Procurement Analyste

Background

Créée en juillet 2010 par l’Assemblée Générale des Nations Unies, ONU FEMMES est l’Entité des Nations Unies consacrée à l’égalité des sexes et à l’autonomisation des femmes. Elle coordonne les efforts du Système des Nations Unies pour la mise en œuvre des engagements pris en matière de genre à travers le monde.

Le bureau de ONU femmes en République Démocratique du Congo a réalisé des progrès considérables dans la promulgation de lois et de politiques relatives à la violence sexuelle et sexiste, au leadership des femmes dans la vie publique et dans la paix et la sécurité, et à leur accès à la terre. Conformément au principe de ne laisser personne de côté, ONU Femmes déploie des efforts délibérés pour développer des partenariats qui répondent aux besoins, aux demandes et aux intérêts des femmes confrontées à des formes multiples et croisées de discrimination, de vulnérabilité et de marginalisation. Le portefeuille du bureau pays comprend les initiatives de programme phares suivantes :

•  L’autonomisation économique des femmes
• Participation et leadership des femmes dans la gouvernance et la politique.
• Mettre fin à la violence contre les femmes.
• Les femmes dans la paix, la sécurité et les actions humanitaires.

Considérant le volume de transactions d’achat relevant de la mise en œuvre de son mandat opérationnel, le bureau pays de ONU Femmes en RDC recrute un (e) Procurement analyste pour assurer la gestion des achats.

Sous la supervision générale du Représentant Résident et la supervision directe du chargé des Operations, le/la Procurement analyste contribue au bon fonctionnement de la mise en œuvre du plan de Procurement du bureau pays.

Le/la procurement analyste assure l’exécution de services et de processus d’achat transparents et efficaces, conformes aux règles et réglementations d’ONU Femmes. Il/elle promeut une approche axée sur le client, la qualité et les résultats et soutient : (i) la conformité avec les politiques et réglementations d’ONU Femmes ; (ii) des systèmes efficaces pour soutenir l’exécution et la croissance des programmes ; (iii) la responsabilité à l’égard des valeurs et principes de l’organisation ; et (iv) un environnement de travail propice dans lequel le potentiel du personnel est maximisé. Le/la procurement analyste travaille également en collaboration avec le personnel opérationnel des autres agences de l’ONU, le personnel du bureau de la RDC et du bureau régional d’ONU Femmes, afin de fournir avec succès des services d’achat.

Duties and Responsibilities

Gérer le développement et la mise en œuvre de stratégies opérationnelles :

• Fournir des contributions substantielles aux rapports et analyses liés aux achats ; rechercher et rédiger des réponses aux demandes du chargé des opérations;
• Fournir des contributions substantielles à la mise en œuvre des politiques et stratégies de gestion des achats en matière d’économie et de réduction des coûts;
• Effectuer le suivi des audits internes et externes;
• Contribuer à l’élaboration des stratégies d’approvisionnement;
• Examiner et réviser les politiques, procédures et lignes directrices pour les aligner sur le plan stratégique d’ONU Femmes et les exigences opérationnelles;
• Aider à l’élaboration de stratégies d’approvisionnement du bureau pays en collaboration avec les parties prenantes de la chaîne d’approvisionnement;
• Surveiller et évaluer l’impact des politiques d’approvisionnement sur les besoins de l’organisation et leur mise en œuvre efficace;
• Développer des exigences complètes pour le reporting, la surveillance et d’autres besoins d’achat;
• Contribuer à la création d’outils de gestion de contrats et de guides d’approvisionnement pour la normalisation et le partage des connaissances;
• Compléter la capacité opérationnelle de la Section d’appui aux opérations d’achat, selon les besoins.

Mettre en œuvre des stratégies d’approvisionnement conformément aux règles, réglementations, politiques et stratégies d’ONU Femmes:

• Préparer des rapports et des analyses liés à l’approvisionnement ; rechercher et rédiger des réponses aux demandes du responsable des opérations;
• Préparer un plan de travail;
• Consolider les plans d’approvisionnement et établir la stratégie de mise en œuvre et la surveiller;
• Examiner les demandes de passation de marchés et lancer les procédures de passation des marchés pour les équipements, fournitures et services du bureau et des projets;
• Organisation des processus d’approvisionnement compétitifs et complexes pour le bureau pays, y compris la préparation et la mise en œuvre des RFQs, ITBs et RFPs ainsi la réception des devis ou propositions, l’évaluation, la négociation de certaines conditions contractuelles en pleine conformité avec les règles et réglementations d’ONU Femmes.

Gérer les processus d’approvisionnement du bureau pays

• Mettre en œuvre des systèmes de contrôle pour les processus d’approvisionnement, notamment ITB, RFP et RFQ, et assurer le respect des normes et réglementations;
• Fournir un soutien pour les achats complexes ou de grande valeur, y compris l’examen et l’établissement des documents d’appel d’offres;
• Finaliser les plans de passation des marchés pour les programmes/projets et suivre leur mise en œuvre;
• Jouer le rôle d’acheteur dans le système Quantum, préparer/clôturer les bons de commande (PO) et les contrats dans et à l’extérieur du système Quantum;
• Préparer les soumissions au Comité d’examen des achats (PRC);
• Tenir à jour la liste des fournisseurs, en particulier la liste des entreprises appartenant à des femmes et leur mesure de performance.

Responsable de l’amélioration des politiques et des processus :

• Superviser l’examen et la conception des processus d’approvisionnement conformément aux politiques actuelles et nouvelles d’achat;
• Développer et maintenir des outils, des modèles et des flux de travail d’approvisionnement, en garantissant l’accessibilité et la convivialité;
• Identifier des partenariats stratégiques pour des gains d’efficacité en adéquation avec les besoins financiers et prévisionnels;
• Assurer la gestion des connaissances et le respect des politiques et procédures d’ONU Femmes.

Gérer l’engagement des parties prenantes internes et externes :

• Coordonner et suivre les activités d’audit au siège et du bureau pays;
• Diriger la réponse aux requêtes des parties prenantes d’ONU Femmes, d’autres agences des Nations Unies, des donateurs et des États membres;
• Proposer et mettre en œuvre des améliorations politiques et procédurales basées sur les commentaires des parties prenantes;
• Maintenir la performance efficace de l’équipe et l’alignement avec les objectifs d’approvisionnement.

Le titulaire exécute d’autres tâches relevant de son profil fonctionnel jugées nécessaires au fonctionnement efficace du Bureau et de l’Organisation.

Competencies

Valeurs fondamentales :

• Respect de la diversité
• Intégrité
• Professionnalisme

Compétences de base :

• Sensibilisation et sensibilité aux questions de genre
• Responsabilité
• Résolution créative de problèmes
• Une communication efficace
• Inclusive Collaboration
• Engagement des parties prenantes
• Prêcher par l’exemple

COMPÉTENCES FONCTIONNELLES :

• Solide connaissance des processus et des systèmes d’approvisionnement ;
• Capacité à fournir un soutien et des conseils en matière d’approvisionnement ;
• Solide connaissance de l’utilisation de feuilles de calcul et de progiciels de base de données ;
• Capacité à bien travailler sous pression et à respecter les échéanciers ;
• Capacité d’extraire et d’interpréter des données ;
• Capacité d’administrer et d’exécuter des processus administratifs et des transactions ;
• Capacité à effectuer des travaux de nature confidentielle et à gérer un volume important de travail;
• Solides compétences en informatique et en gestion basée sur le Web.

Required Skills and Experience

Education:

• Master ou équivalent en droit, administration des affaires, administration publique, opérations, gestion de la chaine d’approvisionnement, politiques publiques ou dans un domaine contexte;
• Une certification en approvisionnement délivrée par des institutions internationalemen reconnues (par exemple, le CIPS-Chartered Institute of Purchasing & Supply), est un atoutd’un fournisseur reconnu à l’échelle internationale tel que le CÉPI (niveau 3) est un atout.

Experience

• Un minimum de 8 années d’expérience à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés dans la gestion des achats et de la chaîne d’approvisionnement, avec un accent sur l’élaboration de politiques d’approvisionnement et/ou publiques, y compris les cycles de la chaîne d’approvisionnement et les micro-processus, est requis;
• Une expérience de gestion et une expérience dans la gestion des activités d’approvisionnement dans plusieurs pays, régions ou divisions sont requises;
• Une expérience dans l’utilisation d’ordinateurs et de logiciels bureautiques (MS Word, Excel, etc.) est requise;
• Une expérience du système ERP (Enterprise Resource Planning) (Oracle Cloud ou équivalent) et des IPSAS est souhaitable.

Langues:

• La maîtrise du français oral et écrit est requise;
• La connaissance de l’anglais est un atout;
• La connaissance pratique d’une autre langue officielle de l’ONU est un atout.

Toutes les candidatures doivent inclure (en pièce jointe) le formulaire de notice personnelle d’ONU Femmes (P-11) dûment rempli, qui peut être téléchargé sur . Veuillez noter que le système ne permet qu’une seule pièce jointe. Les candidatures non accompagnées du formulaire P-11 de l’ONU Femmes seront considérées comme incomplètes et ne seront pas prises en compte pour la suite de l’évaluation.

Veuillez consulter ce lien pour plus d’informations sur les valeurs et compétences fondamentales d’ONU Femmes:

À ONU Femmes, nous nous engageons à créer un environnement diversifié, inclusif et de respect mutuel. ONU Femmes recrute, emploie, forme, rémunère et promeut sans distinction de race, de religion, de couleur, de sexe, d’identité de genre, d’orientation sexuelle, d’âge, de capacité, d’origine nationale ou de toute autre base couverte par la loi appropriée. Tout emploi est décidé sur la base des qualifications, des compétences, de l’intégrité et des besoins de l’organisation.

Si vous avez besoin d’un aménagement approprié pour soutenir votre participation au processus de recrutement et de sélection, veuillez inclure cette information dans votre candidature.

ONU Femmes applique une politique de zéro tolérance à l’égard des comportements incompatibles avec les buts et objectifs des Nations Unies et d’ONU Femmes, notamment l’exploitation et les abus sexuels, le harcèlement sexuel, l’abus d’autorité et la discrimination.  Tous les candidats sélectionnés devront adhérer aux politiques et procédures d’ONU Femmes et aux normes de conduite attendues du personnel d’ONU Femmes et seront donc soumis à une vérification rigoureuse des références et des antécédents. (La vérification des antécédents comprendra la vérification des titres universitaires et des antécédents professionnels. Les candidats sélectionnés peuvent être tenus de fournir des informations supplémentaires pour effectuer une vérification des antécédents).

Note : En juillet 2010, l’Assemblée générale des Nations Unies a créé ONU Femmes, l’entité des Nations Unies pour l’égalité des sexes et l’autonomisation des femmes. La création d’ONU Femmes s’inscrit dans le cadre du programme de réforme de l’ONU, qui vise à regrouper les ressources et les mandats pour un plus grand impact. Elle fusionne et s’appuie sur le travail important de quatre parties auparavant distinctes du système des Nations Unies (DAW, OSAGI, INSTRAW et UNIFEM), qui se concentraient exclusivement sur l’égalité des sexes et l’autonomisation des femmes.