Práctica Profesional Asistente Administrativo 2024, Santiago Chile

El pasante asistente administrativo es responsable de ejecutar una amplia variedad de tareas administrativas estandarizadas para la Sección de Operaciones requeridas a través del conocimiento de los procedimientos, procesos y políticas administrativos de UNICEF.

UNICEF trabaja en algunos de los lugares más difíciles del mundo para llegar a los niños más desfavorecidos del mundo. Para salvar sus vidas. Para defender sus derechos. Para ayudarles a desarrollar su potencial. En 190 países y territorios, trabajamos para cada infancia, en todas partes, todos los días, para construir un mundo mejor para todos. Y nunca nos rendimos.  

En Chile, UNICEF está presente desde 1950 atendiendo las necesidades de la infancia. Desde la década de los noventa trabaja para impulsar una transformación en la sociedad chilena que permita garantizar el pleno respeto de los derechos de niños, niñas y adolescentes. 

El pasante asistente administrativo es responsable de ejecutar una amplia variedad de tareas administrativas estandarizadas para la Sección de Operaciones requeridas a través del conocimiento de los procedimientos, procesos y políticas administrativos de UNICEF.  

 ¿Cómo puedes marcar la diferencia?

 Resumen de funciones/responsabilidades claves:

Procesos de licitación: Facilita la tramitación de contratos de consultores y socios externos que presten un servicio a la oficina. Esto incluye preparar y completar documentos, completar los formularios y plantillas necesarios y hacer los arreglos logísticos necesarios.

Gestión de propiedades, equipos de oficina, vehículos: Gestiona los suministros administrativos, equipos de oficina y vehículos, actualizando el inventario de artículos. Supervisa el uso adecuado de los suministros. Asegura que los servicios y el mantenimiento de las instalaciones estén de acuerdo con los estándares organizacionales.

Funciones administrativas generales: Mantener archivos electrónicos y actualizar los sistemas de bases de datos, asegurando el registro, la custodia y la eliminación oportunas y adecuadas de la información confidencial. Coordinar la agenda de visitantes e informar a la seguridad de la oficina. Solicitar cotizaciones cuando se requiera. Coordinar los consultores de operaciones cuando se requiera. Apoyar a la Sección de Operaciones en todos los procesos de licitación.

Viajes del staff:  Proporcionar asistencia de viaje a los miembros del personal de la sección para arreglos de viaje y derechos de acuerdo con las reglas y políticas de la organización. Garantizar que la organización obtenga el mejor servicio y precio para todos los viajes. Informar a los miembros del personal sobre cuestiones relacionadas con asuntos administrativos relacionados, como visas, autorización de seguridad y procedimientos de documentación. Extraer, ingresar, mantener y verificar la exactitud de los registros de viajes en el sistema de viajes de la organización para garantizar transacciones precisas relacionadas con los costos de viaje y los viajes del personal. Asistir en la preparación de presupuestos de gastos de viaje.

La eficiencia y efectividad proporcionados por el asistente administrativo aseguran que se brinde una sólida plataforma administrativa a las respectivas secciones, lo que a su vez afecta la finalización oportuna y precisa de los servicios brindados por los asesores y especialistas del equipo. 

Esta practica es de Modalidad presencial/hibrida Fulltime. El horario es de 9.00hrs a 17.30hrs de Lunes a Jueves y Viernes de 9.00hrs a 14.00hrs.  Con posibilidad de Flexibilidad horaria. 

Para ser considerado para una pasantía, los solicitantes deben cumplir con los siguientes requisitos:

• Estar matriculado en una licenciatura o postgrado, o haberse graduado en los últimos dos años, en las áreas de: administración, ingeniería comercial, u otra carrera afín a las funciones descritas.
• Los solicitantes deben tener al menos 18 años.
• Dominar el idioma de trabajo de la oficina de UNICEF en Chile: español. Se valorará el manejo de otro idioma.
• Tener un rendimiento académico excelente demostrado con los registros recientes de la universidad o institución.
• No tener parientes inmediatos (p. ej., padre, madre, hermano, hermana) que trabajen en ninguna oficina de UNICEF; y no tener otros parientes en la línea de autoridad a la que el pasante le reportará.
• Se dará consideración adicional para cualquier experiencia pasada.
• Contar con seguro de salud médico proporcionado por la Universidad o seguro de salud personal. 

Por cada infancia, demuestras…

Los valores de UNICEF de Cuidado, Respeto, Integridad, Confianza, Responsabilidad y Sostenibilidad (CRITAs). Para ver nuestro marco de competencias, visite aquí.

Las competencias de UNICEF requeridas para este puesto son…

(1) Construye y mantiene alianzas(2) Demuestra autoconciencia y conciencia ética(3) Impulsa el logro de resultados que generen impacto(4) Innova y acepta el cambio(5) Gestiona la ambigüedad y la complejidad(6) Piensa y actúa estratégicamente(7) Trabaja en colaboración con otros.

Durante el proceso de selección, evaluamos a los candidatos siguiendo el marco de competencias. Familiarízate con nuestro marco de competencias y sus diferentes niveles: marco de competencias aquí.

UNICEF está comprometido con la diversidad y la inclusión dentro de su fuerza laboral, y alienta a todos los candidatos, independientemente de su género, nacionalidad, origen religioso y étnico, incluidas las personas con discapacidades, a postularse para formar parte de la organización. UNICEF ofrece ajustes razonables para el personal con discapacidad. Esto puede incluir, por ejemplo, software accesible, asistencia de viaje para misiones o asistentes personales. Lo alentamos a revelar su discapacidad durante su solicitud en caso de que necesite una adaptación razonable durante el proceso de contratación y luego en su asignación. UNICEF tiene una política de tolerancia cero con las conductas incompatibles con las metas y objetivos de las Naciones Unidas y UNICEF, incluidos la explotación y los abusos sexuales, el acoso sexual, el abuso de autoridad y la discriminación. UNICEF también se adhiere a principios estrictos de protección infantil. Se espera que todos los candidatos seleccionados se adhieran a estos estándares y principios y, por lo tanto, se someterán a rigurosas verificaciones de antecedentes y referencias. Las verificaciones de antecedentes incluirán la verificación de las credenciales académicas y el historial laboral. Es posible que se solicite a los candidatos seleccionados que proporcionen información adicional para realizar una verificación de antecedentes.

Observaciones:

Solo los candidatos preseleccionados serán contactados y avanzarán a la siguiente etapa del proceso de selección. El candidato seleccionado es el único responsable de garantizar que la visa (si corresponde) y el seguro de salud necesarios para desempeñar las funciones del contrato sean válidos durante todo el período del contrato. Los candidatos seleccionados están sujetos a la confirmación del estado de vacunación completa contra el SARS-CoV-2 (Covid-19) con una vacuna respaldada por la Organización Mundial de la Salud (OMS), que debe cumplirse antes de asumir la asignación.

Se pagará una asignación de CLP $650.000.- bruto mensual contra boleta de honorarios.

Para postular…

Aplica a através de la página y en la carta de motivación porfavor responde las siguientes preguntas.

1. ¿Qué estás estudiando?
2. ¿Qué te llama la atención de esta oportunidad de práctica?
3. ¿Qué esperas aprender y qué esperas aportar en caso de ser la persona seleccionada?
4. Adjunta tu CV
5. Adjunta Carta de nominación de la Universidad 
6. Adjuntar copia de Seguro Medico (Universidad o Personal) 

De tener alguna consulta por favor escribe a [email protected] (no aceptamos postulaciones al mail, solo a través del portal de postulaciones)