Reporting and Communication Officer

Titre de la position : Reporting and Communication Officer

Supervisée par: Chief of Party

Responsable hiérarchique technique:

Duty Station: Yaoundé

Area of Operation: Régions du Centre, Cameroun.

Période considérée: 12 mois

Type de contrat: Contrat national

Salary & Benefits: Niveau NM. H1

INTRODUCTION

Le Conseil Danois pour les Réfugiés (DRC) porte assistance aux réfugiés et aux personnes déplacées à travers le monde : nous fournissons une aide d’urgence à ces personnes, nous combattons pour leurs droits et nous renforçons leurs opportunités pour un meilleur futur. Nous travaillons dans des zones affectées par les conflits, ainsi que le long des routes de déplacements, et au sein des pays dans lesquels les réfugiés s’établissent. En coopération avec les communautés locales, nous nous efforçons d’atteindre des solutions responsables et durables. Nous travaillons pour une intégration réussie des communautés vulnérables et, lorsque cela est possible, à la réalisation de leur souhait de retour chez eux.

Le Conseil Danois pour les Réfugiés (ci-après : DRC, pour Danish Refugee Council) a été fondé au Danemark en 1956 et est depuis devenu une organisation humanitaire internationale avec plus de 7,000 employés et de 8,000 volontaires. Ayant son siège établi à Copenhague, et présent dans 40 pays, le DRC est une organisation d’aide non gouvernementale, à but non-lucratif, politiquement neutre et indépendante et non-confessionnelle.

Notre vision est une vie avec dignité pour toutes les personnes déplacées dans le monde. Tous nos efforts reposent sur notre boussole morale : l’humanité, le respect, l’indépendance, la neutralité, la participation, l’honnêteté et la transparence.

1. CONTEXTE

Sous la direction du bureau régional de Dakar et en lien étroit avec les interventions en République centrafricaine (RCA) voisine, DRC a commencé ses opérations au Cameroun en 2018 en répondant aux besoins humanitaires des réfugiés de RCA et des Camerounais vulnérables dans la région de l’Adamaoua. Actuellement, DRC opère un bureau régional à Meiganga et deux bureaux secondaires à Djohong (région de l’Adamaoua) et à Garoua-Boulai (région de l’Est). Les interventions se concentrent sur la recherche de solutions durables pour les plus vulnérables, en utilisant l’approche holistique de graduation pour améliorer à la fois la protection et la situation de reprise économique. Les interventions comprennent notamment l’identification des principaux risques de protection et des conflits entre les populations afin d’identifier les projets de cohésion sociale et de résolution des conflits qui permettront de rassembler les communautés. L’équipe d’urgence itinérante (EMPACT) a établi la présence du programme de DRC dans la région du Sud-Ouest fin 2018 pour répondre aux besoins des personnes déplacées de force dans le contexte de la crise anglophone, en débutant des activités humanitaires en janvier 2019. DRC opère dans les divisions de Meme et de Fako, avec un bureau à Buea. La programmation se concentre dans les zones rurales et difficiles à atteindre pour répondre aux besoins de base des populations en matière de nourriture, d’abris et de NFI, tout en améliorant l’environnement de protection et en offrant des opportunités de génération de revenus.

2. OBJECTIF GENERAL DU POSTE

Le/la Reporting & Communication Officer est responsable pour travailler au sein de l’équipe de coordination du consortium composée d’un Chief of Party, d’un Spécialiste MEAL, et d’un(e) Spécialiste Finance & Conformité basés à Yaoundé et d’un Spécialiste coordination basé à Bangui permettant la coordination des ONGI DRC, NRC, ACF et CARE (CMR et RCA) pour l’implémentation du programme ambitieux SOLID visant à encourager la mise en place de solutions durables participatives aux situations de déplacements dans les zones frontalières du Cameroun et de la RCA. Ce programme financé par l’Union Européenne supervise la mise en œuvre d’un consortium dont l’objectif est de contribuer directement aux solutions durables, diversifiées et localisées aux situations de déplacements au Cameroun et en RCA, en s’appuyant sur des mécanismes de gouvernance communautaire et locale sensibles à la protection de l’environnement et au conflit.

Sous la supervision du Chief of Party, le Reporting & Communication Officer est responsable de la saisie de la comptabilité des partenaires dans Dynamics, fournit un appui sur la communication interne et externe ainsi que sur la qualité et la cohérence du reporting au sein de l’unité de gestion du programme de cette initiative de 42 mois. Pour cela, le Reporting & Communication Officer doit avoir la capacité de suivre le programme, en mesurant ses résultats globaux en travaillant en synergie avec le Spécialiste MEAL, la Finance team de l’unité du consortium et les partenaires.

A ce titre, il/elle participe à la préparation des clôtures trimestrielles et annuelles, du suivi des comptes de tiers, et du suivi de l’archivage des pièces justificatives et du respect des règles et des obligations du Bailleur UE et du cadre légal camerounais. Il/elle participe à la préparation des suivis budgétaires, des rapports financiers et des demandes de trésorerie à l’échelle du consortium sous la supervision du Chief of Party.

3. RESPONSABILITÉS

A. Gestion du reporting

• Vérifier la qualité et la cohérence des rapports au bailleur et/ou les rapports d’activités
• Sur la base des feedbacks identifiés lors de l’analyse des rapports reçus des partenaires, produire des modules pour adresser les préoccupations majeures rencontrées sous forme de séances de travail ou de formation ;
• Assurer la gestion et archivage d’informations sur les partenaires de mise en œuvre conformément aux règles de l’UE en la matière,
• Soutenir le Chief of Party dans le suivi du programme sur terrain
• Appui sur le suivi du PMT en lien avec le Spécialiste MEAL (Project Monitoring Tool)
• Participer de manière active aux points réguliers sur les activités et visites terrain au Cameroun et en RCA,
• Compiler et vérifier la qualité et cohérence des rapports des partenaires et les archiver sur le SharePoint
• Appuyer les Gestionnaires de projet de membres du consortium dans le renforcement des capacités des partenaires OSC spécialement sur le volet du reporting et de la communication ;
• Soutenir le Spécialiste MEAL dans toutes ses responsabilités en matière de capitalisation.
• Soutenir le renforcement des capacités des équipes de terrain et des partenaires (rapports d’activité, rapports au bailleur…)
• Suivi du calendrier de reporting narratif et financier

B. Gestion de la communication

• Réviser les éléments de communication sur la base des informations fournies par les équipes nationales et celles des partenaires, conformément aux priorités définies avec le Chief of Party.
• S’assurer de la bonne mise en œuvre du plan de communication élaborée avec la DUE et proposer des idées, innovations sur la communication externe.
• Gérer et participer activement aux réunions du groupe de travail communication de projet.
• Gérer les archives des rapports par le biais du système, « SharePoint DRC External »
• Produire trimestriellement une « Newsletter » pour communiquer sur le programme.
• Gérer les comptes X, Facebook et Instagram du programme SOLID.

C. Soutien à la gestion de la conformité et de la trésorerie

• Participe à la préparation des suivis budgétaires mensuels (BFU) en collaboration avec le responsable finance et le responsable des services support ;
• Participe à la préparation des rapports financiers bailleurs (intermédiaires et finaux) et participer à la préparation des budgets pour les demandes de financement ;

Le/la Reporting & Communication Officer accomplira toute autre tâche requise par le Chief of Party non décrites dans ce TDR mais relevant de son métier.

4. EXPERIENCES ET COMPETENCES TECHNIQUES

• Expérience minimale de 2 ans en matière de reporting programmatique
• Compétences en renforcement des capacités en matière de conformité et de reporting des bailleurs
• Maitrise des règles de bailleurs de fonds clés comme l’Union Européenne, ECHO, USAID (une grande attention aux détails pour la conformité et le reporting bailleur)
• Excellentes compétences interpersonnelles, d’influence et d’établissement de relations avec une capacité bien développée à motiver ;
• Expérience et maitrise des outils de suivi-évaluation des programmes
• Solides compétences en rédaction de rapports, en analyse financière et budgétaire
• Capacité à s’adapter à des priorités changeantes avec un état d’esprit axé sur les solutions
• D’excellentes compétences informatiques (MS Office, Internet), une maîtrise avancée d’Excel et des logiciels de communication et/ou de cartographie sont requises.
• Une expérience en gestion et suivi de trésorerie pour une ONG internationale est un atout ;

Formation : (y compris certificats, permis, etc.)

• Diplôme universitaire (licence ou master) en développement international/études du développement, relations internationales, économie, sciences politiques/affaires publiques, administration ou gestion des affaires, ou dans un autre domaine pertinent est requis ;
• Maitrise de travail ERP est un atout

Langues : maîtrise professionnelle du français. La maîtrise de l’anglais est un atout.

Principaux acteurs : (internes et externes)

• Unité de gestion du Consortium SOLID, Cameroun
• Equipe Finance Consortium SOLID, Cameroun/RCA
• Equipe communication Consortium SOLID, Cameroun/RCA
• Equipe Programme Consortium SOLID, Cameroun/RCA

5. REGLEMENTATION GENERALE

• L’employé doit suivre les instructions de DRC en matière de sécurité, de confidentialité et de directives éthiques, y compris le code de conduite et le cadre de responsabilité humanitaire
• L’employé ne doit exercer aucune autre activité rémunérée pendant la durée du contrat DRC sans autorisation préalable
• L’employé ne doit pas s’engager dans une activité qui pourrait nuire à DRC ou à la mise en œuvre de tout projet pendant la durée du contrat DRC
• L’employé ne doit pas accorder d’interviews aux médias ni publier de photos liées aux programmes de DRC ou partager d’autres documents sans en recevoir l’autorisation préalable
• L’employé doit restituer tout l’équipement prêté par DRC pour effectuer le travail après la fin de la période du contrat ou sur demande de DRC.

6. AUTRES QUALIFICATIONS ET COMPETENCES

• À ce poste, vous devez démontrer les cinq compétences essentielles du DRC, à savoir :
• Viser l’excellence : vous vous concentrez sur l’obtention de résultats tout en garantissant un processus efficace. Vous vous efforcez de produire un travail précis, approfondi et professionnel avec une utilisation optimale du temps et des efforts.
• Collaborer : vous coopérez avec et impliquez les parties concernées, recherchant activement leur opinion et partageant des informations clés avec elles. Vous soutenez et faites confiance aux autres, tout en encourageant les commentaires.
• Prendre les rênes : Vous prenez la responsabilité et donnez la priorité à votre travail en fonction de la vision et des objectifs généraux de DRC. Vous prenez l’initiative face à un défi ou une opportunité et vous recherchez des solutions innovantes.
• Communiquer : vous écrivez et parlez efficacement et honnêtement tout en adaptant votre style et votre ton à la situation. Vous écoutez activement les autres et les impliquez dans le dialogue.
• Faire preuve d’intégrité : Vous respectez et promouvez les normes les plus strictes en matière de conduite éthique et professionnelle en relation avec les valeurs et le code de conduite de DRC, y compris la protection contre l’exploitation sexuelle, les abus et le harcèlement.
• Capacité à travailler dans un environnement multiculturel et cosmopolite
• Proactivité, avec une approche coopérative et collaborative
• D’excellentes capacités de communication (notamment l’attention et la patience) sont nécessaires
• De bonnes capacités organisationnelles sont requises
• Sens de l’éthique exemplaire
• Capacité à travailler en équipe et bon sens de l’humour.