PROCUREMENT OFFICER

Fondé en 1933,
International Rescue Committee (IRC) a pour mission d’aider les personnes dont
la vie et les moyens de subsistance ont été brisés par des conflits et des
catastrophes à survivre, se rétablir et reprendre leur avenir en main. Depuis
1996, IRC-RDC répond aux besoins humanitaires et de développement des
populations congolaises et réfugiées en RDC, tout en s’efforçant de promouvoir
leurs droits et de renforcer leur santé, leur sécurité, leur bien-être
économique, leur éducation et leur pouvoir décisionnel. Actuellement, IRC
intervient dans les domaines de la santé (y compris sexuelle et reproductive),
de la nutrition, de l’eau, l’hygiène et l’assainissement (WASH), de la
protection de l’enfance et des femmes, de la bonne gouvernance et de la gestion
des conflits, et enfin, du redressement économique et du développement.
Sous la supervision du Gestionnaire des Opérations basé à Kinshasa, le Procurement
officer a pour responsabilité principale d`organiser les achats des services et
des biens, dans les délais et dans le respect strict des procédures et
politiques d’achats mises en place par IRC et ses bailleurs des fonds. Le poste
couvre les achats du bureau IRC de Kinshasa ainsi que les zones « no
SAP » de l’Ouest et au centre de la RDC.

RESPONSABILITES

Gestion du processus d’achat des biens et services

• Centraliser et traiter les demandes d’achat (items forecast) des services et des biens non médicaux approuvées à travers le logiciel de traitement des approvisionnements (Integra),
  
• En collaboration avec les demandeurs et le comité d’achat, préparer, publier et gérer les documents critiques d’approvisionnements y compris les RFQ et les RFP, les grilles d’analyses des offres, conformément aux procédures de IRC et des bailleurs de fonds;
  
• Mener les négociations transparentes et documentées auprès des fournisseurs pour assurer qu’IRC est en train d’acheter au prix le plus réaliste possible;
  
• Préparer les bons de commande dans Integra, obtenir toutes les validations et/ou approbations internes et contractualiser par la suite avec les fournisseurs;
  
• Informer les différents départements sur l’évolution de traitement de leurs demandes d’achat ;
  
• Contrôler la compliance des dossiers d’achat et élaborer les demandes de paiements avant transmission à la finance, s’assurer que l’ensemble des pièces sont valides quantitativement et qualitativement conformément à la check list;
  
• A la réception de chaque demande d’achat (IF ou PR), assurer que son dossier est systématiquement créé sous box dans le dossier dédié à cette fin;
  
• Assurer qu’à chaque étape du traitement du dossier d’achat, la documentation est archivée sous Box dans le dossier convenable;
  
• Assurer que toutes les commandes sont convenablement clôturées dans le système de gestion Integra et tenir à jour l’archivage des dossiers d’achats sur Box conformément au SOP en place.

Mener les négociations & Gestion des fournisseurs

• Conduire des négociations durant le processus des achats conformément aux procédures IRC et développer le procès-verbal après négociation ;
  
• Fournir des conseils lors des négociations des prix et des autres clauses contractuelles si nécessaire à travers le comite de gestion ;
  
• Conduire l’élaboration et la documentation (définition des indicateurs de performance clés pour l`évaluation des performances) sur les performances des fournisseurs tout en conduisant lesdites négociations ;
  
• Assurer le développement et la capacitation des fournisseurs à travers des séances de sensibilisations ;
  
• Assurer le développement des relations stratégiques avec les fournisseurs ;
  
• Il (elle) s`assure qu`à travers un panel composé du comité d`évaluation des dossiers des appels d`offres, que les fournisseurs reçoivent, de manière documentée, des feedbacks sur leurs performances et la qualité de leurs prestations;
  
• Il (elle) s`assure être au courant et applique les règles et règlements des donateurs concernés;
  
• Il (elle) Élabore et comprend la stratégie d’approvisionnement par catégorie développée dans le mécanisme de MPA/MSA.
  

Réaliser les études du marché

• Lancer et conduire le processus des demandes d’information en amont des lancements des MPA/MSA ou toute autre processus d’appel d’offre;
  
• Lancer et conduire le processus des demandes d’information pour les catégories d’articles qui ne sont pas couverts par le MPA/MSA;
  
• Tenir la liste des fournisseurs issus des études du marché par catégorie d’items (au minimum 3 par catégorie) ; ainsi que la liste des prix issus des études du marché;
  
• Actualiser, une fois par an, la liste des prix.
  

Réaliser les diligences raisonnables avant toute contractualisation avec les fournisseurs 

• Assurer que le dossier de tout fournisseur qui contractualise avec l’IRC contient les diligences raisonnables à jour et valides obligatoires entre autres : l’ATC, le SamGov, check liste des fournisseurs radiés IRC, check publique, check références, rapports des visites, P16 et P42 remplis et signés;
• Assurer que tous les fournisseurs couramment utilisés et à utiliser dans un futur proche sont déjà configurés comme tels sur la liste des vendors dans Integra sinon demander sa création conformément à la procédure en place.

Minimum Qualifications:

• Avoir un diplôme Universitaire en gestion de Matériels/Passation de marché et Logistique ou un diplôme de licence dans un domaine similaire comme le droit, administration et gestion des affaires etc. ;
  
• Expérience deux années dans la passation de marché et ou de la logistique dans une organisation internationale ;
  
• La gestion du changement ;
  
• La capacité de gérer le risque SC et des opérations en général ;
  
• Avoir une capacité de collaboration multifonctionnelle ;
  
• Communication efficace avec les autres membres de l`équipe.
  
• Avoir une capacité de résolution de problèmes ;
  

Compétences et aptitudes techniques 

• Bonne connaissance de l’outil informatique exigée (Excel, Word, power point, Outlook)
  
• Connaissance pratique des procédures logistiques et pratiques de passation de marché ;
  
• Compétences en gestion administrative démontrée ;
  
• Bonnes capacités organisationnelles et de planification ;
  
• Grandes capacités d’organisation, de négociation et de travail en équipe ;
  
• Excellente maîtrise verbale et écrite du français exigée, y compris du vocabulaire des affaires;
• Maîtrise de l’anglais souhaitable ;
  
• Niveau prouvé d`intégrité et de bonne réputation dans le processus d`achat des biens et des services avec les vendeurs.
  

Note
pour le personnel de terrain IRC : “Engagement envers les clients : En
s’engageant à mettre en œuvre une programmation axée sur le client, l’IRC place
les personnes qu’elle sert – ses clients – au centre de sa programmation et de
ses services. Le personnel de l’IRC a un rôle important à jouer pour soutenir
la mise en œuvre d’une programmation axée sur le client en sensibilisant la
communauté et les clients aux mécanismes de retour d’information existants et à
la manière de les utiliser, y compris les processus de réponse, l’accès et
l’éligibilité aux services, et en contribuant à la création d’une culture
institutionnelle qui incite le personnel à écouter les clients, à communiquer
et à répondre à leurs demandes, à leurs commentaires et à leurs plaintes.”
Normes de conduite
professionnelle : Les travailleurs de l’IRC doivent respecter les
valeurs et les principes énoncés dans l’IRC WAY – Standards de conduite
professionnelle.  Il s’agit de
l’Intégrité, du Service, de la Responsabilité et de l’Egalité. 
Sauvegarde :
Adhérer rigoureusement à la politique de sauvegarde de l’enfant et de l’adulte
d’IRC et toutes les autres politiques, notamment celles relatives à la sécurité
et la prévention de la fraude.
Conformément à la sauvegarde, l’IRC
applique des politiques sur la protection des bénéficiaires/clients contre
l’exploitation et les mauvais traitements, la protection des enfants, l’Anti-harcèlement
dans le milieu du travail, l’intégrité fiscale et la lutte contre les
représailles.
Employeur de l’égalité des
chances: L’IRC est un employeur de
l’égalité des chances. L’IRC considère tous les demandeurs d’emploi sur la base
du mérite sans égard à la race, au sexe, à la couleur, à la nationalité, à la
religion, à l’orientation sexuelle, à l’âge, à l’état matrimonial, au statut
d’ancien combattant, au handicap ou à toute autre caractéristique protégée par
la loi.
Diversité, Inclusion et
Egalite Genre : IRC reconnaît et honore la valeur
fondamentale et la dignité de tous les individus. Nous sommes un employeur
offrant l’égalité des chances et considérons tous les candidats sur la base du
mérite sans égard à la race, le sexe, la couleur, l’origine nationale, la
religion, l’orientation sexuelle, l’identité de genre, l’âge, l’état
matrimonial, le statut d’ancien combattant ou le handicap. IRC s’est également
engagé à réduire l’écart entre les sexes dans les postes de direction. Nous
offrons des avantages qui offrent un environnement propice aux femmes pour
participer à notre main-d’œuvre, y compris un congé parental, des protocoles de
sécurité sensibles au genre et d’autres avantages de soutien.

PRESENTATION DU DOSSIER

• Lettre de demande d’emploi (Maximum 1 page)
  
• Curriculum Vitae à jour (Max 3 pages) à soumettre en Français ou en Anglais avec les noms, fonctions, numéro de téléphone et adresse électronique d’au moins quatre références professionnelles dont une référence professionnelle de RH et une brève explication de leur relation professionnelle avec vous (par exemple ” mon superviseur direct ” etc.). A Noter que IRC se réserve le droit de contacter toute autre personne ayant travaillé avec le candidat lors de ses anciennes expériences.
  
• Copies :Des diplômes, attestations des services rendus, recommandations provenant uniquement d’anciens employeurs, d’une pièce d’identité, de la carte de demandeur d’emploi obligatoire livrée par l’ONEM.
  

Toute personne vivant avec Handicap devra le signaler en en-tête de son CV en gras.
A compétences
égales, la préférence sera donnée à une candidature féminine.

DEPOT DES CANDIDATURES : Du 07 au 24 novembre 2024 à 16h30

• Seules les personnes dont la candidature aura retenu l’intérêt d’IRC seront contactées pour la suite du processus ;
  
• Tout dossier de candidature non retenue sera détruit. IRC se réserve le droit de demander à voir les originaux des documents fournis par les candidats qui seront retenus.
  

En vue de
soutenir la femme, IRC offre des conditions particulières à la femme en payant
14 Semaines des congés de maternité à 100%, Jusqu’au premier anniversaire de
l’enfant, la mère a droit à un maximum de deux heures par journée de travail
pour l’allaitement. Cette période de repos est rémunérée et comptabilisée comme
temps de travail. Dans le souci de permettre aux staffs féminins IRC qui ont
des bébés en âge d’allaitement de concilier leur responsabilité familiale avec
les missions sur terrain, il sera autorisé à ces staffs de voyager à bord de
véhicules IRC avec leurs bébés et si nécessaire avec une personne
accompagnatrice.
Les
employés IRC ont droit à deux jours des congés annuels. Le droit aux congés
augmente en fonction de l’ancienneté. La culture organisationnelle IRC offre un
environnement de travail sûr et épanouissant pour tous ses employés avec des
mesures de flexibilité axées au bien être de son personnel. A ce titre, la
grille salariale IRC demeure compétitive à tous les grades.
 « Il est porté à la connaissance des
candidats qu’IRC ne demande aucun paiement, ni frais durant tout le processus
de recrutement. Toute demande allant dans ce sens doit être immédiatement
signalée aux numéros verts suivants 0829777572 et 0999972021, car contraire aux
valeurs et aux pratiques de notre organisation. »