Officer chargé du soutien aux opérations – Logistique et systèmes Mission au Tchad

A propos du poste : Il s’agit d’un nouveau poste volontaire de 12 mois, en position non accompagné basé à N’Djamena, au Tchad, avec des déplacements dans les zones d’opération de Concern dans les provinces du Sila, Lac et Ouaddai. Vous recevrez une allocation annuelle de 12,329 euros.

Vous serez rattaché hiérarchiquement à directrice des opérations et travaillerez en étroite collaboration avec le coordinateur logistique, les chefs de base, les coordinateurs de zone, le responsable des ressources humaines et de l’administration, le conseiller régional en logistique, le personnel logistique, finance et ressources humains et du personnel du programme, le cas échéant.

Nous aimerions que vous commenciez le 01 mai 2024.

Votre objectif : Le/la officer chargé du soutien aux opérations soutiendra le directeur des opérations dans les tâches liées à la logistique pour les programmes d’urgence et de développement de Concern au Tchad, en se concentrant en particulier sur le soutien de la conformité avec les systèmes et le renforcement de la capacité du personnel. Il/elle participera également à d’autres tâches liées aux systèmes en collaboration avec les RH, l’administration, l’informatique et la préparation à la sécurité. Il/elle recevra une formation et un accompagnement sur le terrain, et sera censé(e) transmettre certaines de ces connaissances et compétences à d’autres membres du personnel.

Les principales tâches sont les suivantes, sans toutefois s’y limiter

Gestion de la chaîne d’approvisionnement :

• Soutenir le coordinateur logistique et les gestionnaires de base dans le suivi des commandes de projets, y compris le suivi interzonal par le biais de l’outil de suivi des achats.
• Soutenir l’exécution des procédures de passation de marchés de manière efficace en termes de coûts et de délais, conformément aux politiques et aux orientations de Concern.
• Effectuer régulièrement des contrôles ponctuels et des évaluations de la documentation et des processus d’approvisionnement afin de garantir la conformité avec les procédures de Concern et des donateurs.
• Soutenir les processus de dédouanement.
• Assister le personnel logistique dans la préparation des appels d’offres et l’élaboration des contrats-cadres.
• Informer l’ensemble du personnel sur le système de la chaîne d’approvisionnement et les contraintes qui y sont liées.
• Veiller à ce que la base de données des fournisseurs soit régulièrement mise à jour.
• Organiser l’évaluation des fournisseurs lorsque cela est nécessaire
• Participer aux réunions du comité d’achat

Gestion des entrepôts :

• Apporter un soutien à la gestion de l’entrepôt conformément aux lignes directrices de Concern.
• Soutenir une gestion efficace des stocks et veiller à la disponibilité des données de gestion de l’offre et des registres de stocks.
• Soutenir la sécurité des stocks par la mise en œuvre de contrôles efficaces.
• S’assurer que la documentation de l’entrepôt est correctement comprise et utilisée.
• Soutien au renforcement des capacités du personnel et des processus de gestion des entrepôts.
• Documenter et rendre compte de tout écart de stock afin de soutenir l’enquête et la résolution de tout problème potentiel.
• Participer à l’inventaire des stocks

Transport (Fleet):

• Aider les différents gestionnaires de flotte/transport à s’assurer que les travaux d’entretien sont correctement documentés (dossiers d’entretien correctement classés, besoins d’entretien régulièrement mis à jour et partagés avec le coordinateur logistique).
• Soutenir les différents gestionnaires de flotte/transport dans le suivi de la maintenance effectuée sur les véhicules Concern par les prestataires de services externes et le garage Concern.
• Créer une base de données des pièces utilisées par Concern Chad. Étudier la maintenance et les réparations sur la mission afin d’améliorer le suivi et l’efficacité.
• Proposer des initiatives d’écologisation du parc automobile
• Aider le directeur des opérations à recueillir des données pour les audits de l’empreinte carbone.
• Assurer la liaison avec le coordinateur logistique en veillant à ce que chaque véhicule utilisé par le personnel de Concern dispose d’une trousse de premiers secours appropriée.
• Assurer la liaison avec le directeur des opérations pour trouver et programmer des cours de premiers secours de base et des cours de recyclage pour les chauffeurs.

Intervention d’urgence :

• Soutenir le coordinateur logistique dans l’établissement d’accords-cadres avec les fournisseurs d’équipements nécessaires pour soutenir une intervention d’urgence.
• Soutenir la mise en place et le maintien d’un stock d’urgence pour les interventions d’urgence dans chaque lieu.
• Soutenir la préparation des plans d’activités de distribution en collaboration avec les départements du programme.
• Contribuer à l’expédition et à la réception des marchandises en temps voulu, selon les besoins.
• S’assurer que la documentation relative au rapprochement en fin de distribution est comprise, et correctement remplie.

Communication et formation:

• Contribuer à l’organisation de la maintenance régulière des équipements de communication en collaboration avec le directeur des opérations et le responsable informatique.
• Organiser des formations pour le personnel sur l’utilisation du matériel de communication et les protocoles de communication.
• Aide à l’intégration du nouveau personnel
• Contribuer à l’élaboration de formations et à l’évaluation du personnel
• Se rendre sur le terrain pour organiser des sessions du coaching sur les systèmes, par exemple sur la logistique, l’approvisionnement, le transport, etc.

Redevabilité :

• Contribuer aux initiatives de responsabilisation de l’organisation, notamment en supervisant la mise en œuvre des engagements de Concern dans le cadre des normes humanitaires fondamentales (CHS).
• Adhérer pleinement aux engagements et aux règles du code de conduite de Concern et des trois politiques associées : la politique de protection des participants au programme (P4), la politique de sauvegarde des enfants et la politique de lutte contre la traite des êtres humains, y compris le respect de la confidentialité.

Redevabilité

Conformément aux engagements pris par Concern dans le cadre des normes humanitaires fondamentales (Core Humanitarian Standards, CHS) :

• collaborer avec les collègues concernés pour veiller à ce que le mécanisme de feedback et de réponse aux plaintes (Feedback and Complaints Response Mechanism, FCRM) soit fonctionnel et accessible, que les retours d’information et les plaintes soient bien accueillies et traitées ;
• collaborer avec les collègues concernés pour veiller à ce que les informations relatives aux FCRM, à la protection et au comportement attendu du personnel soient diffusées parmi les participants au programme et les communautés.

Autre :

• Assister la directrice des opérations et le responsable des technologies de l’information (IT) pour la vérification des actifs.
• Soutenir la directrice des opérations pour tout plan de cession d’actifs
• Assumer d’autres tâches connexes raisonnablement exigées par le supérieur hiérarchique ou la Directrice du Pays.

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