Responsable de Bureau

Contexte & Mission

Médecins Sans Frontières (MSF) est une organisation humanitaire médicale à but non lucratif qui intervient dans des situations de crise et de conflit. Conformément à sa charte, MSF apporte son aide aux populations en besoin, aux victimes de catastrophes naturelles ou provoquées par l’homme et de conflits armés, sans distinction de race, de religion ou de croyances politiques.

L’activité de MSF est fondée sur des principes humanitaires, agissant de manière indépendante et impartiale. Plus de 90 pour cent du financement global provient de sources privées non gouvernementales. MSF est neutre et ne prend pas parti dans les conflits armés ; fournissant des soins uniquement sur la base du besoin. Les équipes médicales de MSF sont souvent témoins de violences et de négligences dans le cadre de leur travail, principalement dans des régions qui reçoivent peu d’attention internationale. MSF peut s’exprimer publiquement dans le but d’attirer l’attention sur une crise oubliée, d’alerter le public sur des obstacles et/ou des abus se produisant au-delà des gros titres, de critiquer les insuffisances de la réponse humanitaire ou de contester le détournement de l’aide humanitaire à des fins politiques.

Fondée en 1971, MSF est devenue un mouvement mondial de 26 associations, 24 sections et 6 directoires basées à Genève, Paris, Barcelone, Amsterdam, Abidjan et Bruxelles, qui gèrent directement les programmes d’assistance humanitaire de MSF.

Le Bureau de Dakar regroupe les équipes de soutien opérationnel de MSF (cellules/desks), les référents techniques et les équipes de back-office. Le poste est mandaté pour diriger et gérer l’équipe du Bureau de Support de Dakar (Dakar Support Unit : DSU) au nom des 3 OC présents à Dakar et est responsable devant les Directeurs Généraux d’OCP, d’OCBA et d’OCG. Le DSU fournit des services de back-office tels que l’administration, les ressources humaines locales, la maintenance des bâtiments, la logistique, le soutien du système d’information, pour faciliter le travail de toutes les équipes de MSF présentes à Dakar.

Principales responsabilités

Le Responsable de Bureau (Head of Office : HoO) :

• Est responsable de la gestion du bureau de Dakar qui accueille plusieurs sections de MSF.
• Dirige et gère l’équipe de l’Unité de Support de Dakar.
• Mène et coordonne la mise en œuvre du plan stratégique de Dakar et contribue au développement du Bureau de Dakar.
• S’accorde et collabore avec les Responsables des programme et les membres des cellules/desks pour adapter et assurer la pertinence continue de la stratégie, des activités et des ressources du Bureau de Dakar.
• Le HoO ne prend pas de décisions au sein de la ligne opérationnelle des OC présentes à Dakar.
• Se coordonne avec les autres sections (au Sénégal et dans la région) pour explorer les possibilités de mutualisation et développer des synergies.
• Est responsable de la représentation externe et interne, du fonctionnement global de l’entité régionale, et du leadership de l’équipe en assurant l’adhésion aux valeurs et aux normes éthiques de MSF.

Stratégie, planification et gestion des ressources

Le Responsable de Bureau est chargé de rechercher des synergies et de s’assurer que toutes les ressources nécessaires au fonctionnement du bureau et des équipes sont en place, en particulier en organisant des conditions de travail optimales et sécurisées, pour garantir que les relations de travail internes et externes soient fluides, organisées, documentées et structurées, et que les ressources et les fonds soient planifiés, utilisés et anticipés de manière appropriée :

• Diriger et accompagner le développement d’une vision stratégique cohérente à moyen et long terme pour le bureau de Dakar, en rendant compte sur une base trimestrielle au Comité de Pilotage de Dakar.
• Veiller à ce que les priorités du bureau de Dakar soient alignées avec le Plan Stratégique de Dakar.
• Diriger et planifier les processus liés au cycle de planification et de rapport annuel en étroite collaboration avec les unités fonctionnelles présentes à Dakar et leurs sièges respectifs.
• Développer, planifier et gérer les besoins en ressources et les budgets associés à l’Unité de Support de Dakar (DSU).
• Coordonner les activités et établir les responsabilités et les procédures pour atteindre les objectifs.
• Assurer le fonctionnement de l’Unité de Support de Dakar (DSU) en garantissant une gestion fluide du bureau et des installations pour tous.
• Prendre des décisions dans le cadre du poste et en accord avec la direction du Comité de Pilotage.
• Développer et structurer la partie administrative de l’organisation du travail interne, en particulier les accords de partenariat des 6 Entités Opérationnelles.
• Recruter, gérer, diriger et évaluer efficacement le personnel conformément aux politiques organisationnelles établies, à la culture organisationnelle et à la contribution effective à l’atteinte des objectifs.
• Assurer une responsabilité financière et une transparence de haut niveau.
• Veiller à ce que le bureau respecte ses obligations légales et fiscales et définir le meilleur cadre légal et administratif pour soutenir le développement de ses activités.
• Diriger et accompagner le développement d’une vision stratégique cohérente à moyen et long terme pour les initiatives régionales, conjointement avec le Comité de Pilotage de Dakar.

Réseautage, représentation et communication

Le Responsable de Bureau est chargé de garantir que les relations de travail internes et externes soient fluides, organisées, documentées et structurées :

• Coordonner activement et faciliter le réseautage entre les équipes de MSF et les réseaux pertinents de la société civile au Sénégal de manière à contribuer de façon significative au travail de MSF dans la région.
• Représenter MSF auprès des autorités sénégalaises pour toutes les questions liées à l’enregistrement, à l’immigration, aux affaires étrangères et à l’emploi.
• Développer et maintenir des relations avec les organisations internationales et les communautés académiques et médicales pour promouvoir le travail et la réputation de MSF.
• Défendre activement les positions et les intérêts de MSF ; promouvoir MSF auprès d’un large public et de publics spécifiques par le biais d’événements d’information et de sensibilisation, élargissant ainsi la base de soutien.
• Maintenir et étendre un réseau d’analystes régionaux pour (a) obtenir une perspective extérieure à MSF sur le développement contextuel et (b) être prêt à engager une expertise ad-hoc pour les travaux demandés par la mission.
• Soutenir l’identification d’opportunités de collaboration potentielles avec des partenaires externes.

Développement du personnel

• Diriger, en collaboration avec le département Formation et Développement (L&D), le développement de divers événements d’apprentissage et de partage d’expériences.
• Contribuer au développement et à la mise en œuvre d’une stratégie à moyen/long terme de l’unité RH intersectorielle de Dakar.
• Renforcer le réseau de contacts avec les institutions d’enseignement supérieur pertinentes, les associations professionnelles et autres acteurs pertinents de la région.
• Participer sur demande à des événements spéciaux liés à l’unité des ressources humaines.

Soutien administratif

• Fournir un soutien administratif aux cellules opérationnelles et aux unités telles que le hosting, l’administration, les ressources humaines domestiques et les services généraux.
• Sur demande des cellules opérationnelles, le Responsible de Bureau peut représenter MSF et les programmes opérationnels au sein de plateformes pré-identifiées au niveau de Dakar telles que les ONG, les donateurs ou des groupes de travail thématiques spécifiques.

Gestion de la sécurité

• Responsable de la gestion de la sécurité pour le Bureau de Dakar.
• Est le décideur final en ce qui concerne la sécurité personnelle et la sûreté du personnel du bureau de Dakar.

Dynamique intersectionnelle

• Représenter le Bureau de Dakar dans les discussions intersectorielles et les réunions de Hub sur l’évolution du bureau et les possibilités de collaboration intersectorielle.
• Maintenir et renforcer les liens avec d’autres sections et bureaux de MSF dans la région.
• Élaborer une politique d’accueil en collaboration avec les OC pour le transfert de postes à Dakar.
• Soutenir tous les efforts pour assurer que les différentes équipes et individus des différentes sections soient alignés, coordonnés et qu’un environnement de travail adéquat soit maintenu.
• Continuer et étendre les domaines de travail conjoint avec d’autres sections à Dakar et dans la région.

Profil recherché

Education

• Diplôme de l’enseignement supérieur dans un domaine pertinent ou combinaison de formation et d’expérience requise; les études spécialisées en leadership, gestion, développement organisationnel, relations internationales ou formation et expérience équivalentes sont préférées.

Expérience

• Au moins six ans d’expérience au sein de MSF dans des postes de direction et opérationnels ;
• Expérience confirmée de la gestion d’équipes diverses en personne et à distance
• Expérience confirmée de la gestion financière, notamment de l’établissement du budget et du contrôle fiscal, et capacité à gérer une bureaucratie complexe.

Exigences souhaitées

• Bonne compréhension du contexte, de la culture et du marché de l’Afrique de l’Ouest et du Centre.
• Une expérience opérationnelle et professionnelle en Afrique occidentale et centrale est un atout.

Compétences Techniques

• Réflexion stratégique, critique et analytique
• Excellentes compétences en matière de planification
• Capacité avérée de leadership pour motiver et orienter les efforts vers une vision commune.
• Forte capacité de prise de décision
• Solides compétences en matière de relations publiques et capacité à s’engager auprès d’un large éventail de parties prenantes et de cultures.
• Capacité à gérer des équipes diverses et pluridisciplinaires

Langues

• Maîtrise du français et de l’anglais à l’oral et à l’écrit

Qualités personnelles

• Communicateur talentueux avec d’excellentes compétences en matière de présentation, de négociation et de mise en réseau.
• Capacité à motiver, à encadrer, à gérer et à développer des équipes performantes
• Excellentes compétences interpersonnelles ; capacité à créer et à entretenir des réseaux de contacts clés à l’intérieur et à l’extérieur du secteur humanitaire.

Conditions de travail

• Poste à temps plein 100%
• Poste mandaté 3 ans, renouvelable 1 fois.
• Lieu de travail : Dakar, Sénégal
• Date de prise de poste : 01.09.2024
• Salaire brut mensuel (inclus salaire de base et sursalaire) : 2 492 389 XOF
• Prime valorisation de parcours : entre 0 et 1 068 167 XOF (suivant l’expérience)
• Enveloppe flexible : 712 111 XOF
• Indemnité de déplacement (montant net) : 1 068 167 XOF
• Prime de transport (montant net) : 26 000 FCFA
• Assurance complémentaire santé
• Assurance en cas de décès ou d’invalidité
• Contribution à une retraite complémentaire
• Forfait d’installation pour les résidents hors du Sénégal