Spécialiste (Chargé(e) National (e)) de l’Administration et des Achats/Procurement Specialist – UNOCHA – Ressortissants nationaux uniquement

Ce poste est ouvert aux ressortissants sénégalais uniquement.

INFORMATION GENERALES

Le Bureau pour la coordination des affaires humanitaires (OCHA) est un département du Secrétariat des Nations Unies. Il a pour mission de mobiliser et de coordonner l’action humanitaire de façon efficace en partenariat avec les acteurs nationaux et internationaux, de façon à atténuer la souffrance humaine, de plaider pour les droits des populations dans le besoin d’assistance.

Le Bureau régional de OCHA pour l’Afrique de l’Ouest et Centrale (ROWCA) est basé à Dakar, au Sénégal, depuis novembre 2003. Sa zone de couverture comprend au total vingt-quatre pays dont certains disposent d’un bureau de pays OCHA (Burkina Faso, Cameroun, Mali, Niger, Nigeria, République centrafricaine, République démocratique du Congo et Tchad), tandis que le reste n’a pas de présence OCHA permanente. Le Bureau régional basé à Dakar est susceptible d’intervenir dans tous les pays sous sa zone de couverture.

Dans la région, OCHA fournit des services de coordination pour renforcer la réponse stratégique à la crise humanitaire dans la région. OCHA coordonne l’action humanitaire pour veiller à ce que les personnes touchées par la crise reçoivent l’assistance et la protection dont elles ont besoin. Il soutient les États et équipes humanitaires pays dans les activités de préparation et de réponse aux crises et accroît les capacités des bureaux pays. OCHA s’engage également avec les gouvernements, les partenaires extérieurs et les organisations régionales, comme la CEDEAO et la CEEAC, en vue de développer et de favoriser les réseaux régionaux de coordination. Le bureau régional s’exprime au nom des personnes les plus touchées par les crises humanitaires dans la région, et réalise un important travail de sensibilisation et de plaidoyer.

L’Unité Administration et Finance est le service en charge des opérations à OCHA ROWCA. Elle apporte un soutien opérationnel à toutes les autres unités du bureau régional, ainsi qu’aux bureaux pays de la sous-région. Elle participe à l’élaboration des stratégies opérationnelles de déploiement et d’intervention d’urgence.

Dans le cadre de la nouvelle délégation d’autorité d’OCHA en Procurement, il a été assigné un rôle de « Buyer » à ROWCA avec les fonctions de Buyer, Buyer Supervisor et Buyer Approver. Le plafond actuel pour ces acquisitions autorisées en « High Value Procurement » est de 50.000 USD.

RESPONSABILITES/RESULTATS CLES ATTENDUS

Sous la supervision directe du Chef de l’Administration et des Finances d’OCHA ROWCA, le/la Spécialiste (Chargé(e) National (e)) de l’Administration et des Achats exécutera les tâches suivantes :

Règles et procédures 

• Contribuer à la mise en place des règles et procédures visant à assurer une gestion efficiente des ressources de l’organisation ;
• Rechercher et recommander des solutions réalistes et conformes aux règles et procédures en vigueur aux Nations Unies, en vue d’améliorer en permanence le rendement des services financiers de l’organisation ;
• Assurer le bon archivage et la mise à jour régulière des règles et procédures financières en vigueur dans le cadre des fonctions liées aux approvisionnements.

Audit

• Assister à la préparation des missions d’audit ;
• Assister au suivi et à la mise en œuvre des recommandations faites par les auditeurs.

Planification et gestion des achats

• Planifier, élaborer et gérer tous les aspects d’approvisionnement et contractuels des projets de grande complexité liés à l’approvisionnement régional d’OCHA en services et produits divers (par exemple, technologies de l’information, équipements et instruments électroniques, véhicules, médicaments, denrées alimentaires, matériaux d’entretien des bâtiments, fournitures de bureau, construction, meubles, etc.), en tenant compte des conditions économiques et des réalités locales ;
• Conseiller les unités requérantes et les entités bénéficiaires sur toute la gamme des problèmes d’approvisionnement, en fournissant un soutien et des conseils à toutes les étapes du cycle d’approvisionnement ;
• Formuler des stratégies et concevoir des solutions innovantes pour résoudre les problèmes / conflits pour les projets d’approvisionnement complexes ;
• Établir et maintenir un programme de travail et un calendrier pour les contrats en cours et les nouveaux projets ;
• Signer les commandes d’achat jusqu’à la limite autorisée selon la délégation d’autorité et, dans le cas où le montant dépasse le pouvoir de signature autorisé, transférer les soumissions pour examen et approbation par les fonctionnaires autorisés ;
• Effectuer des études de marché pour se tenir au courant des développements du marché ; rechercher et analyser des données statistiques et des rapports de marché sur la situation mondiale des produits de base, les modes de production et la disponibilité des biens et services ;
• Identifier les nouvelles technologies et les nouveaux produits / services, évaluer et recommander les sources d’approvisionnement potentielles et participer à l’intégration des résultats de la recherche dans le programme d’approvisionnement ;
• Superviser le respect des accords contractuels, recommander des modifications et des extensions de contrats, et conseiller les parties concernées sur les droits et obligations contractuels ;
• Préparer divers documents, contrats, communications, lignes directrices, instructions, etc. liés à l’approvisionnement ;
• Prendre en charge la préparation de divers rapports selon les besoins de la hiérarchie.

Supervision et intérim

• Assurer la supervision des Assistants/Associés Administratifs du bureau ROWCA ;
• Fournir des conseils et superviser/former le personnel nouveau / débutant ;
• Assurer l’intérim du Chargé National de l’Administration et des ressources humaines de ROWCA en son absence ;
• Assurer l’intérim du Chef de l’Unité Administration et Finances en son absence.

Autres tâches

• Participer régulièrement aux réunions de l’Operations Managers Team (OMT) et prendre part aux travaux de groupe ;
• Effectuer toute autre tâche demandée par le Chef d’Unité Administration et Finances ou par le Chef du Bureau Régional, ou par la hiérarchie des Buyers à Genève.

COMPETENCES

Compétences corporatives :

• Obtenir des résultats: NIVEAU 3 : Fixer et aligner des objectifs ambitieux et réalisables pour plusieurs projets, avoir un impact durable
• Penser de manière innovante: NIVEAU 3 : Atténuer de manière proactive les risques potentiels, développer de nouvelles idées pour résoudre des problèmes complexes
• Apprendre en permanance: NIVEAU 3 : Créer et saisir les occasions d’élargir les horizons et de diversifier les expériences
• S’adapter avec agilité : NIVEAU 3 : Initier et promouvoir le changement de manière proactive, gérer de multiples demandes concurrentes
• Agir avec determination: NIVEAU 3 : Penser au-delà des tâches/obstacles immédiats et prendre des mesures pour obtenir de meilleurs résultats
• Engagement et partenariat : NIVEAU 3 : Sens politique, navigation dans un paysage complexe, promotion de la collaboration inter-agences
• Favoriser la diversité et l’inclusion : NIVEAU 3 : Apprécier les avantages d’une main-d’œuvre diversifiée et promouvoir l’inclusivité

Compétences fonctionnelles :

Procurement:

• Approvisionnement stratégique : Connaissance des concepts, principes et méthodes de l’approvisionnement stratégique et capacité à les appliquer à des situations stratégiques et/ou pratiques.
• Gestion des catégories : Capacité à segmenter les dépenses dans des domaines contenant des produits similaires ou apparentés, ce qui permet de se concentrer sur les possibilités de consolidation et d’efficacité
• Analyse des données : Capacité d’extraire, d’analyser et de visualiser les données relatives à l’approvisionnement afin d’obtenir des informations utiles et de faciliter la prise de décisions commerciales.
• Gestion des parties prenantes : Capacité à travailler avec des informations incomplètes et à équilibrer des intérêts divergents afin de créer de la valeur pour toutes les parties prenantes.

Direction et stratégie de l’entreprise :

• La pensée systémique : Capacité à utiliser une analyse objective des problèmes et à faire preuve de discernement pour comprendre comment des éléments interdépendants coexistent au sein d’un processus ou d’un système global, et pour examiner comment la modification d’un élément peut avoir un impact sur d’autres parties du système.

Gestion d’entreprise :

• Gestion de portefeuille : Capacité à sélectionner, à hiérarchiser et à contrôler les programmes et les projets de l’organisation, en fonction de ses objectifs stratégiques et de ses capacités ; capacité à trouver un équilibre entre la mise en œuvre d’initiatives de changement et le maintien du statu quo, tout en optimisant le retour sur investissement.
• Gestion des risques : Capacité à identifier et à organiser des actions visant à atténuer les risques et à les gérer de manière proactive.

QUALIFICATIONS

Formation :

• Être titulaire d’un Master en Administration des Affaires, Comptabilité, Finance ou Gestion des Entreprises ou des projets OU 
• Être titulaire d’une Licence (Bachelor) dans les domaines susmentionnés avec 2 années d’expérience supplémentaires sera dument considérer au lieu du Master
• Le niveau 4 du CIPS est une exigence pour ce poste. Si la certification n’est pas disponible au moment du recrutement, elle doit être obtenue dans un délai d’un an.

Expérience professionnelle :

• Au moins 5 ans (avec un master) ou 7 ans (avec une licence) d’expérience pertinente au niveau national ou international dans le domaine de la gestion des marchés publics.
• Avoir une bonne maîtrise de l’outil informatique, particulièrement des logiciels Outlook, Access, Excel, Word, Powerpoint, etc.
• Avoir au moins deux (2) années d’expérience pertinente au niveau national ou international dans le domaine de l’Administration et de la gestion des achats dans une agence des Nations Unies ou dans une ONG internationale serait souhaitable.
• Une connaissance de l’ERP UMOJA serait souhaitable.
• Être de nationalité SÉNÉGALAISE.

Langues requises:

• Parfaite maitrise du français parlé et écrit est requise ;
• Bonne connaissance de l’anglais est souhaitable ;

Notez :

“Veuillez télécharger des copies de vos qualifications académiques et 3 dernières évaluations de performance (le cas échéant)”

Informations pour les candidats concernant le « Roster » UNOCHA

UNOCHA se réserve le droit de sélectionner un ou plusieurs candidats de cet avis de vacance. Nous pouvons également conserver les candidatures et prendre en considération les candidats postulant à ce poste pour d’autres postes similaires au sein de UNOCHA, au même niveau hiérarchique et avec une description de poste, une expérience et des exigences éducatives similaires.

Non-discrimination

UNOCHA ne tolère pas l’exploitation et / ou les atteintes sexuelles, ni aucune forme de harcèlement, y compris le harcèlement sexuel, et / ou toutes formes de discrimination. Tous/tes les candidats/tes sélectectionnés/ées devront ainsi se soumettre à de rigoureuses vérifications relatives aux références fournies ainsi qu’à leurs antécédents.

UNOCHA s’engage à assurer la diversité au sein de son personnel et encourage tous les candidats qualifiés, indépendamment de leur sexe, de leur nationalité, de leur handicap, de leur orientation sexuelle, de leur culture, de leur religion et de leur origine ethnique, à postuler.

Scam warning

Les Nations Unies ne facturent aucun frais de candidature, de traitement, de formation, d’entretien, de test ou autre dans le cadre du processus de candidature ou de recrutement. Si vous recevez une sollicitation pour le paiement d’un droit, veuillez ne pas en tenir compte. En outre, veuillez noter que les emblèmes, logos, noms et adresses sont facilement copiés et reproduits. Il vous est donc conseillé d’être particulièrement prudent lorsque vous soumettez des informations personnelles sur le web.