RESPONSABLE DES FINANCES ET OPERATIONS

Durée du contrat : 1 année renouvelable sur la base de fonds disponibles

Lieu d’affectation : Goma

Temps de travail : Temps plein

Mode de recrutement : Local

CORDAID est une organisation internationale de développement et d’aide d’urgence fondée sur des valeurs. Nous sommes basés aux Pays-Bas et avons des bureaux dans 14 pays.

Nous travaillons sur la fragilité et soutenons les communautés dans leurs efforts pour améliorer les soins de santé, l’éducation, la sécurité alimentaire et la justice et paix. En cas de catastrophe, nous apportons une aide humanitaire.

CORDAID est profondément ancrée dans la société néerlandaise avec 250 000 donateurs privés. Les valeurs chrétiennes de dignité humaine, de justice, de compassion et de respect de la planète nous guident dans notre travail. CORDAID est un membre fondateur de Caritas Internationalis, de la CIDSE et d’ACT Alliance.

Pour le bureau national de CORDAID en République démocratique du Congo (RDC), CORDAID recherche un(e)

Responsable des finances et des opérations

Introduction

CORDAID travaille depuis longtemps en RDC, un pays touché par la guerre et les conflits depuis des décennies. CORDAID travaille actuellement dans les secteurs suivants : Santé, Sécurité et Justice et a une bonne expérience dans le domaine de l’éducation. Nous avons un bureau principal à Goma et d’autres bureaux à Bukavu et Bunia. Le bureau de la RDC fera partie du bureau cluster Burundi-RDC.

Position et responsabilité

Le Gestionnaire des finances et des opérations, en tant que gestionnaire des unités des finances et des opérations, est responsable de tous les aspects de la gestion financière globale, ainsi que de l’administration de toutes les opérations de CORDAID en RDC.

Il/elle fait partie de l’équipe de direction et rend compte au Représentant Pays. Il/elle travaillera en étroite collaboration avec ses collègues basés au bureau et dans certains sous-bureaux dans le pays, ainsi qu’avec le directeur des finances et des opérations pour le bureau sous forme de cluster du Burundi et de la RDC, et le siège aux Pays-Bas, y compris les contrôleurs financiers basés au siège. Il/elle sera également en contact avec les représentants et les responsables financiers des organisations partenaires. CORDAID optimise le travail basé sur les projets. C’est pourquoi il y a une relation directe avec les différents chefs de projet.

Objectif général de l’affectation

Le responsable des finances et des opérations est responsable de la santé financière de CORDAID DRC (stabilité, liquidité, durabilité) et de l’ensemble des opérations de CORDAID DRC. Il/elle est responsable des comptes à recevoir et à payer de l’organisation. Le responsable des finances et des opérations gère la fonction financière au sein de CORDAID RDC, en particulier la budgétisation, les rapports et les propositions de projet. Il est également responsable de la planification des objectifs financiers à long terme de l’organisation et de la protection des actifs. Le responsable sera également chargé de diriger les opérations du pays. Il/elle s’assure que les fonctions des opérations de soutien sont bien alignées les unes sur les autres et qu’elles sont mises en œuvre de manière efficace.

Objectifs spécifiques

Budgets

En collaboration avec les contrôleurs de projet, le personnel du programme, les chefs de projet et le Représentant Pays concernés :

• Préparer les budgets, tant pour les projets (financés par des sources extérieures) que pour les unités de soutien, sur une base annuelle ou selon une autre fréquence, le cas échéant ;
• Identifie les goulets d’étranglement dans les budgets des programmes/projets et donne des conseils sur les améliorations financières et les moyens de garantir les coûts et les bénéfices, conformément aux règles et réglementations financières de CORDAID.
• Sur la base de l’exécution du budget, préparer les révisions budgétaires pour approbation par les parties concernées ;
• Effectuer un suivi budgétaire régulier (budget vs dépenses) et conseiller le personnel concerné et le Représentant Pays de manière proactive et sur demande, dans tous les domaines d’attention concernant l’exécution du budget et le recouvrement des coûts du bureau ;
• Préparer et maintenir les prévisions de trésorerie sur la base des différents budgets.
• Interagir de manière proactive avec les responsables de budget au sujet de la gestion des flux de trésorerie dans le cadre des projets, en suivant les règles de contrôle interne et en améliorant le respect des politiques par les responsables de budget. Négocie la fixation des prix dans les contrats commerciaux d’appels d’offres logistiques complexes.
• Dirige au niveau pays le processus de budgétisation annuelle en surveillant les progrès et les changements.

Gestion financière quotidienne

• Diriger la fonction financière au sein de CORDAID RDC
• Coordonne les activités du personnel financier des bureaux de CORDAID dans le reste du pays et lui fournit des conseils et des orientations ;
• Veiller à ce que les liquidités et les soldes bancaires soient suffisants à tout moment, ce qui implique des demandes de liquidités complètes et opportunes auprès du siège aux Pays-Bas ;
• Veille à ce que les demandes de passation de marchés répondent aux exigences financières et soient étayées par des dispositions dans les budgets (pertinents) ;
• Examine toutes les demandes de paiement et vérifie qu’elles sont conformes à la réglementation avant de les signer ;
• Veille à ce que les factures soient payées correctement et en temps voulu ;
• Maintenir à tout moment une vue d’ensemble actualisée des engagements en cours (y compris les services et/ou les biens fournis mais non encore payés) ;
• Suivre et gérer les comptes de solde, y compris les comptes d’attente, les avances, etc ;
• Veille à ce que l’agent financier responsable de la gestion de la petite caisse dispose d’un solde suffisant et à ce que toutes les transactions soient étayées par des pièces justificatives ;
• Il est le premier point de contact avec la Banque et maintient un contact régulier ;
• Examine tous les projets de contrats pour s’assurer qu’ils sont financièrement corrects ;
• Faciliter les activités des auditeurs internes et externes lors de l’examen des comptes du bureau de CORDAID.
• Réalise l’administration des finances et du personnel d’un bureau extérieur, en adaptant les processus administratifs de manière à garantir la vérifiabilité, l’actualité et la fiabilité des informations et à assurer une répartition optimale des coûts au sein des bureaux.
• Assure des réunions mensuelles entre les équipes financières et les équipes de projet pour une analyse commune de la réalisation des activités et de la consommation du budget.

Conformité

• Maintenir une bonne compréhension et application de l’ensemble des règles et règlements financiers de CORDAID.
• Contrôler les activités opérationnelles du bureau de la RDC et ses paiements/factures contractuels et examiner les contrats avec les parties prenantes, afin d’assurer le respect de la politique de conformité de CORDAID et des réglementations légales.

Rapports

• Préparer des rapports financiers mensuels en temps voulu, conformément aux procédures internes, pour approbation par le Représentant Pays et le Directeur des finances et des opérations du cluster Burundi-RDC, ce qui inclut le rapprochement des comptes et des banques, les aperçus de l’épuisement du budget, les comptes de bilan, les fiches de transaction et la demande de liquidités pour la période à venir ;
• Préparer les rapports financiers destinés aux donateurs externes conformément aux accords conclus avec ces derniers et veiller à ce qu’ils soient complets et compatibles avec les rapports narratifs dans le délai;
• Fournit au personnel, sur demande, des informations budgétaires ou financières ;
• Préparer tout autre rapport financier nécessaire.
• Recueille des informations au sein des organisations administratives et établit des rapports sur les résultats financiers, les spécificités et les écarts éventuels, conformément aux normes d’établissement de rapports requises, en proposant des solutions pour minimiser l’impact des écarts. Donner des conseils d’un point de vue financier sur les questions qui affectent la gestion de l’entreprise.
• Interprète les données financières issues des rapport trimestriels et fournir des analyses et des conseils financiers pour résoudre des problèmes financiers complexes.

Opérations

• Veiller à ce que le processus de logistique et de passation de marchés, tel qu’il est exécuté, fournisse les biens et services requis pour les projets et les services d’appui dans les délais impartis et offre un bon rapport qualité-prix.
• S’assurer que la fonction informatique soutient Cordaid RDC avec des services informatiques fiables dans tous les bureaux.
• Diriger les examens d’optimisation des processus pour les opérations de Cordaid en RDC
• Créer et maintenir la planification opérationnelle pour le RDC

Gestion des Ressources Humaines

• Assurer la gestion des performances, y compris les plans de développement personnel pour les subordonnés directs, conformément aux politiques de CORDAID.

Créer un lieu de travail sûr

• Donner l’exemple en travaillant dans le respect des valeurs de CORDAID
• Diriger le personnel conformément à la culture et à la politique sociale de CORDAID, en mettant l’accent sur la productivité, le développement et la satisfaction des employés.

Autres

• Il a une connaissance approfondie de toutes les règles et réglementations financières de CORDAID, telles qu’elles sont définies dans le manuel de procédures et d’autres documents officiels, et veille à ce que l’ensemble du personnel de CORDAID agisse conformément à ces règles et réglementations ;
• Fournir de manière proactive des conseils à la direction sur les domaines dans lesquels une amélioration de la gestion financière est suggérée ;
• Il conseille les organisations partenaires sur les questions financières liées au soutien de CORDAID ;
• Élaborer des programmes de renforcement des capacités des partenaires sur base des résultats de l’analyse des capacités et risques des partenaires ;
• Assurer la couverture des coûts du personnel du bureau national et fournir des informations de gestion stratégique au Représentant Pays.
• Veille à l’utilisation efficace des ressources et contrôle la qualité du travail.
• Toute autre mission que l’on peut raisonnablement demander au titulaire du poste.

Qualifications et expérience en matière de gestion

• Licence (bac+5) en gestion financière ;
• Au moins sept ans d’expérience au sein d’une ONGI, dont au moins cinq ans à un poste senior de finance ;
• Bonne expérience confirmée de la collaboration avec divers donateurs externes (institutionnels) tels que les Nations unies, les ambassades (notamment celle des Pays-Bas), l’Union européenne, le Fonds mondial et la Banque mondiale ;
• Solides compétences en matière de leadership participatif et inclusif
• Un engagement de transparence
• Solides compétences en matière d’analyse et de résolution de problèmes ;
• Forte capacité à organiser son propre travail (savoir établir des priorités) ;
• Solides compétences en matière de communication ;
• Être diplomate, sensible aux différences culturelles, orienté vers les résultats, innovant et avoir un fort esprit d’équipe ;
• Expérience professionnelle dans des environnements fragiles et stressants ;
• Expérience de la gestion d’équipes financières de plus de 5 personnes ;
• Expérience de la gestion d’organisations partenaires.

Qualifications techniques

• Compréhension approfondie de la comptabilité financière, de la gestion des risques et de la conformité
• Compréhension approfondie des contrôles internes, des contrôles de projets et capacité à définir de nouveaux types de projets.
• La maîtrise des logiciels financiers, notamment Pastel/Sage et AX Dynamics, est souhaitable ;
• Compétences informatiques comprenant une solide connaissance pratique d’Excel, y compris l’utilisation de formules complexes ;
• Meilleures pratiques en matière de marchés publics et exigences des donateurs
• Bonne compréhension des services informatiques (livraison)
• Excellentes aptitudes à la rédaction et à la communication en français ; une bonne maîtrise de l’anglais est souhaitable.

Intégrité

• Adhérer au code de conduite et aux politiques d’intégrité, signaler les problèmes et suivre régulièrement des formations sur l’intégrité.

Attitudes

• Flexibilité ;
• Volonté de travailler en équipe multidisciplinaire ;
• Résistance au stress.

Particularités du lieu d’affectation

Le responsable des finances et des opérations sera basé au bureau de CORDAID à Goma. Des déplacements réguliers dans d’autres zones de projet seront nécessaires.

Informations sur les contrats

La durée du contrat est de 12 mois à compter de la date la plus proche possible, avec l’intention de l’étendre à une période plus longue.