Operations- und HR Manager (m/f/d)

Zur Verstärkung unseres Team suchen wir eine*n:
Operations- und HR Manager*in (m/w/d) in Teilzeit (16 Std. pro Woche), ab 01.06.2024 in Berlin Neukölln, befristet auf 1 Jahr mit Möglichkeit zur Verlängerung. Eine Erhöhung der Stundenzahl ist je nach Förderlage gewünscht.

Arbeitsort: Der Arbeitsplatz ist das Hauptbüro von Give Something Back to Berlin in der Lenaustraße 4, 12047 Neukölln, Berlin. Teilweise-Homeoffice ist möglich.

Vertragsart: Anstellungsvertrag, befristet auf 1 Jahr mit der Möglichkeit zur Verlängerung

Deine Aufgaben:

• Verantwortung für die vorbereitende Finanzbuchhaltung, die Abwicklung des Zahlungsverkehrs, Auslagenabrechnungen, Rechnungsstellung und Mittelabrufe
• Verantwortung für den Versand der Spendenbescheinigungen an unsere Spender*innen
• Zuarbeit bei allen Fördermittelschritten: Erstellung von Unterlagen für unsere Fördermittelgeber, Aufbereitung von Informationen in zuwendungsspezifischen Fachanwendungen, Kontrolle von Abrechnungen, Begleitung von Prüfungen durch Zuwendungsgeber, Anfertigung von Verwendungsnachweisen
• Vorbereitende Lohnbuchhaltung, Pflege der Personalakten, Übersicht der Arbeitszeit-, Urlaubs- und Überstundenkonten und Krankmeldungen
• Onboardings von neuen Mitarbeitenden
• Betreuung der Angestellten in Personalangelegenheiten, u.a steuerliche Rückfragen
• Organisieren von internen Trainings, Teamevents und dergleichen
• Erstellung von Verträgen, Vereinbarungen, Zeugnissen und Bescheiden und nach Bedarf Dokumentvorlagen
• Unterstützung bei der Erstellung und Ausbauen von internen HR-Richtlinien
• Office Management: Inventur, Sicherstellung der Aktualität der Gesundheits- und Sicherheitsmaßnahmen und Datenschutzmaßnahmen

Dein Profil:

• Ein für die Position relevantes Studium oder Ausbildung bzw. vergleichbare Qualifikation mit entsprechend relevanter Berufserfahrung
• Mehrjährige relevante kaufmännische Berufserfahrung mit Erfahrung im Fördermittelmanagement einer NGO/Social Business sind von Vorteil
• Vertrauter Umgang in der Zusammenarbeit mit Zuwendungsgebern
• Teamplayer mit hervorragender Kommunikationskompetenz, starke Organisations- und Koordinationsfähigkeiten, proaktive, innovative, strukturierte und akkurate Arbeitsweise
• Interkulturelle Kompetenz, situationsbezogene Durchsetzungsstärke und Kommunikationsstärke
• Freundliche und zugängliche Art und Bereitschaft, Finanzen und Verwaltung auch für Nicht-Finanzleute verständlich zu machen
• Vorkenntnisse im Arbeitsrecht und Datenschutz sind von Vorteil
• Kenntnisse in der Arbeit mit Google Drive und DATEV
• erwünscht sind erste Erfahrung in der Verwaltung von staatlich geförderten Drittmittelprojekten (z.B. Mittelabrufe, Reporting)
• Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse

Unser Angebot:

• Einen Arbeitsplatz mit einem abwechslungsreichen, breit gefächerten Aufgabenspektrum
• Ein sympathisches, sehr engagiertes Team
• Eine moderne interne Kommunikationsstruktur mit schnellen Abstimmungswegen, die dank Chat, cloudbasiertem Dokumentenmanagement und Videokonferenzen auch auf Distanz hervorragend funktioniert
• Ein konkurrenzfähiges Gehalt auf NGO-Niveau
• 28 Urlaubstage pro Jahr (bei einer 5-Tage-Woche)
• Extra freier Tag für dich an deinem Geburtstag
• Flexible und familienfreundliche Arbeitszeiten und Homeoffice-Möglichkeiten
• Einen mit öffentlichen Verkehrsmitteln gut erreichbaren Arbeitsplatz in Berlin Neukölln

Leider können wir für diese Stelle keine Visa sponsorn.

Über die Organisation und den Arbeitsplatz

Give Something Back to Berlin (GSBTB) bringt neue und alteingesessene Berliner*innen durch ehrenamtliches Engagement, Bildung und ein soziales Netzwerk zusammen. Mit unserer Gemeinschaft aus Migrant*innen, Geflüchteten und Einheimischen fördert GSBTB den sozialen Zusammenhalt und Zugehörigkeit, indem wir Menschen unterschiedlicher Herkunft zur Mitgestaltung und zum gemeinsamen Lernen ermutigen. Unsere Arbeit geht über die derzeitigen Integrationsmodelle hinaus und ermöglicht es Neuankömmlingen, ihr volles Potenzial zu entfalten und schneller aktiv an der Gesellschaft teilzunehmen. So verändern wir gemeinsam das kulturelle und soziale Leben Berlins. Unsere Arbeit hat uns 12 nationale und internationale Auszeichnungen eingebracht und Spitzenuniversitäten aus der ganzen Welt haben GSBTB als Best Practice Beispiel im Rahmen ihrer Lehrpläne aufgenommen.

Das GSBTB-Büro befindet sich im Refugio Berlin, einem Co-Living-Space, in dem 35 neue und alteingesessene Berliner*innen zusammen in Neukölln leben und arbeiten.

Wir begrüßen insbesondere Bewerbungen von Menschen mit Migrations- und Fluchtgeschichte sowie von BIPoC. Wir freuen uns über Deine Bewerbung mit Motivationsschreiben und Lebenslauf bis zum 19.05.2024 in einem PDF-Dokument mit dem Betreff „Verwaltung- und HR Manager*in”.  

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