Responsable fonctions Support (Nord-Ouest)

Introduction

Le Conseil Danois pour les Rfugis porte assistance aux rfugis et aux personnes dplaces travers le monde: nous fournissons une aide durgence ces personnes, nous combattons pour leurs droits et nous renforons leurs opportunits pour un meilleur futur. Nous travaillons dans des zones affectes par les conflits, ainsi que le long des routes de dplacements, et au sein des pays dans lesquels les rfugis stablissent. En coopration avec les communauts locales, nous nous efforons datteindre des solutions responsables et durables. Nous travaillons pour une intgration russie des communauts vulnrables et, lorsque cela est possible, la ralisation de leur souhait de retour chez eux.

Le Conseil danois pour les rfugis (ci-aprs: DRC, pourDanish Refugee Council) a t fond au Danemark en 1956 et est depuis devenu une organisation humanitaire internationale avec plus de 7,000 employs et de 8,000 volontaires. Ayant son sige tabli Copenhague, et prsent dans 40 pays, le DRC est une organisation daide non gouvernementale, but non-lucratif, politiquement neutre et indpendante et non-confessionnelle.

Notre vision est une vie avec dignit pour toutes les personnes dplaces dans le monde. Tous nos efforts reposent sur notre boussole morale: lhumanit, le respect, lindpendance, la neutralit, la participation, lhonntet et la transparence.

1. Contexte

Prsent depuis 2007, DRC est l’une des plus grandes ONG internationales en Rpublique centrafricaine, et opre dans cinq prfectures (Bangui, Lim-Pend, Ouham, Ouham-Pend, Ouham-Fafa). DRC dispose dun bureau pays Bangui et de deux bases oprationnelles dans le Nord-Ouset du pays Batangafo et Paoua. La stratgie programmatique est axe autour des quatre secteurs suivants: Protection, relance conomique, rponse d’urgence aux besoins immdiats lis aux dplacements de populations et WASH.

2. Objet

Le/la responsable fonctions Support (Nord-Ouest) est en charge des services Support dans la zone Nord-Ouest du pays. En lien troit avec le Directeur des Services Support bas Bangui et sous le management directe du/de la responsable de zone (Nord-Ouest), le/la responsable fonctions Support (Nord-Ouest) assure le bon fonctionnement de ladministration, Finance, Ressources humaines et Supply Chain dans les quatre prfectures du Nord-Ouest (Lim-Pend, Ouham, Ouham-Fafa et Ouham-Pend), pour rpondre aux besoins de la mission conformment au manuel des oprations de DRC.

3. Tches et responsabilits

Gestion financire, suivi budgtaire et comptabilit

• Organiser et animer des runions danalyse et de suivi budgtaires mensuellement avec les responsables des projets mis en oeuvre dans le Nord-Ouest sous la supervision du Responsable de zone et effectuer des rapprochements entre les consommations budgtaires, lvolution des activits et proposer des solutions si ncessaires.
• Sassurer du suivi et du respect des lignes budgtaires affectes aux projets
• Participer et/ou prendre le lead lors de llaboration des budgets au moment de la raction de nouvelles propositions de projet.
• Assurer la mise jour du tableau daffectation des diffrentes bases de la zone Nord-Ouest.
• Contrler les cots de fonctionnement de la zone.
• Grer la trsorerie de la zone, superviser la tenue de la comptabilit, contrler les classeurs comptables et la clture comptable mensuelle.
• Effectuer le contrle interne Finance de la zone et veiller la mise en place des recommandations.
• laborer temps les prvisionnels de trsorerie avec les autres services.
• Assurer le suivi des avances sur le terrain, sassurer de leur clture et garantir la conformit des pices justificatives.
• Assurer la mise niveau de la zone sur Dynamics et participer la rdaction des rapports financiers des diffrents projets de la zone.

Gestion RH & administrative

• En lien avec la/le responsable pays RH/Admin Bangui, piloter le recrutement en garantissant la transparence, lquit et assurer lintgration du nouveau personnel, et son briefing administratif.
• Superviser la constitution, le suivi, larchivage et la scurisation des dossiers du personnel.
• Assurer le suivi des contrats, des congs, des priodes dessai, des valuations des employs de la zone et sassurer que toute la documentation vis–vis de linspection de travail est jour (registre des staffs, contrats vises, etc).
• Centraliser les demandes de formation exprimes par les quipes et mettre en place un plan de formation.
• Participer l’instruction et la prise de dcision des mesures disciplinaires.
• Superviser le recueil des lments permettant la prparation de la paie, veiller sa bonne conduite et participer au processus de vrification de la prparation de la paie.
• Calculer les impts et taxes et superviser les dclarations et paiements aux organismes concerns.
• Participer la gestion et au rglement des conflits.

Gestion Supply Chain: achats, approvisionnement, gestion du parc automobile, des actifs et des tlcommunications

• Raliser lanalyse denvironnement Achat au niveau de la zone dintervention.
• Coordonner et participer activement llaboration et assurer le suivi et la mise jour des plans dachat et des chronogrammes dachat.
• Superviser les procdures dachats en veillant au respect des rgles et procdures de validation pour tous les projets de la zone.
• Superviser la mise jour des listes de prix et des fichiers fournisseurs.
• Faire respecter les procdures dachat du DRC et celles des bailleurs de fonds finanant les programmes de la zone.
• Rceptionner, vrifier et traiter les demandes dachat et les bons de commande dans le respect des exigences et dlais requis et sassurer de la mise jour et du partage hebdomadaire des TSA.
• Slectionner les fournisseurs, ngocier les dlais et les modalits de livraison.
• Sassurer que les dossiers dachat sont complets, que les fournisseurs soient pays conformment aux clauses contractuelles/dlais.
• Assurer le suivi des achats et informer les demandeurs de lavancement du traitement de leurs commandes.
• Archiver toute la documentation portant sur les procdures dachat dans le respect des procdures de DRC.
• laborer les diffrents rapports mensuels (consommation, stock, etc).
• Superviser la planification et lexcution des oprations de maintenance et de rparation des vhicules et des groupes lectrognes de la zone.
• tablir le planning des mouvements de vhicules et des quipes.
• Mettre jour ltat du parc automobile en temps rel.
• Assurer de faon permanente linventaires des quipements et une maintenance rgulire des moyens de tlcommunication et former les quipes leur utilisation.
• Sassurer des bonnes conditions de stockage du matriel et veiller au contrle des dates de premption.
• Sassurer du respect des procdures pour les entres, sorties et retour de stock, superviser linventaire physique mensuel des stocks en assurant lexactitude de l’inventaire des entrepts (liste et valeur du stock en main) et garantir la bonne tenue de la documentation lie au stockage.
• Veiller la bonne application des processus de la chane d’approvisionnement ERP.
• Veiller au respect, valuer la conformit et la mise en uvre du manuel des oprations dans tous les bureaux terrain de la zone dintervention.
• Fournir des conseils sur lalination des actifs inutiliss ou hors dusage, avec l’approbation pralable du donateur/directeur pays du DRC.
• Organiser des formations sur les achats pour le personnel non-logistique et des formations de recyclage pour le personnel charg des achats.
• Planifier et organiser rgulirement des formations en logistique avec les employs des Programmes, afin de garantir la mise en place de systmes convenus et uniformes.
• Effectuer le contrle interne logistique de la zone et veille la mise en place des recommandations.

Gestion dquipe

• Dfinir les besoins en personnel administratif et logistique.
• Former, appuyer et valuer lquipe administrative et logistique sur la zone.
• Planifier et encadrer lactivit de lquipe administrative et logistique.
• Organiser des runions formelles rgulires avec les membres de son quipe.
• Veiller sur le bien-tre des employs et leurs conditions de travail sur lensemble de la zone.
• Assurer de faon permanente la formation gnrale des employs sous sa responsabilit et procder un contrle rgulier des connaissances.

Redevabilit et rapportage – Capitalisation

• En lien troit avec le/la responsable de zone, nouer et entretenir des relations avec les autorits administratives et locales dans la zone, effectuer une veille sur les rglementations en vigueur en coordination avec les responsables pays des services Support Bangui.
• Superviser lenvoi rgulier des archives administratives au bureau pays.
• Assurer le rapportage administratif, financier et logistique selon les chanciers internes ou externes.
• Consolider mensuellement le pack logistique et administratif et le faire remonter la coordination.
• Faciliter et/ou organiser les missions daudit sur la zone.
• Fournir les lments ncessaires la rdaction des rapports et archiver les dossiers achats des programmes clturs conformment la politique DRC.
• Assure la mise jour des diffrents outils logistiques (Consommations carburants, stocks, quipements, etc.) et finance (cash count, cash-flow, cash count, etc.), selon les priodicits, pour soumission la validation.

Reprsentation et coordination

• Participer aux runions relatives aux aspects administratifs et logistiques de la zone dintervention avec les autres acteurs.
• Participer aux runions des coordination des activits humanitaire et scuritaire de la zone dintervention sur demande de son/sa responsable de zone.
• Autres tches convenues avec le/la responsable de zone (Nord-Ouest).

4. Qualifications requises

Expriences et comptences techniques

• Au moins cinq(05) annes dexprience professionnelle dans une position combinant les gestions logistique et financire au sein dune ONG internationale.
• Connaissance de la gestion de la chane d’approvisionnement et des processus d’approvisionnement.
• Connaissance du cycle budgtaire et des processus de suivi.
• Connaissance des principes du code de conduite et des systmes RH de gestion de la performance.
• Connaissance de la politique des donateurs cls et des procdures de conformit.
• Capable de travailler dans des zones instables prsentant des dfis scuritaires, dans le respect de directives scuritaires strictes.
• Excellente matrise du Pack Microsoft Office avec un attrait particulier pour loutil Excel.
• Excellente comptences interpersonnelles et habilit dmontre travail sous pression et dans des conditions stressantes.
• Exprience antrieure et connaissance du contexte local en Afrique centrale, en gnral, et en Rpublique centrafricaine, en particulier, sont un atout.
• Exprience pralable avec le DRC et/ou sur des projets financs par lUnion Europenne, SDC, USAID et/ou DANIDA constitue un atout.

Formation

• Niveau acadmique quivalent un Master universitaire dans le domaine des sciences conomiques, administration dentreprise, logistique ou lun des domaines adapts ce poste.
• Diplmes ou qualifications professionnelles dans lun des domaines principaux du poste est un atout.
• Permis de conduire pour vhicules lgers en cours de validit.

Langues

• Franais: niveau de Franais courant (la matrise parfaite de la langue franaise, lcrit ainsi qu loral, est indispensable).
• Anglais: bon niveau dAnglais requis.

5. Comptences et qualits exiges

• ce poste, vous devrez dmontrer les cinq comptences essentielles du DRC, savoir:
  • Viser l’excellence: vous vous concentrez sur l’obtention de rsultats tout en garantissant un processus efficace. Vous vous efforcez de produire un travail prcis, approfondi et professionnel avec une utilisation optimale du temps et des efforts.
  • Collaborer: vous cooprez avec et impliquez les parties concernes, recherchant activement leur opinion et partageant des informations cls avec elles. Vous soutenez et faites confiance aux autres, tout en encourageant les commentaires.
  • Prendre les rnes: Vous prenez la responsabilit et donnez la priorit votre travail en fonction de la vision et des objectifs gnraux de DRC. Vous prenez linitiative face un dfi ou une opportunit et vous recherchez des solutions innovantes.
  • Communiquer: vous crivez et parlez efficacement et honntement tout en adaptant votre style et votre ton la situation. Vous coutez activement les autres et les impliquez dans le dialogue.
  • Faire preuve dintgrit: Vous respectez et promouvez les normes les plus strictes en matire de conduite thique et professionnelle en relation avec les valeurs et le code de conduite de DRC, y compris la protection contre lexploitation sexuelle, les abus et le harclement.

• Trs bonnes aptitudes la planification et comptences organisationnelles.
• Comptences avres en communication (bonne capacit dcoute, positive, favorable, claire, constructive et accessible) la fois crite et verbale.
• Capacit travailler dans un environnement multiculturel et cosmopolite avec une trs bonne aptitude s’adapter au changement.
• Volont de travailler les heures ncessaires pour respecter les dlais et capacits travailler sous pression.
• Dsir de travailler dans un environnement d’quipe collaboratif et proactif, tout en tant capable de travailler de faon autonome.
• Aptitude avre travailler efficacement avec un minimum de supervision, hirarchiser les tches et respecter les dlais.
• Caractre stable et robuste.
• Esprit d’quipe avec un bon sens de l’humour.
• Sens de lthique exemplaire.

6. Processus de candidature

Si vous tes intress(e) par ce poste, postulez en ligne en suivant ce lien: https://drc.ngo/about-us/career/vacancies/

Les candidatures ne peuvent se faire quen ligne, sur le site indiqu ci-dessus. Vous devez charger en ligne votre CV (moins de 4 pages), ainsi quune lettre de motivation. Le CV et la lettre de motivation peuvent tre rdigs en Franais ou bien en Anglais.

Les candidatures transmises au DRC par voie postale, courrier lectronique ou dpt dun dossier physique ne seront pas considres.

Le DRC fournit des opportunits gales en termes demploi et interdit toute pratique de discrimination base sur la race, le sexe, la couleur de peau, lappartenance religieuse, lorientation sexuelle, lge, ltat civil ou bien une quelconque situation dhandicap. Le DRC ne pratique aucune discrimination dans le cadre de ses processus de recrutement.

Cependant, les candidats doivent prendre en considration que, en conformit avec ses rgles internes, le DRC nest pas autoris employer, dans le cadre dun contrat international, des ressortissants du pays dans lequel ce contrat va tre bas (en loccurrence, la Rpublique centrafricaine).

Les candidatures seront cltures le dimanche 10 dcembre 2023 23H59. Nanmoins, il est possible pour le DRC de commencer, ds avant la fin de la publication de loffre, le processus de recrutement si une candidature rpond aux attentes et exigences du poste.

Les candidatures fminines sont fortement encourages.

En raison de l’urgence du recrutement, DRC a le droit de recruter un candidat correspondant au profil requis avant la date limite ci-dessus.

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