Pharmacien.ne Pays – République Centrafricaine (RCA) – H/F

PRÉSENTATION ALIMA

L’ESPRIT ALIMA : La raison d’être d’ALIMA est de sauver des vies et de soigner les populations les plus vulnérables, sans aucune discrimination identitaire, religieuse ou politique, à travers des actions basées sur la proximité, l’innovation et l’alliance d’organisations et d’individus. Nous agissons avec humanisme, impartialité et dans le respect de l’éthique médicale universelle. Pour accéder aux patients et aux patientes, nous nous engageons à intervenir de façon neutre et indépendante.

SOIGNER – INNOVER – ENSEMBLE : Depuis sa création en 2009, ALIMA a soigné plus de 10 million de patients, et déploie aujourd’hui ses opérations dans 12 pays d’Afrique. En 2022, nous avons développé plus de 60 projets de réponse médicale humanitaire pour répondre aux besoins de populations touchées par les conflits, les épidémies et l’extrême pauvreté. L’ensemble de ces projets se font en appui aux autorités sanitaires nationales à travers près de 511 structures de santé (dont 47 hôpitaux et 464 centres de santé). Nous travaillons en partenariat, notamment avec des ONGs locales, dès que cela est possible afin d’améliorer l’accès et le transfert de compétences qui assure la pérennité de nos actions à nos patients. Par ailleurs, pour améliorer la réponse humanitaire, nous menons des projets de recherches opérationnelles et cliniques, notamment pour lutter contre la malnutrition et les fièvres hémorragiques virales.

L’ÉQUIPE ALIMA : Plus, de 2 000 personnes œuvrent actuellement pour ALIMA. Les équipes terrain, au plus proche des patients, reçoivent leur support des équipes de coordination généralement basées en capitale des pays d’intervention. Celles-ci reçoivent le support des 4 équipes desk et de l’équipe du service urgences et ouvertures basées au siège opérationnel de Dakar, Sénégal. Les équipes de Paris et New-York travaillent activement à la collecte de fonds ainsi qu’à la représentation d’ALIMA. Le reste de la Galaxie ALIMA comprend des individus et des équipes partenaires qui travaillent pour le compte d’autres organisations telles que les ONGs médicales BEFEN, ALERTE Santé, SOS Médecins, KEOOGO, AMCP-SP, DEMTOU-Humanitaire, les organismes de recherche PAC-CI, Inserm, les Universités de Bordeaux ou de Copenhague et bien d’autres.

NOS PAYS D’INTERVENTIONS : Burkina Faso, Cameroun, Guinée, Mali, Mauritanie, Niger, Nigeria, République Centrafricaine, République Démocratique du Congo, Soudan, Tchad, Ethiopie, Haïti.

NOS THÉMATIQUES PROJET : Malnutrition, Santé Maternelle, Santé Primaire, Pédiatrie, Paludisme, Épidémies (Ebola, Choléra, Rougeole, Coronavirus, Fièvre de Lassa), Recherche, Hospitalisation, Urgences, Violences Basées sur le Genre, vaccinations, santé mentale, …

LIEU DU POSTE : Le poste est basé en République Centrafricaine (RCA).

PROTECTION DES BÉNÉFICIAIRES ET DES MEMBRES DE LA COMMUNAUTÉ

Niveau 3 : Dans le cadre de ses fonctions, le ou la titulaire du poste sera amené·e à visiter les programmes et être en contact avec des enfants ou/et des adultes vulnérables. Par conséquent, la vérification du casier judiciaire ou la présentation d’un certificat de bonne vie et mœurs sera nécessaire. Dans les situations où l’impossibilité de fournir un casier judiciaire ou un certificat de bonne vie et mœurs est constatée, une déclaration sur l’honneur sera demandée.

ALIMA EN CENTRAFRIQUE

Présente en République centrafricaine depuis octobre 2013, l’ONG ALIMA a étendu ses interventions dans plusieurs régions sanitaires du pays. Depuis le premier semestre de 2024, ALIMA pilote 9 projets dans 4 régions sanitaires (RS1, RS4, RS3, RS6 et RS7), 6 districts sanitaires (Bocaranga Koui, Ngaoudaye, Bimbo, Boda, Obo et Zemio; Bamingui, Paoua , Carnot) et en perspective Berberati.

Projets en cours :

Santé et Nutrition : Projet de relèvement du système de santé dans le district sanitaire du Haut-Mbomou, il assure la prise en charge des populations vulnérables à Zémio et à Obo.

Santé et nutrition : Réponses aux urgences pour assurer l’accès aux soins de santé des populations déplacées et hôtes affectées par la crise dans le Haut Mbomou à Zémio, Bambouti, Djemah, Mboki et Obo (Emergency Response to ensure access to health care for IDP and host populations affected by the crisis in the Haut-Mbomou préfecture).

Santé et Nutrition : Projet d’assistance médicale et psychosociale d’urgence, de prévention et réponse à base communautaire des VBG en faveur des populations hôtes et déplacées du Haut Mbomou (financement de FH).

Santé, Nutrition et SSR : Projet de renforcement de la résilience du système de santé locale et de l’engagement des communautés afin d’améliorer l’offre des soins et services de santé de qualité avec focus sur la SMI/SSR. (Financement NDICI dans les districts sanitaires de Bimbo et de Boda).

Santé et Nutrition : Projet d’assistance médicale aux populations hôtes et déplacées de la sous-préfecture de Bamingui (District sanitaire de Bamingui Bangoran).

Santé et RRM : Projet d’assistance médicale et nutritionnelle d’urgence des populations déplacées et hôtes affectées par la crise dans les districts sanitaires de la Nana-Gribizi, Bocaranga-Koui et Ngaoundaye.

SSR : Accès amélioré à l’information et aux services de santé sexuelle et reproductive dans les districts de santé de Bimbo, Boda, Bocaranga et de Bogoua (projet financé par UNFPA – ECHO).

Santé: Partnering to implement Gavi’s 2021–2025 Strategy (Gavi 5.0) to reach zero-dose children with immuniz ation services in fragile and conflict settings dans ls districts sanitaires de Boda, Bimbo, Carnot, Paoua et Kemo.

SSR : Wakobo Ti Kodro – Projet Recherche SSR (Intégration des matrones traditionnelles dans le suivi des grossesses à risque dans le district sanitaire de Bimbo avec l’aide d’une application mobile/tablette).

LIENS FONCTIONNELS ET HIERARCHIQUES

Vous rendez compte au coordinateur médical ou à l’Adjointe coordinatrice médicale

Vous vous référez au coordinateur Médical et au Référent pharmacien du siège

Vous avez sous votre responsabilité le gestionnaire pharmacien et par ricochet les gestionnaires de stock

MISSION

Vous êtes responsable de l’analyse des besoins en médicaments et matériel médical, et veillez sur la qualité des produits utilisés et leur disponibilité sur terrain. Vous êtes le.la :

• Garant.e de la bonne gestion des médicaments sur toute la mission
• Pont entre nos activités et les questions de médicaments en lien avec les politiques nationales de pharmacie
• Responsable du renforcement de compétences des RH de nos pharmacies ainsi que ceux des structures de santé appuyées
• Responsable de la définition du circuit des médicaments conformément aux exigences bailleurs

ACTIVITES PRINCIPALES

1. Supervision générale des pharmacies Pays

• Donner un appui technique dans l’organisation des unités de distribution (stock central et/ou de projet) et les unités de consommation : agencement des locaux, rangement et classification des produits, conditions de stockage, hygiène…
• Mettre en place et superviser l’utilisation appropriée des outils de gestion et suivi des pharmacies (fiches de stock, feuille de commandes, Saga stock, reporting Saga stock, etc…).
• Donner de l’appui technique et veiller à une bonne gestion des unités de distribution et de consommation : entrées, sorties, réceptions, livraisons, rotations de stock, consommations, dates de péremption, inventaires théoriques et physiques, médicaments périmés, etc.
• S’assurer du contrôle régulier, complétion/remplissage et des malles/trousses d’urgence.
• S’assurer que la température, humidité et exposition à la lumière sont appropriées aux médicaments se trouvant dans la pharmacie, selon l’appliquant des procédures standards.
• S’assurer de la bonne tenue de la chaîne du froid, selon les standards ALIMA.
• Assurer un suivi mensuel de l’état des stocks (risque de rupture, rupture, surstock, stock dormant, produits proches péremption, écarts d’inventaire) et donner un feedback des rapports mensuels des pharmacies à la coordination médicale
• Se déplacer régulièrement aux projets pour assurer la supervision et le suivi des activités liées à la pharmacie sur les terrains
• Former les personnels en charge de la gestion des pharmacies sur la connaissance et la gestion des médicaments, matériels ou items couramment utilisés ou commandés par les stocks des projets.

2. Gestion de l’approvisionnement en médicaments et matériel

• Assurer l’existence et le bon fonctionnement d’un circuit d’approvisionnement des médicaments et du matériel médical (procédures, calendriers, etc.)
• Elaborer les commandes médicales internes : autant en termes de périodicité (compte tenu des contraintes géographiques, sécuritaires, opérationnelles et financières) que des besoins (d’après les consommations mensuelles moyennes analysées avec les rotations de stock et les facteurs épidémiologiques).
• Garantir un circuit/système de distribution clair et cohérent entre les différentes unités (distribution / consommation), y compris l’assignation de responsabilités parmi le personnel impliqué.
• Encourager la communication interdépartementale et les échanges d’information concernant l’état des stocks Central et sur les projets, la gestion des pharmacies et le suivi des activités, pour une meilleure gestion et utilisation du stock médical.
• Collecter et enregistrer toutes les données et les indicateurs en vue des rapports (mensuels, trimestriels, annuels) de la mission.
• Assurer le suivi des consommations réelles et théoriques (selon Saga stock) et dans l’élaboration, consolidation, planification et suivi des commandes médicales internationales, incluant la partie budgétisation avec les finances et la logistique, ainsi que prendre les mesures nécessaires lors des retards de livraison, risques de ruptures de stock, etc.
• Etablir les demandes d’autorisation d’importation (les produits nécessitant une) et superviser l’obtention auprès des autorités nationales et assiste la logistique, en cas de besoin, dans les procédures de dédouanement des commandes médicales.
• Veiller pour que la version finale des commandes soit transmise aux terrains (délais, quantités, etc…).
• Assurer le suivi des commandes en cours (réception, backorders).

3. Gestion des unités de distribution (pharmacie centrale, pharmacies des projets)

• S’assurer du rangement et de l’identification corrects des articles selon les standards ALIMA.
• Veiller aux conditions de stockage selon les standards ALIMA (hygiène, température, ventilation, entreposage, sécurité), spéciale attention donnée aux produits dangereux, ceux nécessitant une chaîne de froid et les stupéfiants.
• S’assurer de l’utilisation correcte des fiches de stock (entrée/sorties/inventaires/signature à chaque ligne etc…).
• Superviser et/ou participer aux inventaires physiques réguliers (chaque trimestre/ avant la fin des contrats bailleurs /et toujours avant la préparation des commandes) complets et obligatoires.
• Etablir un rapport d’inventaire (avec copie paraphée et archivée) après chaque inventaire complet et profiter pour valoriser le stock.
• Faire le suivi constant des produits dont la date de péremption est inférieure à 6 mois, produire un rapport à la Coordination Médicale et faire des propositions.
• S’assurer de la tenue à jour constante du registre des psychotropes et stupéfiants ; du registre des produits périmés
• Faire le suivi mensuel des donations, emprunts et remboursements des produits entre projets ou à des tiers.
• S’assurer du suivi des dates de péremption des articles, l’état de complétion et la rotation des malles d’urgences, trousses premiers soins et pharmacies des bureaux et/ou maisons expats selon la périodicité respective préétablie.

4. Appui au pays

• Rester proprement informé sur les réglementations nationales d’importation ainsi que tout possible changement des procédures.
• Connaître les normes nationales de destruction des articles médicaux périssables et plaidoyer pour l’adéquation aux standards internationaux.
• Communiquer régulièrement avec la logistique, administration et des finances sur l’approvisionnement médical.
• Mettre en place le circuit d’information, de validation, de reporting au sein de la chaine d’approvisionnement médical en lien avec le département Médical et logistique.
• Mettre en place l’organisation régulière de meeting, pour améliorer la communication et le partage d’information primordiale pour les opérations.
• Rapporter régulièrement à la Coordination Médicale (au moins mensuellement et chaque fois que considéré nécessaire) la situation de la pharmacie : état de lieu, péremption des médicaments, consommation, prévention de ruptures de stock, etc. au moyen du rapport mensuel de pharmacies

5. Renforcement des capacités et animation d’équipe

• Définir, avec l’aide des responsables directs des personnes concernées, les besoins en formation des équipes impliquées dans la gestion de la pharmacie, en adéquation avec les objectifs du projet.
• Participer à la formation des membres des équipes en charge de la gestion des pharmacies dans les projets par l’accompagnement dans le travail.
• Participer à la sélection et au suivi du staff responsable des pharmacies.
• Collaborer à la définition claire des tâches et à la mise à jour régulière des Profils de Poste des gestionnaires des pharmacies.
• Assister à l’évaluation des capacités techniques et d’encadrement des agents impliqués dans la gestion des pharmacies.

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