Médecins Sans Frontières, association médicale humanitaire internationale créée en 1971, apporte une assistance médicale à des populations dont la vie est menacée : principalement en cas de conflits armés, mais aussi d’épidémies, de pandémies, de catastrophes naturelles ou encore d’exclusion des soins. La section française est présente dans une trentaine de pays.
Dans le cadre d’une création de poste pour le remplacement de l’actuelle Responsable de Service détachée initialement pour 1 an, nous recherchons un·e : Responsable du Service Gestion de l’Information et des Connaissances H/F.
Mission :
Le responsable du service Gestion de l’Information et des connaissances participe à la définition de la stratégie SI et la décline en politiques pour son service. Il dirige, anime, coordonne, et gère une équipe pour atteindre les objectifs fixés. II assure le développement et la gestion des SI pour son service et veille au respect des procédures et méthodes d’assurance qualité et sécurité des SI. Il assure la préservation de la mémoire et du patrimoine informationnel et des connaissances
Principales responsabilités :
Sous la responsabilité hiérarchique du Directeur des Systèmes d’Information.
Participer à la définition de la stratégie et de la politique SI :
- Proposer une stratégie globale de gestion de l’information et des connaissances qui répond aux besoins des différents départements.
- Valider la stratégie avec le DSI et avec le Comité de Direction.
- Définir et mettre en place les politiques terrain et siège documentaires, d’archivage, de gestion des connaissances et de capitalisation.
- Déterminer les projets prioritaires en fonction de cette stratégie SI et en adéquation avec les grandes orientations de l’association.
Manager hiérarchiquement son équipe :
- Recruter, encadrer, conseiller, supporter, motiver, fédérer ses équipes et développer les compétences de ses collaborateurs (chef de projet, Ingénieur SharePoint, chargé de systèmes de gestion de l’info, MIO).
- Définir, répartir et suivre la charge de travail, en volume et en calendrier, en fonction des prévisions d’évolution des effectifs et des compétences de son service.
- Définir et évaluer les objectifs et les moyens (humains, techniques, financiers, etc.)
- Analyser les suivis d’activité et proposer des solutions d’amélioration continue de la productivité du service.
- Partager les informations et les connaissances, développer la capacité à travailler avec les autres services ou départements dans le cadre de la gestion de projets transverses.
Superviser le pilotage du portefeuille de projets de gestion de l’information et des connaissances :
- Gérer un portefeuille de projets et garantir la cohérence des projets et applications de son périmètre de responsabilité avec celle des autres domaines.
- S’assurer de la bonne orchestration des impacts entre les projets et avec la stratégie de l’association et celle des autres domaines métiers.
- Évaluer les moyens et les mettre en œuvre en collaboration en manageant des ressources projets : chef de projet SI, chef de projet technique, référent fonctionnel, chargé de change management.
- Piloter la gestion financière (récurrente et projet) en veillant au respect des procédures budgétaires, élaborer et suivre le budget de son service.
- Être responsable de la mise en œuvre d’un plan de communication global de chacun des projets et de son accompagnement au changement.
Encadrement des prestataires :
- Apporter un cadre relationnel et contractuel des prestataires et s’assurer de son respect.
- Être responsable de l’exécution des services externalisés, superviser l’activité des prestataires.
- Garantir le respect des conventions de niveau de service et de conformité des prestations externalisées.
Être le garant d’une gestion de l’information et des connaissances opérationnelles au sein de l’association :
- Assurer une relation effective avec la direction des opérations et les différentes entités terrains.
- Pouvoir répondre avec réactivité aux urgences terrains.
- Représenter la DSI au sein des instances stratégiques relatives locales et globales à la gestion de l’information et des connaissances (CoDir, plates-formes internationales) pour définir une politique de gestion de l’information globale MSF.
- Mettre en place et animer un réseau d’acteurs siège et terrain en charge de la gestion de l’information et des connaissances.
- Mettre en place des communautés de pratiques / forum pour répondre aux besoins métiers.
Participer à la prévention et la réponse aux incidents de sécurité siège et terrain :
- Maintenir en condition opérationnelle l’ensemble des systèmes de gestion de l’information et des connaissances.
- Mettre en place des politiques de sensibilisation et prévention ainsi que et des indicateurs et rapports pour empêcher les incidents de sécurité et de protection des données.
- En collaboration avec d’autres membres de la DSI, participer aux instances de crise et à la stratégie de réponse aux incidents de sécurité IT.
Maintenir une veille technologique :
- Assurer une veille technologique pour maintenir l’adéquation des ressources SI aux besoins (intelligence artificielle, système d’archivage).
- Dans le cadre du partage des bonnes pratiques, développer le travail avec ses homologues des autres sections de MSF.
Activités éventuelles de l’emploi :
- Contribuer aux différentes activités et projets du service.
- Collaborer et/ou leader des projets conjointement avec le département médical ou le département des opérations.
Expériences / Formation
Formation : Bac + 5 dans le domaine de la gestion de l’information ou gestion de projet.
Expériences :
- Une expérience d’au moins 3 ans dans la gestion de projets liés à la gestion de l’information (KM ou records management ou intranet).
- Une expérience d’au moins 5 ans dans le management d’une équipe.
- Une expérience en milieu associatif est souhaitable
Compétences :
- Bonne maîtrise de la gestion de projet avec toutes ses composantes.
- Bonnes compétences managériales.
- Maîtrise des logiciels de GED et SAE, et bonne maîtrise de l’environnement technique.
- Bonnes compétences en management d’équipe.
- Très bonne connaissance des principes de gestion de portefeuille de projets.
- Très bonne connaissance de l’élaboration budgétaire (capex, opex, immos, amortissements).
- Méthode d’animation d’ateliers de formation, compétences pédagogiques.
- Capacité à initier le changement au sein d’un organisme.
- Très bonne connaissance des activités métiers de MSF.
- Maîtriser les outils informatiques : outils de gestion de projet (Project, PSNext), outils de reporting (BI : Cognos, BO), outils de modélisation des processus, etc.
Langues : Français et Anglais courant (niveau B2).
- Leadership, aptitude à coopérer, sens des responsabilités.
- Bon communicant, organisé, rigoureux, qualité d’analyse et de synthèse, qualité d’anticipation, capacité à identifier les priorités, capacité à convaincre ses interlocuteurs.
- Sens du service, travail en équipe et forte autonomie.
Salaire
Statut : CDD 12 mois à temps plein. Poste cadre, basé à Paris avec déplacements possibles sur les terrains MSF
Conditions :
54,911 K€ brut annuel sur 13 mois.
22 jours de RTT par an. Complémentaire santé prise en charge à 100% par Médecins Sans Frontières. Titres restaurants d’une valeur faciale de 11€ (prise en charge à 60% par Médecins Sans Frontières). Prise en charge à 50% du titre de transports en commun.
Poste à pourvoir : 01/08/2024.
Notre souhait est de promouvoir l’inclusion et la diversité. Nous souhaitons également améliorer la représentation des personnes en situation de handicap au sein de nos effectifs.
Comment postuler
Merci d’adresser votre candidature (lettre de motivation et CV) jusqu’au 21/07/2023 inclus.
Seul·e·s les candidat·e·s dont les dossiers auront été retenus seront contacté·e·s.