SIEGE – Stagiaire Service Voyages H/F

À PROPOS DE LA CHAÎNE DE L’ESPOIR

La Chaîne de l’Espoir est une ONG internationale fondée en 1994. Elle a pour vocation de renforcer les systèmes de santé pour donner à chacun et en particulier aux enfants les mêmes chances de survie et de développement.

Elle intervient dans 28 pays par une approche globale, centrée sur l’enfant mais également sur les mères et les communautés défavorisées :

• Prévention et dépistage dès le plus jeune âge, notamment dans le cadre de programmes de santé à l’école.
• Soin et chirurgie, afin de répondre aux besoins les plus urgents des enfants et de leurs mères.
• Formation et transferts de compétences aux équipes locales grâce à notre réseau international d’experts dans tous les domaines de la chirurgie.
• Construction et équipement de structures hospitalières adaptées aux besoins locaux.

POSTE ET MISSION

Dans le cadre de l’activité opérationnelle du département Achats-Logistique et en particulier du service Voyages qui en fait partie, le stagiaire appuiera la Chargée de voyages dont il sera sous la supervision, sur l’ensemble du périmètre de ce service.

Au gré des tâches et missions qui lui seront confiées, Il pourra ainsi mettre en pratique ses connaissances et acquérir de l’expérience en transports internationaux de personnes / formalités administratives à l’international / gestion de projet logistique humanitaire.

ACTIVITES PRINCIPALES

Appui à l’organisation des déplacements internationaux du personnel salarié et bénévole de l’association

• Appui à la sélection des routings et des prestataires/compagnies
• Appui à la gestion des dossiers de voyages (réservations de billets et d’hébergements)
• Réalisation des documents et éléments relatifs aux voyages : attestations diverses, assurances, perdiem
• Appui aux demandes de passeports et de visas du personnel en déplacement
• Relations avec les partenaires et prestataires voyages, les consulats et ambassades
• Coordination avec les interlocuteurs au siège et dans les pays de destination
• Centralisation et transmission des informations relatives aux voyages aux personnes concernées

Appui à l’organisation des déplacements internationaux des enfants soignés par l’association et de leurs accompagnateurs

• Appui à la sélection des routings avec des prestataires/compagnies
• Appui à la gestion et au rangement des dossiers de voyages des enfants soignés en France et dans le monde
• Appui aux demandes de visas et formalités administratives de ces enfants ainsi que de leurs accompagnateurs le cas échéant
• Coordination avec les convoyeurs (Aviation Sans Frontière) et les interlocuteurs au Siège et dans les pays de destination

Veille et mise à jour des tableaux de suivi

• Mise à jour des tableaux de suivi des déplacements (missions et enfants soignés)
• Veille sur les formalités de voyages : visas, informations Covid-19
• Réalisation de rapports, analyse et suivi d’axes d’optimisation

Appui à la gestion des urgences

PROFIL RECHERCHE

Formation/ Expériences

• Formation Agent de voyage ou Tourisme / Diplôme universitaire ou enseignement supérieur en Logistique type BIOFORCE.
• De solides compétences en matière de logistique, notamment en organisation de déplacements de personnes adultes et d’enfants, sont requises.
• Une première expérience en entreprise ou en association humanitaire serait appréciée.

Compétences et aptitudes attendues

• Connaissance du secteur du voyage
• Connaissance du fonctionnement des ONG internationales
• Très bon relationnel, savoir travailler en équipe et avec de multiples interlocuteurs
• Patience, flexibilité, polyvalence et capacité d’adaptation
• Excellentes capacités d’organisation, d’anticipation et de réactivité face à l’imprévu
• Grande curiosité et fort intérêt pour l’opérationnel
• Bonnes compétences de communication orale et écrite en français et en anglais
• Dynamisme, réactivité, résistance au stress, capacité à travailler sur de multiples dossiers de manière concomitante
• Rigueur, capacité d’analyse et de synthèse
• Maîtrise de l’outil informatique Pack Office
• Connaissances et intérêt pour des actions humanitaires et médicales sont des atouts

CONDITIONS

• Statut : Stage conventionné de 6 mois, à temps plein
• Dates du poste : Septembre 2024
• Lieu : Siège de l’association, 56 rue des Morillons, Paris, 15e arrondissement
• Gratification :  4,35 euros / heure (selon barème légal et sur une base de 35h/ semaine)
• Tickets Repas d’une valeur de 10,83€ pris en charge à 60%
• Remboursement 50% abonnement transport Île-de-France

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