Background
Diversity, Equity and Inclusion are core principles at UNDP: we value diversity as an expression of the multiplicity of nations and cultures where we operate, we foster inclusion as a way of ensuring all personnel are empowered to contribute to our mission, and we ensure equity and fairness in all our actions. Taking a ‘leave no one behind’ approach to our diversity efforts means increasing representation of underserved populations. People who identify as belonging to marginalized or excluded populations are strongly encouraged to apply. Learn more about working at UNDP including our values and inspiring stories.
UNDP does not tolerate sexual exploitation and abuse, any kind of harassment, including sexual harassment, and discrimination. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks.
Le Bureau de Coordination des Affaires Humanitaires (OCHA) est un département du Secrétariat des Nations Unies. Il a pour mission de mobiliser et de coordonner l’action humanitaire de façon efficace en partenariat avec les acteurs nationaux et internationaux, de façon à atténuer la souffrance humaine, faire un plaidoyer pour les droits des populations dans le besoin, promouvoir la préparation et la prévention des catastrophes et faciliter la mise en place de solutions durables.
OCHA a egalement pour mandat, la coordination de l’assistance humanitaire dans des contextes d’urgence complexe ou de désastre naturel, en soutien au Coordonnateur Humanitaire des Nations Unies, la dissémination de l’information destinée à la communauté humanitaire, au Gouvernement et aux bailleurs de fonds, ainsi que dans le soutien aux efforts de mobilisation des ressources.
Dans sa structure opérationnelle, le bureau de OCHA comprend des sous-bureaux de terrain ainsi que le bureau national à Bamako où le présent poste est attaché pour des bésoins opérationels.
Duties and Responsibilities
L’assistant de bureau devra démontrer un professionnalisme et une intégrité infaillibles et irréprochables, et la capacité de travailler dans un environnement multiculturel et de respecter la diversité. Il travaillera sous la direction de l’Assistant en Administration et Logistique et accomplira les tâches suivantes :
- Fournir des services généraux de soutien administratif pour aider à assurer le bon fonctionnement de la Section Administration & Logistique.
- Exécuter des fonctions de saisie et d’extraction de données de base sur tableur sur l’entretien des véhicules, la consommation de pièces de rechange, carburants, fournitures de bureau etc.
- Vérifier l’exactitude des calculs simples, des factures, des données, etc.
- Tenir à jour les fichiers (papier et électroniques) et les bases de données de la Section.
- Rassembler des documents et mettre à jour et maintenir des rapports et autres matériels en utilisant des formats électroniques.
- Appuyer les gestionnaires d’actifs dans le cadre de l’exercice d’inventaire physique et de la saisie des données sur système ERP.
- Effectuer diverses tâches administratives (réception des commandes, aide à l’organisation logistique des réunions et ateliers, etc.), y compris la préparation de documents administratifs simples (ordres de mission, demandes de visa de sécurité, etc.).
- Utiliser un logiciel de traitement de texte standard pour produire des documents simples.
- Appuyer les différentes sections dans l’archivage des dossiers.
- Photocopier une variété de documents et autre matériel.
- Utiliser une variété d’équipements de bureau dans l’exécution des fonctions de bureau, ex. photocopieuse, imprimante, scanner, etc.
- Effectuer d’autres tâches de bureau suivant le besoin.
Competencies
- Valeurs et Intégrité :
Le poste requiert une adhésion aux valeurs des Nations-Unies qui sont l’impartialité, l’équité, l’honnêteté et la bonne foi, notamment dans l’activité et le comportement quotidiens.
- Compétences et Professionnalisme :
Les activités du Bureau pays OCHA-Mali portent les affaires humanitaires dans des circonstances critiques. Une attitude fortement professionnelle est exigée à tout moment, de même qu’une capacité à travailler sous pression.
- Planification et organisation :
Le travail d’organisation et de planification est privilégié, ainsi que la possibilité de fixer des priorités et planifier, coordonner et suivre le plan de travail.
- Aptitudes à la communication :
L’une des exigences de ce poste est de disposer de réelles aptitudes d’expression et de communication afin d’obtenir des résultats même dans des circonstances difficiles.
Le poste requiert une collaboration avec ses collègues afin d’atteindre les objectifs fixés et être à l’aise dans un environnement multiculturel.
Required Skills and Experience
Education:
- Niveau Bac exigé.
- Diplôme (BAC + 2) en administration ou logistique est un atout.
- Connaissances en système ERP et tableur exigés.
Experience:
- Avoir au moins trois (3) années d’expérience dans le domaine des transports ou de la logistique au sein des Nations Unies ou organismes internationaux est exigé.
- Avoir plus de cinq (5) années d’expérience dans le domaine des transports ou de la logistique au sein des Nations Unies ou organismes internationaux est un atout.
Langues
- Une bonne connaissance du français et un niveau opérationnel en anglais sont exigés.
Please note that continuance of appointment beyond the initial 12 months is contingent upon the successful completion of a probationary period.
Disclaimer
Under US immigration law, acceptance of a staff position with UNDP, an international organization, may have significant implications for US Permanent Residents. UNDP advises applicants for all professional level posts that they must relinquish their US Permanent Resident status and accept a G-4 visa, or have submitted a valid application for US citizenship prior to commencement of employment.
UNDP is not in a position to provide advice or assistance on applying for US citizenship and therefore applicants are advised to seek the advice of competent immigration lawyers regarding any applications.
Applicant information about UNDP rosters
Note: UNDP reserves the right to select one or more candidates from this vacancy announcement. We may also retain applications and consider candidates applying to this post for other similar positions with UNDP at the same grade level and with similar job description, experience and educational requirements.
Non-discrimination
UNDP has a zero-tolerance policy towards sexual exploitation and misconduct, sexual harassment, and abuse of authority. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks, and will be expected to adhere to these standards and principles.
UNDP is an equal opportunity and inclusive employer that does not discriminate based on race, sex, gender identity, religion, nationality, ethnic origin, sexual orientation, disability, pregnancy, age, language, social origin or other status.
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