Project Associate

Descripción de Oficina/Unidad/Proyecto

Como socio confiable a largo plazo, con una vasta experiencia operacional, el PNUD apoya a los países en la implementación efectiva de programas de salud complejos, multilaterales y multisectoriales, a la vez que invierte en el desarrollo de capacidades de manera que los socios nacionales y locales puedan asumir estas responsabilidades en el tiempo. El PNUD se asocia con países en situaciones de crisis/ post- crisis, otros con débiles capacidades institucionales o con desafíos de gobernabilidad y con países bajo sanciones. Cuando se le solicita en estas situaciones, el PNUD actúa como Receptor Principal interino (RP) trabajando con los socios nacionales y el Fondo Mundial de Lucha contra el sida, la tuberculosis y la malaria (Fondo Mundial) para mejorar la gestión, implementación y la supervisión de proyectos. Simultáneamente, desarrolla las capacidades de los gobiernos y las instituciones locales para que asuman en algún momento el rol de RP.

Como parte del HIV & Health Group, el Global Fund Partnership and Health Systems Team (GFPHST) se dedica a proveer apoyo a las oficinas de país del PNUD a todo lo largo del ciclo de vida de las subvenciones del Fondo Mundial. El apoyo incluye la gestión de programa, el monitoreo y la evaluación, la gestión financiera, la gestión de las adquisiciones y de la cadena de suministros, el desarrollo de capacidades y/o la planificación de la transición y la sostenibilidad, así como el apoyo a políticas y planes estratégicos y a propuestas de financiamiento. 

La Respuesta al VIH en Cuba se basa en un amplio análisis epidemiológico que establece las bases de la priorización estratégica que se describe en el Plan Estratégico Nacional. El PNUD Cuba ha asumido el rol de RP de las subvenciones del Fondo Mundial desde el 2003. La actual subvención de VIH de Cuba, aprobada para el período 1 de Enero 2024- 31 de Diciembre 2026, pretende reducir a incidencia de VIH y la mortalidad asociada con el sida cerrando las brechas identificadas en cada pilar de las cascadas de prevención y atención, asegurando que las poblaciones clave de la epidemia tengan acceso oportuno a servicios eficaces y sostenibles de prevención, diagnóstico, tratamiento y atención. 

Alcance del Trabajo

a) Apoyará la gestión e implementación eficaz de los proyectos del Fondo Mundial, mediante las siguientes funciones: 

• Apoyar la elaboración de presupuestos, planes de trabajo, planes de adquisiciones, revisiones de presupuesto, proyecciones de gastos, así como la introducción de los mismos en las plataformas y formatos establecidos por PNUD.
• Proporcionar orientación a los socios de la implementación  sobre la ejecución de los proyectos y realizar un seguimiento del uso de los recursos financieros, el cumplimiento del plan de trabajo, el plan de adquisiciones.
• Apoyar el seguimiento a la implementación de los proyectos y  elaborar informes, identificando cuellos de botella y acciones prioritarias para atenderlas.
• Preparar información para auditorías, verificaciones y evaluaciones y apoyar la aplicación de las recomendaciones de de las mismas.
• Actuar como sustituto del/ de la Asociado/a de Programa (Fondo Mundial) realizando las funciones que sean requeridas cuando este esté ausente.

b) Apoyará la realización de las siguientes funciones relacionadas con la contratación pública: 

• Apoyar los procesos de contratación de bienes y servicios para el proyecto, asegurando el cumplimiento de los procedimientos según sea el caso y que las contrapartes estén informadas de los requerimientos necesarios.
• Facilitar la comunicación con las contrapartes del proyecto, participando en las reuniones relacionadas con procesos de adquisiciones, ya sea las correspondientes a las líneas de implementación directa del PNUD ó a las de implementación nacional.
• Crear en Quantum las requisiciones de los procesos de compra previstos.
• Participar en el monitoreo del proyecto a nivel local y nacional, con especial énfasis en el monitoreo de los recursos adquiridos por el proyecto.

c) En las áreas de finanzas y administrativa, apoyará en la realización de las siguientes funciones:

• Recibir y procesar en el Sistema Quantum las Solicitudes de Pago (SPD) de los proyectos, asegurándose cumplan con los requerimientos establecidos y con el presupuesto aprobado y dar seguimiento a su procesamiento y liquidación con la Oficina de Finanzas del PNUD.
• Apoyar la actualización de Suppliers o la creación de nuevos según se requiera para procesar las órdenes de compras y los pagos en el Sistema Quantum.
• Elaborar las solicitudes de pago correspondientes a las líneas de implementación directa del PNUD y procesar los pagos en el Sistema Quantum.
• Dar seguimiento a los procesos de liquidación de facturas, certificación de mercancías o servicios recibidos, y entregarlas en la oficina de finanzas del PNUD.
• Mantener actualizado y disponible en cualquier momento el archivo electrónico de pagos, cancelaciones, inventarios y otros informes financieros del proyecto.
• Apoyar en el seguimiento financiero del proyecto, velando que los gastos solicitados se correspondan con el Plan de Trabajo del proyecto y el presupuesto aprobado.
• Apoyar a las autoridades nacionales del proyecto en la revisión y actualización de los inventarios de medios no fungibles. Asimismo, elaborar y mantener al día el inventario de los bienes no fungibles adquiridos a través de las líneas de implementación directa por el PNUD.
• Apoyar los procesos de auditorías a PNUD y a los sub-beneficiarios, así como los procesos de cierre del proyecto.
• Mantener actualizado y disponible en cualquier momento el archivo físico y electrónico del proyecto, incluyendo el de adquisiciones y contratos.
• Apoyar la coordinación de las reuniones, viajes y talleres del proyecto facilitando los pagos de viáticos, los servicios de transporte, uso de espacios para reuniones, alojamiento, materiales de trabajo, etc., incluyendo la gestión del Módulo Travel cuando corresponda.
• Participar en las reuniones de seguimiento del proyecto, apoyando en la elaboración de las actas o informes requeridos y facilitando la comunicación con las contrapartes nacionales.
• Elaborar la correspondencia relacionada con el proyecto, a solicitud de la Gerente de proyectos (Fondo Mundial).

d)  Apoyará la creación de conocimientos, el intercambio de conocimientos y el desarrollo de capacidades relevantes:

• Participar en capacitaciones y organizar sesiones informativas sobre procedimientos internos para el personal del proyecto y los sub-beneficiarios. Brindar apoyo a otras actividades de desarrollo de capacidades, incluido el diseño y entrega de herramientas, materiales para talleres, entre otras.
• Brindar apoyo en la difusión e intercambio de datos relevantes y lecciones aprendidas con las contrapartes, dentro de la CO y a nivel regional, manteniéndose al tanto de las mejores prácticas a nivel nacional, regional e internacional que se relacionen con el trabajo del proyecto.
• Hacer contribuciones sólidas a las redes de conocimiento y comunidades de práctica, a la vez que apoyar la recopilación y sistematización de conocimientos, productos y herramientas del proyecto, así como su amplia difusión a los socios.

El titular desempeña otras funciones dentro de su perfil funcional que se consideren necesarias para el funcionamiento eficaz de la Oficina y de la Organización.

Acuerdo Institucional 

El/la Asociado de Proyectos actúa bajo la guía y supervisión directadel/la Gerente de proyectos del Fondo Mundial. Trabaja en estrechacoordinación con el resto del equipo de los proyectos del Fondo Mundial, así como con el personal de operaciones y programa de la oficina del PNUD Cuba.

Competencias