République Démocratique du Congo : Chargé.e de Finance Zone – Bukavu

Acted

Depuis trente ans, l’ONG internationale Acted œuvre sur le dernier kilomètre de l’action humanitaire pour sauver des vies. Acted soutient actuellement 20 millions de personnes dans 43 pays pour répondre à leurs besoins dans des zones difficiles d’accès, et poursuit un triple mandat humanitaire, environnemental et d’acteur du développement. Acted s’appuie sur une connaissance fine des territoires et des contextes locaux pour développer et mettre en œuvre des actions sur le long terme, avec un large éventail de partenaires locaux et internationaux, afin de construire ensemble un monde “3ZÉRO” : Zéro Exclusion, Zéro Carbone, Zéro Pauvreté

Acted République Démocratique du Congo

La République Démocratique du Congo (RDC) demeure ébranlée par les conséquences des décennies de guerres civiles. En situation précaire, les déplacés souffrent d’insécurité alimentaire chronique ou des maladies liées au manque d’accès à l’eau, l’hygiène et l’assainissement. Présente depuis 2003, Acted œuvre principalement pour répondre aux urgences, renforcer la résilience des populations, co-construire une gouvernance efficace et promouvoir une croissance inclusive et durable. Intervenant aujourd’hui principalement dans les zones de Sud Kivu, Tanganyika et Nord avec des projets financés par BHA (Bureau for Humanitarian Assistance), FH (Fond Humanitaire), ECHO (European Civil Protection and Humanitarian Aid Operations) et FCDO (Foreign, Commonwealth & Development Office), Acted apporte une réponse d’urgence flexible et adaptée aux crises humanitaires aigües et complexes en intervenant auprès des populations les plus vulnérables. Avec sept projets en cours dans nos différentes zones, Acted cherche à répondre à leurs besoins immédiats en termes d’accès au logement (abris), sécurité alimentaire, articles ménagers essentiels ou encore l’accès à l’eau, tout en assurant la promotion d’un environnement protecteur.

Acted a actuellement trois différents projets dans la Zone Sud Kivu. Un projet d’urgence multisectorielle en aide alimentaire et non alimentaire, en CCCM et également en relance agricole. Un projet de réponse rapide géré par le consortium SAFER intervenant dans toute la zone du Sud-Est. Et un projet portant sur l’Assistance d’urgence en Abris et articles ménagers essentiels auprès des populations déplacées et hôtes. En ce qui concerne la Zone du Tanganyika, Acted mène actuellement deux projets dont un sur la thématique de l’Action coordonnée pour une programmation multisectorielle dans les camps et en dehors des camps et un autre mené en consortium avec consistant à appuyer des activités de relance agricole et apporter une assistance alimentaire pour les personnes vulnérables. Enfin, pour la Zone Nord, Acted a aussi un projet de réponse multisectorielle en matière d’assistance alimentaire, de soutien agricole, de relance économique ainsi qu’un appui en matière d’Eau, Hygiène et Assainissement (EHA).

Acted s’engage à agir aujourd’hui et à investir dans l’avenir avec la contribution d’un large réseau de partenaires, d’organisations locales, de réseaux mondiaux et différents clusters qui apportent leur expertise, leur expérience et leur voix pour le bon déroulement de la mission et l’atteinte de ses objectifs d’impact. En RDC, Acted est donc active au sein de la coordination humanitaire auprès des clusters et groupes de travail existants, ainsi que d’entités comme OCHA.

Rôle et responsabilités principales

Sous l’autorité du Coordinateur de zone et du Responsable Finances Pays, le.la Chargé Finances de zone (AFO) sera en charge des Finances de la zone. Plus spécifiquement, il/elle sera en charge de la mise en œuvre et du suivi de la gestion financière et des outils de contrôle. Il/Elle sera aussi en charge de la formation de l’équipe Finances.

Préparation du budget et révision contractuelle

• Sur demande du CFM, préparer les budgets en se basant sur les documents support d’information sur les coûts (tableaux d’allocation, frais de fonctionnement mensuels et SAGA) et les apports programmes/logistiques (BoQs, designs, etc.)
• Au niveau  de la zone, piloter la partie financière et les  réunions de démarrage et de clôture  des projets de la zone.

Mise en place et suivi des outils financiers

Consolidation et révision mensuelles du TITANIC

• Flux comptables de la zone (le 5 de chaque mois et sur demande)
• Vérifier que les espèces et les équilibres bancaires dans SAGA correspondent au livre de comptes, aux relevés bancaires et aux espèces réellement dans le coffre. En cas de différence, identifier les raisons de cet écart et le corriger.
• S’assurer que les flux sont bien identifiés et référencés
• Vérifier les taux d’avances et de prêts ouverts et évaluer le risque pour Acted s’il existe
• Analyser les gains ou pertes de taux de change, effectuer des enquêtes sur demande du CFM pour optimiser les opérations de change.
• S’assurer que les informations financières des formulaires de sortie des employés quittant l’organisation correspondent aux données comptables (SAGA) et que les avances sont clôturées au moins 5 jours avant le départ de l’employé de l’organisation.

Révision des données comptables (entre le 1er et le 4 de chaque mois et sur demande)

• S’assurer que les entrées mensuelles dans SAGA respectent la description des standards d’Acted.
• S’assurer que chaque entrée a un second libellé et un code Third Party si nécessaire comme le requiert la description des standards.
• Vérifier que les entrées dans SAGA ont le bon code comptable, en ligne avec la charte des standards comptables d’Acted.
  • Analyse des coûts (entre le 10 et le 15 de chaque mois et sur demande)
• Revoir les ACTs de la zone et suggérer les potentielles re-allocations au CFM
• Sur demande, présenter une analyse des coûts de zone aux CFM et CD pour contribuer au processus de prise de décision.

Allocations (entre le 10 et le 15 de chaque mois et sur demande)

• Faire le suivi des allocations des ressources d’Acted par projet à l’échelle de la zone.

Contrôle du Budget et suvention de la structure (entre le 10 et le 15 de chaque mois, et sur demande)

• Mettre à jour mensuellement les BFU, CFU, DFU pour les projets de la zone, et les envoyer au CFM pour validation.
• Fournir une analyse des ressources d’Acted pouvant être subventionnées avec de nouvelles propositions.
• Identifier les lacunes et risques pour les financements

Préparer le paiement des salaires des employés (entre le 25 et le 30 de chaque mois)

• S’assurer de la cohérence entre les FLATS, feuilles de présence et feuilles de congés.

Formation et renforcement des compétences

• Assurer la formation des employés finance de la zone sur les procédures et outils FLAT d’Acted.
• Soutenir les équipes Finances et Administration dans la maîtrise des documents financiers, selon le logiciel SAGA
• Contribuer au renforcement de l’efficience globale des équipes
• Effectuer des formations de gestion financière pour les partenaires locaux