Réceptionnaire/ Secretaire

TÂCHES :

• Accueillir les clients, les fournisseurs à la réception.
• Répondre aux appels téléphoniques entrants.
• Résoudre les demandes des clients par téléphone et par courrier électronique selon les besoins (y compris ATRA).
• Envoyez et gérez les demandes entrantes (y compris le site Web).
• Obtenir des devis de fret et préparer les documents de fret pour le transport local entrant/sortant (y compris provincial et national).
• Obtenir les devis des fournisseurs et les traiter dans le système comptable, si nécessaire.
• Traiter les paiements par carte de crédit.
• Compiler et traiter les commandes provenant de nos fournisseurs ; y compris le suivi de l’état des commandes.
• Communiquer avec les clients, les fournisseurs et les tiers selon les besoins.
• En collaboration avec le service technique, créer et mettre à jour les plannings techniques quotidiens, hebdomadaires et mensuels.
• Occasionnellement, préparer des devis/offres de vente selon les demandes des clients.
• Créez ou modifiez des plans d’étage avec un logiciel automatisé.
• Rédiger divers rapports/documents (français/anglais) selon les besoins.
• Préparer des brochures publiques et tout autre texte, média et matériel promotionnel lié aux médias sociaux et à tout lieu promotionnel selon les délais établis.
• Mettre à jour le site Web si nécessaire.
• Coordonner les salons professionnels et les voyages d’affaires ainsi que toute la logistique qui y est associée.
• Effectuer occasionnellement des recherches en ligne selon les exigences de l’administration.
• Commande de fournitures (bureau, entrepôt, etc.)
• Classement, photocopie.