‘- Réf : MC 1945 Un (e) Chargé (e) Sénior aux Opérations – Mopti.

FONCTIONS ESSENTIELLES :

SOMMAIRE DU POSTE :

En lien technique avec l’Adjoint Responsable Operations, sous la supervision structurelle du Directeur des Opérations et la supervision administrative du chef de bureau de Mopti, le Chargé (e) Senior Operations Mopti est un poste senior de Mercy Corps Mali, avec des responsabilités de développement, de supervision, de gestion de tous les aspects opérationnels de support logistique et administration pour le bureau de Mopti. Il/elle aura la charge de gérer et de coordonner toutes les taches des opérations (la logistique- la flotte, les Assets- ;   achats, ITC)), ainsi que la gestion des installations du bureau. Il s’assurera que les systèmes, les politiques et les procédures opérationnelles et de l’administration sont en place et fonctionnent de façon harmonisée au bureau de Mopti. Il/elle veillera à ce que les activités des programmes de Mercy Corps bénéficient du support opérationnel nécessaire mises en œuvre conformément aux plans de travail et les normes de conformité et de qualité requises à travers un appui opérationnel approprié et en temps opportun.

Responsabilités spécifiques, Fonctions Essentielles :    

Fournir un appui systématique et à temps réel de conception des opérations, coordination, supervision et de suivi de l’équipe des opérations en étroite coordination avec les équipes des programmes pour la mise en œuvre de l’ensemble des plans de travail afin d’atteindre les objectifs des projets mis en œuvre dans la région de Mopti ; 

Veiller à ce que la gestion du patrimoine (propriétés, les actifs) soient conformes aux normes de sécurité et de sûreté en place ; 

Participer à la mise en œuvre et gérer les systèmes et procédures standards des opérations de Mercy Corps Mali en conformité avec les politiques et procédures établies ; 

Fournir un appui conseil dans le cadre du développement, la mise en œuvre et la gestion des systèmes opérationnels, suivant les exigences des systèmes de Mercy Corps, en maintenant le strict respect des procédures et politiques de Mercy Corps ainsi que celles des bailleurs de fonds. 

Il est aussi responsable de la pleine adhésion aux systèmes de gestion de Mercy Corps, de conformité et de contrôle tel que décrit dans les manuels Mercy Corps, comme suit : 

1.        LOGISTIQUE ET ACHAT :

Achats : Participer à la performance de toutes les activités d’achats et d’approvisionnement pour s’assurer que les achats sont effectués en conformité avec les procédures d’achats de Mercy Corps et compléter dans les délais requis. La production des drafts des Dossiers d’Appels d’Offre et des contrats d’achat sont faites à temps, le rapport de suivi des achats (PR Master list) est fourni à la fin de chaque mois ;

Gestion de flotte: Participer à la supervision de la performance de toutes les activités liées à la gestion de la flotte en conformité avec les procédures et politiques standards d’Operations de Mercy Corps, y compris l’utilisation claire et concise de véhicules et les motos, leurs consommations de carburant, la gestion de la consommation, la mise en place des plans de mouvements, les réparations et maintenances des engins, le classement systématique mensuel des consommations de carburant des véhicules/motos, les rapports de consommation carburant véhicules/motos/générateurs;

Gestion des Assets : Participer à la supervision et au suivi de toutes les activités liées à la gestion des biens, des actifs ou des Assets de Mercy Corps Mali, y compris le suivi des bases de données des actifs ou Assets pour tous les programmes de la région de Mopti, l’étiquetage physique, les inventaires théoriques et physiques périodiques. Cela va en soit avec la gestion effective des fournitures et biens qui ne sont pas pris en compte comme actifs/Assets. La mise a jour de master asset List est faite et soumise à la fin de chaque mois ;

Gestion des stocks / magasins

Supervision de la sécurité des biens entreposés

Effectuer des vérifications, contrôler les inventaires périodiques des biens en magasin

Superviser la tenue a jours des outils de gestion de stock (fiche de stock, registre de stock, bon de sortie…)

Recevoir, réviser le rapport mensuel de gestion de stock et faire de propositions

      B    CLASSEMENT DES DOSSIERS :

Le Chargé (e) Senior Operations veillera à ce que tous les dossiers des opérations soient maintenus et suivi de façon systématique et ordonnée physiquement et sauvegarder sur le serveur. Les dossiers doivent toujours être mis à jour, organisés, clairement marqués, et doivent être au complet avant de les classer ; 

Cette liste n’étant pas limitative ou exhaustive :

Tous les documents de livraison et expédition, autre documentation fournie aux opérations, y compris ceux reçus du bureau de Bamako d’autres bureaux terrain, sont classés par biens et par expéditeur. Les rapports d’entrepôt (y compris la réception, le dispaches, documentation d’expédition interne (waybill), et des informations concernant les journaliers, autres équipements), doivent être systématiquement produits et classés par mois, et mis à jour mensuellement. 

Manuels, documentation, reçus, bons de livraison, des documents d’expédition, et d’autres informations critiques telles que les mots de passe ou programmation doivent être bien classés et facilement accessibles. 

1. TACHES ADMINISTRATIVES :

Il veillera au plein respect de tous les systèmes administratifs de Mercy Corps, de la conformité aux politiques et procédures de façon harmonisée et comme décrit dans les manuels de terrain, y compris :

La gestion administrative des bureaux 

La gestion des installations, résidences

Gérer toutes les activités liées à l’administration avec un système de classement clair, systématique et concis,

Se comporter, tant professionnellement que personnellement, de façon à préserver l’image de marque de Mercy Corps et à ne pas mettre en danger sa mission humanitaire au Mali.

Accomplir toute autre tâche nécessaire.

Rapporte directement au : Chef de bureau de Mopti

Responsabilité de supervision directe : les équipes opérations de Mopti (Achat, flotte, Asset)

 EXPERIENCES ET QUALIFICATIONS REQUISES :

• Avoir un Master ou équivalent en Administration, logistique, Transport, Transit ou informatique de gestion ;
• Avoir une expérience d’au moins 05 ans en Logistique, Chaine d’approvisionnement, ou gestion des achats, comptabilité, économie, ou équivalent. L’expérience avec des ONG internationales est un atout important ;
• Être capable de travailler en coordination avec plusieurs unités
• Avoir une solide expérience dans la mise en place et la gestion de la logistique et des systèmes d’administration est essentielle ;
• Avoir une expérience d’au moins 03 ans en tant que Senior Manager dans la logistique et les achats avec de solides compétences organisationnelles, la capacité de travailler efficacement avec une équipe mixe, variée et multiculturelle et une adaptabilité aux circonstances imprévues, est requise ;
• Posséder des capacités pour solutionner les problèmes en s’adaptant et en faisant preuve de flexibilité, patience et de créativité ;
• Avoir une excellente capacité de négociation, représentation et de travailler confortablement avec une équipe de diverses origines culturelles ;
• Avoir la maitrise du français et un niveau avancé en anglais est obligatoire ;
• Avoir de solides compétences en informatique dans les applications MS Office ;

Facteurs de Succès :

Avoir une excellente compétence de résolution des problèmes et servir d’intermédiaire entre les programmes et le personnel des opérations pour assurer une mise en œuvre qualitative et à temps réel des programmes, tout en assurant la conformité aux politiques des donateurs et celles de Mercy Corps, est essentielle ;

Avoir une compréhension claire de la logistique, les achats, l’entreposage, le système d’inventaire et de l’éthique de gestion de l’administration, est requis. La capacité de travailler efficacement avec les membres du personnel international et national, est nécessaire ;

Une habilité démontrée de pouvoir travailler rapidement, correctement et de façon précise pour accomplir multiples tâches à la fois dans un délai requis, avec autonomie et sans supervision, est fortement demandée ;

La confidentialité dans l’accomplissement de ce travail est obligatoire.

Apprentissage Organisationnel :   

Comme partie intégrante de notre engagement à l’apprentissage organisationnel et en supportant notre compréhension que les organisations d’apprentissage sont plus effectives, efficient et appropriées aux communautés qu’elles servent, nous espérons à ce que tous les membres de l’équipe engagent 5% de leur temps pour apprendre les activités qui à la fois, peuvent les servir et servir Mercy Corps.

Date de prise de service : Aout 2023

Le dossier de candidature doit comporter :

• Un CV actualisé ;
• Une lettre de motivation ;
• La copie des diplômes et des attestations de travail ;
• Un casier judiciaire en cours de validité. (n’est obligatoire qu’une fois retenu au poste)
• Les noms et contacts de trois personnes de référence (superviseurs directs) dont celui du dernier emploi.

Veuillez envoyer les dossiers de candidature au plus tard le Mardi 11 Juillet 2023 à 17h30 en suivant ce lien

https://recruiting2.ultipro.com/MER1024MERCY/JobBoard/83388319-6e2f-4a42-bc78-472947b539d1/Opportunity/OpportunityDetail?opportunityId=be63f59d-b667-4624-96cb-1135224938b5                   

Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront contacté(e)s pour les tests et entretiens.

Les dossiers incomplets ne seront pas considérés.

Les dossiers déposés ne seront pas retirés

Les candidatures féminines et celles des personnes handicapées sont vivement encouragées.