Programme Management – Specialist

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Job categories Programme Management

Vacancy code VA/2024/B5414/28727

Department/office LCR, ARMCO, Brazil

Duty station Home based

Contract type Local ICA Specialist

Contract level LICA Specialist-10

Duration Ongoing

Application period 20-Aug-2024 to 03-Sep-2024

Applications to vacancies must be received before midnight Copenhagen time (CET) on the closing date of the announcement.

Functional Responsibilities

The main functional responsibilities are as follows:

Delivery and performance
Assurance and reporting
Stakeholder management
Quality assurance
Knowledge management
Personnel management
Set-up and closure

1. Delivery and performance

Provide programmatic and project management support to the Head of Programme and Country Director regarding all ongoing and closing project activities, while maintaining and implementing appropriate standards and best practices in line with UNOPS policies and procedures.
Directly contribute to strategic oversight, advice, direction and support on programme and project management activities in line with project agreements and project documents.
Support and oversee the project planning process, by providing expertise in application of project management standards and best practices
As and when appropriate, support project management teams with project and budget amendments, including personnel resources, ensuring synergies across Brazil Office.
Monitor and effectively apply the change control process.
Develop and establish resource tracking systems, complementary to UNOPS’ systems and tools, to ensure effective planning, forecasting and tracking of delivery across Office
Identify and anticipate in a timely manner, potential risks and issues and advise mitigating measures.
Serves as back up Head of Programme when necessary.

2. Assurance and reporting

Support the Head of Programme in developing and implementing assurance support function for the Brazil Country Office programmes and projects at any one time, establishing a direct relationship with project managers to facilitate efficient assurance activities
Provide expertise and support to project managers
Regularly review projects status in UNOPS systems against the project performance criteria and policy requirements.
conduct system analysis on the health of projects and programmes, highlighting key risks, issues, best practices and lessons learned
Establish management dashboards and reports, providing recommended action plans and mitigation measures to the Head of Programme and project teams..
Perform routine maintenance and implementation of effective monitoring and evaluation systems of programme and project activities, in line with logical frameworks.
Within the context of monitoring and evaluation, ensure all projects submit and regularly update specific milestones and targets for the duration of projects’ life-cycles, and track progress, or otherwise, against such information.
Strategic engagement and support in priority programme areas
Provides in-depth and ongoing technical support, mentoring, and accompaniment to Business Developers and Project Managers in high impact, high risk or high priority engagements and projects.
In close coordination with the MCO Director and Head of Programme, identifies engagements and projects that require strategic accompaniment.
Analyzes programme, portfolio and project needs at the country and MCO level and develops strategies to r

3. Stakeholder management

In consultation with the Head of Programme, develop internal and external stakeholder profiles and facilitate the formulation of stakeholder engagement strategies at the Brazil Office and project levels, as applicable
Support the formulation of programme and project communications plans.
Coordinate internal stakeholder engagement and communication, as applicable, ensuring effective timing and interdependency management of communications across programmes and projects.
Coordinate internal programme and project communications.
Monitor the effectiveness of programme and project communications.

4. Quality assurance

I consultation with MCO Director, Head of Programme and Head of Support Services and Pms to ensure the programme complies with audit requirements, as applicable
Ensure compliance with UNOPS defined quality standards for programme and project management.
Coordinate quality reviews of programme and project documents and deliverables.
Provide quality control for management products (project documents, reports, etc.).
Continuously identify and improve operational processes relevant to project implementation.

5. Knowledge management

Ensure routine and effective capacity building activities are conducted in order to build the long-term and sustainable capacity of national personnel.
Participate in, and advocate PMs’ participation in, relevant Communities of Practice.
Actively interact with PMs and the wider PM community to share case studies, lessons learned and best practices.
Contributes to the oversight of lessons learned procedures, ensuring that lessons learned are shared in a timely and appropriate manner.
Establish document management/control procedures for the Brazil Office.

6. Personnel Management

Supervises, motivates and develops the relevant Brazil Office programme team members.
Ensure that behavioral expectations of team members are established.
Ensure that performance reviews are conducted in a timely manner.
Ensure the program team completes the list of mandatory onboarding training.
Promote gender equality and gender parity among the team as per the UNOPS gender parity strategy and action plan to achieve gender parity targets for the Brazil office.

7. Set-up and closure

In coordination with the Head or Programme, facilitates and participates in the review of engagement documents, including the Legal Agreement, Prodoc, Calculator, among others.
Coordinates the review and approval of opportunity development, including managing the business development budget in coordination with the Head of Support Services and Head of Programme.
Coordinates with Business Developer and Human Resources to define team structures, develop and review Terms of Reference, and participate in selection and training processes.Facilitate the development of high-level programme and /project plans, including the collation and of project milestones for the Office.
Develop, track and maintain dependencies across programmes and projects.
Acts as (or nominates and supervises) a focal point between Office and client throughout the project closure process.
Liaise closely and support the Head of Support Services in all HR, financial and procurement related matters.
Oversee and coordinate all project closure activities, ensuring appropriate disposal of project assets, timely and effective final (operational) reporting, initiation of financial disbursements as appropriate, and effective handover of operationally closed projects to UNOPS HQ for financial closure processes.
Support in other duties as assigned.

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Texto em português

As principais responsabilidades funcionais são as seguintes:

Entrega e desempenho
Garantia e relatórios
Gerenciamento de stakeholders
Garantia de qualidade
Gestão do conhecimento
Gerenciamento de pessoal
Preparação e encerramento

1. Entrega e desempenho

Fornecer suporte programático e de gerenciamento de projetos ao Head of Programme e ao Diretor de País com relação a todas as atividades de projeto em andamento e de encerramento, mantendo e implementando padrões apropriados e melhores práticas de acordo com as políticas e procedimentos do UNOPS.
Contribuir diretamente para a supervisão estratégica, aconselhamento, orientação e apoio às atividades de gerenciamento de programas e projetos, de acordo com os acordos e documentos do projeto.
Apoiar e supervisionar o processo de planejamento de projetos, fornecendo experiência na aplicação de padrões e melhores práticas de gerenciamento de projetos
Conforme e quando apropriado, apoiar as equipes de gerenciamento de projetos com alterações no projeto e no orçamento, incluindo recursos humanos, garantindo sinergias em todo o Escritório do Brasil.
Monitorar e aplicar efetivamente o processo de controle de mudanças.
Desenvolver e estabelecer sistemas de acompanhamento de recursos, complementares aos sistemas e ferramentas do UNOPS, para garantir o planejamento, a previsão e o acompanhamento eficazes da entrega em todo o Escritório
Identificar e antecipar, em tempo hábil, riscos e problemas potenciais e aconselhar medidas de mitigação.
Atuar como chefe de programa de reserva quando necessário.

2. Garantia e relatórios

Apoiar o Head of Programme no desenvolvimento e na implementação da função de suporte de garantia para os programas e projetos da Representação no Brasil em qualquer momento, estabelecendo um relacionamento direto com os gerentes de projeto para facilitar atividades de garantia eficientes
Fornecer conhecimento e suporte aos gerentes de projeto
Revisar regularmente o status dos projetos nos sistemas do UNOPS em relação aos critérios de desempenho do projeto e aos requisitos da política.
Conduzir análises de sistema sobre a saúde de projetos e programas, destacando os principais riscos, problemas, melhores práticas e lições aprendidas
Estabelecer painéis e relatórios de gerenciamento, fornecendo planos de ação recomendados e medidas de mitigação ao Head of Programme e às equipes de projeto.

Realizar a manutenção de rotina e a implementação de sistemas eficazes de monitoramento e avaliação das atividades de programas e projetos, de acordo com as estruturas lógicas.

No contexto do monitoramento e da avaliação, garanta que todos os projetos apresentem e atualizem regularmente marcos e metas específicos durante o ciclo de vida dos projetos e acompanhem o progresso, ou não, em relação a essas informações.

Engajamento estratégico e suporte em áreas prioritárias do programa

Oferece suporte técnico aprofundado e contínuo, orientação e acompanhamento aos Desenvolvedores de Negócios e Gerentes de Projetos em projetos e compromissos de alto impacto, alto risco ou alta prioridade.

Em estreita coordenação com o Diretor de MCO e o Head of Programme, identifica os compromissos e projetos que exigem acompanhamento estratégico.

Analisa as necessidades de programas, portfólios e projetos em nível de país e de MCO e desenvolve estratégias para r

3. Gerenciamento de stakeholders

Em consulta com o Head of Programme, desenvolver perfis de partes interessadas internas e externas e facilitar a formulação de estratégias de envolvimento das partes interessadas no Escritório do México e nos níveis de projeto, conforme aplicável
Apoiar a formulação de planos de comunicação de programas e projetos.
Coordenar o engajamento e a comunicação das partes interessadas internas, conforme aplicável, garantindo o gerenciamento eficaz do tempo e da interdependência das comunicações entre programas e projetos.
Coordenar as comunicações internas do programa e do projeto.
Monitorar a eficácia das comunicações de programas e projetos.

4. Garantia de qualidade

Em consulta com o Diretor de MCO, o Head of Programme e o Head of Support Services e PMs, garantir que o programa cumpra os requisitos de auditoria, conforme aplicável
Garantir a conformidade com os padrões de qualidade definidos pelo UNOPS para o gerenciamento de programas e projetos.
Coordenar revisões de qualidade de documentos e produtos do programa e do projeto.
Fornecer controle de qualidade para produtos de gerenciamento (documentos de projeto, relatórios, etc.).
Identificar e melhorar continuamente os processos operacionais relevantes para a implementação do projeto.

5. Gestão do conhecimento

Garantir a realização de atividades de capacitação rotineiras e eficazes para desenvolver a capacidade sustentável e de longo prazo da equipe nacional.
Participar e defender a participação dos PMs nas Comunidades de Prática relevantes.
Interagir ativamente com os PMs e a comunidade mais ampla de PMs para compartilhar estudos de caso, lições aprendidas e práticas recomendadas.
Contribui para a supervisão dos procedimentos de lições aprendidas, garantindo que as lições aprendidas sejam compartilhadas de maneira oportuna e apropriada.
Estabelecer procedimentos de gerenciamento/controle de documentos para o Escritório do Brasil.

6. Gerenciamento de pessoal

Supervisionar, motivar e desenvolver os membros relevantes da equipe do programa do Escritório do Brasil.
Garantir que as expectativas comportamentais dos membros da equipe sejam estabelecidas.
Garantir que as avaliações de desempenho sejam realizadas em tempo hábil.
Garantir que a equipe do programa conclua a lista de treinamentos obrigatórios de integração.
Promover a igualdade e a paridade de gênero entre a equipe, conforme a estratégia de paridade de gênero do UNOPS e o plano de ação para atingir as metas de paridade de gênero para o escritório do Brasil.

7. Preparação e encerramento

Em coordenação com o Head of Programme, facilita e participa da revisão dos documentos do contrato, incluindo o Contrato Legal, Prodoc, Calculadora, entre outros.
Coordena a revisão e a aprovação do desenvolvimento de oportunidades, incluindo o gerenciamento do orçamento de desenvolvimento de negócios em coordenação com o Head of Support Services e o Head of Programme.
Coordenar com o desenvolvedor de negócios e os recursos humanos para definir as estruturas da equipe, desenvolver e revisar os termos de referência e participar dos processos de seleção e treinamento. Facilitar o desenvolvimento de planos de alto nível para programas e projetos, incluindo a compilação e os marcos do projeto para o escritório.
Desenvolver, rastrear e manter dependências entre programas e projetos.
Atuar como (ou nomear e supervisionar) um ponto focal entre o Escritório e o cliente durante todo o processo de encerramento do projeto.
Manter contato próximo e apoiar o Head of Support Services em todas as questões relacionadas a RH, finanças e compras.
Supervisionar e coordenar todas as atividades de encerramento do projeto, assegurando o descarte apropriado dos ativos do projeto, relatórios finais (operacionais) oportunos e eficazes, início de desembolsos financeiros conforme apropriado e entrega eficaz de projetos encerrados operacionalmente à sede do UNOPS para processos de encerramento financeiro.
Apoio em outras tarefas, conforme designado.

Education/Experience/Language requirements

a. Education

A Master’s Degree preferably in Project Management, Business Administration, International Relations or relevant field is required.
A Bachelor’s Degree in the above-mentioned areas or other relevant field plus two (2) additional years of experience will be accepted in lieu of the Master’s Degree.

b. Work Experience

A minimum of 5 years (or more depending on academic credentials) of relevant and progressive professional experience, specifically in the field of Project Management with experience of successful implementation and/or oversight of programmes and projects.
Experience with data analysis, management reporting and project management tools and information management systems is required.
Previous experience of working within a PMO environment is an advantage.
Previous experience of working with International Organizations is an advantage.

c. Language

Full domain of Spanish or English is required.
Working level of Portuguese is highly desirable

d. Certifications

PRINCE2 Practitioner Certification is desirable.

e. Work environment

This position is developed “Home Based”, this means: Remote from home completely and permanently.

f. Position requierements

The position requires the ability to prepare reports using computer tools, such as Google Sheets and Google Docs;
It is necessary to prepare project progress reports using Google Slides and make in-person and virtual presentations via videoconference;
The position requires contact with several people related to the projects;
It is necessary to plan, prepare and train project employees in person and/or via videoconference;

g. Motivation letter

While your resume shows your skills, experience and training, we would also like to learn more about your interests and motivations. Therefore, we invite you to upload a motivation letter with your application for the position. Remember to share in the letter your motivation for joining the UNOPS team in the advertised position, your interests and skills. Additionally, we would like to know what your experiences, thoughts and reflections are about the values of the United Nations: Inclusion, Integrity, Humility and Humanity. For more information about UN Values, see the attached document.

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Texto em português
a. Formação

É necessário ter mestrado, de preferência em Gerenciamento de Projetos, Administração de Empresas, Relações Internacionais ou área relevante.
Um diploma de bacharel nas áreas mencionadas acima ou em outra área relevante mais dois (2) anos adicionais de experiência serão aceitos no lugar do diploma de mestrado.

b. Experiência laboral

Um mínimo de 5 anos (ou mais, dependendo das credenciais acadêmicas) de experiência profissional relevante e progressiva, especificamente na área de Gerenciamento de Projetos, com experiência de implementação bem-sucedida e/ou supervisão de programas e projetos.
É necessário ter experiência com análise de dados, relatórios gerenciais e ferramentas de gerenciamento de projetos e sistemas de gerenciamento de informações.
A experiência anterior de trabalho em um ambiente de PMO é uma vantagem.
A experiência anterior de trabalho com organizações internacionais é uma vantagem.

c. Idiomas

É necessário domínio completo do espanhol ou do inglês.
Nível de trabalho em português é altamente desejável

d. Certificações

PRINCE2 Practitioner Certification é desejável.

e. Ambiente de trabalho Esta posição é realizada “Home Based”, ou seja, remotamente e permanentemente de casa: Remoto de casa de forma completa e permanente.

f. Requisitos do cargo
O cargo exige a capacidade de preparar relatórios usando ferramentas de computador, como o Google Sheets e o Google Docs;
É necessário preparar relatórios de progresso do projeto usando o Google Slides e fazer apresentações presenciais e virtuais por videoconferência;
O cargo exige contato com várias pessoas relacionadas aos projetos;
É necessário planejar, preparar e treinar funcionários do projeto presencialmente e/ou por videoconferência;

g. Carta de motivação
Embora seu currículo mostre suas habilidades, experiência e treinamento, também gostaríamos de saber mais sobre seus interesses e motivações. Portanto, convidamos você a fazer o upload de uma carta de motivação com sua candidatura à vaga. Lembre-se de compartilhar na carta sua motivação para se juntar à equipe do UNOPS na posição anunciada, seus interesses e habilidades. Além disso, gostaríamos de saber quais são suas experiências, pensamentos e reflexões sobre os valores das Nações Unidas: Inclusão, Integridade, Humildade e Humanidade. Para obter mais informações sobre os Valores das Nações Unidas, consulte o documento em anexo.

Apply
To help us track our recruitment effort, please indicate in your cover/motivation letter where (tendersglobal.net) you saw this job posting.

Next Technical Lead - WAM, Jordan »

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Programme Management – Specialist

Functional Responsibilities

Education/Experience/Language requirements

HR and Administration Intern

Responsable de Subventations et Reporting – Tchad

Chef.fe de projet senior – Facilité européenne d’assistance technique en soutien à la ZLECAf

Secrétaire d’accueil social – F/H

Intervenant social socioéducatif – CDI – CAEN 14200 – Réf. : 04052026-3566

Event management services to organize national constitutional law contest within the CCU and leading national law schools, in Lviv, on 19-20 June 2026.