relève de ce poste par le biais d’un plan de renforcement des capacités de l’équipe ainsi qu’un examen semestriel de la performance et de réunions fréquentes en équipe ou en tête-à-tête.

Autre :

– Assister aux réunions régulières du cluster logistique pour assurer une coordination et une mise en œuvre efficaces du soutien au programme.

– Soutenir et contribuer à la mise en œuvre et à l’actualisation de la stratégie de Concern pour la RCA.

– Contribuer aux initiatives de responsabilité organisationnelle, notamment en supervisant le déploiement des engagements de Concern dans le cadre des normes humanitaires de base (CHS).

– Adhérer pleinement aux engagements et aux règles du Code de conduite (CoC) de Concern et aux politiques de sauvegarde qui lui sont associées, y compris le respect de la confidentialité et l’obligation de rendre compte.

– Signaler au responsable concerné toute violation du code de conduite et des politiques de sauvegarde de Concern, ainsi que des politiques de lutte contre la fraude et de dénonciation des abus; il s’agit d’une obligation pour tout le personnel.

– Entreprendre toute autre obligation supplémentaire identifiée par le OD ou CD.

Vos compétences et expériences doivent inclurent:

– Licence dans le domaine concerné (logistique, gestion de la chaîne d’approvisionnement, administration des affaires, etc.)

– Bonne maîtrise des logiciels et services Microsoft 365 Professional

– Au moins 3 ans d’expérience professionnelle avérée dans les systèmes logistiques ou équivalent – distribution, achats/entrepôts, transport, dont au moins 1 an d’expérience dans la coordination logistique

– Expérience de travail dans le secteur humanitaire et dans des situations d’urgence complexes

– Expérience de travail dans des situations d’urgence complexes et capacité à travailler avec d’autres tout en obtenant les résultats escomptés

– Expérience de la gestion du personnel

– Bonnes compétences en matière de communication, c’est-à-dire compétences en matière de conseil/instruction, compétences en matière de réseau, compétences en matière de constitution d’équipes, compétences en matière de formation/renforcement des capacités

– Bonnes compétences en matière de gestion du temps et capacité à réagir de manière positive et constructive à un environnement opérationnel en évolution rapide

– Excellentes compétences en français, à l’oral et à l’écrit, indispensables

– Volonté de se rendre occasionnellement dans des zones rurales éloignées de la capitale et de fonctionner dans des conditions rudimentaires.

– Aptitude à résoudre les problèmes et à travailler de sa propre initiative.

– Bonne compréhension des exigences et des modes de fonctionnement des donateurs institutionnels

Nous aimerions aussi:

– Expérience antérieure dans une fonction similaire

– Capacité à organiser et à hiérarchiser la charge de travail, en faisant preuve d’initiative le cas échéant

– Capacité à faire face au stress, à travailler sous pression et à respecter des délais stricts

– Flexibilité, adaptabilité, sens de l’humour et patience

– Capacité à motiver et à développer les compétences des autres

– Une expérience de travail en RCA ou dans la région d’Afrique centrale serait un atout

– Connaissance des politiques, procédures et normes de Concern Worldwide est un atout

– De bonnes compétences orales et écrites en anglais sont un atout

Toutes les candidatures doivent être soumises via notre site web https://jobs.concern.net avant la date de clôture. Les CV ne doivent pas comporter plus de 4 pages.

Tous les candidats présélectionnés pour un premier entretien seront informés par courrier électronique après la date limite de dépôt des candidatures.

Concern Worldwide est une organisation humanitaire internationale non gouvernementale basée en Irlande qui se consacre à la réduction des souffrances et à l’élimination définitive de l’extrême pauvreté dans les pays les plus pauvres du monde.