Background Information – Job-specific

 

La mission de l’UNOPS consiste à aider les personnes démunies en renforçant la capacité des Nations Unies, des gouvernements et de ses autres partenaires à mener leurs activités en matière d’infrastructures, d’achats et de gestion de projets de manière durable et efficace.

Au sein de ces trois principaux domaines d’expertise, l’organisation fournit à ses partenaires des services transactionnels, de conseils et de mise en œuvre, pour des projets allant de la construction d’écoles et d’hôpitaux à l’achat de biens et de services, en passant par la formation de travailleurs locaux. L’UNOPS travaille en étroite collaboration avec des gouvernements et des communautés afin d’assurer la durabilité économique, sociale et environnementale des projets que l’organisation soutient, avec un intérêt particulier pour le renforcement des capacités nationales.

L’UNOPS intervient dans des contextes parmi les plus difficiles au monde et sa vision consiste à améliorer les pratiques de mise en œuvre durables dans les domaines du développement, de l’aide humanitaire et de la consolidation de la paix, tout en satisfaisant ou dépassant systématiquement les attentes de ses partenaires.

Comptant plus de 7000 membres du personnel dans plus de 80 pays, l’UNOPS apporte à ses partenaires les connaissances logistiques, techniques et de gestion dont ils ont besoin, peu importe l’endroit où ils en ont besoin. Sa structure flexible et sa portée internationale permettent à l’organisation de répondre rapidement aux besoins de ses partenaires tout en générant des économies d’échelle.

L’UNOPS supervise des activités en Tunisie depuis 2006 dans divers secteurs afin d’appuyer le gouvernement dans la mise en œuvre de programmes ayant un impact positif. Le bureau de l’UNOPS compte 4 axes stratégiques d’intervention : 1) la passation de marché, 2) la gestion de projet complexe, 3) l’infrastructure 4) l’assistance technique..

C’est dans ce cadre que l’UNOPS recrute un stagiaire aux achats pour appuyer le département.

 

Functional Responsibilities

Sous l’autorité globale de l’analyste principale aux achats, le/la Stagiaire assumera les tâches suivantes :

1. Appuyer à la mise en œuvre du service des achats en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants :

• Faire un suivi régulier de l’archivage de toutes les correspondances selon les règlements de l’UNOPS,
• Assister l’analyste principale aux achats pour le respect intégral des règles et procédures de l’UNOPS en matière de passation de marchés,
• Assister l’analyste principale aux achats à élaborer le plan de passation de marchés (PPM), en commun accord avec l’équipe technique,
• Assister l’analyste principale aux achats pour le suivi du processus de passation des marchés, AO avec les règles et les règlements de l’UNOPS,
• Assister l’analyste principale aux achats pour l’élaboration des dossiers techniques de sollicitation des marchés des travaux, y compris la rédaction des dossiers d’Appels d’Offres, des mémoires des travaux et des prescriptions techniques,
• Participer à l’organisation des visites de sites pendant la période de sollicitation afin d’orienter les soumissionnaires sur les conditions de site,
• Assister l’associée aux achats dans le processus de recouvrement des coûts dans OneUNOPS pour tous les services d’achats rendus par l’UNOPS aux projets et aux autres agences,
• Participer à la mise en œuvre des activités des achats conformément aux règles, règlements et stratégie de l’UNOPS,

2. Soutenir le processus de gestion des contrats et de l’approvisionnement en se concentrant sur la réalisation des résultats suivants :

• Assister l’analyste principale aux achats pour la logistique dans la gestion des contrats d’approvisionnement,
• Assister l’analyste principale aux achats dans le processus d’approvisionnement notamment la préparation des documents de consultations (RFQ, ITB, ou RFP), propositions pour leur évaluation préliminaire et demandes d’adjudication,
• Assister à la rédaction des documents contractuels,
• Assister au développement d’une base de données des fournisseurs et mettre à jour la liste des processus de sélection et des évaluations des fournisseurs.

3. Fournir au bureau et/ou projets un soutien administratif efficace dans le processus de passation des marchés, en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants :

• Assister à l’élaboration des plans d’achats du bureau et/ ou projets et suivre leur exécution,
• Assurer un bon classement des dossiers relatifs aux achats et mettre en place un système de maintien des fichiers de travail des activités d’approvisionnement,
• Assister à la préparation des lettres, notes de services etc…
• Assister les projets et l’unité logistique lors de la réception des marchandises, des équipements et obtenir l’accusé de réception correcte, RIR, ou un certificat approprié attestant que l’inventaire a été fait,
• Veiller au rangement physique et numérique des pièces justificatives,
• Assister dans le partage des connaissances au sein du Bureau /projet pour atteindre les résultats suivants :

• Synthèses de leçons apprises et meilleurs pratiques en matière d’achats,
• Contribution aux réseaux de connaissances et communautés pratiques
• Réaliser toute activité demandée par le chargé de l’unité des achats et approvisionnements.

 

Education/Experience/Language requirements

 

Formation

• Être inscrit à un programme d’études universitaires tel que la Licence, la Maîtrise ou le Ph.D en Administration, Gestion des Achats ou toute autre discipline similaire .

Ou

• Avoir obtenu un diplôme équivalent à la Licence, la Maîtrise ou encore au Ph.D dans trois années précédant la date de la candidature.

Expérience

• Aucune expérience de travail antérieure n’est pas requise.

• Une expérience préalable dans le domaine de la gestion des achats et/ou l’administration serait un atout.

• Avoir une connaissance des applications Google Suite est un atout.

Langues

• Maîtrise parfaite du français parlé, lu et écrit

• La maîtrise intermédiaire de l’anglais parlé, lu et écrit

• La maîtrise intermédiaire de l’arabe parlé, lu et écrit

 

Competencies FR

 

Démontre une compréhension des effets de son rôle sur tous les partenaires et accorde la priorité aux bénéficiaires. Forge et entretient des relations externes fortes et constitue un partenaire compétent pour les autres (si cela s’applique à son rôle).

Évalue les données et les processus afin de prendre des décisions logiques et pragmatiques. Adopte une approche neutre et rationnelle en calculant les risques. Applique l’innovation et la créativité à une démarche de résolution des problèmes.

Établit efficacement une série de mesures pour soi- même et pour les autres pour atteindre un objectif. Les actions posées mènent à l’accomplissement total de la tâche en respectant les exigences de qualité dans tous les domaines. Repère les possibilités et prend des initiatives pour les saisir. Comprend qu’un usage responsable des ressources optimise l’effet de nos activités auprès des bénéficiaires.

Traite tous les individus avec respect ; accorde de la considération aux différences et encourage les autres à faire de même. Incarne les normes éthiques et organisationnelles. Répond à de hautes exigences en matière d’honnêteté. Est un modèle pour les questions de diversité et d’inclusion.

Ouvert au changement et flexible dans un environnement très dynamique. Adapte efficacement son approche pour suivre l’évolution des circonstances ou des besoins. Apprend de son expérience et modifie son comportement. Ses résultats sont cohérents, même sous pression. Cherche continuellement l’amélioration.

Exprime des idées ou faits de manière claire, concise et ouverte. La communication indique une considération pour les sentiments et les besoins des autres. Écoute activement et partage ses connaissances spontanément. Gère les conflits efficacement en respectant les différences et en trouvant un terrain d’entente.

Agit comme exemple positif contribuant à l’esprit d’équipe. Collabore et soutient le perfectionnement des autres. Pour les responsables seulement : agit en tant qu’exemple positif de leadership, motive, dirige et inspire les autres à réussir, utilise des styles de leadership appropriés.

 

Contract type, level and duration – Internship

Contract type: Internship
Contract level: N/A
Contract duration: 6 months

Ce stage n’est pas conçu pour déboucher sur un emploi au sein de l’UNOPS. Par conséquent, il ne devrait y avoir aucune attente d’emploi à la fin du stage.

Les stagiaires pourraient recevoir une allocation mensuelle de l’UNOPS, à condition qu’ils ne reçoivent pas de fonds d’autres institutions. En outre, l’UNOPS peut fournir une somme forfaitaire de 500 USD aux stagiaires internationaux ou nationaux venant de l’extérieur du pays deux mois après le début du stage. Les stagiaires internationaux ou nationaux venant de l’extérieur du pays doivent prendre leurs propres dispositions en matière d’hébergement, de voyage et de visas si nécessaires.

Pour plus de détails sur les stages de l’UNOPS, veuillez suivre ce lien:

https://www.unops.org/english/Opportunities/job-opportunities/what-we-offer/Pages/Internships-and-volunteering.aspx

Informations supplémentaires

 

• L’UNOPS n’accepte pas de candidatures spontanées.
• Les candidatures reçues après la date de clôture ne seront pas examinées.
• L’UNOPS ne communiquera qu’avec les personnes sélectionnées pour passer à l’étape suivante du processus de recrutement, qui consiste en différentes évaluations.
• L’UNOPS désire favoriser la diversité et s’engage à garantir l’égalité d’accès à l’emploi. Le personnel de l’UNOPS est constitué de personnes de différentes nationalités, cultures, langues, races, identités de genre, orientations sexuelles et capacités. L’UNOPS souhaite conserver et renforcer cette diversité afin d’assurer l’égalité des chances ainsi qu’un environnement de travail inclusif pour l’ensemble de son personnel.
• L’UNOPS encourage les femmes ainsi que les personnes appartenant à des groupes sous-représentés au sein de son personnel à postuler, particulièrement les personnes appartenant à des minorités ethniques, à des groupes autochtones et à des identités de genre et des orientations sexuelles minoritaires, ainsi que les personnes handicapées.
• L’UNOPS désire s’assurer que toutes les personnes peuvent donner le meilleur d’elles-mêmes lors du processus d’évaluation. Les personnes présélectionnées qui nécessitent une aide supplémentaire pour effectuer une évaluation, y compris des accommodements raisonnables, sont invitées à en informer le personnel des ressources humaines après avoir reçu une invitation pour participer à cette évaluation.

Conditions

• Pour les postes de fonctionnaires (staff), l’UNOPS se réserve le droit d’affecter une personne à un poste de niveau moins élevé que celui publié dans l’offre d’emploi.
• Les titulaires d’un contrat provisionnel (retainer) doivent consacrer environ quatre heures de leur propre temps à suivre quelques formations obligatoires avant de commencer à fournir leurs services à l’UNOPS. Pour en savoir plus sur le contrat provisionnel, cliquez ici.
• L’ensemble des membres du personnel de l’UNOPS doivent, dans l’exercice de leurs fonctions, respecter la Charte des Nations Unies, les politiques et instructions de l’UNOPS ainsi que tout autre cadre de responsabilité pertinent. En outre, les membres du personnel doivent démontrer une compréhension des Objectifs de développement durable cohérente avec les valeurs des Nations Unies et la vision de « Notre programme commun ».
• La politique de l’UNOPS exige de procéder à la vérification des références de toutes les personnes retenues pour un poste. Ces vérifications sont déterminantes pour l’embauche.