Senior Executive Assistant

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Job Description

The European Bank for Reconstruction and Development (EBRD) fosters the transition towards open market-oriented economies and promotes private and entrepreneurial initiatives in emerging Europe and beyond.
As the Senior Executive Assistant/Admin Manager, you will play a pivotal role in ensuring the smooth operation of the Office of the Managing Director (MD) within EBRD’s Operations and Services Management (OSM) department. You will oversee administrative processes, manage a small team, and provide crucial support to the MD and the wider OSM department, which consists of approximately 150 staff members.
Responsibilities
Staff Management:
  • Allocate, coordinate, and supervise tasks for the administrative team.
  • Conduct performance assessments and provide ongoing training and development opportunities.
  • Liaise with HR on staff-related matters.
  • Identify opportunities to improve departmental processes and propose action plans.
Budget Oversight:
  • Manage OSM’s budget execution, ensuring compliance with Bank policies.
  • Maintain routine budgetary functions in the absence of the budget officer.
Administrative Responsibilities:
  • Provide comprehensive administrative support to the MD, including diary and email management, meeting coordination, and travel arrangements.
  • Prepare documents such as presentations, correspondence, and reports.
  • Facilitate onboarding and offboarding processes for OSM staff.
  • Review travel expense reports and other expenditures for adherence to policy.
Strategic:
  • Act as an advisor and prepare briefing notes as required.
  • Help drive engagement across the function.
  • Regular engagement with Directors across the organization to drive simplicity and improvements to administrative processes.
Required Skills and Qualifications:
  • Relevant qualification in administration management preferred.
  • Proven experience in team management and motivation.
  • Exceptional organizational and supervisory skills.
  • Ability to prioritize tasks and thrive in a fast-paced environment.
  • Strong interpersonal and communication skills.
  • Proficiency in Microsoft Office suite (Outlook, Word, Excel, PowerPoint).
  • Knowledge of Tableau and/or Office 365 applications advantageous.
  • Familiarity with SAP desirable but not essential.

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2. April 2026 Stepstone IT Spezialist:in (m/w/d) User Helpdesk (1st & 2nd Level Support) WWF Deutschland | Berlin Zentrale Ansprechpartner*in für unsere Mitarbeitenden in allen IT-Fragen. Beratung und Unterstützung bei Fragen und Problemen, die im laufenden Betrieb unserer Software und unserer Clients auftreten. Einrichtung und Konfiguration von Arbeitsumgebungen und Endgeräten sowie Planung und Durchführung von Hard- und Software-Rollouts. Analyse von Anforderungen, Fehlern und Problemen – Lösungsfindung gemeinsam mit dem Second-Level Support. Pflege technischer Dokumentationen und der Wissensdatenbank für Transparenz und Lösungsfindung. Planung und Steuerung der Hard- und Software über den gesamten Lebenszyklus. Durchführung von IT-Onboardings. Planung und Durchführung von Schulungen und Unterstützungsformaten in der Nutzung neuer Technologien und Anwendungen für unsere Mitarbeitenden.

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2. April 2026 Stepstone Key Account Manager (m/w/d) SOS-Kinderdörfer weltweit Hermann- Gmeiner-Fonds Deutschland e.V | München Sie betreuen und beraten private Unterstützer:innen proaktiv zu großen Spenden, Patenschaften, SOS-Stiftungsprodukten, gemeinnützigem Vererben und versorgen sie mit relevanten Informationen. Sie pflegen und entwickeln persönliche Beziehungen zu privaten Unterstützer:innen durch Telefonate, Besuche und Veranstaltungen. In der Betreuung von Unterstützer:innen folgen Sie effizienten Standards und Routinen und haben gleichzeitig ein gutes Gespür, in welchen Situationen eine Intensivierung der Betreuung zielführend ist. Sie entwickeln gemeinsam im Team Veranstaltungskonzepte, übernehmen die Planung, Organisation sowie Moderation von Veranstaltungen vor Ort und digital. Sie unterstützen bei der Entwicklung und Umsetzung von Strategien, Konzepten und Maßnahmen zur Ansprache und Bindung von Unterstützer:innen.

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