Responsable Programme Sud-Kivu

INTERSOS est une Organisation Humanitaire Non Gouvernementale, à but non lucratif, qui a l’objectif d’assister les victimes de désastres naturels et de conflits armés. INTERSOS base son action sur les valeurs de la solidarité, de la justice, de la dignité humaine, de l’égalité des droits et des opportunités pour tous les peuples, du respect des diversités, de la cohabitation, de l’attention aux groupes sociales les plus vulnérables.

Termes de référence

Intitulé du poste: Responsable Programme Sud-Kivu

Code: SR-38-9186

Pays: RDC

Lieu d’affectation: Bukavu

Date de prise de fonction: 15/01/2024

Durée du contrat: 5 mois

Sous la supervision de: Chefs de projets

Personnes à charge: Coordinatrice Programme

Lieu d’affectation: sans famille

Contexte général du projet

Présent depuis 2010, INTERSOS RDC intervient dans 4 provinces principalement dans le secteur de la protection (Sud Kivu, Nord Kivu, Ituri et Haut Uele. INTERSOS a la charge du suivi de la protection en Ituri, au Nord-Kivu, au Sud-Kivu sur fonds du HCR. Les fonds humanitaires financent également certains projets dans le secteur de la protection en Ituri et SV au nord Kivu INTERSOS travaille également en partenariat avec l’UNICEF et le PAM dans le secteur de la nutrition et le soutien en espèces. Avec plus de 200 collaborateurs, INTERSOS dispose d’un portefeuille d’environ. 6.4 M USD. INTERSOS est généralement bien accepté par les communautés et est présent dans de nombreux territoires. Fin 2023, INTERSOS souhaite continuer à améliorer la qualité de son travail et approfondir sa compréhension et son analyse des enjeux de protection touchant la population afin d’apporter des réponses adéquates. INTERSOS souhaite aussi élargir son portfolio en travaillant avec de nouveaux donateurs institutionnels dans le but de mieux répondre aux besoins identifiés.

Objectif général de la position

Assurer le fonctionnement adéquat des activités programmatiques dans sa zone, en définissant et en mettant en œuvre les règles, protocoles et procédures, et en garantissant la qualité opérationnelle et stratégique des projets afin d’améliorer notre intervention auprès des populations ciblées.

Principales responsabilités et tâches

1. Gestion des Projets:

• Élaborer une planification objective et ponctuelle des activités des différents projets, en collaboration avec les Chefs de projets et la Coordination Programmes
• Garantir la Gestion opérationnelle, financière et programmatique en collaboration avec les Chefs de projets de sa zone d’intervention
• Assurer la Coordination des Projets avec les partenaires et partie prenante (acteurs humanitaires, autorités administratives), avec les représentants des bailleurs et autres acteurs présents sur le terrain.
• Assurer la coordination des Projets en collaboration avec les Chefs de projets à travers l`échange régulier des informations et le monitoring des activités communes.
• Assurer le développement et le respect du plan de travail, proposer et mettre en œuvre les réajustements, si nécessaires.
• Assurer le suivi et évaluation des activités à travers l’élaboration et l’actualisation des outils de monitoring en collaboration avec la Coordination Programme et les partenaires.
• Formuler les rapports narratifs et financiers à soumettre aux bailleurs de fonds
• Assurer en collaboration avec l`équipe des projets, à la mise à jour mensuelle des informations à partager avec les clusters compétents.
• Assurer la soumission dans les délais des rapports mensuels d’activité interne à l’organisation y compris l’outil de suivi PAT.
• Assurer une ligne de communication adéquate (interne et externe) sous la supervision et avec la Coordination de la Mission.
• Rapporter de manière rapide et précise toute difficulté rencontrée dans la mise en place des projets de sa zone à la Coordination de la Mission et contribuer à l’identification de solutions.
• Participer aux réunions de coordination sectorielle au niveau terrain.

2. Gestion administrative des projets:

• Assurer une gestion appropriée des fonds des projets (mettre à jour la planification financière des projets sur base mensuelle chaque mois).
• Assurer le suivi des dépenses des projets en collaboration avec l’administration.
• Proposer des réajustements budgétaires à l’administration.
• Assurer la liaison avec l’équipe logistique pour les achats des projets afin de garantir une correcte application des procédures d’achat d’INTERSOS, en conformité avec les procédures des bailleurs;

3. Gestion des Ressources Humaines:

• Identifier les besoins ressources humaines de support en collaboration avec la coordination pays logistique et financière après concertation avec les Chefs de projets
• Contribuer dans la sélection et recrutement du staff national des projets selon les besoins Assurer l’évaluation effective et objective de performance du staff sous sa gestion chaque 3 mois et l’évaluation finale.
• Superviser et gérer l’équipe des projets et assurer la formation continue en collaboration avec la Coordination de la Mission.
• Développer l`organigramme des projets.
• Développer l`organigramme des services projets de la base en collaboration avec la coordination Programme Pays et les Ressources Humaines Pays

4. Capitalisation et gestion de connaissance:

• Assurer la capitalisation des expériences et des données obtenues dans le cadre des projets.
• Identifier les besoins et proposer de nouveaux programmes potentiels ou activités à mettre en place sur le terrain.
• Transmettre à la Coordination de la Mission toute documentation photo et vidéo des activités, ainsi que toute informations significatives sur la zone d’intervention et les activités du projet pour alimenter les besoins de visibilité, collecte des fonds et communication.

5. Coordination des activités de support projets

• Développer, en collaboration avec la coordination Finances pays, le budget des couts du support projets pour sa zone d’intervention en termes des ressources humaines, des locations bureaux, des couts de maintenance etc., en identifiant l`allocation des couts dans les différents projets en cours ainsi que les besoins financiers pas couverts.
• Être responsable de la gestion hiérarchique du staff du support (administratif et logistique) projet et de la mise en place des équipes selon les ressources humaines disponibles.
• Coordonner les services de support aux activités des projets en collaboration avec les Chefs de Projets.
• Assurer le suivi de l`implémentation des procédures INTERSOS en collaboration avec la coordination pays logistique et finance.

6. Gestion de la sécurité

• Point focal pour la gestion de la sécurité dans sa zone d’intervention, le Manager Programme est responsable de la mise en œuvre des mesures sécuritaire établis par la coordination pays.
• Collecte des informations sur la situation sécuritaire en coordination avec les acteurs humanitaires et en collaboration avec la logistique et le Chef de Mission.
• Mise à jour, en collaboration avec le Coordinateur Logistique pays et le CDM, du CPP de la base.
• Responsable de la mise en œuvre du CPP et des procédures de sécurité, en collaboration avec le Coordinateur Logistique pays et le CDM.
• Responsable didentifier et de mettre en œuvre éventuelles mesures durgence nécessaires à sécuriser le staff et les biens de l`organisation en coordination avec le CDM. Dans les cas échéants, en coordination et sur recommandation de la logistique pays et de la direction régionale.

7. Représentation et coordination humanitaire

• Représentation d`INTERSOS dans sa zone d’intervention devant la coordination humanitaire, les bailleurs des fonds et les parties prenantes, en coordination avec les directives du CDM et les recommandations de la Coordination Programmes.
• Coordination de identification des besoins humanitaires émergents et des possibles interventions en collaboration avec INTERSOS et les acteurs des Clusters Humanitaires.
• Identification des allocations des fonds et des stratégies des bailleurs au niveau de la province, en collaboration avec la Coordination Programmes et le CDM.

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