Procurement Associate-RINDRA

L’Agence Américaine pour le Développement International (USAID) a attribué le 7 octobre 2021 le programme quinquennal de Renforcement de la Gouvernance à Madagascar (RINDRA) au Programme des Nations Unies pour le Développement (PNUD) afin d’aider le Gouvernement de Madagascar (GOM) à atteindre une responsabilité et une efficacité accrues dans les trois domaines qui constituent les Résultats Intermédiaires (RI) de l’USAID, à savoir : IR1 Le GOM démontre un engagement accru à faire respecter l’état de droit, IR2 Le GOM a un accès accru et une gestion efficace des ressources financières pour le développement, et, IR3 Le GOM établit les conditions fondamentales pour une meilleure réponse aux citoyens.

Le PNUD est stratégiquement positionné pour mettre en œuvre le programme RINDRA, étant donné ses antécédents en matière de programmation du développement et son expertise dans ces trois domaines. En effet, le PNUD met en œuvre une série de programmes d’aide au développement depuis 2013, dans le cadre de son cycle de développement pays actuel, visant à améliorer la gouvernance, la justice et la redevabilité.

Dans le cadre de la mise en œuvre du programme RINDRA, le PNUD recrute deux “Associés aux achats” pour le programme RINDRA qui sera chargé d’assurer une efficacité maximale dans la gestion des achats et des ressources financières et de fournir des informations financières précises, soigneusement recherchées et documentées, une prestation efficace des services administratifs et financiers et une utilisation transparente des ressources financières du programme.
 

L’Associé aux Achats assumera les responsabilités suivantes :

1-   Assure la mise en œuvre des stratégies opérationnelles des achats
2-   Garantir la mise en œuvre de la stratégie de « sourcing » et outils d’E-Procurement
3-   Assure le développement et le partage des connaissances

Assure la mise en œuvre des stratégies opérationnelles des achats en se focalisant sur les résultats suivants :
–   L’élaboration du procurement plan du programme RINDRA conformément au plan de travail annuel.
–   Configuration du plan d’achat sur le système.
–   Respect des processus d’achat avec les règles et procédures, les politiques et stratégies du PNUD avec mise en œuvre effective du contrôle interne
–   Développement et mise à jour d’une base de données des fournisseurs et roster de consultants individuels, mise en œuvre du processus de sélection et des évaluations des fournisseurs et des consultants individuels.-   Mise en œuvre et suivi régulier du plan d’achat du programme RINDRA
–   Organisation de processus d’achat y compris la préparation des RFQs, ITBs ou RFPs, la réception des offres, factures ou pro forma, leur évaluation, négocie les conditions des contrats en respect avec les règles et procédures du PNUD
–   Préparation des bons de commande et des contrats dans Quantum et la demande et le suivi de la création des « suppliers » dans Quantum
–   Préparation pour l’examen du comité de contrats et des biens (CAP) et du RACP/ACP
–   Mise en œuvre du système de contrôle interne dans les acquisitions et actions correctives prises à temps pour les bons de commande comportant des erreurs
–   Suivi des indicateurs de performance du procurement sur le Dashboard

Garantir la mise en œuvre de la stratégie de « sourcing » et outils d’E-Procurement pour atteindre les résultats suivants :
–   Utilisation efficace des services en ligne et de tous les outils pour la conduite efficace des processus d’acquisition
–   Utilisation des LTA disponibles dans Quantum et sur intranet pour réduire les délais
–   Utilisation des unités d’appui procurement du siège pour des achats spécifiques

Assure le développement et le partage des connaissances en se focalisant sur les résultats suivants :
–   Synthèses de leçons apprises et meilleures pratiques en matière d’achats et sélections des contrats individuels
–   Contribution aux réseaux de connaissance et communautés de pratique en procurement

Le titulaire exécute tout autre tâche dans le cadre de son profil fonctionnel et jugée nécessaire au bon fonctionnement du programme RINDRA

Le procurement associate travaillera sous l’autorité directe du Responsable Administrafif et Financier du programme RINDRA et sous la supervision Générale du gestionnaire du programme RINDRA). Il collabore étroitement avec les collègues de l’unité Procurement du Bureau Pays.

• Achieve Results:   LEVEL 1: Plans and monitors own work,pays attention to details, delivers quality work by deadline
• Think Innovatively:   LEVEL 1: Open to creative ideas/known risks, is pragmatic problem solver, makes improvements
• Learn Continuously:   LEVEL 1: Open minded and curious, shares knowledge, learns from mistakes, asks for feedback
• Adapt with Agility:   LEVEL 1: Adapts to change, constructively handles ambiguity/uncertainty, is flexible
• Act with Determination:   LEVEL 1: Shows drive and motivation, able to deliver calmly in face of adversity, confident
• Engage and Partner:   LEVEL 1: Demonstrates compassion/understanding towards others, forms positive relationships
• Enable Diversity and Inclusion:   LEVEL 1: Appreciate/respect differences, aware of unconscious bias, confront discrimination

Cross-Functional & Technical competencies

Operations/ Procurement   

• Sourcing : Ability to find, evaluate and engage suppliers of goods and services
• Procurement Management : The ability to acquire goods, services or works from an outside external source
• Procure-to-Pay :Knowledge of purchase-to-pay cycles, concepts, principles and policies, and ability to apply this to strategic and/or practical situations

Business Management   

• Communication : Ability to communicate in a clear, concise and unambiguous manner both through written and verbal communication; to tailor messages and choose communication methods depending on the audience.
  

• Un diplôme de fin d’études secondaires est requis ou
• Un Diplôme universitaire (licence) en Administration des Affaires, Administration Publique, Finance, Economie ou équivalent sera dument pris en consideration mais pas un requis.
• Le CIPS niveau 2 est requis pour ce poste. Si la certification n’est pas disponible au moment du recrutement, elle doit être obtenue dans un délai d’un an

Expérience :

• Au moins 6 ans (avec le diplôme d’études secondaire) ou 3 ans (avec le diplôme de licence) d’expériences pertinentes dans le domaine du procurement, de l’administration ou tout autre domaine connexe sont requis.
• Expérience de l’appui administratif (logistique, achats…) à des projets de développement.
• Une expérience de la passation de marchés au PNUD ou dans une autre agence des Nations Unies.
• Capacité/experience à superviser la mise en œuvre en temps opportun des tâches liées à l’achat et de fournir le dépannage nécessaire pour maintenir la prestation des services dans les délais.
• Capacité/experience a formuler et  gérer des budgets liés à l’approvisionnement, des documents d’appel d’offres et d’évaluation, ainsi que tous les autres outils d’analyse et de rapport documentaire pertinents.
• Expérience dans l’utilisation d’ordinateurs et de progiciels bureautiques (MS Word, Excel, etc.) et connaissance de bases de données, expérience dans la manipulation de systèmes de gestion basés sur le Web.

Langue(s) :   

• Maitrise de la langue française et de la langue locale est requise
• Bonne connaissance de l’anglais est un atout