Procurement Officer / Agent d’Approvisionnement

SCOPE OF WORK

USAID Madagascar HARENA Activity

Position Title: Procurement Officer

Period of Performance: 2024 – 2029 (End of Project)

Place of Performance: Antananarivo, Madagascar

BACKGROUND

The five-year (2024-2029) USAID Madagascar HARENA Activity will use a multisectoral systems approach to reduce threats to biodiversity and forests, improve conservation, and build resilience to climate change; develop sustainable, economic opportunities for the poor; and improve environmental governance. Working across local economic and social systems, the Activity will address the root causes of poverty and food insecurity that drive communities in Madagascar to rely on areas of high biodiversity for their basic needs. To do so, the Activity will work through three key areas of interventions: 1) natural resource and protected area (PA) management, and biodiversity and forest conservation (nature); 2) improved, climate-resilient livelihoods and private sector engagement for enhanced human wellbeing and socioeconomic outcomes (wealth); and 3) natural resource/PA governance (power). Focused in three geographic zones with high biodiversity value and high land-based climate change mitigation potential, HARENA will implement five strategic approaches to achieve key results:

• Strategic Approach 1: Improve sustainable management of natural resources with a focus on biodiversity, land, forests, and protected areas (PA);
• Strategic Approach 2: Promote sustainable and climate-resilient, market-led diversified agriculture-based livelihoods, including complementary natural resource products (such as tree crops) to improve livelihoods and ecosystems services;
• Strategic Approach 3: Improve national, regional, and local-level governance, advocacy, and anti-corruption efforts around natural resource, land, and water management;
• Strategic Approach 4: Increase local resilience to prepare for and adapt to climate change and other shocks; and
• Strategic Approach 5: Strengthen land use management through spatial planning at the communal level and secure land rights through the effective implementation of the land tenure policy.

POSITION DESCRIPTION

The Procurement Officer is a key member of the Procurement Team. He/She will play a pivotal role in ensuring integrity, fairness, and openness in procurement processes as well as adherence to policies, procedures, and controls. The main responsibility for this position is to conduct procurement of goods and services. The position requires relevant work experience in the field of procurement and contracting across a variety of industry sectors, contract management, dispute resolution, managing interpersonal relationships and communication, and investigating/following up on vendor issues. The position requires knowledge of the Federal Acquisition Regulations (FAR). The Procurement Officer will be responsible for gathering complete procurement related backup documentation and auditing prior to submission to Finance Team. He/She will develop and release solicitations, and conduct price/cost/reasonability analyses, as well as perform any other related duties as assigned.

KEY DUTIES AND RESPONSIBILITIES

Audit

• Prepare complete backup documentation for procurement purchases & submit to project’s Finance Team
• Conduct daily reviews of procurement related backup documentation to ensure completeness, accuracy, and compliance
• Perform regular spot audits of procurement files
• Assist and collaborate in external or internal audits as necessary

Policies & Procedures

• Ensure integrity, compliance, fairness, accuracy, and openness in procurement processes
• Ensure adequate competition is achieved, as per DAI policies and procedures
• Ensure DAI/USAID and FAR policies, and procedures are followed and enforced
• Help other project staff become more familiar, and understand, the DAI policies and procedures as related to procurement

Procurement Management Systems

• Enforce use of DAI’s operations & procurement system (TAMIS), etc.
• Maintain electronic procurement records & files in various DAI’s system platforms
• Help DAI staff understand the use of procurement systems as necessary

General Acquisition & Procurement Responsibilities

• Solicit bids and quotes from vendors in adherence with policies & approved requisitions and quarterly procurement plans
• Monitor, track and expedite all project procurement activities and delivery status of goods/services
• Gather current pricing information independently
• Conduct price/cost/reasonability analyses
• Help non-procurement staff understand the requirements for submitting accurate and thorough requisitions, cost estimates, statements of work, or to determine other technical specifications
• Determine source selection methods for complex procurement to ensure compliance
• Assist project staff in coordinating meetings, facilitating discussions, and developing briefings in support of the source selection process
• Prepare cost evaluation data, and source selection documentation
• Ensure procurements are approved by the required DAI authorities, and/or client approvals are received, before awards are made
• Through market research efforts, identify and qualify potential suppliers (and products/services). Ensure that beneficial, ethical and open supplier relationships are created and maintained according to procurement policies
• Maintain procurement file system in DAI’s procurement system (TAMIS)
• Work closely with various home office support staff
• Carry out other duties and responsibilities as directed

REPORTING:

The Procurement Officer will report to the Finance and Operations Director.

QUALIFICATIONS:

• Bachelor’s degree in Business Administration or related field and 6+ years of relevant experience and progressive responsibility in procurement at the mid-level of an organization
• Minimum 2 years’ experience working in a procurement role for USAID funded projects
• Experience leading and managing the procurement & acquisition aspects of USAID funded projects, including a demonstrated understanding of applicable procurement-related USG & Federal Acquisition Regulation (FAR) regulations
• Accuracy in working with large amounts of data
• Ability to respond effectively to time sensitive demands & inquiries to manage and prioritize multiple concurrent bids
• Demonstrated strong problem solving skills as well as exceptional customer relations (both internally & externally); provides sound business judgment and contractual oversight
• Excellent organizational skills with a willingness to take initiative and be proactive in the procurement process
• Professional-level oral and written fluency in English and French; professional-level oral and written fluency in Malagasy also highly preferred.

ABOUT DAI

DAI is a global development company with corporate offices in the United States, the United Kingdom, EU, Nigeria, Pakistan, and Palestine and project operations worldwide. We tackle fundamental social and economic development problems caused by inefficient markets, ineffective governance, and instability. DAI works on the frontlines of global development. Transforming ideas into action—action into impact. We are committed to shaping a more livable world.

DAI and its employees are committed to confronting racism and holding ourselves accountable for positive change within the company and in the communities, cultures, and countries in which we live and work. DAI is committed to attracting and retaining the best employees from all races and backgrounds in our continued effort to become a better development partner.

DAI upholds the highest ethical standards. We are committed to the prevention of sexual exploitation, abuse, and harassment as well as other ethical breaches. All of our positions are therefore subject to stringent vetting and reference checks.

TERMES DE RÉFÉRENCE

USAID HARENA

Titre du Poste : Agent d’Approvisionnement

Période d’exécution : 2024 – 2029 (Fin du Projet)

Lieu d’Exécution : Antananarivo, Madagascar

CONTEXTE

Le projet HARENA de l’USAID à Madagascar d’une durée de cinq ans (2024-2029) utilisera une approche systémique et multisectorielle pour réduire les menaces sur la biodiversité et les forêts, améliorer la conservation et renforcer la résilience au changement climatique ; développer des opportunités économiques durables pour les pauvres ; et améliorer la gouvernance environnementale. En travaillant à travers les systèmes économiques et sociaux locaux, l’Activité s’attaquera aux causes profondes de la pauvreté et de l’insécurité alimentaire qui poussent les communautés à Madagascar à dépendre des zones de haute biodiversité pour leurs besoins de base. Pour ce faire, l’Activité agira à travers trois domaines clés d’interventions : 1) gestion des ressources naturelles et des aires protégées (AP), conservation de la biodiversité et des forêts (nature) ; 2) moyens de subsistance améliorés et résilients au climat et engagement du secteur privé pour améliorer le bien-être humain et les résultats socio-économiques (richesse) ; et 3) gouvernance des ressources naturelles et des aires protégées (pouvoir). Ciblée dans trois zones géographiques à haute valeur de biodiversité et à fort potentiel d’atténuation du changement climatique terrestre, HARENA mettra en œuvre cinq approches stratégiques pour atteindre des résultats clés :

• Approche Stratégique 1 : Améliorer la gestion durable des ressources naturelles avec un accent sur la biodiversité, les terres, les forêts et les aires protégées (AP) ;
• Approche Stratégique 2 : Promouvoir des moyens de subsistance diversifiés basés sur l’agriculture durables et résilients au climat, y compris des produits de ressources naturelles complémentaires (tels que les cultures d’arbres) pour améliorer les moyens de subsistance et les services écosystémiques ;
• Approche Stratégique 3 : Améliorer la gouvernance, le plaidoyer et les efforts anti-corruption au niveau national, régional et local autour de la gestion des ressources naturelles, des terres et de l’eau ;
• Approche Stratégique 4 : Augmenter la résilience locale pour se préparer et s’adapter au changement climatique et à d’autres chocs ; et
• Approche Stratégique 5 : Renforcer la gestion de l’utilisation des terres à travers la planification spatiale au niveau communal et sécuriser les droits fonciers par la mise en œuvre efficace de la politique de tenure foncière.

DESCRIPTION DU POSTE

L’Agent d’Approvisionnement est un membre clé de l’équipe d’approvisionnement. Il/Elle jouera un rôle clé pour garantir l’intégrité, l’équité et la transparence des processus d’achat ainsi que le respect des politiques, procédures et contrôles. La principale responsabilité de ce poste est de réaliser l’achat de biens et services. Le poste exige une expérience professionnelle pertinente dans le domaine d’approvisionnement et des contrats dans divers secteurs industriels, la gestion de contrats, la résolution de conflits, la gestion des relations interpersonnelles et la communication, et l’enquête/suivi des problèmes avec les fournisseurs. Le poste nécessite une connaissance des Réglementations Fédérales d’Acquisition des États-Unis (FAR). L’Agent d’Approvisionnement sera responsable de la collecte de toute la documentation de support liée aux approvisionnements et de l’audit avant la soumission à l’équipe financière. Il/Elle développera et publiera des appels d’offres, et réalisera des analyses de prix/coût/raisonnabilité, ainsi que d’effectuer toutes autres tâches connexes assignées.

PRINCIPALES TÂCHES ET RESPONSABILITÉS

Audit

• Préparer toute la documentation de soutien complète pour les achats d’approvisionnement et la soumettre à l’équipe Financière du projet
• Effectuer des revues quotidiennes de la documentation de soutien liée aux approvisionnements pour garantir l’intégralité, l’exactitude et la conformité
• Réaliser régulièrement des audits ponctuels des dossiers d’approvisionnement
• Aider et collaborer dans les audits externes ou internes si nécessaire

Politiques & Procédures

• Assurer l’intégrité, la conformité, l’équité, l’exactitude et la transparence dans les processus d’approvisionnement
• Garantir une concurrence adéquate, conformément aux politiques et procédures de DAI
• S’assurer que les politiques et procédures de DAI/USAID et FAR sont suivies et appliquées
• Aider le reste du personnel du projet à mieux connaître et comprendre les politiques et procédures de DAI en matière d’approvisionnement.

Systèmes de Gestion des Approvisionnements

• Appliquer l’utilisation du système d’opérations et d’approvisionnement de DAI (TAMIS), etc.
• Maintenir les dossiers et fichiers d’approvisionnement électroniques sur diverses plateformes systèmes de DAI
• Aider le personnel de DAI à comprendre l’utilisation des systèmes d’approvisionnement si nécessaire

Responsabilités Générales d’Acquisition et d’Approvisionnement

• Solliciter des offres et devis auprès des fournisseurs en conformité avec les politiques & les demandes approuvées et les plans d’approvisionnement trimestriels
• Suivre, tracer et accélérer toutes les activités d’approvisionnement du projet et le statut de livraison des biens/services
• Recueillir de manière indépendante les informations actuelles sur les prix
• Réaliser des analyses de prix/coût/raisonnabilité
• Aider le personnel non spécialisé en approvisionnement à comprendre les exigences pour soumettre des demandes précises et complètes, des estimations de coûts, des déclarations de travail, ou pour déterminer d’autres spécifications techniques
• Déterminer les méthodes de sélection des fournisseurs pour les approvisionnements complexes afin de garantir la conformité
• Assister le personnel du projet dans la coordination des réunions, la facilitation des discussions et l’élaboration de briefings en soutien au processus de sélection des sources
• Préparer les données d’évaluation des coûts et la documentation de sélection des sources
• S’assurer que les approvisionnements sont approuvés par les autorités requises de DAI, et/ou que les approbations des clients sont reçues, avant que les attributions soient faites
• Identifier et qualifier, grâce à des efforts de recherche de marché, des fournisseurs potentiels (et produits/services). Veiller à ce que des relations fournisseurs bénéfiques, éthiques et ouvertes soient créées et maintenues selon les politiques d’approvisionnement
• Maintenir le système de dossier d’approvisionnement dans le système d’approvisionnement de DAI (TAMIS)
• Travailler en étroite collaboration avec divers membres du personnel du siège
• Assumer d’autres devoirs et responsabilités selon les directives

RAPPORT

L’Agent d’Approvisionnement sera sous la direction du Directeur des Finances et des Opérations.

QUALIFICATIONS

• Licence en Administration des Affaires ou domaine similaire et plus de 6 ans d’expérience pertinente et de responsabilité croissante dans l’approvisionnement au niveau intermédiaire d’une organisation
• Au moins 2 ans d’expérience dans un rôle d’achats pour des projets financés par l’USAID
• Expérience de la direction et de la gestion des aspects d’achats et d’acquisition des projets financés par l’USAID, y compris une compréhension démontrée des réglementations liées aux achats de l’USG et du Règlement Fédéral d’Acquisition (FAR)
• Précision dans le travail avec de grandes quantités de données
• Capacité à répondre efficacement aux demandes et enquêtes sensibles au temps pour gérer et prioriser plusieurs offres concurrentes
• Capacité démontrée de résolution de problèmes ainsi qu’excellentes relations avec les clients (tant internes qu’externes) ; fournit un jugement commercial solide et une supervision contractuelle
• Excellentes compétences organisationnelles avec une volonté de prendre des initiatives et d’être proactif dans le processus d’achat
• Maîtrise professionnelle de l’anglais et du français à l’oral et à l’écrit ; la maîtrise professionnelle du malgache est également fortement préférée.

À PROPOS DE DAI :

DAI est une entreprise de développement mondial avec des bureaux corporatifs aux États-Unis, au Royaume-Uni, dans l’UE, au Nigeria, au Pakistan et en Palestine et des opérations de projet dans le monde entier. Nous abordons les problèmes fondamentaux de développement social et économique causés par des marchés inefficaces, une gouvernance inefficace et l’instabilité. DAI travaille en première ligne du développement mondial. Transformer les idées en action—action en impact. Nous sommes engagés à façonner un monde plus vivable.

DAI et ses employés sont engagés à confronter le racisme et à nous tenir responsables du changement positif au sein de l’entreprise et dans les communautés, cultures et pays dans lesquels nous vivons et travaillons. DAI s’engage à attirer et à retenir les meilleurs employés de toutes races et origines dans notre effort continu pour devenir un meilleur partenaire de développement.

DAI respecte les normes éthiques les plus élevées. Nous nous engageons à prévenir l’exploitation sexuelle, les abus et le harcèlement ainsi que d’autres violations éthiques. Tous nos postes sont donc soumis à des vérifications et des références rigoureuses.