Rejoignez notre mission pour favoriser la prospérité en Asie

Êtes-vous prêt à avoir un impact durable sur l’avenir de l’Asie et à être un catalyseur de changement positif ? Nous sommes ravis de vous offrir une opportunité unique de devenir un élément important de la prestigieuse Banque asiatique de développement (BAD). À la BAD, notre mission est simple mais puissante : réduire la pauvreté et promouvoir le développement durable dans la région Asie-Pacifique.

Cadre organisationnel et relations hiérarchiques

Le poste d’assistant principal aux opérations est attribué au bureau de Singapour (SGO) au sein du département Asie du Sud-Est. Vous serez basé dans notre bureau régional de Singapour.

Vous serez rattaché au personnel international désigné et au personnel national supérieur.

Votre rôle

En tant qu’assistant principal aux opérations, vous apporterez un soutien administratif au directeur régional du SGO et au personnel international détaché (IS) et fournirez des services de soutien opérationnel pour diverses activités du SGO, notamment la coordination des activités de partage des connaissances, la gestion de la base de données et d’autres responsabilités de soutien administratif.

Vous serez:

• Gérer de manière proactive les horaires des superviseurs en résolvant les conflits d’horaire, en confirmant les réunions à l’avance, en informant les superviseurs des changements d’horaire et en faisant preuve de jugement dans l’organisation de la planification et l’acceptation des réunions des superviseurs.
• Organiser les voyages de mission, y compris la planification prospective, en examinant et en recommandant les options de vol appropriées, en planifiant l’itinéraire de la mission, y compris le transport et l’hébergement à l’hôtel, en préparant les calendriers des réunions, en saisissant les demandes d’autorisation de mission et les demandes de voyage et en traitant en temps opportun les demandes de remboursement des dépenses.
• Veiller à ce que les dispositions et confirmations appropriées soient prises pour toutes les réunions externes/événements internationaux, y compris l’inscription, le matériel, la logistique et le lieu, entre autres.
• Soutenir la planification et les exigences logistiques des réunions internes.
• Effectuer certaines activités standards telles que maintenir les stocks de fournitures de bureau.
• Maintenir le système de classement et les dossiers du bureau (à la fois électroniques dans SharePoint et physiques) en suivant le cadre existant pour une récupération facile.
• Examiner tous les documents et courriers entrants en temps opportun et les distribuer au personnel concerné et/ou les porter à l’attention des superviseurs, si nécessaire.
• Recueillir, compiler et analyser les informations pertinentes pour produire des statistiques/rapports de routine et/ou ponctuels, selon les instructions.
• Préparez des rapports et fournissez des données dans une feuille de calcul Excel et préparez des présentations PowerPoint.
• Fournir des services administratifs efficaces en filtrant correctement les appels téléphoniques entrants, en prenant des messages précis, en traitant les requêtes des appelants internes/externes pour s’assurer qu’elles sont transmises en temps opportun au personnel concerné.
• Assister les visiteurs externes et s’assurer qu’ils sont accueillis et escortés aux réunions et/ou aux visiteurs inattendus et s’assurer qu’ils sont rapidement dirigés vers le personnel concerné/la partie appropriée.
• Maintenez un répertoire de contacts externes en enregistrant les informations des cartes de visite.
• Soutenir les activités de partage des connaissances de SGO.
• Communiquer avec le personnel de la BAD à l’intérieur et à l’extérieur de la zone de travail, les clients et les parties prenantes externes, selon les besoins.
• Accomplir d’autres tâches qui pourraient lui être assignées et qui sont reflétées dans le plan de travail du titulaire.

Qualifications

Vous aurez besoin de :

• Baccalauréat en commerce, finance, communication de masse et domaines connexes
• Au moins cinq (5) années d’expérience professionnelle pertinente
• Excellentes compétences en communication écrite et verbale en anglais
• Capacité à gérer les priorités et la charge de travail dans le cadre d’un calendrier général de travail, d’instructions et de pratiques normalisées.
• Capacité à prévoir les réponses et les implications de ses propres résultats et à entreprendre des tâches efficacement.
• Bonne pensée analytique avec capacité à établir des liens de cause à effet simples, des listes d’avantages et d’inconvénients et des analyses pour parvenir à une décision.
• Capacité à travailler en collaboration avec des équipes en tant que membre d’équipe constructif.
• Capacité à travailler avec des individus d’horizons culturels/nationaux différents