FONCTIONS ESSENTIELLES :
SOMMAIRE DU POSTE :
Etant membre à part entière de l’équipe des Opérations de Mercy Corps Mali et sous la supervision de l’Adjoint au Responsables des Operations, le Chargé(e) Logistique sera responsable de la gestion efficiente de la flotte, des assets, des entrepôts, des équipements et mobiliers de la mission. Il/elle veillera au respect strict des procédures, politiques et SOP de Mercy Corps et exigences des bailleurs de fonds dans la gestion de tous les services logistiques. Il/elle renforcera les capacités de l’équipe sous sa supervision à travers les feedbacks constructifs, le coaching et la références de ceux aux ressources internes de Mercy Corps. Il/elle apportera un soutien technique aux membres de l’équipe sous sa supervision et veille à ce que les politiques et procédures de Mercy Corps en matière de gestion logistique soient observées et correctement mises en application.
FONCTIONS ESSENTIELLES :
GESTION DE LA FLOTTE
- Assurer le suivi maintenance et réparation du parc automobile et générateurs ;
- Assurer le suivi et la gestion des mouvements des véhicules ;
- Elaborer le rapport mensuel de consommation carburant véhicule et générateurs
- Elaborer le rapport mensuel maintenance et réparation véhicules et générateurs
- Assurer la gestion des archives de la flotte (rapports, dossiers achats véhicules et générateurs, documents d’assurance, docs véhicules, docs du chauffeurs …)
- Assurer l’approvisionnement en carburant des véhicules et générateurs
- S’assure que le logsheet des véhicules et générateurs sont en place, bien renseignés suivis (systématiquement renseignés) et bien archivés.
- S’assurer que les documents administratifs et autres documents de bord du véhicule sont à jour et bien suivis (assurance, vignette, carte grise, attestation de visite technique,)
- S’assurer que les équipements de secours du véhicule sont en place (roue de secours, first aid, triangle de signalisation, trousse de clés secours,)
- S’assurer que tous les documents du véhicule sont au complet et bien gérés, bien rangés
GESTION DES ASSET
- Il/elle s’assurera que la politiques et SOP en matière de gestion des assets/actifs de Mercy Corps soient correctement mises en application. Il/elle s’assurera du respect des règles des bailleurs en matière de gestion des assets/actifs.
- Former toute l’équipe sous sa supervision sur le cycle de vie des actifs
- Suivre le mouvement des assets ;
- Enregistrer et étiqueter tous les assets ;
- Archiver les documents de gestion des assets (fiches de mouvement des assets, Assets registers, waybills, Fiche de remise et d’affectation d’équipement, rapports assets, rapport d’inventaire physique des assets) ;
- Assurer le suivi et la mise en application de la politique des pertes et endommagement des actifs
- S’assurer que toutes les nouvelles politiques et SOP sur la gestion des assets soient diffusées et expliquées au personnel en charge de gérer les actifs
- Appuyer à la consolidation et préparation des rapports de gestion des actifs de fin fiscale
- Assister les programmes à la préparation des rapports de gestion des assets des programmes qui ferment
- Assurer l’inventaire physique périodique des assets (une fois chaque trois mois)
- Assurer l’inventaire annuel en collaboration avec le contrôleur des assets et les finances
- Appuyer les processus de disposition des assets dans le respect des règles des bailleurs et de la législation locale—Donation, transfère –déclassement et ventes aux enchères des assets/actifs
- Responsable de la préparation des rapports mensuels des assets
- Elaborer le rapport mensuel de gestion des Assets
Gestion des stocks / magasins
- Assurer la sécurité des biens entreposés
- Effectuer des vérifications et inventaires périodiques des biens en magasin
- Superviser les réceptions/ sorties de stock
- Assurer le rangement du stock
- Assurer la tenu ajours des outils de gestion de stock (fiche de stock, registre de stock, bon de sortie…)
- Elaborer le rapport mensuel de gestion de stock
Supervision
- Préparer et tenir à jour des descriptions des postes des supervisés
- Orienter et donner des directives à son équipe. Organiser des réunions de travail pour planifier leur travail
- Superviser les chauffeurs, les assistants log, les orienter dans leur travail, définir leur priorité et les évaluer conformément à leur plan annuel de travail
- Apporter un appui technique au personnel chargé de la gestion administrative et au besoin aux organisations partenaires locales
- Gérer les performances du personnel et tenir des formations à leur endroit le cas échéant
- Promouvoir le respect des valeurs de MC et du code de conduite au sein de l’équipe
- Se conduit professionnellement et personnellement de manière à apporter honneur et crédibilité à Mercy Corps et à ne pas compromettre sa mission humanitaire.
- Être redevable vis-à-vis des bénéficiaires ;
- Toutes autres responsabilités qui sont assignées selon les besoins
DEVELOPPEMENT PROFESSIONNEL : Dans le cadre de notre engagement envers le développement professionnel et fondée sur notre compréhension que les organisations qui se développent continuellement sont plus efficaces, efficientes et pertinentes pour les communautés qu’elles desservent – nous attendons de tous les membres de l’équipe de contribuer à dédier 5% de leur temps à des activités d’apprentissage/développement professionnel qui bénéficie à Mercy Corps ainsi qu’à eux-mêmes.
REDEVABILITE ENVERS LES BENEFICIAIRES : les membres de l’équipe de Mercy Corps sont attendus pour soutenir tous les efforts en vue de la reddition de comptes, en particulier pour nos bénéficiaires et aux normes internationales directeurs internationaux de secours et de développement, tout en s’engageant activement les communautés bénéficiaires comme des partenaires égaux dans la conception, le suivi et l’évaluation de nos projets sur le terrain.
GENRE : Mercy Corps reconnaît que nos programmes sont plus efficaces pour soulager la souffrance, la pauvreté et l’oppression quand les femmes, les hommes, les filles et garçons sont équitablement engagés comme acteurs actifs dans tous les aspects du travail que nous entreprenons ensemble. Nous attendons que tous les membres de l’équipe s’engagent à respecter les principes de l’égalité des sexes et d’utiliser une programmation sensible au genre et l’intégration du genre comme un moyen de réaliser notre mission et notre vision pour le changement.
RESPONSABILITE DE SUPERVISION : Chauffeurs et Assistant Logistique
RAPPORTE DIRECTEMENT AU : Adjoint au Gestionnaire des Operations
Expérience et qualifications :
QUALIFICATIONS :
- Avoir une licence ou équivalent en Administration, logistique, Transport, Transit ou informatique de gestion ;
- Avoir au minimum 3 années d’expérience a un poste similaire
- Être capable de travailler en coordination avec plusieurs unités ;
- Avoir une bonne connaissance de l’informatique ;
- Être capable d’organisation et d’assumer plusieurs tâches à la fois ;
- Avoir les capacités à apprendre vite les principes et les procédures ;
- Être capable de prendre des initiatives et de travailler indépendamment ;
- Bien parler et écrire le français ; l’anglais est souhaité.
FACTEURS DE SUCCÈS :
- Faire preuve d’une bonne capacité d’anticipation ;
- Être capable de travailler avec des informations confidentielles sans les divulguer
- Rester calme et courtois, garder de bonnes relations professionnelles avec les collègues ;
- Savoir faire respecter son travail et expliquer ses difficultés, mais rester attentif et capable de changer ses priorités si la situation l’exige ;
- Être force de proposition pour améliorer son espace de travail et sa performance
- Faire preuve d’intégrité, de rigueur et de transparence et être capable de demander conseils ou validation quand nécessaire ;
- Connaitre les procédures internes pour les respecter ;
- Avoir des talents variés et une habilité prouvée d’organiser et de prioriser les taches ;
- Proactivité, flexibilité, sens de l’initiative
- Avoir la capacité de communiquer efficacement avec les membres de l’équipe ;
- Avoir la capacité d’apprendre vite, de prendre des initiatives et de rendre compte des résultats
- Être capable d’évoluer dans un environnement multiculturel de développement international
Date de prise de service : Aout 2023
Le dossier de candidature doit comporter :
- Un CV actualisé ;
- Une lettre de motivation ;
- La copie des diplômes et des attestations de travail ;
- Un casier judiciaire en cours de validité. (n’est obligatoire qu’une fois retenu au poste)
- Les noms et contacts de trois personnes de référence (superviseurs directs) dont celui du dernier emploi.
Veuillez envoyer les dossiers de candidature au plus tard le Mardi 11 Juillet 2023 à 17h30 en suivant ce lien
https://recruiting2.ultipro.com/MER1024MERCY/JobBoard/83388319-6e2f-4a42-bc78-472947b539d1/Opportunity/OpportunityDetail?opportunityId=b13118da-398b-4f26-b5f0-9865dcb6746f
Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront contacté(e)s pour les tests et entretiens.
Les dossiers incomplets ne seront pas considérés.
Les dossiers déposés ne seront pas retirés
Les candidatures féminines et celles des personnes handicapées sont vivement encouragées.