Supply and Logistics Assistant, GS-5, TA (Maternity cover) 04 months, #0135496, Bangui, CAR

L’UNICEF travaille dans plus de 190 pays et territoires pour sauver la vie des enfants, défendre leurs droits et les aider à réaliser leur potentiel, de la petite enfance à l’adolescence.

À l’UNICEF, nous sommes engagés, passionnés et fiers de notre action, aussi longtemps que nécessaire. Promouvoir les droits de chaque enfant n’est pas seulement un travail, c’est une vocation.

L’UNICEF est un lieu où les carrières se construisent : nous offrons à nos collaborateurs diverses opportunités de développement professionnel et personnel qui les aideront à renforcer leur sens de l’engagement au service des enfants et des communautés du monde entier. Nous accueillons tous ceux qui souhaitent s’intégrer et s’épanouir dans une culture diversifiée et passionnée, avec une rémunération et des avantages sociaux attractifs.

Visitez notre site Web pour en savoir plus sur ce que nous faisons à l’UNICEF.

Pour chaque enfant, Protection

Comment pouvez-vous faire la différence ? 

Résumé des principales fonctions et responsabilités :

Prestation de services et réponse en matière de chaîne d’approvisionnement

Approvisionnement/passation de marchés :

•    Contribuer à l’élaboration du plan d’approvisionnement annuel. Examiner et analyser les données pour la gestion des catégories et aider à l’élaboration de stratégies d’approvisionnement. Soutenir les études de marché dans les domaines pertinents pour l’UNICEF et aider à recueillir des données sur les meilleures approches en matière d’approvisionnement durable et au meilleur rapport qualité-prix.

•    Le cas échéant, soutenir les initiatives d’innovation en matière de produits et de structuration du marché pour des catégories spécifiques de fournitures et de services en fournissant des données pertinentes.

•    Assurer la liaison avec les collègues des sections de programme concernées pour planifier les initiatives d’approvisionnement et de passation de marchés, en aidant à l’élaboration des spécifications, des termes de référence, des dispositions logistiques et des calendriers pertinents. À partir des enseignements tirés, contribuer par de bonnes pratiques au renforcement de la durabilité des chaînes d’approvisionnement.

•    Préparer la documentation nécessaire à la mise en place d’accords à long terme (LTA) et donner suite aux demandes d’approvisionnement spécifiques, le cas échéant. Préparer et traiter les demandes de devis (RFQ), les appels d’offres (ITB) et les demandes de propositions (RFP), selon les demandes du superviseur. Aider à l’ouverture des offres et à l’analyse technique et financière des offres, si nécessaire. Procéder à des clarifications avec les fournisseurs.

• Préparer les demandes d’attribution, y compris les soumissions au Comité d’examen des contrats. Préparer les bons de commande et les contrats dans SAP (ERP – système de planification des ressources d’entreprise) et les soumettre pour approbation, en veillant à ce que la documentation soit complète dans les systèmes de l’UNICEF.

• Tenir les parties prenantes/partenaires informés de l’avancement des processus d’achat. Assurer la liaison avec les fournisseurs, en veillant au suivi en temps opportun des calendriers de livraison. Mettre en œuvre des pratiques appropriées de gestion des fournisseurs, par exemple des évaluations des performances en matière d’approvisionnement.

• Surveiller régulièrement les rapports du tableau de bord et coordonner les actions afin de garantir que les mesures nécessaires en matière d’approvisionnement sont prises en temps utile pour soutenir les programmes de l’UNICEF.

• Extraire régulièrement des rapports sur l’état des accords à long terme, des contrats et des bons de commande existants et prendre les mesures nécessaires en coordination avec le programme concerné.

• Réaliser régulièrement des études de marché locales afin d’identifier des fournisseurs potentiels pour l’achat de biens et de services à des coûts compétitifs.

Logistique nationale :

•    Apporter une contribution à la composante logistique du plan d’approvisionnement, notamment en fournissant des conseils sur les contraintes infrastructurelles (par exemple, le dédouanement, la capacité portuaire, les options de transport et la capacité d’entreposage) et les différents mécanismes de livraison. Assurer le suivi des frais de surestarie et de détention. Négocier avec l’aéroport/le port/la compagnie maritime la suppression des frais de surestarie/détention chaque fois que cela est nécessaire. Calculer les besoins budgétaires pour les différents modes de livraison et veiller à l’établissement du budget avec les collègues des sections concernées du programme.

• Assurer la liaison avec les collègues chargés de l’approvisionnement ainsi qu’avec les collègues des sections programmatiques concernées, utiliser les tableaux de bord d’approvisionnement pour assurer le suivi de la chaîne d’approvisionnement et la mise en place d’une capacité logistique appropriée. Suivre l’avancement des achats offshore et/ou régionaux et prendre des mesures pour assurer le dédouanement en temps voulu des fournitures entrant dans le pays. Effectuer des recherches, collecter des données et réaliser des analyses, produire des rapports et garantir l’exactitude des informations dans les systèmes de l’entreprise afin de permettre une prise de décision éclairée.

•    Fournir un soutien logistique, en suivant les processus standard et en contribuant, directement ou indirectement, à la livraison efficace des fournitures du programme. Assurer la liaison avec les parties prenantes internes et externes afin de soutenir la gestion des opérations logistiques et de contribuer à la prestation efficace des services.

• Examiner les besoins en matière de sous-traitance de services logistiques à des tiers (par exemple, dédouanement, entreposage, transport, distribution) et transmettre toutes les informations nécessaires à la sous-traitance de ces services, y compris la mise en place d’indicateurs de performance clés et de mécanismes de contrôle des performances.

• Tenir à jour et traiter la documentation relative à l’exécution des opérations logistiques (par exemple, dédouanement, vérification des factures) et prendre les mesures appropriées pour résoudre les problèmes opérationnels, en transmettant les problèmes complexes au supérieur hiérarchique.

Gestion des entrepôts et des stocks :

•    Conformément aux politiques et procédures de l’UNICEF, évaluer la capacité de stockage, y compris les installations, l’état des équipements, la main-d’œuvre et les processus. Proposer des mesures correctives au supérieur hiérarchique. Évaluer les nouvelles installations d’entreposage lorsque cela est nécessaire. Si nécessaire, aider à la mise en place de nouvelles installations d’entreposage, ce qui peut inclure l’installation et le montage de structures d’entreposage temporaires (par exemple, des structures de type Wiik-Halls/Rub Halls).

•    Soutenir le maintien de processus appropriés de gestion des entrepôts et des stocks afin de faciliter la mise en œuvre du programme national. Veiller à ce que des systèmes comptables, de reporting et de contrôle interne précis et complets soient en place et que les registres pertinents soient correctement tenus.

• Évaluer la disponibilité de l’espace et préparer des plans d’empilage et de stockage afin d’assurer un stockage approprié et d’optimiser l’utilisation de l’espace.

• Superviser la réception des envois et l’expédition des fournitures.

• Préparer des rapports sur les stocks. Surveiller les stocks afin de suivre les tendances et de rendre compte de l’état des stocks, de la source au bénéficiaire. Effectuer régulièrement des inventaires physiques des stocks dans l’entrepôt. Préparer la documentation relative à l’élimination des marchandises par le biais du comité du Property Survey Board. Assurer le suivi des fournitures proches de leur date d’expiration en veillant à respecter les principes FIFO et FEFO.

Mécanismes de livraison alternatifs et services d’approvisionnement :

•    Assure la disponibilité continue des données relatives à l’approvisionnement, y compris les prévisions, les demandes reçues, les commandes passées, les marchandises entrantes et les calendriers de livraison réels. Prépare des rapports périodiques et des rapports ad hoc selon les besoins.

•    Soutient l’évaluation et la collaboration avec les partenaires de mise en œuvre, y compris la société civile, en vue de l’établissement d’accords de coopération programmatique (PCA) et du suivi des composantes d’approvisionnement dans le cadre de l’approche harmonisée des transferts en espèces (HACT).

•    Contribue aux activités qui conduisent à l’établissement de partenariats et de relations de collaboration avec les organisations des Nations Unies afin de soutenir des arrangements harmonisés et collaboratifs en matière d’approvisionnement et de logistique.

•    Soutenir les transactions et les projets des Services d’approvisionnement (PS) en collaboration avec les sections chargées des programmes et la Division des approvisionnements (SD) de l’UNICEF. Le cas échéant, aider les partenaires à établir des prévisions et à calculer les coûts des fournitures acheminées par les services d’approvisionnement. Contrôler la soumission des demandes, des estimations de coûts des services d’approvisionnement, des bons de commande et/ou des ordres de transfert de stock de l’entrepôt de Copenhague sur les bons de commande des services d’approvisionnement. Assurer le suivi auprès de la Division des approvisionnements et des transitaires de l’UNICEF, si nécessaire, pour garantir la livraison/l’expédition en temps voulu des commandes des services d’approvisionnement. Assurer la communication et le suivi avec les collègues et les partenaires du programme concernant les demandes de partenariat et les négociations, selon les besoins.

• Tenir à jour les dossiers de toutes les transactions du Service des achats, y compris un système de suivi des différentes étapes de chaque transaction.

• Surveiller le flux entrant des expéditions PS. Si nécessaire, sur la base de la répartition des responsabilités convenue dans le protocole d’accord (MoU) et l’estimation des coûts (CE), aider à l’arrivée, au dédouanement, au stockage, à l’emballage et à la distribution dans le pays des produits PS jusqu’au point de livraison convenu.

Autres tâches/responsabilités :

•    En collaboration avec le superviseur, la division Approvisionnement, le bureau régional et la communauté mondiale de l’approvisionnement, contribuer à garantir que l’échange de connaissances et l’apprentissage soient prioritaires afin de renforcer en permanence les capacités des individus et de l’équipe. Développer et faciliter la formation des nouveaux arrivants, contribuer à la mise en place de processus ou de manuels afin de soutenir des flux de travail efficaces.

Pour être qualifié de défenseur de chaque enfant, vous devrez…

Exigences minimales :

• Éducation : Achèvement des cours techniques ou universitaires liés à la chaîne d’approvisionnement, à l’administration des affaires, au droit des contrats/droit commercial ou à un autre domaine technique pertinent.
• Expérience professionnelle : Au moins 5 ans d’expérience administrative pertinente dans la gestion de la chaîne d’approvisionnement ou dans un contexte commercial sont requis. Une bonne compréhension du travail humanitaire et du développement constitue un atout
• Exigences linguistiques : Maîtrise du français est requise. La connaissance d’une autre langue officielle de l’ONU est considérée comme un atout
• Compétences :

•    Connaissance approfondie d’une série de sujets spécialisés, notamment les processus pertinents de la chaîne d’approvisionnement, les mécanismes de partenariat, les règles et réglementations relatives aux marchés publics.

•    Capacité à interpréter et à appliquer des règles et réglementations spécialisées à des situations particulières.

•    Expérience de l’utilisation de MS Word, Excel, PowerPoint, SAP et capacité à apprendre à utiliser d’autres outils bureautiques de l’UNICEF.

Pour chaque enfant, vous démontrez…

Les valeurs fondamentales de l’UNICEF : bienveillance, respect, intégrité, confiance, responsabilité et durabilité (CRITAS), sous-tendent toutes nos actions et notre façon de les accomplir. Découvrez notre charte des valeurs : Valeurs de l’UNICEF.

Les compétences requises par l’UNICEF pour ce poste sont…

(1) Établir et entretenir des partenariats

(2) Démontre une conscience de soi et une conscience éthique

(3) Volonté d’obtenir des résultats pour un impact

(4) Innove et embrasse le changement

(5) Gère l’ambiguïté et la complexité

(6) Pense et agit de manière stratégique

(7) Travaille en collaboration avec les autres

Familiarisez-vous avec notre référentiel de compétences et ses différents niveaux.

L’UNICEF promeut et défend la protection des droits de chaque enfant, partout dans le monde, dans toutes ses actions. Son mandat est de soutenir la réalisation des droits de chaque enfant, y compris les plus défavorisés. Nos équipes mondiales doivent refléter la diversité de ces enfants. La famille UNICEF s’engage à inclure chacun , sans distinction de race/ethnicité, de handicap, d’identité de genre, d’orientation sexuelle, de religion, de nationalité, de milieu socio-économique, de minorité ou de toute autre situation.

L’UNICEF encourage les candidatures de tous les candidats qualifiés, sans distinction de sexe, de nationalité, d’origine religieuse ou ethnique, et de personnes en situation de handicap, y compris neurodivergentes. Nous offrons un large éventail d’avantages à notre personnel, notamment un congé parental rémunéré, des pauses d’allaitement et des aménagements raisonnables pour les personnes en situation de handicap. L’UNICEF met en place des aménagements raisonnables tout au long du processus de recrutement. Si vous avez besoin d’aménagements, veuillez soumettre votre demande via le bouton « Accessibilité » de la page Carrières de l’UNICEF . Si vous êtes présélectionné, veuillez contacter directement le recruteur pour lui fournir plus d’informations et nous permettre de prendre les dispositions nécessaires à l’avance.

L’UNICEF n’embauche pas de candidats mariés à des enfants (personnes de moins de 18 ans). L’UNICEF applique une politique de tolérance zéro à l’égard des comportements incompatibles avec les buts et objectifs des Nations Unies et de l’UNICEF, notamment l’exploitation et les abus sexuels, le harcèlement sexuel, l’abus d’autorité et la discrimination fondée sur le sexe, la nationalité, l’âge, l’origine ethnique, l’orientation sexuelle, l’origine religieuse ou ethnique ou le handicap. L’UNICEF s’engage à promouvoir la protection et la sauvegarde de tous les enfants. Tous les candidats sélectionnés seront donc soumis à une vérification rigoureuse de leurs références et de leurs antécédents, et devront respecter ces normes et principes. La vérification des antécédents comprendra la vérification des diplômes universitaires et des antécédents professionnels. Les candidats sélectionnés pourront être tenus de fournir des informations supplémentaires pour la vérification des antécédents, et les candidats handicapés pourront être invités à soumettre confidentiellement des pièces justificatives relatives à leur handicap.

Les nominations à l’UNICEF sont soumises à une autorisation médicale. La délivrance d’un visa par le pays d’accueil du lieu d’affectation est requise pour les postes de PI et sera facilitée par l’UNICEF. Les nominations peuvent également être soumises à des exigences de vaccination, notamment contre le SARS-CoV-2 (Covid). Si vous êtes sélectionné(e) pour un poste à l’UNICEF, vous devrez être vacciné(e) conformément aux exigences ou obtenir une exemption médicale du département compétent des Nations Unies. À défaut, la sélection sera annulée.

Remarques:

Conformément à l’Article 101, paragraphe 3, de la Charte des Nations Unies, la considération primordiale dans le recrutement du personnel est la nécessité d’assurer les plus hautes qualités d’efficacité, de compétence et d’intégrité.

L’UNICEF s’engage à promouvoir un effectif inclusif, représentatif et accueillant. Pour ce poste, les candidats éligibles et qualifiés issus de groupes sous-représentés sont encouragés à postuler.

Les fonctionnaires candidats à un emploi à l’UNICEF sont généralement tenus de démissionner de leur poste avant d’occuper un poste à l’UNICEF. L’UNICEF se réserve le droit de retirer une offre d’emploi, sans indemnité, si un visa ou un certificat médical n’est pas obtenu, ou si les exigences de vaccination nécessaires ne sont pas respectées, dans un délai raisonnable et pour quelque raison que ce soit.

L’UNICEF ne facture aucuns frais de traitement à aucune étape de ses processus de recrutement, de sélection et d’embauche (c.-à-d. candidature, entretien, validation, nomination et formation). L’UNICEF ne demandera pas les coordonnées bancaires des candidats.

La mobilité est une condition d’emploi professionnel international auprès de l’UNICEF et un principe sous-jacent de la fonction publique internationale.

L’action humanitaire est une priorité transversale du Plan stratégique de l’UNICEF. L’UNICEF s’engage à rester présent et à intervenir dans les contextes humanitaires. Par conséquent, l’ensemble du personnel, à tous les niveaux et dans tous les domaines fonctionnels, peut être appelé à se déployer pour soutenir la réponse humanitaire, contribuant ainsi à renforcer la résilience des communautés et les capacités des autorités nationales.

Tous les postes à pourvoir à l’UNICEF sont annoncés. Seuls les candidats présélectionnés seront contactés et passeront à l’étape suivante du processus de sélection. Un candidat interne possédant les compétences requises pour le poste dans le domaine fonctionnel concerné, ou un candidat interne/externe du groupe de talents correspondant, peut être sélectionné, s’il convient au poste, sans évaluation des autres candidats.

Les membres du personnel de l’UNICEF titulaires d’un engagement à durée déterminée , continu ou permanent et considérés comme ayant un statut de poste supprimé peuvent postuler à ce poste temporaire et, s’ils sont sélectionnés avec une date de début avant le 31 décembre 2025, peuvent l’occuper dans le cadre d’une affectation temporaire, conformément aux directives de l’UNICEF sur les cessations de service dues à la suppression de postes ou à une réduction d’effectifs . Ils conserveront leurs droits à durée déterminée, mais ne seront pas grevés de leur poste supprimé. Pour les autres scénarios où une affectation temporaire est possible, veuillez consulter les directives supplémentaires sur les affectations temporaires d’IP à IP après avoir complété le TOD complet.pdf (accessible uniquement au personnel interne ).

Les conditions d’une affectation temporaire, y compris les droits à la réinstallation, dépendront du statut de l’engagement initial du membre du personnel et pourront être limitées conformément aux politiques, procédures et pratiques de l’UNICEF en vigueur.

Des informations complémentaires sur le travail à l’UNICEF peuvent être trouvées ici .