Responsable Administración y Finanzas – Coro, Venezuela

Objetivo de la posición

El/La responsable administrativo y financiero es encargado/a de la gestión administrativa y financiera de las operaciones de Cesvi en Venezuela, así como de los procesos logísticos y de compra. Apoya a la Coordinación Local del proyecto en el manejo de las actividades diarias y propias de la Oficina, así como en la gestión de los recursos humanos y de los asuntos relacionados a la seguridad.

Quiénes somos

Sobre Cesvi

CESVI es una asociación laica e independiente fundada en Italia en 1985 que trabaja por la solidaridad mundialy el ideal de la justicia sociala través de acciones humanitarias de desarrollo.

El mismo nombre CESVI, Cooperazione e Sviluppo (Cooperación y Desarrollo), expresa su filosofía de acción, basada en la promoción del protagonismo de sus beneficiarios en favor de su propio progreso, a fin de que la ayuda internacional no se reduzca a una temporánea acción benéfica, sino que promueva un auténtico desarrollo sostenible de las poblaciones más necesitadas.

Cesvi en Venezuela

Cesvi estuvo presente en Venezuela de 1998 a 2011 con intervenciones de emergencia, rehabilitación y desarrollo en los sectores de protección de niños, niñas y mujeres objeto de explotación sexual y con varias intervenciones en las cadenas de producción y distribución agrícola.

A partir de 2019 Cesvi abrió nuevamente operaciones en Venezuela, en Caracas garantizando apoyo directo a mujeres y adolescentes sobrevivientes o en riesgo de sufrir abuso y explotación sexual.

Descripción de las funciones

Gestión presupuestaria, financiera y contable

• Realizar solicitudes de fondos a la sede, tras la autorización de la Coordinación Administrativa y Financiera, y junto con la previsión de gastos.
• Elaborar y enviar las solicitudes de pago a proveedores.
• Recopilar los libros de caja con cadencia quincenal.
• Generar y mantener un apropiado archivo contable (actualizado en físico y digital, disponible para auditoría, cumpliendo todos los parámetros establecidos).
• Dar seguimiento a que los soportes de gastos y contables cumplan con la normativa de Cesvi, el donante y la legislación venezolana.
• Apoyar en el reporte mensual del proyecto (soportes de la ejecución, preparación de análisis contables, conciliación bancaria, balance del proyecto, entre otros).
• Apoyar la elaboración de la documentación administrativa y financiera.
• Apoyar al equipo del programa en temas financieros cuando sea necesario.
• Reportar cualquier asunto financiero a la Coordinación Administrativa y Financiera.
• Garantizar apoyo técnico a los socios locales de Cesvi en los aspectos administrativos y financieros.

Logística y procesos de gestión de compras

• Garantizar el cumplimiento de las políticas de compras y logística de Cesvi para la selección de proveedores, y la documentación relacionada.
• Coordinar el ciclo de compras con el Director de Proyecto.
• Asegurar la disponibilidad constante de suministros/servicios/obras en funcionamiento, tales como materiales de oficina, trasporte, etc.
• Gestionar la trazabilidad y la conciliación entre los pedidos, los contratos y las entregas de los diferentes bienes comprados en el marco del proyecto, tanto para funcionamiento de la oficina como los destinados a entregas en las actividades del proyecto.
• Garantizar un almacenamiento adecuado de los bienes adquiridos.
• Organizar el transporte de material y equipamiento de las actividades a los lugares donde las mismas se realizan.
• Mantener un inventario actualizado de los activos, incluyendo el etiquetado adecuado de los mismos; documentar cualquier pérdida o daño.
• Asegurar un flujo de documentos logísticos oportuno y preciso con la Coordinación Administrativa y Financiera y la Coordinación de Área.
• Apoyar la logística para visitas de personal Cesvi u otras misiones, eventos, reuniones.
• Mantener actualizada la base de datos de proveedores.

Administración de oficina local

• Archivar y actualizar todos los documentos relativos al contrato de alquiler de la oficina local.
• Preparar facturas de anticipos y realizar pagos mensuales de servicios públicos/utilidades.
• Mantener actualizados todos los archivos relativos a: alquiler, utilidades, equipamiento, etc.

Recursos Humanos

• Realizar procesos de contratación y gestión administrativa del personal del proyecto según las normas, procedimientos y prácticas establecidas por Cesvi y la coordinación del proyecto.
• Preparar, organizar llevar el archivo de los documentos de RRHH en las carpetas personales correspondientes.
• Mantener actualizadas todas las carpetas y archivos personales.
• Preparar los pagos de salarios y honorarios, según corresponda, del equipo local de Venezuela.
• Asegurar el seguimiento y control a los tiempos de contratación, para garantizar desde Cesvi las novedades de cancelación o renovación derivadas para cada contrato.
• Garantizar el cumplimiento del Código de Conducta y la política antifraude de Cesvi e informar a través de los canales apropiados de cualquier abuso.

Seguridad de oficina y equipo local

• Actuar como centro de coordinación de la seguridad para la oficina local.
• Supervisar la aplicación de las políticas y planes de seguridad en la oficina local.
• Difundir información de seguridad al personal local de Cesvi.
• Informar de cualquier incidente de seguridad al Jefe de Misión.
• Apoyar el seguimiento de los movimientos llevados a cabo por el personal de Cesvi en Caracas.

Otros

• Participar en las reuniones de planificación, gestión y supervisión del proyecto.
• Informar y alertar de cualquier anomalía en el proceso administrativo del proyecto
• Promover los principios de transparencia, trazabilidad, eficiencia y optimización en la gestión de los recursos disponibles.
• Ejecutar aquellas tareas inherentes al puesto que le sean solicitadas según coyuntura y necesidades.

Perfil

Atributos esenciales

Formación:

Estudios universitarios profesionales en las áreas administrativas, financieras y/o económicas o afines.

Conocimiento y experiencia:

• Experiencia demostrada mínima de tres años y conocimientos en la gestión administrativa, financiera y/o contable de proyectos de cooperación internacional, preferentemente ONG’s internacionales.

Competencias

• Capacidad de expresión escrita sintética y estructurada.
• Actitud propositiva y proactiva.
• Capacidad de trabajar con supervisión mínima en un equipo culturalmente diverso.
• Capacidad de desarrollar relaciones de trabajo productivas con colegas, socios, autoridades locales y otras partes interesadas.
• Solido dominio de Microsoft Office Package. Manejo avanzado de Microsoft Excel.
• Manejo de herramientas de gestión de información en la web.

Atributos preferidos

• Conocimientos en la normatividad legal, tributaria y contable para ONG
• Conocimientos básicos de la gestión del ciclo de proyecto y Marco Lógico.
• Experiencia y conocimientos de la gestión presupuestaria de proyectos
• Conocimiento de lengua inglés hablado y escrito

Condiciones contractuales

• Ubicación: Coro, Venezuela
• Duración del contrato: 2 meses con posibilidad de extensión
• Fecha de inicio previsto: 15/03/2024