Responsable des Services Support

Intitul du poste	Responsable des Services Support Tchad
Superviseur technique	Chef de mission Tchad
Responsable hirarchique	Chef de mission Tchad
Lieu daffectation	NDjamena avec des missions sur les bureaux terrains
Zone dintervention oprationnelle	Rgion de lAfrique de lOuest, Afrique du Nord et Amrique Latine
Dure du contrat	12 mois (renouvelable)
Type de contrat	Expatri et National
Conditions salariales	Band Management F

Introduction

Le Conseil Danois pour les Rfugis porte assistance aux rfugis et aux personnes dplaces travers le monde : nous fournissons une aide durgence ces personnes, nous combattons pour leurs droits et nous renforons leurs opportunits pour un meilleur futur. Nous travaillons dans des zones affectes par les conflits, ainsi que le long des routes de dplacements, et au sein des pays dans lesquels les rfugis stablissent. En coopration avec les communauts locales, nous nous efforons datteindre des solutions responsables et durables. Nous travaillons pour une intgration russie des communauts vulnrables et, lorsque cela est possible, la ralisation de leur souhait de retour chez eux.

Le Conseil danois pour les rfugis (ci-aprs : DRC, pour Danish Refugee Council) a t fond au Danemark en 1956 et est depuis devenu une organisation humanitaire internationale avec plus de 7,000 employs et de 8,000 volontaires. Ayant son sige tabli Copenhague, et prsent dans 40 pays, le DRC est une organisation daide non gouvernementale, but non-lucratif, politiquement neutre et indpendante et non-confessionnelle.

Notre vision est une vie avec dignit pour toutes les personnes dplaces dans le monde. Tous nos efforts reposent sur notre boussole morale : lhumanit, le respect, lindpendance, la neutralit, la participation, lhonntet et la transparence.

DRC a rcemment t enregistr au Tchad. Nous commenons les oprations partir de zro et visons les dvelopper rapidement avec pour objectif principal de rpondre la crise humanitaire dans l’est du pays en troite coordination avec DRC au Soudan. La programmation multi-pays sera galement explore dans le sud du pays en synergie avec DRC Centrafrique et Cameroun.

DRC met fortement l’accent sur le partenariat, la localisation et les solutions durables, en uvrant pour des partenariats quitables, des mcanismes de coordination efficaces et le renforcement des capacits des acteurs nationaux et locaux afin de rpondre efficacement aux besoins urgents, et de tracer la voie vers des solutions durables. DRC est tabli dans six pays d’Afrique de l’Ouest et d’Afrique centrale et dispose d’un bureau rgional Dakar, au Sngal.

1) A propos du poste

Le responsable des services support assure la coordination et la direction stratgique de toutes les fonctions support; Finance, Ressources humaines, Chain sapprovisionnement et IT; et veille au bon fonctionnement de toutes les fonctions support afin de rpondre aux besoins du programme, conformment au manuel des oprations du DRC.

Il veille au respect des procdures et des lignes directrices du DRC dans la rgion. Il contribue l’laboration des stratgies de la mission, qui sont traduites en plans d’action et en tches quotidiennes. Il fournit un soutien et des conseils techniques aux oprations de la mission.

Veuillez noter que cette offre d’emploi est soumise la confirmation du financement de nos oprations au Tchad. Nous attendons les ractions des donateurs partir de la mi-dcembre 2023.

La date de dbut prvue est fvrier 2024 avec une possibilit d’ajustement si ncessaire par le candidat retenu.

2) Tches et responsabilits :

Planification et stratgie

Veiller ce que la planification annuelle des services support soit effectue et que les objectifs soient atteints, tout en s’assurant qu’ils sont en lien avec les procdures globales et rgionales pour une cohrence travers lorganisation.

Veiller ce que les services support soient adapts aux besoins du programme.

Veiller ce que la planification des projets tienne compte des exigences pertinentes en matire de services support (tels que les dlais et les budgets appropris, la planification des achats).

Veiller ce que la mobilisation des ressources soit raliste et rponde aux besoins des fonctions support, en utilisant le budget des oprations pour contribuer aux propositions des donateurs.

Organiser et animer des runions danalyse et de suivi budgtaires mensuellement avec les responsables des projets mis en uvre et effectuer des rapprochements entre les consommations budgtaires, lvolution des activits et proposer des solutions si ncessaires.

Risque et conformit

tre le point focal pour le contrle de conformit, le registre des risques, l’audit interne et les objectifs de la stratgie support.

Dvelopper et veiller au respect des procdures et politiques locales travers les diffrentes fonctions support

Veiller ce que les partenaires du DRC soient forms (formation initiale et continue) pour mettre en uvre efficacement les lignes directrices du DRC et les exigences des bailleurs de fonds.

Vrifier les rapports financiers des partenaires et s’assurer que toutes les pices justificatives sont conformes la rglementation de la DRC et aux exigences des bailleurs.

Effectuer des contrles alatoires sur les dpenses des partenaires (contrle interne)

Effectuer le contrle interne des fonctions support et veiller la mise en place des recommandations

Assurer le suivi du registre des risques du pays et fournir des recommandations pour les risques lis au support.

Assurer un suivi adquat des mesures d’attnuation des risques en coordination avec le management et les personnes responsables.

Veiller ce que lensemble des employs soit form et sensibilis au Code de Conduite, politique danti-corruption et mcanismes de rapportage

Finance

Veiller ce que toutes les transactions soient correctement enregistres dans le systme comptable (Dynamics) et respecter strictement les dlais fixs pour la clture des comptes (hebdomadaires, mensuels et annuels).

Responsable de la cration du budget des nouvelles subventions dans le systme.

Responsable du budget pour toutes les lignes des services support et fonctionnement du bureau

Responsable du suivi budgtaire et des prvisions pour les budgets nationaux, en coordination avec les quipes de programme.

Assurer le suivi budgtaire de toutes les subventions avecles responsables budgtaires

Veiller ce que les principales tches financires annuelles soient accomplies (telles que les rapports annuels et audits financiers).

Travailler avec les services financiers pour s’assurer que les quipes de programme comprennent clairement les exigences en matire de conformit.

Veiller ce que les tches financires mensuelles soient accomplies (par exemple, et sans s’y limiter, l’examen des salaires, les flux de trsorerie et les prvisions de trsorerie) et conformes aux procdures du manuel des oprations.

Support RH

S’assurer que les rapports mensuels sont produits et que les objectifs sont atteints par le dpartement, tout en assurant la liaison avec le dpartement rgional des ressources humaines.

Veiller ce que les tches trimestrielles soient accomplies dans les dlais (telles que l’intgration du personnel, la formation au code de conduite et la planification des congs).

Veiller ce que les tches annuelles en matire de ressources humaines soient accomplies conformment au manuel des oprations (par exemple, les examens de performance et de dveloppement).

Rationaliser les rponses des RH dans les diffrents dpartements (par exemple, soutien l’laboration d’organigrammes et dveloppement des capacits).

Veiller ce que l’quipe des RH s’acquitte des tches quotidiennes, telles que le recrutement, le renouvellement ou la modification des contrats, la soumission des feuilles de temps et le suivi des congs.

Assurer le suivi avec la CNPS et le personnel des RH Ndjamena pour toutes les questions pertinentes. Participer aux runions avec la CNPS et le centre d’imposition en collaboration avec le CD et le dpartement RH.

Support Administratif

tre le point focal pour les tches administratives cls, telles que l’enregistrement pour le pays.

Superviser l’quipe afin d’assurer le suivi des tches de routine (par exemple, mais sans s’y limiter, les fournitures de la maison d’htes, les demandes de visa, l’achat de crdit tlphonique, le paiement des factures de services publics, les contrats de location et de bail).

Logistique, chaine dapprovisionnement et Informatique

Veiller au respect des procdures de passation de marchs en tant le point focal pour les appels d’offres avec l’unit de coordination (y compris en tant que prsident pour la plupart des appels d’offres importants).

Suivre de prs les indicateurs cls de performance du dpartement et veiller ce que les rapports mensuels soient soumis dans les dlais et de grande qualit.

Grer le dveloppement, la planification et le suivi des accords-cadres

Veiller la bonne application des processus de la chane d’approvisionnement dans le systme ERP (Dynamics).

Etre un point focal et un dcideur pour les annulations de mouvements de flotte avec la coordination nationale

Travailler avec le charg logistique pour s’assurer que chacun des sous-dpartements (achats, flotte, actifs, entrepts et informatique) a des objectifs et les atteint, conformment aux procdures du manuel d’oprations.

Assurer une gestion approprie des biens et des stocks au niveau national

Contrler que l’quipe charge de la chane d’approvisionnement garantit un systme informatique appropri, avec sauvegarde des donnes et moyens de protection contre les logiciels malveillants, ainsi que des moyens de communication suffisants et fiables pour la mission.

Veiller ce que les donnes et informations soient scuriss et que lensemble des employs soit form et sensibilis a la scurit informatique

Responsable de la ralisation des objectifs stratgiques de DRC dans son domaine de responsabilit.

Responsable de la prise de dcisions importantes concernant les activits du dpartement support : ses objectifs, ses fonctions et son rle, ainsi que de la prise d’engagements et de dcisions ncessitant l’utilisation d’importantes ressources de l’unit.

Responsable de la gestion du personnel de ses subordonns directs, gnralement au moins trois employs. Cela comprend l’embauche et le licenciement, la fixation d’objectifs, la mise l’preuve, l’valuation des performances, le dveloppement du personnel, la gestion des performances, y compris les mauvaises performances, etc.

Prendre des dcisions judicieuses sur la base des politiques de DRC, des MOPs, des normes et des conseils des experts techniques de DRC.

3) Comptences et qualits exiges:

• Au moins 5 ans d’exprience dans une fonction similaire dans le secteur des ONGI
• Au moins 3 ans d’exprience dans la gestion du personnel
• Connaissance de la gestion du cycle de projet
• Connaissance de la gestion de la chane d’approvisionnement et des processus d’achat
• Connaissance du cycle budgtaire et des processus de suivi
• Connaissance des principes du code de conduite et des systmes de ressources humaines pour la gestion des performances
• Connaissance des principales politiques des bailleurs et des procdures de conformit
• Connaissance/aptitude travailler en franais et en anglais

Atouts:

• Exprience professionnelle antrieure en Afrique occidentale et centrale
• Exprience pralable dans le lancement d’une opration dans un pays

Tous les employs doivent matriser les comptences de base de DRC :

• Viser l’excellence : vous vous concentrez sur l’obtention de rsultats tout en garantissant un processus efficace. Vous vous efforcez de produire un travail prcis, approfondi et professionnel avec une utilisation optimale du temps et des efforts.
• Collaborer : vous cooprez avec et impliquez les parties concernes, recherchant activement leur opinion et partageant des informations cls avec elles. Vous soutenez et faites confiance aux autres, tout en encourageant les commentaires.
• Prendre les rnes : Vous prenez la responsabilit et donnez la priorit votre travail en fonction de la vision et des objectifs gnraux de DRC. Vous prenez linitiative face un dfi ou une opportunit et vous recherchez des solutions innovantes.
• Communiquer : vouscrivez et parlez efficacement et honntement tout en adaptant votre style et votre ton la situation. Vous coutez activement les autres et les impliquez dans le dialogue.
• Faire preuve dintgrit : Vous respectez et promouvez les normes les plus strictes en matire de conduite thique et professionnelle en relation avec les valeurs et le code de conduite de DRC, y compris la protection contre lexploitation sexuelle, les abus et le harclement.

4) Nous vous offrons

• Un contrat de 12 mois (renouvelable)
• Niveau/Grade : Management F
• Dsignation du lieu daffectation pour les candidats expatris: Poste non-accompagn

5) Rglementations Generales

Lemploy doit suivre :

La rglementation de la RDC en matire de scurit, de sant, de normes COVID-19 et d’hygine.

Le code de conduite et toutes les directives thiques, y compris le code de conduite et le cadre de responsabilit humanitaire.

6) Procecuss de candidature

Si vous tes intress(e) par ce poste, postulez en ligne en suivant ce lien : www.drc.dk/about-drc/vacancies/current-vacancies.

Tous les candidats doivent tlcharger une lettre de motivation et un CV actualis (pas plus de quatre pages).

Les candidatures peuvent uniquement tre dposes en ligne sur le site web du DRC, au lien indiqu ci-dessus.

Les candidatures envoyes par courrier lectronique ne seront pas prises en considration.

Les candidatures seront cltures le 20 dcembre 2023.

Nous encourageons les candidats nationaux et internationaux postuler et nous offrons des salaires comptitifs. Le salaire et les conditions seront conformes aux conditions d’emploi de DRC. Pour plus d’informations, veuillez consulter le site web de DRC.

DRC garantit l’galit des chances en matire d’emploi et interdit toute discrimination fonde sur la race, le sexe, la couleur, la religion, l’orientation sexuelle, l’ge, l’tat civil ou le handicap. Le DRC encourage tous les candidats postuler et ne pratique aucune discrimination dans le cadre du processus de recrutement. Toutefois, les candidats doivent tenir compte du fait que le DRC ne peut pas employer, dans le cadre d’un contrat international, un ressortissant du pays dans lequel il travaillera.

Pour plus de dtails sur ce poste, veuillez contacter Gwladys Lise Chanard, spcialiste rgionale recrutement, l’adresse [emailprotected]. Veuillez noter que les candidatures envoyes directement Mme Chanard ne seront pas prises en considration.

Si vous avez des questions ou si vous rencontrez des problmes avec le processus de candidature en ligne, veuillez contacter [emailprotected]. Pour de plus amples informations sur le Conseil danois pour les rfugis, veuillez consulter notre site web drc.ngo.

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