El Consejo Danés para Refugiados (DRC por sus siglas en inglés) es una de las principales ONG humanitarias del mundo, que trabaja en más de 40 países para proporcionar asistencia adecuada con un enfoque basado en derechos para los refugiados, solicitantes de asilo, los desplazados internos, repatriados y migrantes. DRC ha estado presente en Colombia desde 2011, pero 2018 amplía sus operaciones en respuesta a la crisis venezolana. Actualmente DRC Colombia implementa una respuesta humanitaria centrada protección para refugiados y migrantes venezolanos y colombianos retornados en ciudades de Colombia como Riohacha, Barranquilla y Bogotá, actualmente también incorpora actividades en Nariño y en Norte de Santander.
Propósito general del cargo
El Oficial de Cadena de Abastecimiento y compras es responsable de todas las adquisiciones de bienes y servicios, almacenamiento, transporte de bienes y personas, gestión de flota terrestre y fluvial, gestión de activos e inventario de la organización y de la logística general para la base de Nariño, de conformidad con el marco interno de Danish Refugee Council – DRC y las regulaciones determinadas por los donantes.
Responsabilidades:
Adquisiciones y Administración:
- Asegurar el cumplimiento de los procesos de compra requeridos para el adecuado funcionamiento de las operaciones de DRC en la oficina de Barbacoas y municipios de intervención de la base de Nariño.
- Validar la integridad documental de los procesos de compra según los requerimientos de los donantes.
- Generar seguimiento y trazabilidad de las solicitudes de compra, gestionando las ordenes de requisición y seguir el proceso de aprobación de pago para las solicitudes de compras según los procedimientos de DRC.
- Notificar oportunamente a finanzas los procesos de adquisición y compras completados para que sean gestionados los pagos oportunamente.
- Liderar el proceso de selección de proveedores según los procedimientos de DRC: Coordinar, en conjunto con los asistentes de Supply Chain, la actualización, renovación y correcto registro de proveedores en las bases de datos correspondiente, así como su cumplimiento con los requerimientos legales en Colombia para ser elegibles a contrataciones.
- Promover y/o propiciar la creación de acuerdos marco para la base de Nariño, así como ser garante de los procesos de creación de PA que se implementen para la base.
- Preparar y gestionar los procesos de licitación.
- Garantizar la correcta implementación de los Procurement Plan de los proyectos que se manejen en la base.
- Acompañar los equipos de programa en la planificación de las necesidades de compra y logística.
- Mantener seguimiento de los indicadores ERP (DRC Dynamics).
- Actualizar y dar seguimiento a los convenios marcos con proveedores utilizando la plataforma Dynamics.
- Apoyar a la organización en ejecución de auditorías externas, internas y solicitud de información de donantes.
Logística:
- Organizar los requerimientos logísticos y programáticos de tal manera que las misiones se lleven adecuadamente y cumplan con los objetivos socializados en los briefing de misión.
- Identificar y proponer soluciones a retos logísticos que se afronten en la ejecución de las operaciones de la base de Nariño, tanto en actividades de oficina como actividades de terreno.
- Supervisar las notas de bienes recibidos, notas de entrega, listas de empaque, y asegurar la entrega oportuna de los elementos solicitados según el proceso de adquisición correspondiente.
- Asegurar el mantenimiento de la oficina, a través de las cotizaciones de proveedores y el seguimiento a las actividades establecidas.
- Coordinar la gestión de entrega de materiales, elementos y activos de la organización.
- Coordinar el movimiento de carga y transporte desde la bodega hasta los sitios de intervención de los proyectos.
- Asegurar el transporte de los funcionarios de DDG, transporte de elementos (carpas, herramientas, acomodación, suministros, etc.).
- Producción de informes mensuales sobre los movimientos de flota de vehículos y lanchas de la base.
- Realizar controles para el uso correcto, mantenimiento y estado de la flota, incluyendo la revisión física/mecánica de los vehículos, a través de los procesos determinados.
- Asegurar el cumplimiento de los manuales de operaciones de Cadena de Abastecimiento de DRC en todos los procesos asociados a compras, logística y transporte.
- Supervisar y controlar la bodega logística (revisión, rotación y estado de inventarios).
- Apoyar todas las tareas no especificadas y espontáneas con relación a la gestión logística para dar cumplimiento a algún evento de la Organización.
Gestión de activos fijos, muebles y enseres e insumos
- Controlar, registrar y dar seguimiento a los activos fijos de la base.
- Controlar, registrar y dar seguimiento a los muebles y enseres de la base.
- Controlar, registrar y dar seguimiento a la visibilidad de la base.
- Controlar, registrar y dar seguimiento de los insumos de papelería, aseo y cafetería de la base.
- Registrar la asignación de activos, muebles y enseres y visibilidad de la base.
- Realizar los inventarios y llevar el control detallado.
- Preparar y registrar la documentación de donaciones.
- Administrar y controlar la bodega.
Gestión de flota
- Asegurar el cumplimiento de los procesos de gestión de flota de DRC para la base.
- Garantizar la disponibilidad de los vehículos para las operaciones de programa.
- Coordinar las revisiones periódicas y mantenimiento de los vehículos y lanchas.
- Coordinar la oportuna realización de la revisión técnico-mecánica para los vehículos
- Asegurar que los vehículos cuenten con pólizas SOAT vigentes, extintores con fecha de revisión inferior a un año, equipo de carretera completo y botiquines con insumos no vencidos.
- Mantener actualizado el registro de conductores habilitados, licencias de conducción
- Dar respuesta oportuna a las necesidades de reparación y/o reposición de partes de los Vehículos y lanchas.
- Mantener seguimiento al registro de los GPS instalados para la flota.
- Controlar el uso y consumo del combustible de la flota de la oficina local.
- Realizar inducción, capacitación, seguimiento y retroalimentación al equipo de conductores
Seguridad
- Coordinar una respuesta oportuna y efectiva de los accidentes de tránsito que involucren la flota de DRC.
- Acompañar los procesos de reclamación de terceros afectados en accidentes de tránsito con la flota de DRC.
- Realizar seguimiento de los Incidentes y accidentes que involucren la flota.
- Recepcionar y registrar los reportes de seguimiento de los equipos en terreno y/o de los conductores en tránsito intermunicipal e inter-veredal.
Otros
- Apoyar en las capacitaciones de nuevos integrantes en la utilización de la Plataforma Dynamics.
- Participar en las reuniones de seguimiento de la oficina nacional.
- Participar en las reuniones del área de soporte.
- Realizar inducción, capacitación, seguimiento y retroalimentación al equipo de asistentes de Supply Chain.
- Realizar inducción, capacitación, seguimiento y retroalimentación al auxiliar de limpieza
- Las demás asignadas por el Gerente de Área y el Líder de Equipo de Soporte, de acuerdo con las necesidades programáticas de la base.
Seguridad y Salud en el Trabajo
- Procurar el cuidado integral de su salud.
- Participar activamente en la conformación del COPASST – Comité de Convivencia Laboral –Brigadas de emergencia, así como las actividades que los mismos realicen.
- Cumplir con las normas reglamentos e instrucciones del SG SST.
- Informar oportunamente de los peligros y riesgos latentes con su sitio de trabajo.
- Asistir a las capacitaciones en SST definidas por el programa de capacitación del SG-SST.
- Velar por el mantenimiento del orden y aseo de su puesto y área de trabajo.
- Suministrar información clara, veraz y completa sobre su estado de salud.
- Reportar inmediatamente al área de SST y su jefe inmediato los accidentes de trabajo que se presenten, incidentes (casi Accidentes) y enfermedades diagnosticadas como laborales.
- Reportar al jefe inmediato la necesidad de tomar acciones correctivas o preventivas, que correspondan ante no conformidades reales o potenciales del proceso al cual pertenece.
- Participar en las actividades de capacitación, simulacros y las que sean programadas desde seguridad y salud en el trabajo
- Participar y contribuir con el cumplimiento de la política y los objetivos del SG-SST.
Requisitos en términos de Experiencia:
- Mínimo 2 años de experiencia en logística humanitaria, adquisiciones, transporte y distribución, almacenamiento y gestión de stocks.
- Buena comprensión de las normas y regulaciones de adquisiciones de los principales donantes internacionales
- Máximo nivel de respeto e integridad en el trato con proveedores
- Capacidades analíticas
- Orientación a la resolución de problemas
- Capacidad de trabajo bajo incertidumbre
- Excelentes habilidades ofimáticas
Educación:
- Título Universitario pertinente en logística y / o gestión de la cadena de suministro o cualificación profesional equivalente.
Idiomas
- Buen conocimiento del Ingles escrito y hablado (deseable).
Todas las funciones de DRC requieren que el titular domine las competencias básicas de DRC:
• Lograr la excelencia: centrarse en alcanzar resultados y garantizar procesos eficientes
• Colaboración: involucrar a las partes relevantes y alentar la retroalimentación
• Tomar la iniciativa: tomar posesión e iniciativa mientras se busca la innovación
• Comunicar: escuchar y hablar con eficacia y honestidad
• Demostración de integridad: actuar de acuerdo con la visión y los valores de DRC
Ofrecemos:
• La oportunidad de pertenecer a una de las mejores ONG’s a nivel mundial.
• Acceso a más de 1,000 capacitaciones y certificados en línea gratuita.
• Medicina prepagada, cubrimiento del 100% de la póliza para el empleado y precio especial para
beneficiarios.
• Contrato nacional a término fijo a 5 meses con todas las prestaciones de ley posibilidad, con posibilidad
de renovación de contrato de acuerdo con desempeño y disponibilidad de fondos.
• Salario iniciando en $ 3.341.000 según experiencia y competencias del candidato.
• Fecha de inicio: Junio 2024
• Salario y condiciones de acuerdo con los términos de empleo en Colombia.
Proceso de solicitud
Todos los solicitantes deben subir únicamente una carta de presentación (1 página) y una hoja de vida
actualizada (que no supere las 3 páginas) no se reciben más soportes por este medio.
Fecha de cierre de solicitudes: 13 de Mayo de 2024 a las 11:59 am Hora Local.