Profesional Especializado/a de Programa

Background

ONU Mujeres requiere contar con un/a Profesional Especializado/a de Programa, para la gestión eficaz de los procesos financieros, administrativos, logísticos y operativos, para garantizar el logro de los resultados previstos en el marco del programa y los proyectos asignados, con énfasis en la implementación de los fondos concursables para la sociedad civil vinculados a la Secretaría Técnica.

Duties and Responsibilities

De conformidad con los lineamientos de ONU Mujeres Colombia y bajo la supervisión de la Gerente de Operaciones, el/la Profesional Especializado/a de Programa y en articulación con la Secretaría Técnica para fondos concursables para sociedad civil desempeñará las siguientes funciones:  

Apoyo en el seguimiento financiero:

• Preparar revisiones de presupuesto del programa, los proyectos asignados incluyendo los fondos concursables gestionados por la Secretaría Técnica, para determinar procesos de ejecución, alternativas de utilización y apoyar los cierres operativos y financieros.
• Realizar seguimiento a ejecución presupuestal para garantizar cumplimiento de compromisos con sede y donantes.
• Preparar insumos para reportes corporativos y de donantes, incluyendo la consolidación de la información financiera y presupuestal de los proyectos asignados y de la Secretaría Técnica.
• Realizar seguimiento a la entrega de reportes financieros, estipulados durante la vigencia del programa, los proyectos asignados y los fondos concursables vinculados a la Secretaría Técnica.
• Liderar el monitoreo y el control de los riesgos financieros del programa y proyectos asignados, en coordinación con Gerencia de Operaciones, Project Managers y gerencia de la Secretaría Técnica.
• Proporcionar apoyo financiero en el seguimiento de la preparación del presupuesto y las finanzas del programa, los proyectos asignados y los fondos concursables vinculados a la Secretaría Técnica; incluyendo la finalización de formularios FACE;
• Revisar informes financieros; así como también seguimiento a PO del programa, los proyectos asignados y los fondos concursables vinculados a la Secretaría Técnica.
• Crear y actualizar los requerimientos necesarios en los sistemas corporativos DAMS QUANTUM, para el programa y proyectos asignados.
• Preparar insumos de desfase financiero, y su respectivo cargue en el sistema QUANTUM.
• Adelantar los procesos asociados a los pagos en el sistema QUANTUM.
• Crear vouchers (pagos, ajustes, otros) en Quantum para proyectos de desarrollo;
• Asistir en la preparación y seguimiento de facturas de recuperación de costos en QUANTUM.
• Ingresar de desembolsos y legalizaciones en el sistema QUANTUM.
• Apoyar a la gerencia de operaciones dando seguimiento a costos operativos.

Apoyo en el seguimiento Administrativo:

• Brindar apoyo administrativo en la preparación de planes de trabajo, presupuestos y propuestas de implementación del programa, los proyectos asignados y los fondos concursables vinculados a la Secretaría Técnica.
• Preparar y organizar información para los procesos de auditoría corporativos, y a los socios implementadores, elaborando y facilitando los planes de mejora, de acuerdo con los hallazgos y recomendaciones establecidas por las auditorías.
• Revisar y establecer un control de la información del programa y proyectos asignados, para el sitio web de CO.
• Proporcionar apoyo administrativo a la gestión financiera del programa, los proyectos asignados y los fondos concursables vinculados a la Secretaría Técnica, al igual que en la estrategia de movilización de recursos complementarios.
• Seguimiento a la ejecución administrativa y financiera de la nómina asignada al portafolio de del programa, los proyectos asignados y los fondos concursables vinculados a la Secretaría Técnica.
• Brindar seguimiento al cumplimiento de las lineamientos y procedimientos establecidos en la política corporativa de acuerdos de cooperación con Socios Implementadores, incluyendo el otorgamiento de visto bueno a legalizaciones, desembolsos, etc. previo a aprobación de Project managers y gerencia de la Secretaría Técnica.
• Verificar y garantizar la incorporación y el cumplimiento de lineamientos corporativos, dentro de la estructuración de presupuestos de Socios Implementadores.
• Aprobar los presupuestos asignados en el marco de acuerdos de cooperación formalizados con Socios Implementadores (Partner Agreements – PA y Smal Grants – SG), vinculados a los Fondos Concursable para Sociedad Civil gestionados por la Secretaría Técnica.
• Orientar los procesos de alineación de la ejecución presupuestal, según las cuentas de gastos corporativas, con las necesidades y requerimientos territoriales.
• Adelantar visitas a territorio para la realización de procesos de preauditoria, con Socios Implementadores.

Apoyo en el seguimiento programático:

• Asegurar la actualización de los planes de implementación del programa, los proyectos asignados y los fondos concursables vinculados a la Secretaría Técnica, en trabajo articulado con las(los) asistentes administrativos, garantizando información actualizada y veraz, que permita a Project Manager y a la gerencia de la Secretaría Técnica la toma de decisiones.
• Participar de reuniones de programa, donde se articule el avance de resultados temáticos y gestión financiera.
• Generar alertas y monitorear el cumplimiento de los planes de adquisiciones
• Brindar orientación técnica al CO, y a las agencias ejecutoras que trabajen con ONU Mujeres, presentación de informes de las actividades y finanzas respaldadas por el programa.
• Realizar acompañamiento en el ingreso de acuerdos de cooperación con Socios Implementadores, al igual que trámites de enmienda a los mismos y reportes en sistema PGAMS.
• Apoyar el levantamiento de las evaluaciones de capacidades, como requerimiento del proceso de valoración de las propuestas y organizaciones solicitantes, al igual que para la eventual firma de los acuerdos de cooperación con Socios Implementadores.  
• Liderar la implementación de la política Anti-Fraude corporativa, y la incorporación y aplicación de sus componentes, por parte de socios implementadores incluyendo el fortalecimiento de capacidades al respecto realizando en el marco de la Secretaría Técnica.
• Orientar los procesos de cualificación de capacidades a socios implementadores y equipo de ONU Mujeres, en procesos administrativos y financieros, políticas corporativas y requerimientos en acuerdos de cooperación.

Apoyo operativo y logístico

• Supervisar y desarrollar el trabajo colectivo, con las(los) asistentes administrativos a cargo, asegurando el cumplimiento de las normas y políticas establecidas desde el área operativa.
• Actualizar los costos operativos sobre los proyectos asignados, con seguimiento al desarrollo estratégico en el área de operaciones.
• Asistir a reuniones de seguimiento operativo y facilitar la construcción y el intercambio de conocimientos.
• Proporcionar apoyo para la identificación e implementación de lecciones aprendidas y prácticas promisorias, relacionadas con la gestión y las finanzas del programa, los proyectos asignados y los fondos concursables vinculados a la Secretaría Técnica.
• Realizar seguimiento y acompañamiento colectivo con las(los) asistentes administrativos/as, en el desarrollo de temas logísticos, administrativos y financieros para la organización de reuniones, talleres, eventos y misiones.
• Realizar seguimiento a las liquidaciones de viaje, desarrollado por las(los) asistentes administrativos (equipo de programas a cargo).

Apoyo en la coordinación de acciones de monitoreo y evaluación

• Coordinar procesos de monitoreo en el cumplimiento de los planes de implementación del programa, los proyectos asignados y los fondos concursables vinculados a la Secretaría Técnica (gastos, compromisos, disponible, etc).
• Asegurar el control de calidad de la ejecución de los planes anuales de adquisiciones, en conjunto con el área establecida para este fin.
• Asegurar la entrega oportuna y de calidad de los reportes corporativos y de donantes comprometidos.
• Preparar insumos para reportes, incluyendo la consolidación de la información financiera y presupuestal.
• Promover que los principios de Gestión Basada en Resultados sean aplicados en el programa, los proyectos asignados y los fondos concursables vinculados.
• Apoyar con insumos para los Planes Anuales de los proyectos a cargo de ONU Mujeres.

Competencies

Valores y Principios Corporativos:

• Integridad: Demostrar coherencia en la defensa y promoción de los valores de ONU Mujeres en acciones y decisiones, en línea con el Código de Conducta de las Naciones Unidas.
• Profesionalismo: Demostrar capacidad profesional y conocimiento experto de las áreas sustantivas de trabajo.
• Respeto por la diversidad: Demuestra una apreciación de la naturaleza multicultural de la organización y la diversidad de su personal.

Competencias Corporativas

• Conciencia y sensibilidad con respecto a cuestiones de género
• Rendición de cuentas
• Solución creativa de problemas
• Comunicación eficaz
• Colaboración inclusiva
• Compromiso y participación con las partes interesadas
• Liderar con el ejemplo

Visitar el siguiente link para más información sobre las Competencias de la ONU Mujeres:

Required Skills and Experience

• Profesional en Contaduría, Administración, Ciencias Económicas, o áreas afines.
• Postgrado en Ciencias Económicas, Administrativas, o áreas afines.
• Experiencia mínima de 6 años con responsabilidades progresivas en seguimiento financiero y administrativo/a de proyectos o experiencia en seguimiento financiero de acuerdos de cooperación.
• Se valorará la experiencia en Agencias del Sistema de Naciones Unidas, en implementación de convocatorias para sociedad civil y experiencia en supervisión de equipos de trabajo.
• Conocimiento en paquetes de software de oficina (Word, Excel, Power point etc.) y nivel avanzado de conocimiento de paquetes de hoja de cálculo y base de datos, experiencia en el manejo sistemas basados en plataformas web. Se valorará el manejo del sistema Quantum
• Español. Se valorará positivamente el dominio del Ingles

ONU Mujeres está comprometida con la diversidad y la inclusión dentro de su equipo humano, y alienta a todas las personas candidatas, independientemente de su situación de discapacidad, género, orientación sexual, nacionalidad, religión u origen étnico, a participar en el cumplimiento de la misión de la Organización desde sus diferentes tipos de vinculación. En este sentido, la Organización está interesada en contar con personas comprometidas con la promoción de la igualdad de género y la no discriminación.”

Es importante tener en cuenta que solamente se tendrán en cuenta las aplicaciones con el formato P11 en lugar de CV, el cual puede ser descargado en el siguiente link: