Oficial de logística Urabá (APARTADÓ) Procesos Logísticos Exp. ONG

Objetivo del Rol:

Brinda apoyo logístico, administrativo y de adquisiciones al equipo y los colegas del programa de Colombia, según sea necesario. Este puesto sirve como punto focal de logística para la oficina del programa. Con el Liderazgo del Gerente Regional de Programas, el Oficial de Logística apoya la implementación de los programas desde aspecto logístico por lo cual trabaja de manera articulada con el Coordinador del Programa de Salud y el Coordinador Financiero y Administrativo Regional.

Responsabilidades

Gestión de Compras:

• Responsable del correcto diligenciamiento de: Solicitudes de compra, Análisis de cotizaciones, Órdenes de Compra, Notas de Bienes Recibidos y Documentos de Pago, establecidos en el FOM 13 y los SOP de compras en Colombia.
• Responsable de la recolección y elaboración de cotizaciones e investigación de nuevos proveedores de bienes y servicios, y trabajar con el Gerente de Operaciones y Soporte y Gerentes de Programas, analizando cotizaciones y haciendo recomendaciones en un proceso de licitación competitivo
• Es el responsable del manejo de la caja menor de la locación y dar cumplimientos a las políticas de su manejo.
• Trabajar para crear, mantener y hacer crecer proactivamente las bases de datos de proveedores y contratos, anticipándose a las necesidades comerciales nuevas y emergentes. Mantener las relaciones con los proveedores y gestionar el desempeño de los proveedores en los contratos clave
• Trabajar con el Gerente de Operaciones, para recibir y analizar los cuestionarios de proveedores, identificando y escalando cualquier área de riesgo crítico para el negocio.
• Responsable de preparar y mantener los documentos de compra y archivarlos con un alto nivel que sea suficiente para cualquier requisito de auditoría futuro o consultas posteriores, especialmente ProPacks y documentos de seguimiento de compras.
• Trabajar con el Gerente de Programa y Coordinadores del Programa de Salud para crear y mantener un plan de compras actualizado y preciso para planeación, informes y auditorías.
• Trabajar con las partes interesadas internas y externas para determinar las necesidades de adquisiciones, la calidad y especificaciones y los requisitos de entrega, e impulsar mejores prácticas de valor por dinero e integridad en adquisiciones.
• Apoyar al Gerente de Programas con la planificación de adquisiciones, seguimiento (plan de compras) y otros proyectos asignados con la orientación técnica del Gerente de Operaciones y Soporte.
• Gestionar el desarrollo, implementación y seguimiento de acuerdos marco con proveedores específicos.
• Apoyar a los colegas para que comprendan y cumplan con el FOM y los SOP relacionados con los planes de compra.
• Trabajar con el Gerente de Operaciones, para establecer y monitorear los términos y condiciones de los contratos que vaya a suscribir Medical Teams en la oficina regional.

Gestión de Inventarios:

• Responsable de la gestión de existencias y almacenes en la locación.
• Responsable de la correcta gestión de formatos establecidos en el FOM14
• Responsable del envío mensual de informe de stock al gerente de operaciones y soporte y al Gerente de Programa.
• Contribuir a la solicitud mensual del presupuesto requerido para el área logística.
• Responsable del seguimiento de los equipos y activos en la locación.
• Mantener actualizada la información correspondiente en bases de datos de inventarios y documentos
• Administrar los proveedores y procesos de transporte para la oficina, lo que incluye garantizar el cumplimiento de la política de transporte y todos los protocolos de seguridad.
• Responsable de que todos los activos estén etiquetados, almacenados y rastreados utilizando plantillas establecidas para la gestión de activos.

Logística y seguridad:

• Comprobar que el checklist de seguridad se complemente para cada visita a terreno
• Compartir con el coordinador de seguridad, alertas, situaciones, o eventualidades que puedan comprometer las actividades de MTI
• Realizar el checklist de seguridad para los vehículos que movilizan staff de MTI
• Responsable de la correcta identificación con logos de la organización, a los vehículos que nos presten su servicio para las actividades.

Instalaciones:

• Revisar periódicamente las fechas de vencimiento de elementos como el botiquín, el extintor, así como revisar si los detectores de humo y CO2 están en funcionamiento.
• Si aplica, comprobar que el sistema de seguridad de la oficina (alarma, Cámara, etc.) está funcionando.
• Atender las necesidades de las instalaciones en la ubicación, desarrollar y mantener relaciones de trabajo constructivas y cooperativas con todos los colegas de Medical Teams International.
• Trabajar con el Gerente de Operaciones, para establecer y negociar los términos y condiciones de los contratos que vaya a suscribir Medical Teams en la oficina regional.
• Atender las necesidades de las instalaciones en la ubicación, desarrollar y mantener relaciones de trabajo constructivas y cooperativas con todos los colegas de Medical Teams International.

Cupones:

• Apoyo en el estudio de mercado de productos para cupones, para poder establecer el valor de los insumos en cada ciudad.
• Apoyar el proceso de selección de proveedores más adecuados para MTI, pasando por la caracterización, identificación y evaluación de los mismos en las zonas requeridas de cada ciudad.
• Apoyar los procesos de Contratación con proveedores para cupones, incluyendo la recolección de documentos, generación de contratos, otrosí y generación de seguimiento contractual con los proveedores seleccionados.

Otras obligaciones:

• Cumplir y mantener el conocimiento de las reglas, la legislación, los reglamentos, los estándares y las mejores prácticas aplicables, incluidos los requisitos de financiación de los donantes institucionales.
• Responder a consultas y solicitudes de asesoramiento de rutina de manera oportuna y coherente.
• Apoyar la protección de los participantes del programa y los empleados mediante la promoción de un entorno de conciencia y el cumplimiento de las disposiciones del código de conducta de las políticas de protección de Medical Teams contra la explotación y el abuso sexual, protección de niños y adultos vulnerables y políticas laborales libres de acoso. Apoyarse del equipo de voluntarios de cada locación siempre que sea posible.
• Deberes adicionales asignados por el Gerente de Programa y / o el Gerente de Operaciones y Soporte.
• Apoyar la protección de los participantes y empleados del programa mediante la promoción de un ambiente de conciencia y la defensa de las disposiciones del código de conducta de Protección de Medical Teams contra la Explotación y el Abuso Sexual, la protección de Niños y Adultos Vulnerables y las políticas de lugar de trabajo libres de acoso. Los titulares permanecerán alertas y receptivos a cualquier riesgo de protección de niños y adultos, adquirirán conocimientos y habilidades relevantes que le permitirán promover prácticas de protección sólidas, comprender la política y los procedimientos de protección de niños y adultos, y comportarse de manera consistente con la Protección.

Educación:

• Profesional en administración de empresas, ingeniería Industrial y/o Tecnólogo en logística, cadena de suministros, Administración de negocios u otras carreras afines.

Experiencia:

• Mínimo 2 años de experiencia trabajando en logística, preferiblemente con una ONG o una organización sin fines de lucro relacionada con la salud
• La experiencia de trabajar con donantes institucionales (ONU, USAID, etc.) es una ventaja adicional
• Experiencia en gestión de proveedores, acuerdos marco y procesos de compras.

Conocimiento:

• Conocimientos básicos y experiencia de trabajo en una Función de Compras, desarrollando, apoyando, manteniendo procesos y sistemas.
• Conocimientos básicos y experiencia de otras funciones de logística, incluida la gestión de flotas, inventarios y activos, que respaldan y mantienen procesos y sistemas.
• Conocimiento de cómo operar un proceso de licitación y vincularlo a los sistemas financieros organizacionales.
• Conocimiento de cómo gestionar eficazmente una cadena de suministro.
• Un buen conocimiento de los procesos de licitación competitiva.
• Conocimiento de las prácticas de gestión de existencia.
• El conocimiento básico de la planificación de flotas y viajes es una ventaja adicional.
• El conocimiento práctico del inglés es una ventaja adicional.

Habilidades:

• Habilidades interpersonales y sólidas habilidades de comunicación, tanto verbalmente como por escrito, con la capacidad de ser un oyente activo.
• El dominio de las aplicaciones de Microsoft Office es esencial: aptitud demostrable con Excel
• Habilidades matemáticas y razonamiento.
• Habilidades de negociación demostrables y capaces de identificar impulsores de valor en diferentes tipos de adquisiciones.
• Habilidades organizativas y de gestión del tiempo.
• Priorice de manera efectiva las solicitudes de soporte de los departamentos internos y de los clientes / solicitantes externos y responda en consecuencia
• Identifique los problemas temprano y comuníquese de manera efectiva
• Capaz de adaptar las estrategias de negociación para hacer frente a nuevas circunstancias o problemas que surjan.
• Experiencia trabajando para una empresa internacional, incluida la sensibilidad intercultural, y para comprender las implicaciones de la organización internacional en los procesos y resultados de adquisiciones.
• Buen juicio y capacidad para formular decisiones.

Competencias

• Capacidad para trabajar como parte de un equipo de alto rendimiento y para apoyar proactivamente al equipo para que sea más efectivo y productivo.
• Orientación al detalle.
• priorización de tareas y carga de trabajo de manera efectiva
• Planifique y programe su propio trabajo, destacando los períodos ocupados previsibles
• Manejo de la confidencialidad
• Entender cuándo los problemas pueden tratarse directamente o deben derivarse al Gerente de Operaciones.
• Demostrar los valores de profesionalismo, objetividad, resolución de problemas y fuerte apoyo al cliente.