Senior Procurement Staff (For Indonesian nationality only) – GLOBAL FUND ATMR – URAIAN JABATAN TINGKAT IMPLEMENTASI: PRINCIPAL RECIPIENT

Background

THIS IS NOT A UNDP POSITION. UNDP IS ADVERTISING ON BEHALF GLOBAL FUND ATMR Principal Recipient: Kementerian Kesehatan RI

 

I. IDENTITAS JABATAN

 

 

Nama Jabatan

:

Senior Procurement Staff

Unit

:

Procurement

Atasan

:

Procurement Coordinator

:

Principal Recipient, Kementerian Kesehatan RI

Legend: Black font: Berdasarkan dokumen uraian jabatan saat ini. Blue font: Tambahan baru atau updated uraian jabatan

Tautan untuk pengajuan lamaran

:

 

II. LINGKUP PEKERJAAN 

 

Di bawah bimbingan dan pengawasan dari Procurement Coordinator, Senior Procurement Staff bertanggung jawab untuk memastikan semua pengeluaran kegiatan operasional dan pengelolaan pengadaan barang dan jasa dilaksanakan sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku serta pos anggarannya.

 

III. DIMENSI PEKERJAAN

 

III.1. Hubungan Kerja

Internal

Eksternal

• Kuasa Pengguna Anggaran (KPA)
• Direktur P2PM
• Ketua Tim Kerja 
• Tim Kerja
• Pejabat Pembuat Komitmen (PPK)
• Pejabat Pengadaan P2PML
• Tim PMU (misal Finance dan Logistik)
• Sub Recipient
• Tata Usaha Direktorat terkait
• Bagian Keuangan Ditjen P2P
• Tim PMU

• UKPBJ Kementerian Kesehatan RI
• Lembaga negara yang terkait dengan pelaporan pencatatan dan pengawasan keuangan
• Auditor Internal dan Eksternal
• BPKP
• Biro Keuangan Kementerian Kesehatan
• Penyedia Pengadaan Barang dan Jasa

 

III.2. Struktur dan Garis Laporan

 

 

Font Hitam: Menandakan posisi integrated komponen AIDS. TB, MALARIA & RSSH (ATMR)

Font Biru: Menandakan posisi dedicated setiap komponen ATMR

* Kementerian Kesehatan misalnya Ketua Tim Kerja, Tim Kerja, Direktorat P2P, dan unit atau departemen terkait lainnya

III.3. Besaran Pekerjaan

Finansial

Non Finansial

• Pengelolaan anggaran: –
• Persetujuan pengeluaran: –
• Pelaporan & wewenang: –

• Bawahan langsung: –
• Bawahan tidak langsung: –

 

 

Duties and Responsibilities

IV. TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB 

 

1. Membuat Rencana Umum Pengadaan (RUP) tahunan sesuai ketentuan yang berlaku dan berkoordinasi dengan pihak terkait sesuai dengan kode anggaran.

• a. Membuat daftar usulan RUP dan anggarannya untuk mendapatkan persetujuan dari Pimpinan.
• b. Mengunggah data RUP ke aplikasi Layanan Pengadaan Secara Elektronik – Kementerian Kesehatan dan ke aplikasi keuangan Financial Management Information System (FMIS)

2. Melakukan pemantauan implementasi RUP pengadaan barang dan jasa

 

3. Menindaklanjuti permintaan pengadaan barang dan jasa dari unit lainnya, yang sudah dievaluasi dan disetujui oleh APR

• Melakukan verifikasi permintaan pengadaan barang dan jasa sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
• Menyiapkan kebutuhan pengadaan dan berkoordinasi dengan Logistic Planning
• Mempersiapkan administrasi pengadaan barang dan jasa untuk diberikan kepada pihak terkait
• Melakukan review dan kajian terhadap pengajuan permintaan pengadaan dari PIC
• Membuat Harga Perkiraan Sendiri (HPS) dalam proses pengadaan barang dan jasa.
• Melakukan tindak lanjut proses pengadaan ke UKPBJ dan Pejabat Pengadaan setelah berproses dari PPK, termasuk barang/jasa di atas Rp  200.000.000 kepada Unit Kerja Pengadaan Barang dan Jasa (UKPBJ). 
• Melakukan tindak lanjut secara sistem di lembaga kebijakan pengadaan barang/jasa pemerintah (LKPP) untuk pengadaan secara e-Cataloge.
• Memantau dan memfollow-up proses pengadaan ke UKPBJ untuk pengadaan diatas Rp. 200.000.000 dan Pemilihan Langsung untuk pengadaan di bawah Rp 200.000.000.
• Melakukan tindak lanjut secara sistem keuangan di FMIS dari proses purchase requisition (PR) sampai dengan Good Receipt Note (GRN) untuk tahapan proses pengadaan
• Melakukan pemesanan dan pemilihan hotel untuk kegiatan paket meeting
• Menyiapkan kontrak pengadaan barang jasa antara Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) dan Vendor.
• Membuat memo dan mereview dokumen penagihan barang dan jasa dari penyedia
• Membuat dan menyiapkan bahan paparan mengenai pengadaan barang dan jasa untuk pimpinan
• Membuat laporan progress pengadaan ke pimpinan 

 

4. Melakukan verifikasi setiap transaksi di tingkat Principal Recipient, yaitu dengan cara melakukan verifikasi kelengkapan dan keabsahan dokumen, ‘eligibility’ serta ketersediaan anggaran atas, namun tidak terbatas pada:

• Transaksi kegiatan
• Transaksi pengadaan barang/jasa

 

5. Memeriksa dan Menerima Pekerjaan Penyedia

• Melakukan koordinasi kelengkapan dokumen sebelum barang diterima
• Mengecek dan memastikan barang yang diperiksa sesuai dengan dokumen pengadaan
• Menerima hasil pekerjaan penyedia
• Melakukan koordinasi dengan logistic mengenai barang masuk dan proses surat bukti barang keluar

 

6. Pengadaan luar negeri (ATMR): Melakukan placing order, koordinasi dengan perusahaan pengiriman, bea cukai dalam negeri, melakukan pertemuan, barang yang akan disampaikan kepada kuasa hukum, prosedur yang diperlukan (misalnya, persiapan dokumen tepat waktu untuk mencegah sewa gudang atau denda)

7. Pengurusan SaaS

8. Penerbitan Keputusan Bea Cukai untuk pembebasan dari bea masuk atas barang impor dari luar negeri di Bea Cukai Kementerian Keuangan.

9. Melakukan pendampingan terhadap auditor.

• Memberikan data keuangan yang diminta oleh auditor.
• Memberikan penjelasan kepada auditor terkait verifikasi dokumen transaksi.
• Melakukan tindak lanjut atas temuan sebelum masuk ke laporan hasil pemeriksaan auditor 
• Melakukan tugas lain yang diberikan oleh PMU terkait pendampingan terhadap auditor atau pihak lain yang memerlukan data/dokumen.

10. Bekerjasama dengan unit lain dalam pengajuan memo permintaan pengadaan dan pembayaran pengadaan barang dan jasa

• Melakukan koordinasi dan koreksi atas dokumen pengajuan dan pembayaran 
• Koordinasi dengan unit lain atas kelengkapan dokumen. 
• Mengingatkan unit lain atas kekurangan dokumen 

 

11. Mengkoordinasikan dan memfasilitasi pengadaan untuk Tim Kerja sesuai dengan kebutuhan program.

 

12. Mengkoordinasikan dan bekerja sama dengan tim logistik lainnya

 

13. Menyediakan data dan laporan untuk audit internal/eksternal sesuai kebutuhan (bulanan, semesteran, dan tahunan).

 

14. Mematuhi seluruh peraturan dan kebijakan organisasi

 

15. Mengikuti seluruh aktivitas peningkatan skill atau training

 

16. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Pimpinan

 

Competencies

Kompetensi Teknis

• Penguasaan Microsoft Office (word, excel)

• Pengetahuan tentang pengadaan barang dan jasa 

• Pengetahuan tentang akuntansi atau keuangan

• Pengetahuan tentang prosedur laporan keuangan

 

Kompetensi Inti

• Adaptasi & Kerjasama 

• Akuntabilitas

• Kualitas Kerja

• Pencapaian Program

 

VII. INDIKATOR KINERJA UTAMA

 

No

Tanggung Jawab Utama

Keluaran

Indakator

Bobot (%)

Frekuensi Laporan

Sumber Data

1.

Membuat Rencana Umum Pengadaan (RUP) tahunan sesuai ketentuan yang berlaku dan berkoordinasi dengan pihak terkait sesuai dengan kode anggaran.

Daftar usulan RUP yang disetujui

% dipublikasikan di LPSE Kemenkes

 

Tahunan

RUP

2.

Menindaklanjuti permintaan pengadaan barang dan jasa dari unit lainnya, yang sudah dievaluasi dan disetujui oleh APR

Pemantauan implementasi pengadaan barang dan jasa

% implementasi pengadaan sesuai kontrak

 

Triwulan

Rekap Kontrak Pengadaan

3

Melakukan pemantauan impelemntasi RUP pengadaan barang dan jasa

Pemantauan implementasi RUP pengadaan barang dan jasa

 

% sesuai SBM dan peraturan yang berlaku

% kesesuaian implementasi RUP dengan SBM dan peraturan yang berlaku

 

Semester

Rekap RUP

4.

Melakukan verifikasi setiap transaksi di tingkat Principal Recipient, yaitu dengan cara melakukan verifikasi kelengkapan dan keabsahan dokumen, ‘eligibility’ serta ketersediaan anggaran

Seluruh transaksi di tingkat PR telah diverifikasi, lengkap dan eligible

% Transaksi yg telah diverifikasi dgn dokumen yg lengkap sesuai dgn standar yg telah ditetapkan

 

Semester

Dokumen Transaksi

5.

Memeriksa dan Menerima Pekerjaan Penyedia

 

Pekerjaan penyedia yg diterima sesuai dgn dokumen pengadaan

% Barang yang diterima sesuai dgn dokumen pengadaan

 

Semester

Dokumen Pengadaan

6.

Pengadaan luar negeri

Memastikan pengadaan luar negeri dilakukan sesuai dgn prosedur

Ketepatan waktu dalam pelaksanaan pengadaan luar negeri

 

Bi-annual

Prosedur Importasi

7.

Penerbitan Keputusan Bea Cukai untuk pembebasan dari bea masuk atas barang impor dari luar negeri di Bea Cukai Kementerian Keuangan.

Penerbitan Keputusan Bea Cukai

% Pembebasan dari bea masuk

 

 

 

8.

Melakukan pendampingan terhadap auditor.

Tindak lanjut rekomendasi audit sesuai tenggat waktu

 

% Rekomendasi audit yg telah ditindak lanjuti sesuai dgn batas waktu yg telah ditetapkan.

 

Semester

PR Response Letter

 

9.

Mengkoordinasikan dan memfasilitasi pengadaan Tim Kerja sesuai dengan kebutuhan program.

Pengadaan Focal Point sesuai dgn kebutuhan program

Ketepatan waktu pengadaan sesuai dengan kebutuhan program

 

Semester

 

10.

Mematuhi seluruh peraturan dan kebijakan organisasi

Kepatuhan terhadap peraturan & kebijakan organisasi

Tidak ada pelanggaran atas peraturan dan kebijakan organisasi

 

Tahunan

Laporan HR

11.

Mengikuti seluruh aktivitas peningkatan skill atau training

Mengikuti internal/ eksternal training

Mengikuti pelatihan sesuai dengan jumlah pelatihan yang telah ditentukan

 

Tahunan

Sertifikat Training

 

 

 

 

100%

 

 

 

Required Skills and Experience

V.   KUALIFIKASI

Pendidikan

• Minimal S1 Ekonomi, Manajemen, Kesehatan atau jurusan relevan lainnya.
• Diutamakan punya sertifikasi pengadaan pemerintah atau lembaga donor Internasional.

Pengalaman

• Memiliki pengalaman kerja di bidang yang sama minimal 6 tahun, dengan 4 tahun pengalaman kerja di tingkat senior staff.
• Diutamakan pengalaman mengelola dana hibah dari donor internasional.

Bahasa

• Lancar membaca dan menulis dalam bahasa Indonesia.
• Diutamakan yang lancar membaca dan menulis dalam bahasa Inggris.

 

TID0000071136