LE POSTE

La/le Responsable des Services Support pour la Zone Centre est en charge des Services Support, à savoir l’Administration, les Finance, les Ressources humaines et la Supply Chain, pour les bureaux et sous-bureaux de DRC à Mopti/ Sévaré, à Koro, à Douentza et à Ségou.

La/le Responsable des Services Support pour la Zone Centre est basé(e) à Mopti/ Sévaré mais couvre les régions de Ségou, Mopti, San, Douentza et Bandiagara, avec des déplacements fréquents.

Sous la supervision technique du Head of Support Services de DRC Mali (Chef des Services Support, basé à Bamako), avec qui elle/ il est en lien étroit, la/ le Responsable des Services Support pour la Zone Centre est sous l’autorité managériale de l’Area Manager de la Zone Centre.

Ainsi, la/ le Responsable des Services Support pour la Zone Centre a pour objectif de coordonner de la manière la plus efficiente possible les Services Supports dans la Zone Centre et de garantir une réponse aux besoins des équipes, et ce en totale conformité avec le Manuel des Opérations et les différentes politiques et procédures en vigueur chez DRC.

Employé(s) sous la responsabilité du poste : tous les membres des équipes RH, Admin-finance et de la Supply Chain de la zone centre

Unité/département : Zone Centre / Services Support

Déplacements professionnels : déplacements fréquents sur terrain

TACHES ET RESPONSABILITÉS

Gestion financière, suivi budgétaire et comptabilité

• Organiser et animer des réunions d’analyse et de suivi budgétaires mensuellement avec les responsables des projets mis en œuvre dans le Centre sous la supervision du Responsable de zone et effectuer des rapprochements entre les consommations budgétaires, l’évolution des activités et proposer des solutions si nécessaires.
• S’assurer du suivi et du respect des lignes budgétaires affectées à la logistique et à l’administration.
• Participer et/ou prendre le lead lors de l’élaboration des budgets au moment de la rédaction de nouvelles propositions de projet.
• Assurer la mise à jour du tableau d’affectation des différentes bases de la zone centre.
• Contrôler les coûts de fonctionnement de la zone.
• Gérer la trésorerie de la zone, superviser la tenue de la comptabilité, contrôler les classeurs comptables et la clôture comptable mensuelle.
• Effectuer le contrôle interne Finance de la zone en collaboration avec le contrôleur interne pays et veiller à la mise en place des recommandations.
• Élaborer à temps les prévisionnels de trésorerie avec les autres services.
• Assurer le suivi des avances sur le terrain, s’assurer de leur clôture et garantir la conformité des pièces justificatives.
• Assurer la mise à niveau de la zone sur Dynamics et participer à la rédaction des rapports financiers des différents projets de la zone.

Gestion RH & administrative

• En lien avec la responsable pays RH/Admin à Bamako, piloter le recrutement sur la zone centre en garantissant la transparence, l’équité et assurer l’intégration du nouveau personnel, et son briefing administratif.
• Superviser la constitution, le suivi, l’archivage et la sécurisation des dossiers du personnel.
• Assurer le suivi des contrats, des congés, des périodes d’essai, des évaluations des employés de la zone et s’assurer que toute la documentation vis-à-vis de l’inspection de travail est à jour (registre des staffs, contrats visés, etc.).
• Centraliser les demandes de formation exprimées par les équipes et mettre en place un plan de formation en collaboration avec les RH pays.
• Participer à l’instruction et à la prise de décision des mesures disciplinaires.
• Superviser le recueil des éléments permettant la préparation de la paie, veiller à sa bonne conduite et participer au processus de vérification de la préparation de la paie.
• Calculer les impôts et taxes et superviser les déclarations et paiements aux organismes concernés.
• Participer à la gestion et au règlement des conflits.

Gestion Supply Chain

• Achats, approvisionnement, gestion du parc automobile, des actifs et des télécommunications

• Réaliser l’analyse d’environnement Achat au niveau de la zone d’intervention.
• Coordonner et participer activement à l’élaboration et assurer le suivi et la mise à jour des plans d’achat et des chronogrammes d’achat.
• Superviser les procédures d’achats en veillant au respect des règles et procédures de validation pour tous les projets de la zone.
• Superviser la mise à jour des listes de prix et des fichiers fournisseurs.
• Faire respecter les procédures d’achat du DRC et celles des bailleurs de fonds finançant les programmes de la zone.
• Réceptionner, vérifier et traiter les demandes d’achat et les bons de commande dans le respect des exigences et délais requis.
• Sélectionner les fournisseurs, négocier les délais et les modalités de livraison.
• S’assurer que les dossiers d’achat sont complets, que les fournisseurs soient payés conformément aux clauses contractuelles/délais.
• Assurer le suivi des achats et informer les demandeurs de l’avancement du traitement de leurs commandes.
• Archiver toute la documentation portant sur les procédures d’achat dans le respect des procédures de DRC
• Élaborer les différents rapports mensuels (consommation, stock, etc.).
• Superviser la planification et l’exécution des opérations de maintenance et de réparation des véhicules et des groupes électrogènes de la zone.
• Établir le planning des mouvements de véhicules et des équipes.
• Mettre à jour l’état du parc automobile en temps réel.
• Assurer de façon permanente l’inventaire des équipements et une maintenance régulière des moyens de télécommunication et former les équipes à leur utilisation.
• S’assurer des bonnes conditions de stockage du matériel et veiller au contrôle des dates de péremption.
• S’assurer du respect des procédures pour les entrées, sorties et retour de stock, superviser l’inventaire physique mensuel des stocks en assurant l’exactitude de l’inventaire des entrepôts (liste et valeur du stock en main) et garantir la bonne tenue de la documentation liée au stockage.
• Veiller à la bonne application des processus de la chaîne d’approvisionnement sur le P2P.
• Veiller au respect, évaluer la conformité et la mise en œuvre du manuel des opérations dans tous les bureaux terrain de la zone d’intervention.
• Fournir des conseils sur l’aliénation des actifs inutilisés ou hors d’usage, avec l’approbation préalable du donateur/directeur pays du DRC.
• Organiser des formations sur les achats pour le personnel non-logistique et des formations de recyclage pour le personnel chargé des achats.
• Planifier et organiser régulièrement des formations en logistique avec les employés des Programmes, afin de garantir la mise en place de systèmes convenus et uniformes.
• Effectuer le contrôle interne logistique de la zone et veille à la mise en place des recommandations.

Gestion d’équipe

• Définir les besoins en personnel administratif et logistique.
• Former, appuyer et évaluer l’équipe administrative et logistique sur la zone.
• Planifier et encadrer l’activité de l’équipe administrative et logistique.
• Organiser des réunions formelles régulières avec les membres de son équipe.
• Veiller sur le bien-être des employés et leurs conditions de travail sur l’ensemble de la zone.
• Assurer de façon permanente la formation générale des employés sous sa responsabilité et procéder à un contrôle régulier des connaissances.

Redevabilité et rapportage – Capitalisation

• En lien étroit avec le/la responsable de zone, nouer et entretenir des relations avec les autorités administratives et locales dans la zone, effectuer une veille sur les réglementations en vigueur en coordination avec les responsables pays des services Support à Bangui.
• Superviser l’envoi régulier des archives administratives au bureau pays.
• Assurer le rapportage administratif, financier et logistique selon les échéanciers internes ou externes.
• Consolider mensuellement le pack logistique et administratif et le faire remonter à la coordination.
• Faciliter et/ou organiser les missions d’audit sur la zone.
• Fournir les éléments nécessaires à la rédaction des rapports et archiver les dossiers achats des programmes clôturés conformément à la politique DRC.
• Assure la mise à jour des différents outils logistiques (Consommations carburants, stocks, équipements, etc.) et finance (cash-flow, cash count, etc.), selon les périodicités, pour soumission à la validation.

Représentation et coordination

• Participer aux réunions relatives aux aspects administratifs et logistiques de la zone d’intervention avec les autres acteurs.
• Participer aux réunions de coordination des activités humanitaire et sécuritaire de la zone d’intervention sur demande de son/sa responsable de zone.
• Autres tâches convenues avec le/la responsable de zone (Centre)

QUALIFICATIONS REQUISES

Expérience et compétences techniques essentielles :

• Niveau académique équivalent à une Maîtrise universitaire dans les domaines des sciences économiques, ou administration d’entreprise, ou gestion, ou comptabilité ou logistique ;
• Diplômes ou qualifications professionnelles dans l’un des domaines principaux du poste est un atout ;
• Au moins trois (3) années d’expérience professionnelle dans une position combinant les gestions logistique, administratives et financière au sein d’une ONG internationale ;
• Au moins cinq (5) années d’expérience professionnelle dans les services supports au sein d’une ONG internationale ;
• Connaissance de la gestion de la chaîne d’approvisionnement et des processus d’approvisionnement ;
• Connaissance du cycle budgétaire et des processus de suivi ;
• Connaissance des principes du code de conduite et des systèmes RH de gestion de la performance ;
• Connaissance de la politique des donateurs clés et des procédures de conformité ;
• Capable de travailler dans des zones instables présentant des défis sécuritaires, dans le respect de directives sécuritaires strictes ;
• Excellente maîtrise du Pack Microsoft Office avec un attrait particulier pour l’outil Excel ;
• La maîtrise du logiciel Homère est un atout ;
• Excellente compétences interpersonnelles et habilité démontrée à travail sous pression et dans des conditions stressantes ;
• Permis de conduire pour véhicules légers en cours de validité.
• Des expériences préalables avec le DRC et sur des projets financés par l’Union européenne, SDC, SIDA, GFFO, USAID et/ou DANIDA constituent des atouts.

Exigences souhaitées

• Très bonnes aptitudes à la planification et compétences organisationnelles ;
• Compétences avérées en communication (bonne capacité d’écoute, positive, favorable, claire, constructive et accessible) à la fois écrite et verbale ;
• Capacité à travailler dans un environnement multiculturel et cosmopolite avec une très bonne aptitude à s’adapter au changement ;
• Volonté de travailler les heures nécessaires pour respecter les délais et capacités à travailler sous pression ;
• Désir de travailler dans un environnement d’équipe collaboratif et proactif, tout en étant capable de travailler de façon autonome ;
• Aptitude avérée à travailler efficacement avec un minimum de supervision, hiérarchiser les tâches et respecter les délais ;
• Caractère stable et fiable, Sens de l’éthique exemplaire ;
• Esprit d’équipe avec un bon sens de l’humour.