Responsable Support PROPEL ADAPT

OBJECTIF GENERAL DU POSTE

L’objectif principal du Responsable Support est d’assurer principalement le fonctionnement des aspects administratifs, financiers et logistiques du projet à Mopti selon les procédures ACF et du bailleur de fond pour permettre une bonne mise en œuvre du projet PROPEL Adapt. Il/Elle assure la coordination et la gestion de l’information support avec les départements supports de la mission. Il/Elle travaille sous la supervision directe du Chief Of Party et en lien fonctionnel avec la coordination support de Bamako.

OBJECTIFS SPECIFIQUES DU POSTE

Objectif 1: Assurer le suivi administratif et financier du projet conformément aux procédures ACF et du bailleur (70%)

• Contrôler l’éligibilité des factures (conformité avec la demande d’achat, mentions obligatoires…) selon les procédures ACF et normes USAID.
• Tenir la comptabilité de la base au jour le jour, en conformité avec les règles de comptabilité internationales et les procédures ACF-E en vigueur (FMT, Journaux).
• Faire un suivi des avances ouvertes.
• Assurer la clôture de la comptabilité mensuelle sur la base, conformément aux procédures ACF en place sur la mission et s’assurer de son envoi sous format électronique pour le 30 ou 31 du mois M au plus tard à Bamako.
• Assurer le suivi budgétaire Propel avec les outils financiers ACF (DC ; CCP ; eFMT).
• Assurer la mise à jour du CCP de la base.
• Tenir des réunion eFMT avec toute l’équipe Propel de la base.
• Suivre avec les partenaires locaux les modalités financières, budgétaires et RH dans le cadre des projets mis en place conjointement.
• Suivre et contrôler avec les partenaires les aspects financiers, budgétaires et RH des conventions et accords de partenariat.
• Participation au renforcement des capacités des partenaires en fonction des besoins identifiés.
• Capitaliser au niveau de la base sur toutes les pratiques innovantes en matière financière, budgétaire dans le cadre des partenariats.
• Assurer l’approvisionnement du coffre, de la caisse sur la base et sous base, en conformité avec les règles de sécurité relatives à la gestion des fonds.
• Autoriser les dépenses en fonction du prévisionnel de trésorerie mensuelle validée par la coordination.
• Vérifier que les dépenses prévisionnelles des chefs de projets cadrent avec le budget de leur projet.
• Vérifier que les coûts intégrés dans le plan d’affectation et les suivis budgétaires sont conformes à la réalité.

Objectif 2: Assurer la Gestion Logistique de Propel ADAPT (20%)

• Assurer le respect des procédures administrative, financière et logistique en lien avec la mise en œuvre des activités de plaidoyer et genre du projet.
• Assurer dans les temps, la bonne gestion administrative et financière des activités en coordination avec les équipes du projet et support (prévisionnel d’achat, prévisionnel de trésorerie, suivi budgétaire et contrôle de l’imputation des dépenses, etc.).
• Participer à la préparation du planning hebdomadaire/mensuel des activités et des sorties de terrain en concertation avec les chefs de base et la logistique.
• Identifier, signaler et prévenir des problèmes ou contraintes éventuels.
• Assurer de bonnes relations de travail avec les départements support (logistique, administratif et financier et RH).
• Assurer le respect des plans d’archivages des justifications techniques de toutes les activités .
• Appuyer le responsable de l’audit lors des missions d’audits commanditées par la mission, le siège ou le bailleur.

Objectif 3: Apporter un appui dans la gestion administrative des équipes Propel (10%)

• Assurer le suivi administratif du personnel en lien avec la coordination RH de Bamako.
• Faire le lien avec les services locaux en matière de travail pour les dossiers du personnel.
• Relayer les informations à la Coordination RH et assurer l’interface entre le département RH et les équipes pour les questions RH et l’organisation des déplacements (réservation sur les vols).
• Remonter les problèmes d’ordre administratif et des ressources humaines à la coordination.

PROFIL DU CANDIDAT

Formation

Diplôme supérieure dans les domaines de la finance, Comptabilité, de la logistique, des audits et contrôle, avec une forte expérience dans la gestion des fonctions support d’un projet.

Connaissances techniques spécifiques

• Connaissance de la gestion des finances des ONG.
• Connaissance des procédures USAID.
• Très bonne capacité de communication et d’animation.
• Très bonne capacité d’analyse.
• Savoir-faire l’analyse financière.
• Bonne maitrise du suivi budgétaire

Expérience (Année)

• Au moins 3 ans d’expérience dans l’humanitaire avec au moins 2 ans à un poste équivalent.
• L’expérience au poste est une plus-value.
• Excellente maîtrise des procédures de l’USAID.
• Très bonne expérience dans le suivi des ONG locales.

Connaissance du secteur humanitaire

Très apprécié.

Connaissance de l’organisation

Un atout.

Langues

Niveau excellent en français, et un bon niveau de rédaction et compréhension en anglais.

Système d’information

Bonne maîtrise des logiciels de base (Word, Excel, Outlook, power point etc.).

Mobilité

National.

Engagement envers l’égalité des genres

Expérience sur des thématiques de promotion de l’égalité des genres ou engagement personnel.